Qu'est-ce qu'un formulaire W-8 BEN ? Un guide pour les employeurs aux États-Unis

À l'ère de la mondialisation, de plus en plus d'entreprises américaines embauchent des employés étrangers.

Les travailleurs indépendants constituent une part importante de l'activité de nombreuses entreprises. En 2022, les États-Unis comptaient 31,9 millions de freelances. Toutefois, les travailleurs indépendants qualifiés sont présents dans le monde entier, ce qui vous permet de ne pas avoir à vous limiter aux États-Unis lorsque vous vous développez à l'international.

Cependant, cette réserve plus complète d'embauches potentielles s'accompagne de complications. Il faut rester en règle en matière d'impôt, et une grande partie de cette question consiste à s'assurer que votre équipe à l'étranger est correctement imposée.

Les non-citoyens vivant en dehors des États-Unis sont imposés différemment des citoyens américains et des résidents permanents. Il est donc essentiel d'informer l'IRS si votre entreprise embauche une personne qui n'est pas citoyen ou détenteur d'une carte verte.

Si vous comptez parmi vos employés et vos freelances des personnes travaillant à l'étranger, vous devez comprendre comment fonctionne le formulaire W-8 BEN.

Dans cet article, nous présentons les principes de base du formulaire W-8 BEN, les cas dans lesquels vous devez l'utiliser et les raisons pour lesquelles il est important.

Voici comment vous pouvez vous aider, vous et vos collaborateurs, à respecter les règles de l'IRS.

Qu'est-ce qu'un formulaire W-8 BEN ?

Le formulaire W-8 BEN est une déclaration fiscale établie par le service des impôts des États-Unis (Internal Revenue Service, IRS) et utilisée pour déterminer le statut étranger des étrangers non résidents à des fins de fiscalité. Il certifie le pays de résidence dans lequel une personne soumet ses impôts, s'il ne s'agit pas des États-Unis.

Le formulaire W-8 BEN est essentiellement une version du formulaire W-9 destinée aux collaborateurs internationaux.

Sa dénomination officielle est « Certificat de statut étranger du collaborateur bénéficiaire pour la retenue et la déclaration de l'impôt des États-Unis (particuliers) ».

Accéder au formulaire W-8 BEN sur IRS.gov

L'IRS inclut plusieurs formulaires W-8 dans la série. Le formulaire W-8 BEN doit être rempli par le freelance international ou le bénéficiaire effectif qui perçoit les revenus.

Les étrangers non résidents sont soumis à un impôt sur le revenu de 30 % sur les revenus bruts qu'ils perçoivent d'un employeur basé aux États-Unis. S'il existe une convention fiscale entre les États-Unis et le pays de résidence, un étranger non résident peut bénéficier d'un taux d'imposition réduit.

Il convient de noter que les formulaires W-8 BEN ne sont pas envoyés directement par l'employé à l'IRS. C'est à l'employeur de les collecter.

Voici comment le formulaire W-8 BEN est utilisé :

À quoi sert le formulaire W-8 BEN ?

Aux États-Unis, l'IRS prélève des impôts sur tous les revenus versés par les entreprises. Sont soumises à l'impôt sur le revenu les personnes résidant aux États-Unis, celles qui sont titulaires d'une carte de résident permanent aux États-Unis (Green Card) et celles qui passent la majeure partie de l'année aux États-Unis.

Toutefois, un non-citoyen résidant en dehors des États-Unis est considéré comme un étranger non-résident (NRA) et est soumis à un taux d'imposition différent.

Dans certains pays, des traités conclus avec les États-Unis accordent à leurs citoyens et résidents un taux d'imposition inférieur.

Tous les non-résidents percevant un revenu effectif aux États-Unis doivent établir leur pays de résidence. Ces informations sont utilisées par l'IRS pour déterminer si les collaborateurs peuvent bénéficier d'un taux d'imposition inférieur.

Le collaborateur qui remplit le formulaire W-8 BEN bénéficie de toutes les conventions fiscales existantes. Quant à l'employeur, il peut alors utiliser le taux correspondant pour la retenue de l'impôt sur le revenu.

La retenue de l'impôt fédéral, c'est-à-dire le montant déduit du revenu brut de l'employé, est déterminée par le montant total gagné et les informations fournies par le contribuable.

Comme indiqué précédemment, l'existence ou non d'une convention fiscale entre les États-Unis et le pays de résidence du collaborateur déterminera le taux auquel le collaborateur peut prétendre.

Les États-Unis ont conclu des conventions fiscales avec plus de 60 pays à ce jour.

Quand dois-je demander à un freelance de remplir un formulaire W-8 BEN ?

Avant de rémunérer les services rendus, les employeurs doivent demander aux freelances étrangers qui répondent aux critères de remplir le formulaire W-8 BEN. Les freelances qui ne remplissent pas le formulaire W-8 BEN sont soumis au taux d'imposition de 30 %.

