Het Global HR-platform voor kleine ondernemingen

Met payrollsoftware voor kleine ondernemingen kunnen organisaties zonder de middelen van grote multinationals payroll uitvoeren voor medewerkers op meerdere locaties. Veel ondernemingen opereren nog volledig lokaal, maar door de toename van remote werken kunnen zowel kleinere als grotere organisaties nu teamleden inzetten op verschillende plaatsen, ook in het buitenland. Payrollsoftware moet aansluiten bij de noden van de organisatie, of het nu gaat om een kleine onderneming met slechts een paar teamleden of een bedrijf met een volledig verspreid team buiten de landsgrenzen.

Payrollsoftware voor een kleine onderneming kan zich beperken tot de basis, zoals tijdige en correcte betalingen aan teamleden. Voor internationale teams zorgt payrollsoftware er ook voor dat medewerkers in de juiste valuta betaald worden en, indien nodig, via goedgekeurde banken. Robuustere payrollplatforms, zoals Remote, bieden bovendien aanvullende diensten zoals beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden en aandelenoptieplannen voor bedienden die voldoen aan de lokale regelgeving.

In de meeste gevallen lukt het kleine ondernemingen niet om intern payroll te verzorgen voor een internationaal team. Kleine ondernemingen hebben doorgaans drie opties om teamleden in andere landen op wettelijke wijze te vergoeden. Ze kunnen in elk land waar ze bedienden hebben een entiteit oprichten, met een employer of record werken of medewerkers als zelfstandigen inhuren.

Sommige organisaties kiezen ervoor om iedereen als zelfstandige in te huren, maar dat kan tot ingewikkelde nalevingsproblemen leiden. Een internationale zelfstandige verkeerd classificeren is een serieus risico en kan kleine ondernemingen duizenden dollars kosten, om nog maar te zwijgen van de tijd die je mogelijk in buitenlandse gerechtshoven moet doorbrengen. Het kan een verstandige keuze zijn om internationale zelfstandigen aan te nemen, mits het om legitieme zelfstandigen gaat en je gebruikmaakt van een internationaal contractor managementplatform.

Soms richten kleine ondernemingen één of twee entiteiten op in landen waar ze veel bedienden hebben en een sterke marktpositie bezitten. Weinig kleine ondernemingen richten overal waar ze personeel aannemen eigen entiteiten op; dat is duur en kan maanden kosten.

Een employer of record is voor kleine ondernemingen vaak de snelste en eenvoudigste manier om payroll te verzorgen voor wereldwijde teams. Met een EOR kan een kleine onderneming op wettige wijze bedienden aannemen in andere landen. Met een Global HR-platform zoals Remote regel je wereldwijde payroll en belastingen, zorg je dat je secundaire arbeidsvoorwaarden voldoen aan lokale arbeidsverplichtingen en voldoe je aan alle nalevingsvereisten.

Kleine ondernemingen besteden HR-diensten uit omdat dat vaak kostenefficiënter is dan alle HR-functies intern te houden. De middelen die nodig zijn voor payroll, beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden, belastinginhoudingen, het uitvoeren van verplichte payrollinhoudingen, het regelen van aandelenplannen en het bijblijven met veranderende wetgeving, zijn voor een kleine onderneming doorgaans te veel om zelf te beheren. Daarom schakelen de meeste organisaties gespecialiseerde leveranciers in.

Voor kleine ondernemingen die internationale bedienden aannemen, nemen de HR-uitdagingen alleen maar toe. Remote's gids over internationale payrollverwerking beschrijft enkele van de uitdagingen waar kleine ondernemingen mee te maken krijgen en bevat praktische tips om hiermee om te gaan.

Door payroll uit te besteden kunnen kleine ondernemingen kosten besparen zonder in te boeten aan een goede medewerkerservaring. Zelfs bij grotere organisaties ontstaan er met internettools vaak problemen rond payroll en beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden.

In kleine ondernemingen heeft elke bediende een belangrijke rol in het succes van de organisatie, waardoor het verkeerd beheren van payroll snel kan leiden tot problemen in de werkrelatie tussen bediende en werkgever.

Door payroll uit te besteden besparen kleine ondernemingen tijd op administratieve taken en nemen fouten in payroll sterk af of verdwijnen helemaal. Bedienden verwachten dat payroll tijdig, accuraat en consistent wordt uitgevoerd als basisvoorwaarde van de werkrelatie.

Voor een kleine onderneming met beperkte middelen is het moeilijk om intern een volledig foutloze payrollstandaard te bereiken. Met een uitbestede payrolloplossing kunnen zelfs de kleinste organisaties profiteren van de meest betrouwbare payrolldiensten.

Start-ups hebben vaak andere verwachtingen en uitdagingen dan kleine ondernemingen. Groei kan bij start-ups plotseling en onvoorspelbaar verlopen, met snelle wendingen en veranderingen. Kleine ondernemingen kunnen ook groeien, maar die veranderingen zijn doorgaans minder chaotisch wanneer het bedrijf al gevestigd is.

De gekozen payrollservices voor zowel start-ups als kleine ondernemingen moeten betrouwbaar en flexibel zijn. Kleine ondernemingen genieten zelden dezelfde steun van investeerders als start-ups, waardoor hun kosten doorgaans uit de verkoop van producten en diensten moeten worden gedekt. Daardoor moeten ze extra alert zijn op payrollleveranciers met verborgen kosten en onverwachte extra's.

Kleine ondernemingen moeten bij het aangaan van een nieuwe relatie met een payrollleverancier de juiste vragen over payroll stellen.

De kosten van payrollservices voor kleine ondernemingen hangen af van waar je bedienden wonen, wat de totale payrollkosten zijn en welke secundaire arbeidsvoorwaarden je wilt aanbieden. Over het algemeen hoeven kleine ondernemingen echter geen hoge bedragen te betalen voor eenvoudige payrollservices, zeker bij lokale teams.

Kleine ondernemingen met remote teams in meerdere landen betalen meer voor payroll, maar die hogere kosten dekken ook zaken zoals administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden, buitenlandse belastinginhouding en naleving van lokale arbeidsregelgeving.

Als je kiest tussen de juiste kandidaat voor een vacature en verder zoeken naar een lokale bediende, kan het onboarden van iemand in een ander land op de lange termijn aanzienlijke kostenbesparingen opleveren. Bekijk de tarievenpagina van Remote voor meer informatie over payrollkosten voor kleine ondernemingen in meerdere landen.

Employers of record (EOR's) waren lange tijd diensten voor grote, kapitaalkrachtige organisaties, maar dat is veranderd. Door de opkomst van remote werken zijn EOR-tarieven gedaald, waardoor ook kleine ondernemingen toegang krijgen tot internationaal talent zonder torenhoge kosten of het afdragen van grote salarispercentages.

Een kleine onderneming die een EOR overweegt om internationaal talent te onboarden, kan de volgende vragen hebben over een potentiële EOR-dienstverlener:

• Heeft deze EOR eigen entiteiten in elk land, of besteedt deze EOR zijn diensten in sommige landen uit aan derden?

• Welke bescherming biedt de EOR voor intellectueel eigendom en uitvindingsrechten?

• Hoe gaat de EOR om met de beveiliging van gevoelige persoonlijke gegevens van je bedienden?

• Kan deze EOR een aandelenplan voor bedienden beheren, inclusief de bijbehorende belastinginhoudingen?

• Heb je meerdere platforms nodig voor zelfstandigen en bedienden?

• Zijn er verborgen kosten die per land kunnen verschillen?

• Heeft de EOR speciale kortingen voor start-ups of sociale ondernemingen?