Freelance international ou employé : avantages et inconvénients

Enrichir votre équipe de talents internationaux offre une foule d'opportunités à votre entreprise. Si le vivier de talents est limité dans votre région, ou que vous recherchez des talents dotés de compétences spécifiques, il est peut-être temps de commencer à vous tourner vers l'étranger. Mais avant de vous lancer, vous devez d'abord répondre à une question complexe : quelle est la différence entre un freelance international et un employé ? Et quels sont les avantages et les inconvénients de chacune de ces options ?

Il n'existe pas d'approche universelle pour constituer une équipe internationale. Le droit du travail et des affaires, les exigences de déclaration, les obligations fiscales et même les définitions de l'emploi diffèrent d'un pays à l'autre. Cela peut représenter beaucoup de gestion, surtout si vous souhaitez recourir à des talents dans plusieurs pays.

Choisir de faire appel à un freelance international ou d'embaucher un employé dans un autre pays est une décision importante. Plusieurs avantages et inconvénients doivent être pris en compte, notamment en ce qui concerne la gestion des contrats et le droit du travail et des affaires des pays où résident les membres de votre équipe. Lorsque vous faites appel à des freelances ou embauchez des employés internationaux, vous devez impérativement savoir comment respecter la législation.

Vous trouverez ci-dessous toutes les réponses à vos questions.

Qu'est-ce qu'un freelance international ?

Le terme « freelance international » désigne une personne étrangère qui réside dans un autre pays tout en effectuant une ou plusieurs missions pour votre entreprise. Il ne s'agit pas d'un employé, mais d'une personne ayant conclu un contrat pour travailler avec vous :

• sur un projet spécifique,

• pour une certaine durée,

• pour fournir ponctuellement à votre entreprise les compétences spécifiques dont elle a besoin.

Les freelances internationaux sont responsables du travail que vous leur confiez. Ils peuvent avoir plusieurs clients en plus de votre entreprise. Contrairement aux employés, les freelances sont responsables de la gestion de leur propre entreprise, c'est ce qui en fait des travailleurs indépendants.

Différence entre un freelance local et international

Les règles concernant les freelances varient selon les pays. Aux États-Unis, par exemple, l'IRS a des règles permettant de distinguer le freelance international du freelance local. Ces définitions font partie du code fiscal américain et ne sont pas sujettes à interprétation. Elles permettent de déterminer les obligations fiscales des freelances d'une part, mais aussi des entreprises qui leur confient des missions.

Aide-mémoire : freelance local ou international aux États-Unis

En règle générale, si la mission est effectuée aux États-Unis ou sur un territoire américain pour une entreprise américaine, la personne est considérée comme un freelance local. S'il s'agit d'un citoyen américain ou d'un titulaire d'une carte verte, cette personne est également considérée comme un freelance local. S'il peut exister quelques exceptions, ces définitions s'appliquent à la plupart des freelances locaux.

Aux États-Unis, pour être considérée comme un freelance international, la personne doit répondre à tous ces critères :

• ne pas avoir la citoyenneté américaine,

• résider dans un pays autre que les États-Unis,

• effectuer la majeure partie de sa mission pour votre entreprise en dehors des États-Unis.

Pour être considérée comme un freelance local, la personne doit uniquement répondre à l'un de ces critères :

• avoir la citoyenneté américaine, quel que soit son lieu de résidence ou de travail,

• être une personne étrangère vivant aux États-Unis ou possédant une carte verte,

• répondre au test de présence substantielle, tel que défini par l'IRS.

Il est important de noter que les citoyens américains et les titulaires d'une carte verte sont imposés sur leurs revenus internationaux. Il n'existe pas de paradis fiscal permettant aux citoyens américains de gagner des revenus non imposables. Il existe toutefois des conventions fiscales entre les États-Unis et des pays étrangers permettant aux Américains de réduire ou d'éliminer les problèmes de double imposition.

Entités propres à l'étranger

Si votre entreprise possède une entité juridique dans un autre pays (que l'on appelle « entité propre »), vous pouvez embaucher des employés et faire appel à des freelances internationaux dans ce pays. Lorsque le gouvernement considère une personne comme étant un employé de votre entreprise, mais que vous considérez cette personne comme un freelance, cela engendre une requalification de contrat. Sachez qu'il existe des pénalités et des conséquences légales, même si l'erreur n'est pas intentionnelle.