Les employeurs doivent demander un formulaire W-8 BEN lorsqu'ils font appel à un freelance qui :

• n'est pas un citoyen américain ;
• n'est pas un résident des États-Unis ;
• n'a pas de carte de résident permanent (Green Card) ;
• est le bénéficiaire effectif de la rémunération pour le travail effectué.

N'hésitez pas à embaucher des collaborateurs s'ils satisfont aux exigences en matière d'emploi et de travail. En tant qu'employeur, vous devrez veiller à ce qu'ils remplissent les formulaires corrects relatifs à la rémunération et la retenue d'impôt.

Veillez à ce que tout soit en ordre en ce qui concerne la conformité fiscale. Même si vous comprenez les règles fiscales applicables aux employés américains, il y a d'autres éléments à prendre en compte lors de l'embauche de collaborateurs à l'étranger.

Comment remplir un formulaire W-8 BEN ?

Si vous demandez à un collaborateur de remplir un formulaire W-8 BEN, voici ce qu'il doit faire :

• Le nom et le prénom de l'employé
• Le pays de citoyenneté de l'employé
• L'adresse de résidence permanente de l'employé
• L'adresse postale de l'employé (si elle diffère de son domicile)
• Le numéro d'identification fiscale du contribuable (ITIN) ou le numéro de sécurité sociale (SSN) de l'employé (pour les employés ou les collaborateurs souhaitant bénéficier d'une réduction d'impôt sur la base d'une convention fiscale).
• Le numéro d'identification fiscale étranger (TIN) délivré par la juridiction de résidence de l'employé ; si le pays ne délivre pas de TIN, une case à cocher permet à l'employé d'y renoncer.
• Le numéro de référence si l'agent chargé de la retenue à la source a besoin de référencer les informations du compte pour se conformer à la réglementation.
• La date de naissance de l'employé (MM/JJ/AAAA)
• Le pays étranger pour lequel l'employé demande à bénéficier de la législation fiscale
• les taux de retenue (le cas échéant).
  
  

2. Dater et signer le formulaire. (Le formulaire doit être signé et daté pour être valable.)

3. Renvoyer le formulaire à l'entité requérante.

Un non-titulaire de carte verte vivant en dehors des États-Unis n'a pas de SSN. Ces collaborateurs peuvent demander un ITIN, délivré quel que soit leur statut d'immigration, afin de se conformer aux exigences américaines en matière d'enregistrement et de déclaration.

À qui incombe la responsabilité de fournir le formulaire W-8 BEN ?

Il incombe à l'employeur de demander et de fournir le formulaire W-8 BEN aux employés et aux freelances.

La liste des pays ayant conclu des traités en la matière est longue et susceptible d'être modifiée.

Les entreprises américaines sont tenues de demander un formulaire W-8 BEN à tous les collaborateurs étrangers qui répondent aux critères.

Cependant, la collecte des formulaires W-8 BEN n'est qu'une des responsabilités de l'employeur. Les employeurs doivent tenir compte de nombreux éléments dans la gestion d'un service de paie multipays. Heureusement, avec un partenaire comme Remote, vous n'avez pas à le faire seul.

La plateforme Remote offre des services de gestion de la paie pour les pays du monde entier qui facilitent l'intégration, l'embauche et la rémunération des collaborateurs tout en respectant pleinement les lois sur l'emploi, le travail et la fiscalité.

Qui est tenu de remplir un formulaire W-8 BEN ?

Tout employé ayant la qualité de personne étrangère non résidente et qui est le bénéficiaire effectif d'un montant soumis à la retenue doit remplir le formulaire W-8 BEN.

Les collaborateurs doivent présenter un formulaire W-8 BEN à la demande d'un agent de retenue ou d'un payeur, (l'employeur) indépendamment du fait qu'ils demandent un taux réduit de retenue ou une exonération de retenue.

Aux États-Unis, l'IRS retient l'impôt fédéral sur le revenu en fonction du revenu brut de l'employé. Les impôts sont utilisés pour soutenir les programmes publics, tels que la sécurité sociale et l'assurance-maladie. Les résidents de certains États peuvent également être soumis à des retenues au titre de l'impôt sur le revenu de l'État.

Bien que les collaborateurs étrangers ne soient pas des citoyens américains, ils sont soumis à des retenues fiscales fondées sur la convention fiscale de leur pays de résidence. Le montant varie en fonction de la convention.

Quelle différence y a-t-il entre un W-8 et un W-8 BEN ?

Les formulaires W-8 désignent une série de cinq formulaires que les particuliers et les entreprises étrangers utilisent pour demander des exonérations.

Quant au W-8 BEN dont il est question dans cet article, il s'agit du formulaire spécifique permettant aux particuliers d'établir leur statut d'étranger aux fins de l'imposition.

Les employeurs doivent également connaître le formulaire W-8 BEN-E. Cette variante légèrement différente est utilisée lorsque le contrat est conclu avec une entité étrangère plutôt qu'avec un particulier étranger.

Les particuliers qui souhaitent déclarer que leur revenu est effectivement lié à un commerce ou à une entreprise aux États-Unis doivent remplir le formulaire W-8 ECI.

