Internationale payrollverwerking: leveranciers, types en aanbevolen werkwijzen

Het is belangrijk dat je payroll zonder problemen verloopt

Tegenwoordig kunnen bedrijven wereldwijd talent aantrekken. Het nauwkeurig en conform vergoeden van die medewerkers is echter aanzienlijk complexer.

Je moet op tijd uitbetalen en voldoen aan uiteenlopende lokale vereisten en fiscale regels. Zodra je personeel zich over meerdere landen verspreidt, verlies je snel het overzicht.

Daarom is het cruciaal de juiste oplossing te kiezen. Je global payroll-platform is meer dan een administratief hulpmiddel; je hebt een strategisch instrument nodig waarmee je internationaal efficiënt talent aantrekt en vergoedt, en dat je helpt compliant te blijven.

Wat je ontdekt

In deze gids helpen we je bij het selecteren van de juiste leverancier voor global payroll. Daarnaast behandelen we aanbevolen werkwijzen voor international payroll en beantwoorden we veelgestelde vragen van managers die de payroll coördineren.

Wat houdt international payroll processing precies in?

Hoe je werknemers wereldwijd betaalt

Global payroll

Payroll is een verzamelnaam voor alle processen rond de betaling van je medewerkers. Voorbeelden zijn:

• Loonberekening

• Beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden

• Inhouding van belastingen

• Overuren

• Administratieve verwerking

• Aangiften voor loonbelasting

• Naleving van alle relevante fiscale en arbeidsrechtelijke voorschriften

Betaal je medewerkers in het buitenland? Dan valt dat onder global payroll.

Voor bedrijven met een internationale scope, of voor organisaties die willen opschalen, worden die processen al snel complex, zeker op het vlak van compliance en belastingen.

Global payroll

Belangrijke aandachtspunten bij international payroll processing

Laten we enkele processen eens nader bekijken. Als je medewerkers in het buitenland wilt aannemen, moet je met het volgende rekening houden:

• De arbeidswetgeving verschilt per land (soms zelfs per regio). Je moet de lokale regelgeving kennen rond het minimumloon, betaald en onbetaald verlof, overuren en pauzes.

• Belastingwetgeving is eveneens locatiegebonden, met uiteenlopende tarieven, verplichtingen, rapportage-eisen en deadlines.

• Je moet lonen en vergoedingen snel en nauwkeurig berekenen. In sommige landen, zoals de Verenigde Staten, moet je bovendien onderscheid maken tussen medewerkers met een vast salaris en medewerkers die per uur betaald worden.

• De secundaire arbeidsvoorwaarden moeten worden berekend, verantwoord en voldoen aan de lokale voorschriften. In sommige landen zijn bepaalde secundaire arbeidsvoorwaarden verplicht en in andere niet. Denk aan medische verzekering en tandartsverzekering, levensverzekeringen, pensioenregelingen en betaald verlof.

• De betaalmethoden en betaalintervallen kunnen per locatie verschillen. Op sommige plekken moet minstens eenmaal per maand worden uitbetaald, terwijl bij andere locaties om de veertien dagen gebruikelijk is. Dit kan ook afhangen van factoren zoals de functie van de medewerker.

Voor een vlotte afhandeling van al die payrolltaken heb je tijd, personeel en lokale expertise nodig. Voor veel ondernemingen, en zeker voor kleinere bedrijven, is dat doorgaans geen realistische optie.

Daarom besteden steeds meer organisaties hun payroll uit. Uit een onderzoek in 2021 door EY bleek dat 64% van de bedrijven hiervoor kiest.

Maar hoe pak je dit als internationaal bedrijf aan? Hoe verloopt het proces en welke oplossing heb je nodig?

We sommen de drie kernservices op die global payroll-partners doorgaans aanbieden:

1

Global employment services

Als je geen eigen wettelijke entiteit hebt in het land van je medewerker, moet je die persoon inhuren en verlonen via een employer of record (EOR) — zoals Remote dat aanbiedt. EOR's treden op als de juridische werkgever, waardoor je snel, efficiënt en conform de regels in een land personeel kunt aannemen. Deze aanpak is ideaal voor bedrijven die snel willen opschalen en flexibel willen blijven. Met onze EOR-service verzorgt Remote de payroll, de administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden (inclusief aandelenincentives) en de dagelijkse HR-zaken, en zorgt Remote dat je volledig voldoet aan alle relevante regelgeving. Zo kun je je richten op het aantrekken van het juiste talent en op het runnen van je bedrijf.

