Traitement de la paie multipays : fournisseurs, types et meilleures pratiques
Avec les experts en emploi mondial de Remote, découvrez comment gérer la paie multipays pour vos équipes distribuées dans le monde entier.
L'importance stratégique de la gestion de la paie
De nos jours, les entreprises de toutes tailles peuvent embaucher des talents aux quatre coins du monde. Toutefois, les rémunérer correctement et de manière conforme n'est pas chose aisée.
Lorsque vous embauchez du personnel à l'étranger, vous devez non seulement vérifier qu'il est payé en temps opportun, mais également gérer les exigences locales en matière de conformité et de fiscalité. Si vos talents sont disséminés dans plusieurs pays, cela peut vite devenir un casse-tête.
Il est donc impératif de trouver la bonne solution. Votre service de paie multipays n'est pas un simple outil de gestion administrative. C'est un atout stratégique qui vous permet d'embaucher et de rémunérer les meilleurs talents dans le monde, et d'éviter efficacement les cas de non-conformité.
Voici ce que vous allez apprendre
Ce guide vous expliquera comment identifier le type de service de paie multipays qui convient à votre entreprise. Nous vous indiquerons également des bonnes pratiques à suivre en matière de gestion de la paie internationale. Enfin, nous répondrons aux questions fréquentes que se posent les responsables de la gestion de la paie.
Qu'est-ce que la gestion de la paie à l'international ?
Payer vos employés dans le monde entier
La gestion de la paie est un terme qui englobe les différents procédés de rémunération de vos employés, notamment :
Le calcul du salaire
La gestion des avantages sociaux
La retenue et les déductions fiscales
Les heures supplémentaires
La tenue des dossiers
Les formulaires fiscaux liés à la gestion de la paie
La conformité avec le droit du travail et le droit fiscal en vigueur
Si vous embauchez et rémunérez des employés dans différents pays, il vous faut un service de paie multipays.
Pour les entreprises mondiales ou qui cherchent à le devenir, ces processus peuvent vite devenir un casse-tête, surtout en ce qui concerne la conformité et les taxes.
Points à prendre en compte concernant la gestion de la paie internationale
Examinons certains de ces processus de plus près. Si vous souhaitez embaucher à l'étranger, tenez compte des points suivants :
Le droit du travail peut varier d'un pays à l'autre (voire d'un État ou d'une province à l'autre). Il faut bien comprendre les exigences réglementaires de chaque région en matière de salaire minimum, de congés payés ou non, d'heures supplémentaires et d'allocations.
Le droit fiscal varie également d'un endroit à l'autre (taux, obligations, exigences de déclaration et délais).
Les salaires doivent être calculés correctement et en temps opportun. Dans certains pays, comme les États-Unis, il faut également tenir compte des différences entre les collaborateurs salariés et ceux payés à l'heure.
Les avantages sociaux doivent être calculés, pris en compte et conformes aux réglementations en vigueur dans le pays de vos employés. Dans certains pays, certains avantages sont imposés par la loi ; dans d'autres, ils ne le sont pas. Il peut s'agir d'une assurance santé (couvrant ou non les soins dentaires), l'assurance vie, les cotisations pour la retraite et les congés payés.
Les méthodes et échéanciers de rémunération peuvent varier d'un endroit à l'autre. Selon les pays, les employés doivent être payés mensuellement ou bimensuellement. Cela peut également dépendre, par exemple, du poste de l'employé.
La gestion de ces processus de paie nécessite du temps, des ressources et des connaissances du marché local. De nombreuses entreprises, en particulier les plus petites, ne peuvent pas se le permettre.
Par conséquent, elles sous-traitent de plus en plus la gestion de la paie. Selon une étude d'EY menée en 2021, 64 % des entreprises y ont recours.
Qu'est-ce que cela représente pour les entreprises internationales ? Comment ça marche ? Quel type de solution convient à votre situation ?
Voici les trois principaux services proposés par les fournisseurs de services de paie multipays :
1
Global employment services
If you don’t own a legal entity in your employee’s country, you’ll need to hire, manage, and pay them using an employer of record (EOR) — like the one offered by Remote. As the name suggests, EORs act as the legal employer, enabling you to hire workers in a given country quickly, efficiently, and compliantly. This approach is perfect for businesses that want to scale quickly and be flexible. With our EOR service, Remote manages payroll, benefits administration (including equity incentives), and day-to-day HR needs, and ensures that you are fully compliant with all relevant regulations. This allows you to focus on finding the right people and running your business.
2
Localized payroll services
If you do own a legal entity in your employee’s country, you can either manage payroll yourself internally, or outsource. Remote provides localized payroll services through our Global Payroll platform. This option is more suitable for companies that have already made significant investments in a country and plan to maintain a sizable in-country workforce. Under this approach, you remain the legal employer but Remote (or your chosen provider) handles payroll. You are responsible for complying with local legal requirements.