Où dois-je envoyer le formulaire W-8 BEN ?

Les collaborateurs doivent renvoyer les formulaires à l'organisme demandeur, généralement un employeur ou une agence de retenue.

Les formulaires W-8 BEN ne sont pas soumis par le particulier directement à l'IRS.

Que les collaborateurs étrangers soient éligibles ou non aux réductions prévues par les conventions fiscales, l'IRS exige que le formulaire W-8 BEN soit rempli et remis à l'employeur.

Quand un formulaire W-8 BEN expire-t-il ?

Le formulaire W-8 BEN expire le dernier jour de la troisième année civile successive après laquelle il a été signé. Par exemple, un formulaire W-8 BEN signé le 30/09/2022 est valable jusqu'au 31/12/2025.

Si les informations d'identification de l'employé étranger sont modifiées, un nouveau formulaire doit être rempli et soumis.

Le formulaire W-8 BEN peut également être considéré comme valable indéfiniment dans certaines circonstances.

Les employeurs doivent comprendre la validité du formulaire et le tenir à jour pour garantir la conformité.

Pourquoi essayer de s'y retrouver seul ? Un partenariat avec Remote aidera votre entreprise à rester en parfaite conformité avec les réglementations fiscales américaines et étrangères.

Que se passe-t-il si les employeurs et les collaborateurs n'envoient pas le formulaire W-8 BEN ?

Les collaborateurs et les employeurs ont des responsabilités différentes.

Pour les collaborateurs

Si les collaborateurs ne remplissent pas le formulaire W-8 BEN, ils sont soumis à un taux d'imposition de 30 %, même s'ils ont droit à un taux inférieur.

Sans ce formulaire, ils risquent de ne pas recevoir la totalité des sommes auxquelles ils ont droit.

Cet oubli pourrait s'avérer coûteux pour les employeurs et les freelances.

Pour les employeurs et les professionnels des RH

En l'absence d'un formulaire W-8 BEN à jour, vous devez déduire de la rémunération du collaborateur en question le taux normal de 30 % au titre de l'impôt sur le revenu.

Cela pourrait signifier que vous rémunérerez indûment vos collaborateurs. Les conséquences d'une rémunération indûment retenue peuvent être graves et inclure la rupture du contrat de travail ou d'autres problèmes juridiques.

Comment gérer les collaborateurs internationaux et rester en conformité ?

Lorsqu'on gère des collaborateurs internationaux, il est essentiel de rester en conformité.

Si vous ne le faites pas, vous vous exposez à des amendes, des pénalités et des litiges, ce qui peut effectivement priver votre équipe d'avantages.

Évitez ces conséquences en travaillant avec un professionnel qualifié.

Remote peut vous aider à gérer vos freelances internationaux. Cela vous aidera non seulement à les intégrer et à les rémunérer, mais aussi à éviter les pénalités résultant de l'attribution du mauvais statut.

Quelle est la meilleure façon de payer les employés et les freelances à distance ?

Payer ses équipes internationales peut être compliqué.

Une option consiste à créer une entité juridique locale dans le pays où vous allez embaucher des collaborateurs. Toutefois, ce processus est long, compliqué et coûteux.

Si la création d'une entité juridique n'a pas de sens dans votre situation, envisagez de travailler avec un Employer of record (EOR).

À moins que vous ne disposiez d'une entité juridique locale, un Employer of record est le seul moyen d'employer des collaborateurs à l'étranger. Un EOR veille à ce que vous restiez en conformité avec toutes les lois et réglementations locales.

Un EOR tel que Remote est un prestataire de services qui vous aide à accueillir, embaucher, gérer et payer les collaborateurs internationaux. Il dispose d'entités juridiques établies, ce qui permet aux entreprises d'embaucher et d'intégrer des collaborateurs internationaux en l'espace de quelques jours au lieu de plusieurs mois.

Les EOR disposent d'une expertise dans les pays dans lesquels ils opèrent et sont en mesure de consacrer toute leur attention au pays où vivent vos collaborateurs.

Les EOR aident à l'intégration des collaborateurs et soulagent ainsi votre service des ressources humaines.

Pour en savoir plus sur la façon de travailler avec un EOR, consultez notre guide sur la page.

Gérez et payez des équipes internationales avec Remote

La gestion de la paie internationale peut s'avérer délicate.

Comprendre les principaux formulaires fiscaux américains, notamment le formulaire W-8 BEN, est essentiel pour les entreprises et les professionnels des RH basés aux États-Unis et ayant des employés ou des freelances à l'étranger.

Le fait de remplir correctement le formulaire W-8 BEN permet de garantir la conformité et la rémunération adéquate de vos collaborateurs internationaux.

Comprendre les formulaires fiscaux n'est qu'une partie de ce que vous devez savoir sur la conformité lorsque vous recrutez à l'échelle mondiale.

Que vous souhaitiez faire appel à un seul freelance ou développer une équipe internationale entière, Remote est là pour vous aider.

Contactez-nous dès aujourd'hui si vous avez des questions relatives à l'emploi international ou à la gestion des freelances.