Employé ou freelance, tout dépend de la situation

Lorsque vous créez votre entreprise, constituer une équipe internationale est un excellent moyen d'acquérir un avantage concurrentiel. Vous pouvez faire appel aux meilleures talents tout en bénéficiant de perspectives et de visions du monde différentes. Cela vous permet également de trouver les compétences requises pour exploiter des tendances émergentes qui n'ont peut-être pas encore atteint votre région. En fonction de la situation, vous pouvez choisir de recourir à des employés ou des freelances.

Voici quelques-uns des scénarios courants que vous pouvez rencontrer :

Embaucher le candidat idéal dans un autre pays

Le télétravail étant devenu la norme, le vivier de candidats au statut d'employé s'élargit encore davantage. De nombreuses personnes aspirent à travailler pour des entreprises situées en dehors de leur pays. Si vous trouvez la perle rare dans n'importe quel pays du monde, cette personne peut tout à fait travailler pour vous sans quitter son pays d'origine. Elle peut facilement intégrer votre équipe au titre d'employé ou de freelance international, mais vous devez vous assurer qu'elle est classée conformément au droit du travail et des affaires de son pays de résidence.

Gestion du déménagement d'un employé existant

Si l'un de vos employés a le goût du voyage, pourquoi ne pas l'aider à se reloger ? Vous pouvez offrir à cet employé le style de vie qu'il recherche sans toutefois perdre toutes les connaissances acquises au sein de votre entreprise. En tant qu'employé international, il peut conserver son ancienneté et ses avantages, ce qui est un excellent moyen de renforcer la culture de votre entreprise sur son nouveau lieu de travail.

Faire appel à un consultant dans un pays où vous ne disposez pas d'entité propre

Si la personne disposant des compétences idéales pour le poste vit dans un pays où vous n'avez pas d'entité propre, vous pouvez faire appel à lui en tant que freelance international, ou utiliser un Employer of record pour l'embaucher au titre d'employé. Si vous ne disposez d'aucune entité propre au niveau local et que vous souhaitez embaucher un employé plutôt que de faire appel à un freelance, vous devez solliciter les services d'un EOR pour le faire légalement.

Intégration d'un freelance

Faire appel à des indépendants est un moyen rapide d'atteindre vos objectifs de productivité, car ils possèdent toutes les compétences nécessaires pour démarrer leur mission. Pour faire appel à des freelances internationaux, vous devez remplir les documents, contrats et formulaires fiscaux pertinents dans les pays où ils résident.

Passer d'un collaborateur à temps partiel à un collaborateur à temps plein

Faire passer un collaborateur d'un poste à temps partiel à un poste à temps plein entraîne souvent une requalification si vous aviez fait appel à cette personne en tant que freelance. Quoi qu'il en soit, vous devrez probablement faire établir de nouveaux contrats lorsqu'un collaborateur existant passe d'un statut à un autre. Consultez l'explorateur de pays de Remote pour obtenir des informations détaillées sur le droit du travail et les clients dans plus de 170 pays.

Renégocier ou revaloriser un contrat existant

Faire passer un freelance international au statut d'employé contribue à stimuler vos effectifs internationaux et vous permet d'offrir des possibilités d'évolution de carrière. Vous ou le freelance international pouvez en être à l'initiative. Si vous considérez votre collaboration comme une bonne expérience professionnelle, faire évoluer le freelance en l'embauchant comme employé est un moyen peu risqué de renforcer votre équipe et de consolider vos relations à long terme. Si vous découvrez que vous avez attribué le mauvais statut à un collaborateur lors de la renégociation d'un contrat, ne tardez pas à corriger la situation.

Pour approfondir le sujet : Guide d'experts et ressources sur le recours aux freelances internationaux

Quels sont les différents types de freelances internationaux ?

Il existe plusieurs types de freelances internationaux :

• Les freelances (ou travailleurs indépendants) internationaux travaillent pour vous dans un autre pays, mais ne sont pas vos employés. Un contrat local, conclu directement avec le freelance, régit l'engagement et définit les caractéristiques de la relation et le travail effectué.

