Beauftragung arbeitnehmerähnlicher Selbständiger im Ausland: Expertenleitfaden

Selbständige Auftragnehmer:innen im Ausland sind eine einfache und effektive Möglichkeit, das Wachstum deines Unternehmens voranzutreiben. Sie sind nicht nur eine schnelle, kostengünstige und produktive Ressource, du findest unter ihnen auch die besten Fachkräfte der Welt. Dafür benötigst du jedoch einen soliden Onboardingprozess – insbesondere wenn du Auftragnehmer:innen in mehreren Ländern beschäftigen möchtest. Mit einer Plattform für die Verwaltung von Auftragnehmer:innen hast du die richtigen Mittel dafür an der Hand.

Schließlich unterscheidet sich das Arbeitsrecht von Land zu Land mitunter deutlich. So gibt es beispielsweise Unterschiede im Arbeitsrecht und der Besteuerung. Wer selbständige Auftragnehmer:innen im Ausland beschäftigt, sollte deshalb von Anfang an darauf achten, alle geltenden Gesetze einzuhalten. Ansonsten sind Behördenärger und schlaflose Nächte vorprogrammiert. Rechtskonformität muss jedoch nicht unbedingt schwierig sein, sollte aber ernst genommen werden.

Hier erfährst du alles, was du zum Onboarding, Bezahlen und Verwalten von Top-Talenten überall auf der Welt benötigst. Dieser Expertenleitfaden soll Unternehmen und Personalverantwortlichen als Orientierung zum Schutz ihrer Teams und ihres Geschäfts dienen. Denn wenn du dich darauf verlassen kannst, dass du nach internationalen Einstellungsstandards arbeitest und alle anwendbaren Gesetze einhältst, kannst du dich auf die Skalierung und das Wachstum deines Betriebs konzentrieren.

Los geht's.

Was sind internationale Auftragnehmer:innen?

Internationale (oder ausländische) Auftragnehmer:innen sind Personen, deren Tätigkeit den Gesetzen eines anderen Landes unterliegt. Sie sind selbständig, arbeiten für verschiedene Kunden und unterstehen nicht der Kontrolle durch dein Unternehmen.

Bei US-amerikanischen Unternehmen unterscheidet die US-Steuerbehörde IRS zwischen in- und ausländischen Auftragnehmer:innen. Das solltest du beachten:

• Für US-Staatsbürger:innen ist das gesamte weltweite Einkommen steuerpflichtig. Deshalb gelten sie in den Augen der IRS nicht als ausländische Auftragnehmer:innen.

• Es ist irrelevant, wo die jeweilige Person geboren wurde und ob sie noch eine weitere Staatsangehörigkeit hat.

• Wo eine Leistung erbracht wird, definiert ob jemand als in- oder ausländische:r Auftragnehmer:in gilt.

• Wenn du also eine Person in den USA bezahlst, ist sie dort steuerpflichtig, selbst wenn sie in einem anderen Land lebt und arbeitet.

• Nicht allen Auftragnehmer:innen ist ihr eigener arbeitsrechtlicher Status bewusst, weshalb es immer wieder zu Missverständnissen kommt.

Hier findest du eine kleine Übersicht darüber, ob ein:e Auftragnehmer:in in den Augen der IRS als in- oder ausländisch angesehen wird.

Selbstständige Auftragnehmer:innen in den USA:

• Personen mit US-Staatsangehörigkeit oder dauerhaftem Wohnsitz in den USA, die die Green-Card-Anforderungen erfüllen

• und den Großteil ihrer Leistungen in den USA erbringen (gemäß dem „Substantial Presence Test“). Die Berechnungsgrundlage ist etwas kompliziert. Im Wesentlichen gilt aber, dass Auftragnehmer:innen im laufenden Kalenderjahr 31 Tage und in dem Dreijahreszeitraum, der das laufende und die beiden vorangegangenen Jahre umfasst, insgesamt 183 Tage gearbeitet haben müssen.

Selbständige Auftragnehmer:innen außerhalb der USA:

• Personen ohne US-Staatsangehörigkeit oder Wohnsitz in den USA

• Erfüllen nicht die Anforderungen der Green Card bzw. den „Substantial Presence Test“

• Sind im Ausland steuerpflichtig

Zuletzt musst du noch beachten, dass andere Ländern, in denen deine Auftragnehmer:innen ansässig sind, ihre Geschäftsbeziehung zu dir womöglich anders als die IRS einstufen. In einigen Ländern ist das ganz einfach. So wird der Beschäftigungsstatus etwa durch die Dauer der Beauftragung oder das Ausschließlichkeitsprinzip ermittelt.

In anderen Ländern gehen Auftragnehmer:innen automatisch und ohne ausdrückliche Erklärung in ein Anstellungsverhältnis über, sobald sich der Status im Laufe der Geschäftsbeziehung ändert.

Hier findest du weitere Informationen: Damit du dich mit dem Arbeitsrecht in über 170 Ländern vertraut machen kannst, haben wir den Country Explorer entwickelt.