2

Gelokaliseerde payroll services

Heb je wel een juridische entiteit in het land van je medewerker, dan kun je de payroll intern beheren of uitbesteden. Remote levert gelokaliseerde payrolldiensten via ons Global Payroll-platform. Deze optie is geschikter voor organisaties die al aanzienlijke investeringen hebben gedaan in een land en daar een substantieel lokaal team willen behouden. In dit model blijf jij de juridische werkgever, maar Remote (of de aanbieder die je kiest) verzorgt de payroll. Jij bent verantwoordelijk voor het naleven van de lokale wettelijke verplichtingen.

3

Beheer van zelfstandigen

Bij betalingen aan zelfstandigen gelden andere regels. Veel bedrijven betalen internationale medewerkers vaak standaard als zelfstandige omdat dat eenvoudiger lijkt. Doe je dat, dan moet je opletten om verkeerde classificatie te vermijden. Dat ontstaat wanneer een zelfstandige feitelijk als bediende wordt behandeld zonder de bijbehorende voordelen of bescherming. Als er sprake blijkt te zijn van verkeerde classificatie, kun je juridische stappen verwachten, met forse boetes en reputatieschade tot gevolg. Omdat landen uiteenlopende richtlijnen hanteren over wie als werknemer geldt, is je global payroll-oplossing de eerste verdedigingslinie. Remote helpt je verkeerd classificeren te voorkomen, maakt het eenvoudig zelfstandigen om te zetten naar medewerkers en stelt je in staat echte zelfstandigen efficiënt te beheren.

Partnerafhankelijk of eigen entiteit?

In grote lijnen zijn er twee typen global payroll‑leveranciers: leveranciers die afhankelijk zijn van partners en leveranciers met eigen juridische entiteiten, zoals Remote.

Beide typen bieden de drie eerder genoemde diensten (global HR, lokale payroll en beheer van zelfstandigen) en kunnen je payroll in meerdere landen voor je verzorgen.

Wat is nu de beste optie?

Partnerafhankelijke payroll‑leveranciers

Partnerafhankelijke leveranciers besteden hun diensten uit aan lokale derden in de landen waar ze actief zijn.

Deze werkwijze heeft diverse nadelen, zoals:

• Hogere kosten

• Verborgen kosten

• Langere doorlooptijden

• Inschakeling van onbekende derden

• Slechte ervaring voor medewerkers

• Beperkte bescherming van intellectuele eigendom

Op korte termijn kan samenwerken met een partnerafhankelijke leverancier logisch lijken. Wie wil doorgroeien, doet er echter verstandig aan deze optie te vermijden.

Gids downloaden

Leveranciers met eigen entiteiten

Leveranciers met eigen entiteiten nemen payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden, HR en compliance zelf voor hun rekening. Zij hebben eigen juridische entiteiten in de landen waar zij actief zijn, waardoor uitbesteding niet nodig is.

Remote is een voorbeeld van een leverancier met eigen entiteiten. We bieden werkgevers en medewerkers een positieve ervaring zonder verborgen kosten. Je kunt rekenen op robuuste beveiliging en effectieve IP-bescherming.

International payroll processing: aanbevolen werkwijzen

Wat houdt international payroll precies in?

International payroll is een verzamelterm voor het onboarden, beheren en vergoeden van medewerkers en zelfstandigen wereldwijd. Afhankelijk van de context kan het zowel gaan om betalingen aan zelfstandigen als om het complexe proces van het inschakelen van een externe employer of record om personeel in een ander land in dienst te nemen.