3
Contractor management services
When paying independent contractors, things are slightly different. Many companies default to paying international workers as contractors because it’s easier. However, if you do this, you need to be careful to avoid misclassification. This occurs when a contractor is treated like an employee, but without receiving any of the associated benefits or protections. If you are found to have misclassified contractors, you can face legal action, resulting in large fines and reputational damage. Because countries have different guidelines on who qualifies as an employee, your global payroll solution is your first defense. Remote can help ensure that you avoid misclassification, enabling you to easily convert contractors into employees and allowing you to quickly and easily manage your bona fide contractors.
Entité dépendante de partenaires ou entité propre ?
Généralement, les services de gestion de la paie à l'international se présentent sous deux formes : un service de paie multipays dépendant de partenaires, ou un service de gestion de la paie à l'international avec entité propre. Remote appartient à cette seconde catégorie.
Dans les deux cas, vous bénéficiez des trois services mentionnés (embauche à l'international, traitement de la paie localisé et gestion des freelances), ainsi que la gestion de la paie dans le monde entier.
Mais alors, lequel choisir ?
Fournisseurs dépendant de partenaires
Les fournisseurs dépendant de partenaires sous-traitent leurs services à des tiers dans les pays où ils opèrent, ce qui entraîne une dépendance.
Cette méthode comporte de nombreux inconvénients, parmi lesquels :
Coûts élevés
Frais cachés
Temps d'attente longs
Implication de tiers inconnus
Expérience généralement mauvaise pour les employés
Protection limitée des adresses IP
Les services dépendant de partenaires peuvent être une solution correcte à court terme. Toutefois, si vous prévoyez de vous développer, cette approche est à éviter.
Fournisseurs propres
Les fournisseurs propres vous proposent des services de gestion de la paie, des avantages, des RH et de la conformité directement. Ils sont propriétaires des entités dans les pays où ils opèrent. Ils n'ont donc pas recours à la sous-traitance.
Remote est une solution propre. Nous pouvons donc proposer aux employeurs et aux employés une expérience positive, sans frais cachés. Vous bénéficiez également d'une sécurité et d'une protection des adresses IP robustes.
International payroll processing: best practices
Qu’entend-on par paie internationale ?
Types de fournisseurs de service de paie internationale
Qu’entend-on par paie internationale ?
Souvent fourre-tout, le terme « service de paie internationale » ou « service de paie multipays » décrit la pratique consistant à intégrer, gérer et payer les employés et freelances dans le monde entier. Selon la personne à laquelle on s’adresse, le service de paie internationale pourrait se résumer à l’envoi de paiements aux freelances ou au contraire s’avérer très complexe en confiant à une autre entreprise le rôle d’Employer of record pour les employés que vous embauchez dans ce pays.
Les fournisseurs de services de traitement de la paie internationale offrent en principe les trois services de base suivants :
Services d'emploi à l’international
À défaut de détenir une entité dans le pays où résident vos employés, vous devez faire appel aux services d'emploi à l’international d'un partenaire comme Remote. Certains fournisseurs de service de paie internationale peuvent embaucher vos collaborateurs pour votre compte, en tenant un rôle appelé communément Employer of record (EOR). Dans ce contexte, vos employés restent vos employés, mais le fournisseur de service de paie internationale fait office d'employeur pour vous permettre d’embaucher du personnel en toute légalité dans le pays. Chez Remote, nous sommes pleinement propriétaires des entités juridiques propres dans chaque pays où nous proposons nos services d'EOR. Nous sommes votre partenaire expert au niveau national, avec des services d'emploi à l'international comprenant la gestion de paie, l'administration des avantages sociaux, la protection de la propriété intellectuelle et la gestion des programmes d'achat d'actions destinés aux employés.
Services de traitement de la paie locale
Les fournisseurs de services de paie internationale peuvent aussi répondre aux besoins en matière de paie à l'échelle locale dans les pays où vous disposez de vos propres entités locales. C’est là une solution de choix pour les entreprises qui ont déjà largement investi dans un pays et envisagent de gérer un vaste effectif au niveau national. Dans ces cas, les fournisseurs de service de paie internationale assurent la paie locale et l’administration des avantages sociaux, mais n’embauchent aucun collaborateur pour votre compte. Vous êtes seul responsable de vos obligations légales et de la protection de votre propriété intellectuelle dans les pays dans lesquels vous disposez de votre propre entité juridique.