Welche Vorteile bietet die Arbeit mit Auftragnehmer:innen im Ausland?

Die Zusammenarbeit mit ausländischen Auftragnehmer:innen bringt erhebliche Vorteile mit sich – insbesondere wenn das Fachkräfteangebot in deinem Land knapp ist oder du ganz spezielle Kompetenzen benötigst. Corona hat vor diesem Hintergrund dazu beigetragen, dass viele Menschen die Vorzüge von Homeoffice, Remote-Arbeit und entsprechenden Technologien schätzen gelernt haben. Diese Entwicklung unterstreicht die Vorteile der Globalisierung für wachsende Unternehmen und erleichtert die Entscheidung für internationale Auftragnehmer:innen zusätzlich.

Hier einige der größten Vorteile, die die Zusammenarbeit mit internationalen Auftragnehmer:innen bietet.

Flexibilität

Du kannst deine Projekte genau so gestalten, wie du willst. Du kannst einzelne Aufgaben auslagern, ein Projektteam aus ganz unterschiedlichen Fachkräften zusammenstellen oder dein vorhandenes Team mit ausländischen Auftragnehmer:innen verstärken. Die Möglichkeiten sind schier endlos.

So kannst du beispielsweise mit Auftragnehmer:innen im Ausland zusammenarbeiten, die dich in Bereichen beraten, in denen dir selbst die Kompetenz fehlt. Findest du eine Fachkraft im Ausland, die nicht für die Konkurrenz tätig ist, erhältst du Zugriff auf wertvolle Insiderkenntnisse von Branchenveteran:innen – ohne den Druck, die Kosten und den Zeitaufwand, die mit einer Vollzeitbeschäftigung einhergehen.

Vielfalt

Gleiches Wissen und in Stein gemeißelte Best Practices sind Todfeinde für den Aufbau eines innovative Unternehmens. Wenn du mit Auftragnehmer:innen im Ausland zusammenarbeitest, bekommst du neue Perspektiven und Impulse, die Innovationen begünstigen. Und das wiederum kann einen echten Wettbewerbsvorteil bedeuten. Die Menschen in deinem Unternehmen bilden die Grundlage deines Geschäftserfolgs. Wenn du Menschen mit unterschiedlichem kulturellen Hintergrund für dich arbeiten lässt, hast du vor allem dann einen Vorteil, wenn du auf internationalen Märkten Erfolg haben willst.

Größeres Personalangebot

Bildung und Karriere haben überall einen anderen Stellenwert. Kompetenzen, die beispielsweise in den USA kaum jemand besitzt, sind andernorts vielleicht im Überfluss vorhanden. Die USA belegen stets einen Spitzenplatz im Global Innovation Index, doch gibt es viele Länder, die in anderen Bereichen führend sind. So kann es sein, dass du bei der Personalsuche im Ausland auf ein reichhaltiges Angebot an Nischenkompetenzen stößt.

Wenn du deine Konkurrenz auf Abstand halten möchtest, kannst du mit dem Global Innovation Index Länder anhand von Indikatoren wie Technologie, Kreativität und Spezialisierungsgrad miteinander vergleichen. So erkennst du möglicherweise verborgene Talente und stößt auf Länder, in denen du mit großer Wahrscheinlichkeit genau das findest, was dein Unternehmen braucht.

Zeitversetztes Arbeiten rund um die Uhr

Wie wäre es, wenn du dich abends darauf verlassen könntest, dass deine Projekte sogar im Schlaf weiterlaufen? Die Arbeit über mehrere Zeitzonen hinweg ist ein weiteres Argument für ausländische Auftragnehmer:innen.

Du kannst in Bereichen wie Qualitätssicherung oder Qualitätskontrolle von mehr Effizienz profitieren, wenn deine Teams über den Globus verteilt sind. Es kann so einfach sein: Du programmierst den lieben langen Tag an deiner Software, gibst sie dann zur Qualitätssicherung weiter und hast sie schon am nächsten Morgen fertig auf deinem Schreibtisch.

Zeitversetztes (asynchrones) Arbeiten erhöht also die Produktivität, optimiert deine Abläufe und nutzt die 24 Stunden am Tag komplett aus, ohne dass deine Belegschaft gleich einen Burnout bekommt entwickelt.

Kundenbetreuung rund um die Uhr

So schön das asynchrone Arbeiten für dein Unternehmen auch sein mag – deine Kundschaft profitiert sogar noch mehr davon. Denn wenn du eine Kundenbetreuung rund um die Uhr anbietest, können alle Probleme sofort angegangen werden. So kannst du dich beruhigt auf deine Strategie konzentrieren in dem Wissen, dass der Support die ganze Zeit weiterläuft.

Mit lokaler Kompetenz neue Märkte erobern

Wenn du ins Ausland expandierst, sind Auftragnehmer:innen vor Ort ein unschätzbares Asset. Sie können für dich an Meetings teilnehmen, dich auf örtliche Gepflogenheiten hinweisen und deine Werbung lokalisieren. Zudem können Sie dir Tipps geben, wie du dein Vorhaben am besten koordinierst. Vermutlich haben sie auch ein Netzwerk aus Expert:innen, denen sie dein Unternehmen als Auftraggeber empfehlen können.