• Les sous-traitants s'associent à une société de portage salarial agissant comme un « fournisseur en talents » entre votre entreprise et le freelance international. La société de portage salarial gère les exigences de conformité, notamment en matière de paie, d'impôts, d'avantages sociaux et de retenues. Votre entreprise doit payer des frais récurrents pour la gestion de chaque freelance à l'étranger. Cette option est généralement plus coûteuse que de faire appel à un freelance international.

• Les freelances en agence sont employés par une agence et passent d'un contrat à un autre tout en conservant un emploi stable. Les freelances en agence conservent généralement leur salaire entre deux contrats, ce qui incite l'agence à leur trouver du travail. Cette dernière contribue à maintenir la qualité du travail, mais elle applique également une majoration importante à chaque heure facturable ou projet à prix fixe. C'est généralement le moyen le plus coûteux de faire appel à des freelances internationaux.

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Quels sont les avantages et les inconvénients des freelances internationaux ?

Si vous souhaitez développer votre entreprise, faire appel à des freelances internationaux vous permet d'avancer rapidement en ayant l'assurance d'avoir une bonne équipe derrière vous. Cela présente cependant quelques inconvénients.

Avantages des freelances internationaux

• Vous pouvez développer votre équipe en recrutant des collaborateurs hautement qualifiés prêts à travailler.

• Si vous tentez de vous implanter dans une nouvelle région, les freelances bénéficient d'une bonne connaissance du marché local.

• Les freelances disposent généralement de vastes réseaux professionnels qui peuvent être une bonne source de référence si vous souhaitez faire appel à des collaborateurs qualifiés supplémentaires.

• Les freelances sont autonomes et n'ont guère besoin d'intégration ou de formation.

• Les freelances fournissent leurs propres bureaux et équipements.

• Les freelances travaillent de manière indépendante.

• Le modèle freelance est rentable pour les contrats à court terme.

• Vous n'êtes pas obligé de garantir un travail régulier, surtout si vous démarrez votre activité.

Inconvénients des freelances internationaux

• L'attention d'un freelance peut être concentrée sur plusieurs clients.

• Vous n'avez que peu d'influence ou de contrôle sur la façon dont ils effectuent leurs tâches.

• Vous pouvez risquer une requalification de contrat si le statut du freelance change, même si vous ne vous en rendez pas compte.

• Se conformer au droit local du travail et des affaires et aux exigences fiscales peut s'avérer fastidieux.

• Les contrats doivent être localisés pour chaque pays.

• Si vous souhaitez faire passer un freelance au statut d'employé, vous devez établir une entité propre dans le pays concerné, ou trouver un Employer of record (EOR) pour embaucher ces employés en votre nom.

• Il est possible que votre propriété intellectuelle et droits d'invention ne soient pas aussi bien protégés qu'avec des employés.

• Il est possible que vous ayez trop de fournisseurs à gérer, surtout si vous faites appel à des freelances dans plusieurs pays.

• Si les freelances s'attendent à être embauchés et que vous ne pouvez pas leur offrir de poste futur, vous pourriez perdre ces talents.

Avantages et inconvénients des employés internationaux

Si vous êtes en mesure d'embaucher un employé international, analyser les avantages et les inconvénients de cette solution peut valoir la peine.

Avantages des employés internationaux

• Vous pouvez embaucher les meilleurs talents disponibles, où qu'ils se trouvent.

• L'investissement que vous faites dans la formation reste au sein de l'entreprise.

• Les employés contribuent à la construction d'une culture d'entreprise forte et sont plus fidèles que les freelances.

• Vous gardez un meilleur contrôle sur votre propriété intellectuelle.

• Vous pouvez proposer des missions internationales à votre équipe.

• Tout risque de requalification de contrat est éliminé.

• L'innovation est renforcée grâce à de nouvelles perspectives et compétences.

Inconvénients des employés internationaux

• Adopter une culture cohérente à l'échelle mondiale peut s'avérer complexe lorsque votre équipe est distribuée.

• Vous devez fournir à vos employés des infrastructures, équipements et espaces de travail dans plusieurs pays du monde.

• Dans certains pays, il peut vous être demandé d'assurer une formation et un développement professionnel au-delà de vos politiques habituelles.

• Vous devez faire appel à des experts locaux en matière de RH, de droit et de fiscalité partout où vous embauchez.

• Les contrats d'embauche doivent respecter le droit du travail local.

Freelance ou employé international, quelle option choisir pour votre entreprise ?

