Reibungsloses, zügiges Onboarding

Tragen Sie die Angaben des neuen Teammitglieds einfach ein; im Anschluss versenden wir automatisch eine Einladung per E‑Mail.

Nach dem ersten Login wird das neue Teammitglied gebeten, ergänzende Verwaltungsdaten zu hinterlegen und die notwendigen Unterlagen hochzuladen.

Remote sichtet die Unterlagen des neuen Teammitglieds, um sicherzustellen, dass am jeweiligen Standort alle erforderlichen Visa und Genehmigungen vorliegen.

Der Arbeitsvertrag wird fertiggestellt und dem neuen Teammitglied zur Unterschrift zugesandt.

Das neue Teammitglied wird im Payroll‑ und Benefits‑System angelegt und in Remote als aktiv geführt.

Eine Onboarding‑Software unterstützt Sie dabei, neue Teammitglieder im In‑ und Ausland rechtskonform in Ihr Unternehmen aufzunehmen. Im Inland ist der Ablauf für die meisten Unternehmen vertraut: Die erfolgreichen Bewerber:innen unterschreiben den Arbeitsvertrag und laden die erforderlichen Daten in das firmeneigene Onboarding‑System hoch. Häufig bleibt die Onboarding‑Software auch nach Arbeitsbeginn im Einsatz, da sie oft Teil eines übergeordneten Personalverwaltungssystems ist.

Etwas komplizierter wird es beim Onboarding von Remote‑Beschäftigten in Ländern, in denen der Arbeitgeber keine rechtliche Präsenz hat. Unbekannte Arbeitsgesetze und lokale Gepflogenheiten machen das rechtskonforme Onboarding neuer Mitarbeiter:innen oft schwierig und zeitaufwändig. Um dies zu vermeiden, greifen die meisten Unternehmen auf die Dienste eines Employer of Record (EOR) zurück. Der EOR übernimmt im Ausland die Rolle des offiziellen Arbeitgebers und kümmert sich darüber hinaus um sämtliche Aspekte des Personalwesens, von der Gehaltsabrechnung und Benefits über die Abfuhr von Steuern bis hin zur Verwaltung von Aktienprogrammen.

Neue Teammitglieder wissen nicht automatisch, was sie erwartet und was von ihnen verlangt wird. Selbst in kleineren Betrieben bietet das Onboarding Mitarbeiter:innen die erste echte Möglichkeit, administrative Fragen zu klären, Erwartungen zu präzisieren und Einblick in die Unternehmenskultur zu erhalten. Die Aufnahme neuer Mitarbeiter:innen ist in den meisten Ländern mit bürokratischem Aufwand verbunden — und das gilt umso mehr, je mehr Länder Sie beschäftigen.

Nichts ist für neue Teammitglieder frustrierender als Probleme mit der Bezahlung und ihren Benefits. Sie sollten dafür sorgen, dass sie von Anfang an einen guten Eindruck von Ihrem Unternehmen gewinnen und sich sofort wohlfühlen.

Wenn bereits das erste Gehalt nicht pünktlich eingeht oder die private Krankenversicherung wegen eines Verwaltungsfehlers nicht greift, schwinden Vertrauen und Motivation schnell. Ein effizientes Onboarding schafft von Beginn an die besten Voraussetzungen, damit Ihre Mitarbeiter:innen ihr Potenzial voll ausschöpfen können.

Das Onboarden von Remote‑Mitarbeiter:innen kann sehr einfach oder ausgesprochen komplex sein — abhängig davon, um welches Land es geht und wie gut Sie vorbereitet sind. Leben die Remote‑Mitarbeiter:innen in derselben Region wie Ihr übriges Team, ist das Onboarding relativ unkompliziert. Sie müssen zwar Arbeitsmittel bereitstellen und für eine freundliche Integration in die Unternehmensabläufe sorgen. Rechtlich — etwa beim Arbeitsvertrag — besteht jedoch kaum ein grosser Unterschied zur Bürobelegschaft.

Lebt Ihr neues Teammitglied hingegen im Ausland, gelten andere Regeln. Unterschiedliche Zeitzonen sind dabei das geringste Problem. Entscheidend sind vor allem die Amtswege, Unterlagen und Meldungen an Behörden, um die Sie sich kümmern müssen. In manchen Ländern müssen Angestellte beispielsweise selbst bei einer Remote‑Anstellung einen Gesundheitscheck absolvieren.

In der Regel bestehen strenge Abgabefristen für behördliche Unterlagen, und die Anmeldung bei der Sozialversicherung muss innerhalb einer festgelegten Frist nach Beginn des Arbeitsverhältnisses erfolgen. Wenn Sie Personen in einem Land beschäftigen möchten, in dem Ihr Unternehmen keine Niederlassung hat, kann ein Employer of Record wie Remote alle nötigen Verwaltungsaufgaben für Sie übernehmen.

Beginnen Sie mit den Grundlagen, wenn Sie Remote‑Mitarbeiter:innen onboarden möchten. Liegen Ihnen alle erforderlichen Unterlagen, Genehmigungen und Informationen vor, um die Person rechtmässig einzustellen?

Bei selbständigen Auftragnehmer:innen ist dies meist vergleichsweise einfach. Mithilfe von Plattformen zur Verwaltung internationaler Auftragnehmer:innen wie Remote können Sie Ihre Auftragnehmer:innen unkompliziert in ihrer lokalen Währung bezahlen.

Für Remote‑Festangestellte ist der Onboarding‑Prozess in der Regel aufwändiger. Wichtig ist, dass Sie sich ausführlich mit den Gesetzen und Vorschriften des Landes vertraut machen, in dem Ihr neues Teammitglied lebt und arbeitet. Verfügt Ihr Unternehmen über eine Niederlassung vor Ort, kann es die Personalverwaltung selbst übernehmen und trägt dann die rechtliche Verantwortung. Da dies risikoreich und zeitintensiv ist — und ohne Niederlassung oft gar nicht möglich — nutzen die meisten Unternehmen die Dienste eines Employer of Record.

Mit Remote ist weltweite Beschäftigung ohne hohe Kosten, grosse Risiken und übermässige Komplexität möglich, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Das Onboarding selbständiger Auftragnehmer:innen ist zwar einfacher als das von regulären Angestellten, birgt aber dennoch einige Tücken. Sie müssen die Arbeitsbeziehung präzise definieren, um Scheinselbständigkeit zu verhindern — andernfalls drohen empfindliche Strafen und unter Umständen der Verlust geistigen Eigentums.

Der erste Schritt beim Onboarding von Auftragnehmer:innen ist eine von beiden Seiten unterzeichnete Vereinbarung, die zentrale Punkte wie Stundensatze, Leistungsumfang und die Eigentumsverhältnisse an den erstellten Arbeiten regelt. Arbeiten Sie mit Auftragnehmer:innen im Ausland zusammen, sollten Sie auf jeden Fall ein Tool zur Verwaltung internationaler Auftragnehmer:innen einsetzen, das mehr kann als nur Geld ins Ausland zu transferieren. So stellen Sie sicher, dass Sie die lokalen Vorschriften einhalten.

Möglicherweise möchten Sie Ihre Auftragnehmer:innen irgendwann in Angestellte umwandeln. Dafür bestehen verschiedene Optionen: Sie müssen den Auftragnehmer:innen neue Rollen zuweisen und je nach Land neue Verträge mit ihnen abschliessen.