Unkompliziertes, rasches Onboarding

Sie erfassen die Angaben des neuen Teammitglieds ganz unkompliziert; im Anschluss senden wir eine automatisierte Einladung per E‑Mail.

Sobald sich Ihr neues Teammitglied einloggt, wird es aufgefordert, ergänzende Verwaltungsdaten anzugeben und die erforderlichen Dokumente hochzuladen.

Remote überprüft die eingereichten Unterlagen, damit alle für den jeweiligen Einsatzort erforderlichen Visa und Genehmigungen vorliegen.

Der Arbeitsvertrag wird finalisiert und dem neuen Teammitglied zur Unterzeichnung übermittelt.

Das neu eingestellte Teammitglied wird im Payroll‑ und Benefits‑System erfasst und in Remote als aktiv gesetzt.

Eine Onboarding‑Software unterstützt Sie dabei, neue Teammitglieder im In‑ und Ausland rechtskonform in Ihr Unternehmen aufzunehmen. Im Inland verläuft der Prozess vielen Unternehmen vertraut: Erfolgreiche Bewerber:innen unterschreiben ihren Arbeitsvertrag und laden die benötigten Informationen in das unternehmenseigene Onboarding‑System hoch. Häufig bleibt die Onboarding‑Software auch nach Arbeitsbeginn im Einsatz, da sie oft Bestandteil eines umfassenderen Personalverwaltungssystems ist.

Komplizierter wird es beim Onboarding von Remote‑Beschäftigten in Ländern, in denen der Arbeitgeber keine rechtliche Präsenz hat. Unbekannte Arbeitsgesetze und lokale Gepflogenheiten machen das rechtskonforme Onboarding oft langwierig und anspruchsvoll. Aus diesem Grund setzen die meisten Unternehmen auf die Dienste eines Employer of Record (EOR). Dieser übernimmt im Ausland die Funktion des formellen Arbeitgebers und deckt sämtliche HR‑Aufgaben ab, von der Gehaltsabrechnung und Benefits bis hin zur Abfuhr von Steuern sowie zur Verwaltung von Aktienprogrammen.

Neue Teammitglieder wissen nicht von vornherein, was sie erwartet und was von ihnen verlangt wird. Bereits in kleineren Unternehmen bietet das Onboarding die erste Gelegenheit, administrative Fragen zu klären, Erwartungen zu vermitteln und Einblicke in die Unternehmenskultur zu geben. In den meisten Ländern ist die Aufnahme neuer Mitarbeiter:innen mit einem bürokratischen Aufwand verbunden – und je mehr Länder betroffen sind, desto umfangreicher fällt dieser aus.

Für neue Teammitglieder gibt es kaum etwas Frustrierenderes als Probleme bei der Bezahlung und ihren Benefits. Sorgen Sie dafür, dass neue Mitarbeiter:innen von Anfang an einen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen erhalten und sich willkommen fühlen.

Wenn bereits das erste Gehalt nicht pünktlich ausgezahlt wird oder eine private Krankenversicherung wegen eines Verwaltungsfehlers nicht greift, sind Vertrauen und Motivation schnell beeinträchtigt. Ein effizientes Onboarding schafft ab dem ersten Tag die Grundlage dafür, dass Ihre Mitarbeiter:innen ihr Potenzial voll entfalten können.

Das Onboarding von Remote‑Mitarbeiter:innen kann, je nach Land und Vorbereitung, sehr einfach oder ausgesprochen komplex sein. Leben die Remote‑Mitarbeiter:innen in derselben Region wie Ihr übriges Team, verläuft das Onboarding meist unkompliziert: Sie stellen die notwendigen Arbeitsmittel bereit und sorgen für eine sorgfältige Integration. Rechtlich bestehen dabei in vielen Fällen keine grossen Unterschiede zur normalen Bürobelegschaft.

Ist Ihr neues Teammitglied jedoch im Ausland ansässig, ändert sich die Situation. Die verschiedenen Zeitzonen sind oft das geringste Problem. Entscheidender sind die Amtswege, Unterlagen und Meldungen an Behörden, die Sie fristgerecht erledigen müssen. In einigen Ländern sind etwa gesundheitliche Checks vorgeschrieben, selbst bei einer Remote‑Anstellung.

Für behördliche Unterlagen bestehen häufig enge Fristen, und die Anmeldung bei der Sozialversicherung muss in der Regel innerhalb eines bestimmten Zeitraums nach Arbeitsbeginn erfolgen. Möchten Sie in einem Land einstellen, in dem Ihr Unternehmen keine Niederlassung hat, kann ein Employer of Record wie Remote sämtliche erforderlichen Verwaltungsaufgaben für Sie übernehmen.

Beginnen Sie bei den Grundlagen: Liegen alle erforderlichen Unterlagen, Genehmigungen und Informationen vor, um die Person rechtssicher beschäftigen zu können?

Bei selbstständigen Auftragnehmer:innen gestaltet sich das meist unkompliziert. Mithilfe von Plattformen zur Verwaltung internationaler Auftragnehmer:innen wie Remote können Sie Ihre Auftragnehmer:innen problemlos in deren lokaler Währung bezahlen.

Für Remote‑Festangestellte ist der Onboarding‑Prozess in der Regel aufwändiger. Wichtig ist, sich umfassend mit den Gesetzen und Vorschriften des Landes vertraut zu machen, in dem Ihr neues Teammitglied lebt und arbeitet. Verfügt Ihr Unternehmen über eine Niederlassung vor Ort, kann es die Personalverwaltung übernehmen und trägt dann auch die rechtliche Verantwortung. Da dies jedoch mit Risiken und erheblichem Zeitaufwand verbunden ist — und ohne Niederlassung oft gar nicht möglich — nutzen viele Unternehmen die Dienste eines Employer of Record.

Mit Remote wird weltweite Beschäftigung ohne hohe Kosten, übermäßige Risiken und unnötige Komplexität möglich, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Das Onboarding selbstständiger Auftragnehmer:innen ist zwar weniger komplex als bei regulären Angestellten, birgt jedoch Risiken. Definieren Sie die Arbeitsbeziehung klar, um Scheinselbstständigkeit zu vermeiden — andernfalls drohen empfindliche Strafen und möglicherweise Verluste an geistigem Eigentum.

Der erste Schritt beim Onboarding von Auftragnehmer:innen ist eine Vereinbarung, die beide Parteien unterzeichnen. Diese sollte zentrale Punkte wie Stundensätze, Leistungsumfang und die Eigentumsrechte an erstellten Werken enthalten. Arbeiten Sie mit Auftragnehmer:innen im Ausland, empfiehlt sich ein Tool zur Verwaltung internationaler Auftragnehmer:innen, das mehr leistet als reine Zahlungsabwicklung, damit Sie die gesetzlichen Vorgaben einhalten.

Möglicherweise möchten Sie Ihre Auftragnehmer:innen irgendwann in Angestellte umwandeln. Dafür haben Sie verschiedene Optionen: Sie müssen die neuen Rollen zuweisen und je nach Land neue Verträge abschließen.