Traitement de la paie multipays: prestataires, catégories et pratiques recommandées

L’importance stratégique de la gestion de la paie

Aujourd’hui, des entreprises de toutes tailles peuvent recruter des talents à l’international. En revanche, les rémunérer de façon conforme et adéquate demeure un défi.

Quand vous recrutez du personnel à l’étranger, vous devez garantir des paiements effectués à temps et gérer les obligations locales en matière de conformité et de fiscalité. Si vos talents se trouvent dans plusieurs pays, la complexité augmente rapidement.

Il est donc indispensable d’opter pour la solution qui convient. Un service de paie multipays ne se limite pas à la gestion administrative: il facilite le recrutement et la rémunération des talents internationaux tout en diminuant les risques de non-conformité.

Ce que vous trouverez dans ce guide

Ce guide explique comment choisir le service de paie multipays qui convient à votre entreprise. Il présente également des recommandations pour gérer la paie internationale et propose des réponses aux questions fréquentes des responsables de paie.

Que recouvre la gestion de la paie à l’international?

De quelle manière rémunérez-vous vos collaborateurs internationaux?

Paie multipays

La gestion de la paie englobe l’ensemble des processus liés à la rémunération de vos employés, notamment:

• Calcul des salaires

• La gestion des avantages sociaux

• Le calcul des retenues et des déductions fiscales

• La gestion des heures supplémentaires

• La tenue des dossiers

• Les obligations déclaratives fiscales liées à la paie

• La conformité avec le droit du travail et la législation fiscale applicables

Si vous recrutez et rémunérez des employés dans plusieurs pays, vous avez besoin d’un service de paie multipays.

Pour des entreprises actives à l’international, ou qui le deviennent, ces processus se complexifient vite, surtout en matière de conformité et de fiscalité.

Paie multipays

Aspects à prendre en compte pour la gestion de la paie internationale

Examinons quelques-uns de ces processus. Si vous envisagez de recruter à l’étranger, prenez en compte les points suivants:

• Le droit du travail peut varier d’un pays à l’autre (voire d’un État ou d’une province). Il est essentiel de connaître les exigences réglementaires de chaque région en matière de salaire minimum, de congés payés ou non, d’heures supplémentaires et d’allocations.

• Le droit fiscal peut aussi varier selon le lieu (taux, obligations, exigences déclaratives et échéances).

• Les salaires doivent être calculés précisément et payés en temps voulu. Dans certains pays, comme les États-Unis, il faut également tenir compte de la distinction entre salariés et travailleurs rémunérés à l’heure.

• Les avantages sociaux doivent être définis, gérés et respecter la réglementation locale. Selon les pays, certains avantages sont obligatoires et d’autres non. Il peut s’agir d’une assurance maladie (avec ou sans couverture dentaire), d’une assurance vie, de cotisations retraite et de congés payés.

• Les méthodes et échéanciers de rémunération varient selon les pays. Dans certains cas, les collaborateurs sont payés mensuellement ou toutes les deux semaines. Cela peut aussi dépendre du poste occupé.

La gestion de ces processus demande du temps, des ressources et une connaissance du marché local. Beaucoup d’entreprises, en particulier les plus petites, n’en disposent pas.

Elles externalisent donc de plus en plus la paie. D’après une étude d’EY réalisée en 2021, 64 % des entreprises ont recours à cette pratique.

Quelles implications pour les entreprises internationales ? Comment le dispositif fonctionne-t-il ? Quelle solution est adaptée à votre cas ?

Ci‑dessous, les trois services essentiels proposés par les prestataires de paie multipays:

1. Services d'emploi à l’international

Si vous ne disposez pas d’une entité juridique dans le pays où résident vos employés, vous devrez recourir à un employer of record (EOR) pour les recruter, les gérer et les rémunérer. Un EOR fait office d’employeur légal, ce qui vous permet d’embaucher rapidement et de manière conforme dans le pays concerné. Cette approche convient aux entreprises qui souhaitent se développer vite et conserver de la souplesse. Avec notre service d’EOR, Remote prend en charge la paie, l’administration des avantages (y compris les incitations en actions) et les besoins RH quotidiens, et veille au respect des réglementations applicables. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur le recrutement et la conduite de votre activité.

2. Services de paie localisés

Si vous possédez une entité juridique dans le pays de vos employés, vous pouvez gérer la paie en interne ou externaliser. Remote fournit des services de paie localisés via notre plateforme Global Payroll. Cette option s’adresse surtout aux sociétés ayant déjà investi dans un pays et qui prévoient de maintenir un effectif important sur place. Dans ce modèle, vous restez l’employeur légal, mais Remote (ou le prestataire choisi) s’occupe de la paie. Vous restez responsable du respect des obligations légales locales.

3. Services de gestion des freelances

Le paiement des freelances suit d’autres règles. Par souci de simplicité, beaucoup d’entreprises règlent leurs collaborateurs internationaux en tant que freelances. Il faut toutefois rester vigilant pour limiter le risque de requalification : cela survient lorsqu’un freelance est traité comme un employé sans bénéficier des droits associés, exposant l’entreprise à des poursuites, des amendes et à un risque réputationnel. Les critères diffèrent selon les pays, d’où l’importance d’une solution mondiale de paie comme première ligne de défense. Remote peut vous aider à réduire le risque de requalification, à convertir facilement un freelance en salarié lorsque nécessaire et à administrer efficacement vos freelances véritables.

Entité partenaire ou entité propre?

En règle générale, la gestion de la paie internationale existe sous deux modèles: un service multipays basé sur des partenaires locaux, ou une offre reposant sur des entités propres. Remote appartient à cette seconde catégorie.