Hier findest du weitere Informationen: Alles rund um das Thema Remote-Auftragnehmer:innen im Ausland findest du in unserem Expertenleitfaden zur Zusammenarbeit mit ausländischen Remote-Auftragnehmer:innen entwickelt.

Wie stelle ich die Rechtskonformität bei der Zusammenarbeit mit internationalen Auftragnehmer:innen sicher?

Das Thema Compliance bzw. Rechtskonformität erfordert besondere Aufmerksamkeit bei der Arbeit mit Auftragnehmer:innen im Ausland. Unterschiedliche arbeitsrechtliche Bestimmungen machen die Dinge kompliziert und erhöhen das Risiko von Gesetzesverstößen mit entsprechend gravierenden Folgen für dein Unternehmen.

Selbst wenn du dich gut auskennst – die Gesetzeslage ändert sich kontinuierlich. Das Arbeitsrecht wird überall permanent reformiert. So kann es zum Beispiel passieren, dass Auftragnehmer:innen Monate nach der ursprünglichen Klassifizierung unbemerkt zu Angestellten werden. Und du wirst nicht einmal unbedingt benachrichtigt, wenn das passiert. Auch die Auftragnehmer:innen selbst kennen nicht immer jede Einzelbestimmung des Arbeitsrechts, wenn sie nicht gerade auf Personalangelegenheiten spezialisiert sind.

Beuge Falschklassifizierungen vor

Gehe besonders sorgfältig bei der arbeitsrechtliche Einstufung von festangestellten Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen vor. Denn bei der Falschklassifizierung von selbstständigen Auftragnehmer:innen drohen gravierende Konsequenzen, selbst wenn es sich wirklich um ein Versehen handelt. Du riskierst Strafen und Geldbußen, den Verlust von geistigem Eigentum (dessen Schutz bei der Arbeit mit Remote-Fachkräften ebenfalls nicht zu vernachlässigen ist) und sogar den Entzug deiner Betriebserlaubnis.

Wenn du noch keine Expert:innen für Personalwesen in deinen Zielländern hast, ist Hilfe zum Glück nicht weit. Remote unterstützt dich bei der Beauftragung ausländischer Auftragnehmer:innen kostengünstig mit einem gleichermaßen simplen wie effektiven Angebot.

Wie wirken sich die Unterschiede im Arbeitsrecht verschiedener Länder auf die Zusammenarbeit mit Auftragnehmer:innen aus?

Unternehmen möchten die Vorzüge der Globalisierung für sich nutzen. Dennoch gibt es bislang keine übergeordnete Stelle oder Behörde, die für internationale Arbeiter:innen zuständig ist. Deshalb ist es an den Unternehmen selbst, sich mit den lokalen Gepflogenheiten auf dem Einstellungsmarkt in ihren Zielländern vertraut zu machen. Das solltest du beachten, wenn du Verträge mit ausländischen Auftragnehmer:innen schließt:

• Nationales und regionales Arbeitsrecht – In einigen Ländern wie Kanada gibt es regionale Unterschiede im Arbeitsrecht. Und auch die Zuständigkeiten sind mitunter zwischen einzelnen Regionen und dem Bund aufgeteilt.

• Arbeitnehmerschutz – Jedes Land hat andere Schwerpunkte für dein Schutz von Arbeitnehmer:innen. Besonderes Augenmerk solltest du bei internationalen Verträgen aber auf Alter, Religion, sexuelle Orientierung, Geschlecht und ethnische Zugehörigkeit legen.

• Gesetzliche Feiertage – In jedem Land gibt es andere gesetzliche Feiertage. Du musst dieses Thema daher in deinen Verträgen regeln.

• Urlaub – Die meisten Auftragnehmer:innen haben keinen Anspruch auf bezahlten Urlaub. Trotzdem solltest du das Thema vertraglich regeln.

• Mindestlohn – In manchen Ländern gibt es einen einheitlichen Mindestlohn, während er in anderen von Region zu Region unterschiedlich ist.

• Überstunden – Überstunden wirst du vermutlich nicht bezahlen. Du solltest aber festlegen, wie viele Stunden pro Tag maximal abgeleistet werden dürfen, damit sich deine Auftragnehmer:innen nicht überarbeiten.

• Freiwillige Zusatzleistungen – In einigen Ländern ist es verboten, Auftragnehmer:innen Zusatzleistungen zu gewähren. In anderen wird dies wiederum erwartet.

• Steuern – Steuern auf Arbeit, gesetzliche Abgaben, Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge sind in jedem Land anders gestaltet.