Aanbieders van international payroll-oplossingen leveren doorgaans drie kernservices:

Global HR-diensten

Heb je geen entiteit in het land waar je medewerkers wonen, dan heb je global HR-diensten van een partner zoals Remote nodig. Global payroll-providers kunnen je medewerkers namens jou in dienst nemen via een constructie die 'employer of record' of EOR heet. Zo blijven je medewerkers juridisch gezien bij jou in dienst, terwijl de provider op papier als werkgever optreedt, zodat je in dat land legaal personeel kunt aannemen. Remote bezit eigen juridische entiteiten in elk land waar we onze EOR-diensten aanbieden. We fungeren als je lokale partner en leveren global HR-diensten zoals payrollbeheer, administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden, bescherming van intellectuele eigendom en beheer van aandelenopties voor medewerkers.

Gelokaliseerde payroll services

International payroll-providers kunnen ook de lokale payroll beheren in landen waar je al een juridische entiteit hebt. Dit is geschikt voor organisaties die al veel geïnvesteerd hebben in een land en daar een uitgebreid team willen behouden. In dat situatie neemt de leverancier de lokale payroll en secundaire arbeidsvoorwaarden voor zijn rekening, maar niet het formele dienstverband; je blijft zelf verantwoordelijk voor wettelijke verplichtingen en voor de bescherming van intellectuele eigendom ter plaatse.

Betalingsdiensten voor zelfstandigen

Als je met iemand in het buitenland wil samenwerken die niet als werknemer in dienst wil treden, kun je via een international payroll-provider zelfstandigen in andere landen uitbetalen. Dat is vaak geschikt voor korte projecten of opdrachten voor professionals die zelfstandig willen blijven. Bedrijven moeten echter voorzichtig zijn om boetes en sancties te vermijden of om niet onbedoeld intellectuele eigendom te verliezen, afhankelijk van de wetgeving in het land van de zelfstandige. Aangezien landen verschillende criteria hanteren om te bepalen wie als werknemer geldt, is je global payroll-oplossing de eerste bescherming tegen verkeerde classificatie van zelfstandigen. Veel organisaties betalen internationale teamleden standaard als zelfstandigen omdat dat eenvoudiger lijkt, maar daarmee lopen ze het risico op procedures als de zelfstandige stelt dat er sprake is van een dienstverband. Afhankelijk van het land kun je verschillende combinaties toepassen: in het ene land kun je medewerkers via een global HR-provider in dienst nemen, in een ander land de lokale payrollservices van die leverancier gebruiken als je er een entiteit hebt, en dezelfde leverancier inzetten om zelfstandigen wereldwijd uit te betalen. Samen met je global payroll-partner bepaal je welke mix in jouw situatie het meest geschikt is.

Typen international payroll providers

Er zijn grofweg twee soorten global payroll-providers: partnerafhankelijke leveranciers en leveranciers met eigen entiteiten, zoals Remote. Beide typen kunnen de payroll regelen voor bedrijven wereldwijd en leveren doorgaans de drie diensten die hierboven zijn besproken. Slechts enkele providers bezitten hun lokale entiteit, terwijl anderen in het land een beroep doen op derden om de diensten namens hen te leveren.

Partnerafhankelijke aanbieders van global HR-oplossingen

Deze leveranciers besteden hun diensten uit aan derden binnen de landen waar ze actief zijn. Dat lijkt op korte termijn een praktische oplossing, maar heeft vaak beperkingen. Je intellectueel eigendom wordt niet optimaal beschermd en medewerkers kunnen een mindere ervaring hebben met partnerafhankelijke leveranciers — om nog te zwijgen van de hogere kosten. Probeer deze optie dus te vermijden.

Leveranciers van global HR-oplossingen met eigen juridische entiteiten

Leveranciers van global HR-oplossingen met eigen juridische entiteiten bieden werkgevers die internationaal rekruteren diensten op het gebied van payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden, naleving en belastingen. In tegenstelling tot partnerafhankelijke leveranciers beschikken ze over eigen juridische entiteiten in de landen waar ze actief zijn, waardoor uitbesteding niet nodig is. Dit model biedt betere bescherming van intellectuele eigendom en uitvindingsrechten en zorgt doorgaans voor een prettigere ervaring voor medewerkers.