Rasche, mühelose Onboarding‑Prozesse

Geben Sie die Daten des neuen Teammitglieds unkompliziert ein; wir versenden anschliessend automatisch eine Einladung per E‑Mail.

Sobald sich das neue Teammitglied einloggt, wird es gebeten, zusätzliche Verwaltungsdaten anzugeben und die relevanten Unterlagen hochzuladen.

Remote prüft die Dokumente des neuen Teammitglieds, um sicherzustellen, dass sämtliche am jeweiligen Standort vorgeschriebenen Visa und Bewilligungen vorliegen.

Der Arbeitsvertrag wird final ausgearbeitet und dem neuen Teammitglied zur Unterschrift zugesandt.

Das neu eingestellte Teammitglied wird im Payroll‑ und Benefits‑System erfasst und in Remote als aktiv markiert.

Eine Onboarding‑Software unterstützt Sie dabei, neue Teammitglieder rechtskonform in Ihr Unternehmen im In‑ und Ausland aufzunehmen.Im Inland kennen viele Unternehmen diesen Ablauf: Erfolgreiche Bewerber:innen unterzeichnen den Arbeitsvertrag und laden die erforderlichen Informationen in das unternehmenseigene Onboarding‑System hoch. Häufig verbleibt die Onboarding‑Software auch über den Eintrittstermin hinaus im Einsatz, da sie in der Regel ein Modul eines umfassenderen Personalverwaltungssystems darstellt.

Beim Onboarding von Remote‑Beschäftigten in Ländern, in denen der Arbeitgeber nicht rechtlich präsent ist, wird es komplexer. Unbekannte arbeitsrechtliche Vorschriften und lokale Gepflogenheiten erschweren oft ein rechtskonformes Onboarding. Um dies zu umgehen, greifen viele Unternehmen auf die Dienste eines Employer of Record (EOR) zurück. Der EOR tritt im Ausland als formeller Arbeitgeber auf und übernimmt sämtliche HR‑Aufgaben — von der Gehaltsabrechnung und Benefits über die Abfuhr von Steuern bis hin zur Verwaltung von Aktienprogrammen.

Neue Teammitglieder wissen nicht von vornherein, was auf sie zukommt und welche Erwartungen an sie gestellt werden. Selbst in kleineren Betrieben bietet das Onboarding Mitarbeitenden die erste echte Gelegenheit, administrative Fragen zu klären, Erwartungen zu verstehen und Einblicke in die Unternehmenskultur zu erhalten. Die Einstellung neuer Mitarbeitender ist in den meisten Ländern mit bürokratischem Aufwand verbunden — und je mehr Länder Sie besetzen, desto umfangreicher werden diese Anforderungen.

Nichts ist für neue Teammitglieder frustrierender als Probleme bei der Bezahlung und ihrenBenefits. Sie sollten dafür sorgen, dass neue Mitarbeitende einen positiven ersten Eindruck von Ihrem Unternehmen gewinnen und sich sofort wohlfühlen.

Kommt das erste Gehalt nicht pünktlich an oder greift die private Krankenversicherung aufgrund eines Verwaltungsfehlers nicht, sind Vertrauen und Motivation rasch beeinträchtigt. Ein effizientes Onboarding schafft vom ersten Tag an die besten Voraussetzungen, damit Ihre Mitarbeiter:innen ihr Potenzial voll entfalten können.

Das Onboarding von Remote‑Mitarbeitenden kann sehr einfach oder äusserst komplex sein — abhängig vom jeweiligen Land und von Ihrer Vorbereitung. Leben Ihre Remote‑Mitarbeitenden in derselben Region wie der Rest Ihres Teams, verläuft das Onboarding meist unproblematisch. Sie müssen zwar die notwendigen Arbeitsmittel bereitstellen und für eine freundliche Integration sorgen, rechtlich — etwa beim Arbeitsvertrag — bestehen jedoch kaum Unterschiede zur Bürobelegschaft.

Lebt das neue Teammitglied hingegen im Ausland, ändert sich die Lage deutlich. Unterschiedliche Zeitzonen sind dabei noch das geringste Problem. Vorrangig sind die Amtswege, Unterlagen und Meldungen an Behörden, um die Sie sich kümmern müssen. In manchen Ländern sind beispielsweise Gesundheitschecks vorgeschrieben, selbst bei einer Remote‑Anstellung.

Oft gelten strikte Fristen für behördliche Einreichungen, und die Anmeldung zur Sozialversicherung muss innerhalb festgelegter Zeiträume nach Arbeitsbeginn erfolgen. Wenn Sie Personen in einem Land beschäftigen möchten, in dem Ihr Unternehmen keine Niederlassung hat, kann ein Employer of Record wie Remote alle nötigen Verwaltungsaufgaben für Sie übernehmen.

Starten Sie bei den Grundlagen, wenn Sie Remote‑Mitarbeitende onboarden möchten. Liegen Ihnen alle notwendigen Unterlagen, Genehmigungen und Informationen vor, um die Person rechtmäßig anzustellen?

Bei selbstständigen Auftragnehmer:innen gestaltet sich das meist unkompliziert. Mithilfe von Plattformen zur Verwaltung internationaler Auftragnehmer:innen wie Remote können Sie Ihre Auftragnehmer:innen bequem in deren lokaler Währung bezahlen.

Für Remote‑Festangestellte ist der Onboarding‑Prozess in der Regel aufwändiger. Das Wichtigste: Machen Sie sich eingehend mit den Gesetzen und Vorschriften des Landes vertraut, in dem Ihr neues Teammitglied lebt und arbeitet. Verfügt Ihr Unternehmen über eine Niederlassung vor Ort, kann es die Personalverwaltung selbst übernehmen und trägt dann auch die rechtliche Verantwortung. Da dies jedoch nicht nur riskant und zeitaufwändig, sondern ohne eigene Niederlassung oftmals gar nicht möglich ist, nutzen die meisten Unternehmen die Dienste eines Employer of Record.

Mit Remote wird weltweite Beschäftigung ohne hohe Kosten, Risiken und Komplexität möglich, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Das Onboarding selbstständiger Auftragnehmer:innen ist zwar weniger komplex als bei regulären Angestellten, birgt aber dennoch Fallstricke. Sie müssen das Vertragsverhältnis präzise definieren, um Scheinselbstständigkeit zu verhindern — andernfalls drohen empfindliche Strafen und im schlimmsten Fall der Verlust geistigen Eigentums.

Der erste Schritt beim Onboarding von Auftragnehmer:innen ist eine schriftliche Vereinbarung, die beide Parteien unterzeichnen. Sie muss zentrale Punkte regeln, etwa Stundensätze, Leistungsumfang und die Eigentumsverhältnisse an den erstellten Arbeiten. Arbeiten Sie mit Auftragnehmer:innen im Ausland, sollten Sie ein Tool zur Verwaltung internationaler Auftragnehmer:innen verwenden, das mehr kann als reine Geldtransfers ins Ausland. So stellen Sie sicher, dass Sie die jeweiligen Gesetze einhalten.

Möglicherweise planen Sie, Ihre Auftragnehmer:innen später in Angestellte zu überführen. Dafür stehen Ihnen verschiedene Optionen offen. Sie müssen den Auftragnehmer:innen ihre neuen Rollen zuweisen und — je nach Land — neue Verträge mit ihnen abschliessen.