• Währung – Du musst festlegen, wie, wo und in welcher Währung du deine ausländischen Auftragnehmer:innen bezahlst. Denn das wirkt sich auch auf deren arbeitsrechtliche Einstufung aus. Überweist du Honorare beispielsweise in US-Dollar auf ein amerikanisches Bankkonto, wird das in den USA nicht mehr als internationales Auftragsverhältnis betrachtet.

• Freistellungen – Urlaubsregelungen finden sich in Verträgen mit selbständigen Auftragnehmer:innen meist nicht. Trotzdem musst du die jeweiligen nationalen Vorschriften etwa zu Krankheitstagen, Familientagen und Elternzeit oder der Abwesenheit aufgrund von Gerichtsterminen oder Trauerfällen berücksichtigen.

• Lieferziele – Wie genau du die Lieferziele festlegst, wirkt sich ebenfalls auf die arbeitsrechtliche Einstufung aus.

• Vertragsdauer – Unbefristete Verträge sind möglicherweise verboten. In einigen Ländern wird ein Vertrag nach einer bestimmten Frist automatisch zu einem Arbeitsvertrag.

• Verfügbarkeit – In einigen Ländern ist es untersagt, Auftragnehmer:innen bestimmte Arbeitszeiten vorzugeben.

• Schlichtung – Falls du mit dem Vertrag oder Arbeitsergebnissen nicht zufrieden sein solltest, brauchst du eine rechtskonforme Möglichkeit, aus dem Vertrag auszusteigen.

• Schutz geistigen Eigentums – Dein geistiges Eigentum, deine Erfindungen und Ideen sind nicht unbedingt geschützt, wenn du Arbeiten von ausländischen Auftragnehmer:innen ausführen lässt. Deshalb solltest du unbedingt Schutzmaßnahmen für dein geistiges Eigentum haben entwickelt.

An das Zielland angepasste Verträge sind äußerst wichtig, wenn du Teammitglieder im Ausland hast, denn was in deinem eigenen Land geht, ist woanders möglicherweise illegal. Strafen für Rechtsverstöße unterscheiden sich von Land zu Land mitunter deutlich. All das erschwert die korrekte Einstufung deiner Auftragnehmer:innen.

Und Scheinselbstständigkeit kann hohe Strafen für dich und deine Auftragnehmer:innen bedeuten. Aber auch hier gilt, dass es in jedem Land andere Regelungen gibt. Hier einige Beispiele von Ländern, in denen die Beschäftigung ausländischer Auftragnehmer:innen besonders beliebt ist.

Australien unterscheidet zwischen selbständigen Auftragnehmer:innen und Vollzeitbeschäftigten. Werden Auftragnehmer:innen falsch eingestuft, können gegen das verantwortliche Unternehmen Strafen und Bußgelder verhängt werden.

1. Die Auftragnehmer:innen haben dann Anspruch auf Nachzahlungen ab Vertragsbeginn einschließlich Zinsen. Bei deren Berechnung werden bezahlter Urlaub, Grundgehalt, Überstunden, gesetzliche Feiertage und Rentenbeiträge berücksichtigt.

2. Auftraggeber müssen mit Bußgeldern von bis zu 54.000 Dollar je Verstoß rechnen.

3. Hinzu kommen mögliche Strafen für fehlende Beiträge zur betrieblichen Unfallversicherung und die entsprechenden Nachzahlungen.

4. Großunternehmen, die monatlich mindestens 750.000 US-Dollar an Gehaltszahlungen leisten, müssen zudem Strafsteuern auf die unterbliebenen Lohnsteuerzahlungen leisten.

5. Außerdem können empfindliche Bußgelder einschließlich Zinsen für nicht abgeführte Beiträge in die Rentenkasse und Verstöße gegen Lohneinbehalte und Meldepflichten von der australischen Steuerbehörde verhängt werden.

Im Vereinigten Königreich wird ebenfalls zwischen Auftragnehmer:innen und Vollzeitangestellten unterschieden. Auch hier gibt es also das Risiko der Scheinselbstständigkeit.

1. Unternehmen drohen hier arbeitsgerichtliche Untersuchungen und die damit verbundenen Verfahrenskosten.

2. Falsch klassifizierte selbstständige Auftragnehmer:innen haben dieselben Ansprüche wie festangestellte Mitarbeiter:innen und können diese rückwirkend ab Vertragsbeginn geltend machen. Dazu gehören mindestens 5,6 Wochen bezahlten Urlaub, bezahlte gesetzliche Feiertage und Rentenbeiträge.

3. Zudem müssen alle gezahlten Honorare in steuerlicher Hinsicht neu eingestuft werden und unterliegen der Einkommensteuer.

4. Die Beiträge in die gesetzlichen Versicherungen müssen von beiden Seiten geleistet werden.

Südafrika verhängt ebenfalls hohe Bußgelder bei Scheinselbständigkeit.