Services de paiement des freelances
Si votre entreprise doit faire appel à des talents dans un autre pays, mais ne souhaite pas en faire des salariés, votre partenaire en matière de traitement de la paie internationale peut vous accompagner pour la rémunération des freelances dans d'autres pays. En cas de missions et de contrats à court terme avec des travailleurs préférant rester indépendants, c’est une option à retenir. Cela dit, les entreprises doivent être prudentes afin d'éviter les amendes et les pénalités, sans parler de la perte accidentelle de la propriété intellectuelle en fonction des lois en vigueur dans le pays où réside le freelance. Dans la mesure où le statut d’employé varie d’un pays à l’autre, votre solution mondiale de paie constitue votre premier rempart afin d'éviter les requalifications de contrat. Par solution de facilité, les sociétés sont nombreuses à payer leur personnel international en tant que freelances. Ce faisant, elles s’exposent néanmoins à d’éventuelles poursuites judiciaires si le freelance décide d’invoquer l’existence d’une relation de travail. Il arrive que les entreprises utilisent des méthodes différentes selon les pays. Par exemple, une entreprise pourrait employer des collaborateurs par le biais d’un fournisseur de solutions d'emploi à l’international dans un pays, utiliser les services de paie locale de ce fournisseur dans un autre pays où l’entreprise possède une entité, et utiliser le même fournisseur pour payer les freelances dans le monde entier. Votre fournisseur de service de paie internationale peut vous aider à y voir plus clair.
Types de fournisseurs de service de paie internationale
Les fournisseurs de service de paie internationale existent sous deux formes : ils peuvent dépendre de partenaires ou disposer de leurs propres entités (comme Remote). Dans les deux cas, ces prestataires peuvent assurer la paie pour le compte d’entreprises du monde entier. Quel que soit leur type, ils fournissent les trois types de services décrits dans la section précédente. À noter toutefois que seuls certains fournisseurs disposent de leurs propres entités locales, alors que d’autres chargent des parties tierces des pays couverts d’assurer les services à leur place.
Fournisseurs de solutions d'emploi à l’international dépendant de partenaires
Lorsqu’ils dépendent d’un partenaire, les fournisseurs de solutions d'emploi à l’international externalisent leurs services en les confiant à des tiers au sein des différents pays où ils exercent. Si une collaboration avec un service dépendant de partenaires peut se justifier à court terme, cette option prête à discussion en raison de la protection limitée de la propriété intellectuelle et de la médiocrité des expériences offertes aux employés par ces fournisseurs (sans parler de coûts excessifs). Évitez cette option dans la mesure du possible.
Fournisseurs de solutions d'emploi à l’international disposant d’entités propres
Lorsqu’ils détiennent leurs propres entités, les fournisseurs de solutions d'emploi à l’international s’occupent de tous les aspects de la paie, des avantages sociaux, de la conformité et de la fiscalité pour le compte des employeurs embauchant à l’étranger. Contrairement aux services dépendant de partenaires, les fournisseurs détenant leur propre entité dans les pays où ils exercent n’ont pas à sous-traiter leurs services. Ce modèle renforce la protection des droits de propriété intellectuelle et d’invention et permet d’améliorer considérablement l’expérience proposée aux employés.
Recherches complémentaires concernant la gestion de la paie
Faire appel à un service de paie multipays pour simplifier la conformité
Si vous prévoyez de renforcer vos effectifs, faire appel à un service de gestion de la paie à l'international peut vous sauver la mise.
Quels que soient les objectifs de développement ou la taille de votre entreprise, Remote vous aide à éviter les pièges et à gérer les exigences en matière de service de paie multipays, qui sont en constante évolution. Notre plateforme intégrée tout-en-un vous permet de calculer et de traiter la paie de manière précise, conforme et rapide. Vous économiserez ainsi du temps et de l'argent, et aurez l'esprit tranquille.
Pour en savoir plus sur la manière dont nous vous facilitons la tâche en matière de service de paie multipays, sollicitez un appel avec l'un de nos experts, ou réservez une démo dès aujourd'hui.
Informations sur le service de paie internationale dans des pays spécifiques
Voici quelques-uns de nos pays les plus consultés. Rendez-vous sur notre page Explorateur de pays pour en savoir plus sur le traitement de la paie dans des pays spécifiques.
Gestion de la paie à l'international : questions fréquentes
Vous souhaitez en savoir plus sur la gestion de la paie à l'international ? Voici certaines des questions les plus fréquemment posées :
Vous pouvez rémunérer des collaborateurs dans plusieurs pays en utilisant un service de gestion de la paie à l'international telle qu'un EOR ou une PEO. Avec une PEO, votre entreprise doit être propriétaire d'une entité dans le pays où vous recrutez. Un EOR recrute des employés en votre nom, vous n'avez donc pas besoin de disposer d'une entité.
Il est aussi simple de payer des collaborateurs dans plusieurs pays que d'en payer dans un seul pays, à condition d'utiliser les bons outils Remote permet aux entreprises de payer et de gérer des employés dans des dizaines de pays à travers le monde.