Dans les deux modèles, vous bénéficiez des trois services cités (embauche à l’international, traitement de la paie localisé et Gestion des freelances) ainsi que d’une prise en charge globale de la paie.

Alors, quel choix faire?

Fournisseurs s’appuyant sur des partenaires

Les fournisseurs qui s’appuient sur des partenaires externalisent leurs services à des tiers locaux dans les pays où ils opèrent, ce qui crée une dépendance.

Ce modèle comporte plusieurs inconvénients, notamment:

• Coûts importants

• Frais dissimulés

• Délais d’attente prolongés

• Recours à des tiers inconnus

• Expérience souvent médiocre pour les employés

• Protection restreinte des adresses IP

Les services basés sur des partenaires peuvent convenir temporairement. Toutefois, si vous comptez étendre vos activités, ce modèle est déconseillé.

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Fournisseurs disposant d’entités propres

Les fournisseurs qui disposent d’entités propres assurent directement la paie, l’administration des avantages, les services RH et la conformité. Ils détiennent leurs propres entités dans les pays d’intervention, évitant ainsi la sous-traitance.

Remote est un prestataire disposant d’entités propres. Nous proposons ainsi aux employeurs et aux employés une expérience transparente, sans coûts cachés. Vous disposez en outre d’une sécurité renforcée et d’une protection des adresses IP solide.

Traitement de la paie internationale: recommandations pratiques

Que recouvre exactement la paie internationale?

Souvent employé comme un terme fourre-tout, « service de paie internationale » ou « service de paie multipays » désigne l’intégration, la gestion et le paiement des employés et freelances à l’échelle mondiale. Selon l’interlocuteur, cela peut se limiter à l’exécution de paiements aux freelances ou, au contraire, inclure la délégation du rôle d’Employer of record à un tiers pour les salariés recrutés dans un pays donné.

Les prestataires de paie internationale fournissent en général ces trois services de base:

Services d'emploi à l’international

À défaut d’une entité locale, il faut recourir aux services d'emploi à l’international d’un partenaire comme Remote. Certains prestataires recrutent des collaborateurs pour votre compte en jouant le rôle d’Employer of record (EOR). Dans ce schéma, vos collaborateurs restent à votre charge, tandis que le prestataire agit comme employeur légal pour permettre un recrutement conforme. Chez Remote, nous détenons pleinement les entités juridiques locales dans chaque pays où nous proposons nos services d'EOR. Nous intervenons comme partenaire national et nos services d'emploi à l’international couvrent la gestion de la paie, l’administration des avantages, la protection de la propriété intellectuelle et la gestion des plans d’achat d’actions destinés aux employés.

Services de traitement de la paie locale

Les prestataires de paie internationale peuvent également assurer la paie locale dans les pays où vous possédez des entités. C’est une option adaptée aux entreprises qui ont déjà investi sur place et prévoient de gérer un effectif important à l’échelle nationale. Dans ce modèle, le fournisseur prend en charge la paie locale et l’administration des avantages, mais n’embauche pas de collaborateurs pour votre compte. Vous conservez la responsabilité du respect des obligations légales et de la protection de la propriété intellectuelle dans les pays où vous détenez une entité juridique.

Services de paiement des freelances

Si votre entreprise sollicite des talents basés à l’étranger sans les salarier, votre prestataire peut prendre en charge la rémunération des freelances. Pour des missions courtes ou des contrats où les travailleurs souhaitent rester indépendants, c’est une option pertinente. Il faut toutefois veiller à ne pas s’exposer à des amendes, des pénalités ou à la perte accidentelle de propriété intellectuelle selon la législation locale. Comme le statut d’employé varie d’un pays à l’autre, votre solution mondiale de paie constitue un premier rempart contre les requalifications de contrat. Par commodité, de nombreuses sociétés paient des collaborateurs internationaux en tant que freelances, mais elles s’exposent à des actions en justice si un freelance revendique l’existence d’une relation de travail. Certaines entreprises combinent différentes approches selon les pays : recourir à un fournisseur d’emploi à l’international dans un pays, utiliser la paie locale d’un même fournisseur ailleurs, et confier au même prestataire le paiement des freelances au niveau mondial. Votre fournisseur peut vous aider à y voir plus clair.

Typologies de prestataires de paie internationale

Les prestataires de paie internationale opèrent selon deux modèles: ils peuvent s’appuyer sur des partenaires ou disposer de leurs propres entités (comme Remote). Dans les deux cas, ces fournisseurs peuvent assurer la paie pour des entreprises du monde entier et proposer les trois services présentés plus haut. Notez toutefois que seuls certains disposent d’entités locales, tandis que d’autres mandatent des tiers pour couvrir les pays concernés.

Fournisseurs d'emploi à l’international s’appuyant sur des partenaires

Les fournisseurs qui s’appuient sur des partenaires externalisent leurs services à des tiers au sein des pays où ils opèrent. Si ce modèle peut dépanner à court terme, il limite la protection de la propriété intellectuelle, peut dégrader l’expérience employé et engendrer des coûts élevés. Évitez cette option lorsque cela est possible.

Prestataires disposant d’entités propres

Lorsqu’ils détiennent leurs propres entités, ces prestataires prennent en charge tous les aspects de la paie, des avantages, de la conformité et de la fiscalité pour les employeurs qui recrutent à l’étranger. Contrairement aux modèles reposant sur des partenaires, ils n’ont pas besoin de sous-traiter. Ce mode renforce la protection de la propriété intellectuelle et améliore nettement l’expérience proposée aux employés.