1. Hier müssen Unternehmen womöglich auch für geleistete Überstunden aufkommen.

2. Das Strafmaß beläuft sich auf 300-1500 Rand je Person.

3. Zudem müssen Arbeitgeber für unbezahlte Urlaubstage aufkommen.

4. Die Steuerbehörde in Südafrika erwartet von Unternehmen ferner die Nachzahlung von Einkommensteuern samt Bußgeldern, die die Arbeitskraft hätte zahlen müssen. Die Unternehmen können dann zwar versuchen, diese Beträge von ihren Mitarbeiter:innen zurückzufordern. Das ist aber nicht unbedingt von Erfolg gekrönt.

5. Mitarbeiter:innen haben noch weitere Konsequenzen zu befürchten, wenn sie nämlich die gewährten Steuernachlässe für Selbständige zurückzahlen müssen.

6. Der Arbeitgeber wiederum ist verpflichtet, die diversen Sozialversicherungsbeiträge nachzuzahlen.

7. Ausländische Unternehmen müssen sich zudem als solche registrieren lassen.

Hier findest du weitere Informationen: In unserem Country Explorer findest du nähere Informationen zum Arbeitsrecht in den Ländern deiner internationalen Auftragnehmer:innen.

Hiring contractors provides multiple benefits — the flexibility to hire beyond borders, customize employment terms without long-term commitments, and leverage cost savings to strategically drive diverse product innovation.

— Meghan Watchorn, Head of Growth at VanHack, Tech talent recruitment specialist

Wie arbeite ich rechtssicher mit internationalen Auftragnehmer:innen zusammen?

Das Thema Compliance bzw. Rechtskonformität erfordert besondere Aufmerksamkeit bei der Arbeit mit Auftragnehmer:innen im Ausland. Unterschiedliche arbeitsrechtliche Bestimmungen machen die Dinge kompliziert und erhöhen das Risiko von Gesetzesverstößen mit entsprechend gravierenden Folgen für dein Unternehmen.

Selbst wenn du dich gut auskennst – die Gesetzeslage ändert sich kontinuierlich. Das Arbeitsrecht wird überall permanent reformiert. So kann es zum Beispiel passieren, dass Auftragnehmer:innen Monate nach der ursprünglichen Klassifizierung unbemerkt zu Angestellten werden. Und du wirst nicht einmal unbedingt benachrichtigt, wenn das passiert. Auch die Auftragnehmer:innen selbst kennen nicht immer jede Einzelbestimmung des Arbeitsrechts, wenn sie nicht gerade auf Personalangelegenheiten spezialisiert sind.

Beuge Scheinselbstständigkeit vor

Unternehmen müssen bei der Klassifizierung von festangestellten Mitarbeiter:innen und selbstständigen Auftragnehmer:innen sehr sorgfältig vorgehen. Bei Scheinselbstständigkeit drohen gravierende Konsequenzen, selbst wenn es sich um ein Versehen handelt. Du riskierst Strafen und Geldbußen, den Verlust von geistigem Eigentum (verliere seinen Schutz nicht aus den Augen, wenn du ein Remote-Team hast) und sogar den Entzug deiner Betriebserlaubnis.

Wenn du noch keine Expert:innen für Personalwesen in deinen Zielländern hast, ist Hilfe zum Glück nicht weit. Remote unterstützt dich bei der Beauftragung ausländischer Auftragnehmer:innen kostengünstig mit einem gleichermaßen simplen wie effektiven Angebot.

Wie wirken sich die unterschiedlichen Arbeitsrechte verschiedener Länder auf die Zusammenarbeit mit Auftragnehmer:innen aus?

Es gibt zwar schon unzählige Unternehmen, die global agieren, aber immer noch keine zentrale Stelle oder Behörde für die internationale Beschäftigung. Deshalb ist es an den Unternehmen selbst, sich mit den lokalen Gepflogenheiten auf den Einstellungsmärkten vertraut zu machen. Das solltest du beachten, wenn du Verträge mit ausländischen Auftragnehmer:innen abschließt:

• Nationales und regionales Arbeitsrecht: In manchen Ländern gibt es regionale Unterschiede beim Arbeitsrecht, beispielsweise in Kanada, wo die Zuständigkeit bei den Provinzen liegt. In anderen sind die Kompetenzen zwischen einzelnen Regionen und dem Bund aufgeteilt.

• Schutz von Arbeitnehmer:innen: Jedes Land setzt beim Schutz von Beschäftigten andere Maßstäbe an. Besonderes Augenmerk solltest du auf Alter, Religion, sexuelle Orientierung, Geschlecht und ethnische Zugehörigkeit legen.

• Gesetzliche Feiertage: In jedem Land gibt es andere gesetzliche Feiertage. Du musst dieses Thema daher in deinen Verträgen regeln.

• Bezahlter Urlaub: Die meisten Auftragnehmer:innen haben keinen Anspruch auf bezahlten Urlaub. Trotzdem solltest du das Thema vertraglich regeln.

• Mindestlohn: In manchen Ländern gibt es einen einheitlichen Mindestlohn, während er in anderen von Region zu Region unterschiedlich ist.

• Überstunden: Überstunden wirst du vermutlich nicht bezahlen. Du solltest aber festlegen, wie viele Stunden pro Tag maximal abgeleistet werden dürfen, damit sich deine Auftragnehmer:innen nicht überarbeiten.