Chaque entreprise étant unique, il n'existe pas d'approche universelle en matière de modèle de recrutement international. Votre décision de faire appel à un freelance ou d'embaucher un employé à l'international dépend d'éléments tels que le montant des fonds dont vous disposez, votre charge de travail et les raisons pour lesquelles vous vous lancez sur un marché.

1. Modèle d'embauche d'un employé : vous avez un excellent candidat dans un autre pays qui serait un atout pour votre entreprise ? Vous envisagez une expansion dans ce pays ? Pour embaucher quelques employés, vous pouvez faire appel à un Employer of record (EOR). Si vous souhaitez intégrer un nouveau marché, vous pouvez commencer par embaucher des employés par l'intermédiaire d'un Employer of record, puis transférer ces employés dans votre propre entité une fois que vous aurez fini de la mettre en place.

2. Modèle d'embauche d'un freelance : si vous ne cherchez pas à pourvoir des postes à temps plein, envisagez de commencer par des freelances internationaux plutôt que des employés. C'est une excellente option si vous avez besoin de ressources pour un projet spécifique, ou si vous cherchez à gérer la surcharge de travail en cas de pic d'activité. Veillez toutefois à ne pas faire appel à un freelance durant trop longtemps sans réexaminer votre contrat. Dans certains pays, les contrats freelance se transforment automatiquement en contrats permanents au bout d'une certaine durée.

3. Modèle hybride : il n'est pas rare que les entreprises aient une combinaison d'employés et de freelances. Vous pouvez faire appel à des freelances internationaux et embaucher des employés internationaux dans un même pays ou dans plusieurs pays, surtout si vous utilisez un EOR. Dans certains pays, tous vos collaborateurs peuvent être des employés, et dans d'autres, tous des freelances.

Comment embaucher un employé international à l'étranger ?

Embaucher un employé international peut être simple si vous disposez d'une entité juridique dans le pays de résidence de votre collaborateur. Si ce n'est pas le cas, ou que votre entreprise n'est pas prête à se développer dans le pays en question, il est plus judicieux de faire appel à un Employer of record (EOR) comme Remote pour vous aider à embaucher efficacement du personnel dans le respect des lois locales.

Un EOR gère toutes les exigences légales locales afin que vous puissiez embaucher des collaborateurs à temps plein tout en respectant le droit du travail local. Avec un EOR, plus besoin de faire appel à des avocats, des comptables, des gestionnaires de paie et des responsables des ressources humaines dans le pays concerné. En agissant sur le terrain, l'EOR se substitue à vos départements RH et juridique à l'étranger. Vos employés reçoivent leur salaire et bénéficient de leurs avantages par l'intermédiaire de l'EOR, mais ils travaillent pour votre entreprise, de la même manière que vos employés nationaux.

Pour en savoir plus : Que fait un Employer of record ?

Comment faire appel à un freelance international à l'étranger ?

Si vous n'êtes pas expert en droit international du travail, pas d'inquiétude : faire appel à des freelances internationaux est simple comme bonjour. Il vous suffit de trouver un bon partenaire capable de constituer votre équipe et de se charger des tâches complexes liées au droit local du travail et des affaires.

La solution de gestion des freelances de Remote vous permet d'intégrer, de rémunérer et de gérer des freelances dans le monde entier. Créez des contrats conformes aux réglementations locales, effectuez des paiements dans les devises locales et gérez vos factures, le tout sur une plateforme simple d'utilisation. Remote est un service pratique conçu pour aider les entreprises en pleine croissance à gérer les freelances internationaux tout en préparant leur expansion future.

Comment payer les freelances internationaux ?

Pour payer les freelances internationaux, de nombreux éléments doivent être pris en compte. Le coût de la vie varie d'un pays à l'autre, ce qui peut avoir une incidence sur votre structure de rémunération. Dans certains pays, les avantages sociaux sont tout aussi importants que le salaire. Contrairement aux idées reçues, il est possible d'offrir des avantages aux freelances. Vous devez également tenir compte des calendriers de jours fériés locaux, des attentes en matière de congés et d'autres influences culturelles pour élaborer une offre attrayante.