• Freiwillige Benefits: In einigen Ländern ist es verboten, Auftragnehmer:innen Benefits zu gewähren. In anderen wird das hingegen erwartet.

• Steuern: Lohnsteuer, gesetzliche Abgaben, Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge werden in jedem Land anders geregelt.

• Währung: Du musst festlegen, wie, wo und in welcher Währung du deine ausländischen Auftragnehmer:innen bezahlst. Das wirkt sich auch auf deren arbeitsrechtliche Klassifizierung aus. Überweist du Honorare beispielsweise in US-Dollar auf ein amerikanisches Bankkonto, wird das in den USA nicht mehr als internationales Auftragsverhältnis betrachtet.

• Freistellungen:: Urlaubsregelungen finden sich in Verträgen mit selbständigen Auftragnehmer:innen meist nicht. Trotzdem musst du die jeweiligen Vorschriften etwa zu Krankheitstagen, Elternzeit oder Abwesenheit aufgrund von Gerichtsterminen oder Trauerfällen berücksichtigen.

• Vertragliche Leistungen: Wie genau du Leistungen definierst, wirkt sich ebenfalls auf die arbeitsrechtliche Einstufung aus.

• Vertragsdauer: Unbefristete Verträge sind möglicherweise verboten. In einigen Ländern werden Vereinbarungen mit Auftragnehmer:innen nach Ablauf einer bestimmten Frist automatisch in eine Festanstellung umgewandelt.

• Arbeitszeiten: In einigen Ländern ist es untersagt, selbstständigen Auftragnehmer:innen bestimmte Arbeitszeiten vorzugeben.

• Schlichtung– Falls du mit dem Vertragsergebnis oder den Arbeitsergebnissen nicht zufrieden sein solltest, brauchst du eine rechtskonforme Möglichkeit, aus dem Vertrag auszusteigen.

• Schutz geistigen Eigentums: Dein geistiges Eigentum, deine Erfindungen und Ideen sind nicht unbedingt geschützt, wenn du Arbeiten von ausländischen Auftragnehmer:innen ausführen lässt. Deshalb solltest du unbedingt Vorkehrungen zum Schutz deines geistigen Eigentums in deine Verträge aufnehmen.

An das Zielland angepasste Verträge sind äußerst wichtig, wenn du Teammitglieder im Ausland hast, denn was in deinem eigenen Land geht, ist woanders möglicherweise illegal. Strafen für Rechtsverstöße unterscheiden sich von Land zu Land mitunter deutlich. All das erschwert die korrekte Klassifizierung von Auftragnehmer:innen.

Und Scheinselbstständigkeit kann hohe Strafen für dich und deine Auftragnehmer:innen bedeuten. Aber auch hier gilt, dass es in jedem Land andere Regelungen gibt. Hier einige Beispiele von Ländern, in denen die Arbeit mit Auftragnehmer:innen besonders beliebt ist.

Australien unterscheidet zwischen selbständigen Auftragnehmer:innen und Festangestellten. Werden Auftragnehmer:innen falsch eingestuft, können gegen das verantwortliche Unternehmen Strafen und Bußgelder verhängt werden.

1. Die Auftragnehmer:innen haben dann Anspruch auf Nachzahlungen ab Vertragsbeginn einschließlich Zinsen. Bei deren Berechnung werden bezahlter Urlaub, Grundgehalt, Überstunden, gesetzliche Feiertage und Rentenbeiträge berücksichtigt.

2. Auftraggeber müssen mit Bußgeldern von bis zu 54.000 Dollar je Verstoß rechnen.

3. Hinzu kommen mögliche Strafen für fehlende Beiträge zur betrieblichen Unfallversicherung und die entsprechenden Nachzahlungen.

4. Großunternehmen, die monatlich mindestens 750.000 Dollar an Gehaltszahlungen leisten, müssen zudem Strafsteuern auf die unterbliebenen Lohnsteuerzahlungen leisten.

5. Außerdem kann die australische Steuerbehörde empfindliche Bußgelder einschließlich Zinsen für nicht abgeführte Rentenbeiträge und nicht erfolgte Lohneinbehalte und Meldepflichten verhängen.

Auch im Vereinigten Königreich werden Auftragnehmer:innen und Angestellte unterschiedlich behandelt. Auch hier gibt es also das Risiko der Scheinselbstständigkeit.

1. Unternehmen drohen hier Untersuchungen durch Arbeitsgerichte und die damit verbundenen Verfahrenskosten.

2. Falsch klassifizierte selbstständige Auftragnehmer:innen haben dieselben Ansprüche wie festangestellte Mitarbeiter:innen und können diese rückwirkend ab Vertragsbeginn geltend machen. Dazu gehören mindestens 5,6 Wochen bezahlten Urlaub, bezahlte gesetzliche Feiertage und Rentenbeiträge.

3. Zudem müssen alle gezahlten Honorare in steuerlicher Hinsicht neu eingestuft werden und unterliegen der Einkommensteuer.

4. Beiträge für gesetzliche Versicherungen müssen von beiden Seiten geleistet werden.

Südafrika verhängt ebenfalls hohe Bußgelder bei Scheinselbständigkeit.

1. Hier müssen Unternehmen womöglich auch für geleistete Überstunden aufkommen.

2. Das Strafmaß beläuft sich auf 300 bis 1500 Rand pro Person.

3. Zudem müssen Arbeitgeber möglicherweise auch genommenen Urlaub nachzahlen.

4. Die Steuerbehörde in Südafrika erwartet von Unternehmen zudem die Nachzahlung von Einkommensteuern samt Bußgeldern, die die Arbeitskraft hätte zahlen müssen. Die Unternehmen können dann zwar versuchen, diese Beträge von ihren Mitarbeiter:innen zurückzufordern. Das ist aber nicht unbedingt von Erfolg gekrönt.

5. Mitarbeiter:innen haben noch weitere Konsequenzen zu befürchten, wenn sie nämlich die gewährten Steuernachlässe für Selbständige zurückzahlen müssen.

6. Der Arbeitgeber wiederum ist verpflichtet, die diversen Sozialversicherungsbeiträge nachzuzahlen.

7. Ausländische Unternehmen müssen sich zudem als solche registrieren lassen.

Entdecke mehr: In unserem Country Explorer findest du nähere Informationen zum Arbeitsrecht in den Ländern deiner internationalen Auftragnehmer:innen.

Mit unserer Checkliste für Auftragnehmer:innen vermeidest du Fehlklassifizierungen

Gehe diese Checkliste durch, um zu ermitteln, ob du eine Person, die für dich arbeitet, als Mitarbeiter:in oder Auftragnehmer:in klassifizieren musst.

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Wie wird die Falschklassifizierung von Arbeitskräften geahndet?

Falls dein Unternehmen schon mal einer Steuerprüfung unterzogen wurde, weißt du vermutlich, wie unangenehm das sein kann. Wie wäre es wohl, das gleich in mehreren Ländern erleben zu dürfen? Die Folgen der Falschklassifizierung von Arbeitskräften im Ausland sind sehr vielfältig und äußerst schmerzhaft. Sie beinhalten unter anderem:

• Gerichtliche Anhörungen

• Strafen und Bußgelder für arbeitsrechtliche Verstöße

• Steuernachzahlungen, Bußgelder und Säumniszuschläge

• Nachträglicher Ausgleich von Urlaubsansprüchen, Krankheitstagen und Freistellungsansprüchen

• Beitragsnachzahlungen von die Arbeitnehmerversicherungen

• Nachzahlung von Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Sozialversicherungsbeiträgen

• Registrierung deines Unternehmens im jeweiligen Zielland

• Entzug der Betriebserlaubnis

Auch die betroffenen Arbeitskräfte riskieren Strafen

Denke daran: Bei einer Falschklassifizierung riskierst nicht nur du etwas. Auch deine Teammitglieder müssen unter Umständen Steuern nachzahlen, verlieren Freibeträge und müssen Geldbußen und Verzugszinsen schultern. Das schadet deiner Unternehmenskultur und du wirst nicht um unangenehme Gespräche mit deiner Belegschaft herumkommen. Da ist schlechte Stimmung vorprogrammiert.

Muss ich als US-Unternehmen ein 1099 für ausländische Auftragnehmer:innen ausstellen?

Nein. Die IRS sieht 1099-Formulare nur für US-Auftragnehmer:innen vor. Wenn du in den USA ansässig bist, musst du also kein 1099 für deine ausländischen Auftragnehmer:innen ausstellen. Allerdings musst du das Formular W-8 BEN von allen ausländischen Auftragnehmer:innen einholen, die für dich tätig sind.

Wie bezahle ich internationale Auftragnehmer:innen?

Die wichtigste Regel für die Zusammenarbeit mit Auftragnehmer:innen lautet, sie so schnell wie möglich zu bezahlen. Gelingt dir das nicht, wirst du gute Arbeitskräfte nur schwer halten können. Und wer einmal als säumiger Zahler bekannt ist, wird diesen Ruf nicht so schnell wieder los. Auftragnehmer:innen gehen ohnehin schon ein Risiko ein, wenn sie für Firmen aus anderen Ländern arbeiten. Sie zeigen daher meist wenig Verständnis, wenn du deinen Pflichten nicht gewissenhaft nachkommst.

Die Bezahlung von Auftragnehmer:innen im Ausland ist einfach, sofern du eine geeignete Plattform verwendest. Du solltest die Zahlungsbedingungen in den Verträgen eindeutig festlegen, damit es keine Missverständnisse zu den Zahlungsfristen und der Zahlungsart gibt.

Das solltest du beachten:

• Stelle sicher, dass du alle örtlichen arbeitsrechtlichen Vorschriften für selbständige Auftragnehmer:innen einhältst.