Lorsque vous avez trouvé un accord en matière de rémunération, les modalités de transfert des fonds de votre entreprise à un freelance international peuvent présenter des difficultés supplémentaires. Si vous n'êtes pas prudent, vous risquez de dépenser des milliers de dollars en frais bancaires et en taux de change. Choisissez un mode de paiement qui n'entraîne pas de coûts de transaction pour vos nouveaux freelances.

En savoir plus : Guide spécialisé de Remote sur le paiement des freelance internationaux.

Comment respecter la loi lorsque les collaborateurs sont à l'étranger ?

Vous devez impérativement vous assurer que votre relation avec les freelances et employés internationaux soit conforme au droit local du travail et des affaires. La législation du travail des pays où résident vos collaborateurs prime sur celle de votre propre pays. Certains pays seront plus stricts, tandis que d'autres seront plus indulgents.

Le respect des réglementations s'étend à tous les aspects de l'emploi, dont :

• les contrats d'embauche,

• les avantages sociaux des employés,

• les exigences de formation,

• les politiques d'entreprise,

• les assurances sociales, notamment en matière de santé et de pension,

• les assurances professionnelles pour des éléments tels que la responsabilité de l'employeur et la rémunération des collaborateurs,

• la fiscalité,

• les déclarations auprès de l'État.

Afin d'éviter tout problème avec les gouvernements des pays concernés, assurez-vous que vos freelances et vos employés sont en règle lorsqu'ils travaillent à l'étranger.

Quelles sont les pénalités en cas de classification erronée des collaborateurs ?

De la même manière qu'il n'existe pas de contrat d'embauche universel couvrant tous les collaborateurs, il n'existe pas non plus de pénalité générale. Chaque pays a des règles différentes concernant les nuances entre les freelances et les employés. Partez du principe que si vous faites une erreur lors de l'attribution du statut employé ou freelance, cela va vous coûter cher, même si votre erreur n'était pas intentionnelle. Les erreurs délibérées peuvent coûter beaucoup plus cher, selon le pays.

Les risques peuvent être importants et avoir un impact sur votre entreprise dans de nombreux domaines, notamment :

• les arriérés d'impôts, pénalités et amendes,

• l'obligation de payer des arriérés de salaire et d'offrir des avantages sociaux,

• les problèmes juridiques et poursuites judiciaires,

• la perte du droit d'opérer dans un pays,

• la perte de la propriété intellectuelle.

Assurez-vous de bien comprendre les conséquences de l'attribution d'un statut de freelance à un employé pour protéger votre entreprise des pénalités.

Comment trouver le bon logiciel de gestion de l'emploi à l'international ?

Avant de vous lancer dans l'expansion de votre entreprise, vous devez adopter une solution de gestion globale pour veiller à respecter la réglementation lorsque vous faites appel à des freelances et que vous embauchez des employés internationaux. Ignorer cette étape vous ferait courir des risques trop importants, et les problèmes deviendraient exponentiels à mesure que vous embauchez des collaborateurs dans de nouveaux pays.

Heureusement, il existe un moyen simple de s'y retrouver. Grâce à Remote, vous pouvez gérer facilement votre équipe internationale tout en respectant la réglementation des pays où vous opérez. Remote comprend une suite d'outils puissants qui vous permettent :

• d'embaucher des employés ou faire appel à des freelances sur une plateforme simple,

• de démarrer l'intégration de nouveaux collaborateurs en quelques minutes,

• de créer et de gérer des paiements et factures en un seul clic,

• de payer vos freelances dans plus de 100 devises différentes, sans frais supplémentaires,

• d'utiliser des modèles de contrats utiles pour vous protéger, vous et vos collaborateurs, contre les amendes et les pénalités,

• de protéger votre propriété intellectuelle et vos droits d'invention via la solution la plus solide de l'industrie : Remote IP Guard.

Grâce à Remote, gardez l'esprit tranquille en sachant que vous embauchez à l'international dans le respect des lois locales. Remote vous permet d'accélérer vos plans d'embauche à l'international et de gérer votre service de paie en toute simplicité.

Vous êtes prêt à commencer à recruter à l'échelle internationale ? Inscrivez-vous dès aujourd'hui et commencez à intégrer des freelances et des employés internationaux en quelques minutes. Vous avez des questions ? Contactez l'un de nos experts en matière d'emploi à l'échelle internationale et laissez-nous vous aider à développer votre équipe aux quatre coins du monde.

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