• Befasse dich mit dem Steuerrecht in den Ländern, wo deine selbständigen Auftragnehmer:innen arbeiten.

• Mache dich mit den örtlichen Meldepflichten für Arbeit mit selbständigen Auftragnehmer:innen vertraut.

• Vergewissere dich, dass dein Vertrag mit Auftragnehmer:innen die gesetzlichen Anforderungen am Leistungsort erfüllt.

• Entscheide, wie und in welcher Währung du Auftragnehmer:innen bezahlst.

Hier findest du weitere Informationen: Leitfaden zur Verwaltung internationaler Gehaltsabrechnungen (Download)

Was ist der Unterschied zwischen Auftragnehmer:innen und Mitarbeiter:innen?

Grundsätzlich sind Auftragnehmer:innen Personen, die nicht der Kontrolle eines Unternehmens unterliegen. Sie haben sich lediglich verpflichtet, die vereinbarten Leistungen zu liefern. Wenn du also bestimmst, was wie gemacht werden soll, wird ein:e Auftragnehmer:in schnell zu eine:r Angestellten. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile. Frage dich also, ob es nicht an der Zeit ist, deinen Auftragnehmer:innen eine Festanstellung anzubieten.

In vielen Fällen wird dir diese Entscheidung aber auch abgenommen – egal, ob du willst oder nicht. Wie Arbeitskräfte im Ausland einzustufen sind, ist oft sehr genau geregelt. Deshalb solltest du die arbeitsrechtlichen Vorschriften vor Ort stets im Blick behalten. Eine gute Möglichkeit sind Softwareplattformen, die alle Aspekte deiner internationalen Beschäftigungsverhältnisse verwalten. Remote hilft dir, dein internationales Team zu verwalten. Wir kümmern uns um Gehaltsabrechnungen, Steuern, Zusatzleistungen und Rechtskonformität.

Hier findest du weitere Informationen: Wann solltest du Auftragnehmer:innen zu Mitarbeiter:innen machen?

Erfolgreiche Verwaltung von Auftragnehmer:innen

Wer selbständige Auftragnehmer:innen im Ausland beschäftigt, profitiert von zahlreichen Vorteilen und kann das Wachstum seines Unternehmens beschleunigen. Du kann in anderen Ländern geeignete Nachwuchskräfte finden, dein Team vergrößern und eine völlig neue Perspektive auf dein Tätigkeitsfeld gewinnen. In vielen Fällen kannst du so zu relativ niedrigen Kosten mit hochqualifizierten Fachkräften zusammenarbeiten und deine Innovationskraft stärken.

Ausländische Auftragnehmer:innen verpassen deiner Wettbewerbsfähigkeit auf jeden Fall neuen Schub. Doch wer sich im komplexen internationalen Arbeitsrecht nicht auskennt, geht auch große Risiken ein. Du hast zwei Möglichkeiten:

1. Du kannst in die internationale Personal-, Steuer- und Rechtsberatung investieren, um dich über die Verhältnisse in den relevanten Ländern zu informieren. Du erhältst so rechtssichere Verträge und Sicherheit in Steuerangelegenheiten. Eine gute Option ist auch die Beauftragung verschiedener Expert:innen in den einzelnen Ländern. Du benötigst aber auch interne Kompetenzen, um rechtliche Risiken bei der Arbeit mit ausländischen Auftragnehmer:innen so gering wie möglich zu halten. Bei dieser Variante musst du mehrere Anbieter koordinieren und eine Menge Zeit in die Einarbeitung in die geltenden Vorschriften investieren.

2. Suche dir eine Plattform zur Verwaltung internationaler Auftragnehmer:innen für das einfache Onboarding, die Bezahlung und die Verwaltung deiner in- und ausländischen Auftragnehmer:innen. Remote bietet dir eine einfache Möglichkeit, deine ausländischen Auftragnehmer:innen zu verwalten, deinen gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen und Falschklassifizierung zu vermeiden.

Remote hat eine einfache, sichere und kostengünstigste Lösung für das Onboarding und die Bezahlung von Auftragnehmer:innen im Ausland entwickelt. In der Branche bietet niemand sonst derart günstige und transparente Preise. Bei uns gibt es keinerlei versteckte Gebühren oder Aufschläge.

Dein Unternehmen profitiert von zahlreichen Vorteilen, wenn es Remotes Plattform zur Verwaltung von Auftragnehmer:innen verwendet:

• Du kannst Zahlungen und Rechnungen mit einem einzigen Klick erstellen und verwalten. Remote unterstützt diverse Zahlungsmethoden und über 100 Währungen.

• Verwende an lokale Arbeitsgesetze angepasste Verträge. Unsere Fachleute vor Ort haben hilfreiche Vorlagen für dich erstellt, die dich und deine Auftragnehmer:innen vor Bußgeldern und Strafzahlungen schützen.

• Bezahle internationale Auftragnehmer:innen schnell und einfach mit wenigen Klicks.

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• Die Plattform lässt sich nahtlos in dein gesamtes HR-Technologiesystem integrieren.

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