Een beleid voor onbeperkt betaald verlof beheren

Een beleid voor onbeperkt betaald verlof klinkt goed. In combinatie met de flexibele uren en locatievrijheid voor remote teams, zouden medewerkers theoretisch gezien hun leven op hun eigen voorwaarden moeten kunnen leiden.

Theoretisch gezien.

In de praktijk maken zelfs goedbedoelende bedrijven niet altijd op de juiste manier gebruik van een beleid voor onbeperkt betaald verlof. Werknemers met onbeperkt betaald verlof nemen vaak minder vrije dagen op dan bij een meer gestructureerd beleid.

Als je het goed aanpakt, biedt onbeperkt betaald verlof werknemers een ongelooflijke kans om de perfecte werk-privébalans te ervaren, terwijl jij ervoor zorgt dat je bedrijf bloeit met een betrokken, effectief team, elke dag van het jaar. Zorg ervoor dat je beleid voor onbeperkt betaald verlof aan de juiste kant van de streep valt door een aantal basisregels te volgen die vaak over het hoofd worden gezien.

Dit artikel legt uit wat een beleid voor onbeperkt betaald verlof is en hoe het werkt. We bespreken de voor- en nadelen en de belangrijkste tips om dit beleid in je bedrijf te implementeren.

Laten we aan de slag gaan.

Wat is een beleid voor onbeperkt betaald verlof en hoe werkt het?

Onbeperkt betaald verlof is een vorm van werknemersverlof waarbij werknemers om eigen redenen verlof kunnen opnemen en hun normale loon blijven ontvangen. Werknemers hebben in dit geval geen vast aantal vakantie- of ziektedagen per jaar.

Het idee van onbeperkt betaald verlof is om een gezondere werk-privébalans te bevorderen en werknemers meer flexibiliteit te geven in het beheren van hun vrije dagen, zonder zich zorgen te hoeven maken over hoeveel dagen ze nog over hebben.

Werkgevers zijn volgens de Amerikaanse Fair Labor Standards Act (FLSA) niet wettelijk verplicht om betaald verlof aan te bieden, maar er zijn enkele uitzonderingen. Volgens de Healthy Families and Workplaces Act (HFWA) in de VS moeten werkgevers in Colorado werknemers twee soorten verlof bieden: opgebouwd verlof en verlof voor noodgevallen op het gebied van de volksgezondheid. 

77% van de werknemers geeft echter aan dat betaald verlof een secundaire arbeidsvoorwaarde is die ze graag ontvangen, dus het aanbieden van een beleid voor betaald verlof met onbeperkte vakantiedagen kan je bedrijf aantrekkelijker maken voor nieuwe werknemers.

Steeds meer bedrijven, vooral in de techniek, beginnen onbeperkt betaald verlof aan te bieden. Denk hierbij aan Netflix, Oracle en Adobe.

Er zijn natuurlijk wel wat kanttekeningen bij te plaatsen.

Hoe een beleid voor onbeperkt betaald verlof werkt

Hoewel het beleid voor onbeperkt betaald verlof per bedrijf verschilt, is het niet écht 'onbeperkt'. Werknemers kunnen niet zomaar 365 vrije dagen per jaar opnemen en wel betaald krijgen. In plaats daarvan werken deze beleidsregels op een vertrouwensniveau, om misbruik te voorkomen. 

Werknemers die in aanmerking komen, krijgen het vertrouwen om verlof op te nemen zolang ze hun werk blijven afmaken. De meeste bedrijven maken ook gebruik van een human resources-informatiesysteem (HRIS) voor werknemers om verzoeken voor betaald verlof in te dienen ter goedkeuring door de manager. 

Sommige beleidsregels hebben ook een onofficiële bovengrens, die een paar weken of een maand kan zijn. 

Als je van plan bent om een beleid voor onbeperkt betaald verlof in je bedrijf in te voeren, maak dan een uitgebreid beleidsdocument met duidelijke richtlijnen en communiceer deze verwachtingen naar je werknemers.

Voor- en nadelen van het inzetten van een beleid voor onbeperkt betaald verlof

Onbeperkt betaald verlof aanbieden kan je bedrijf aantrekkelijker maken. Maar het is belangrijk om eerst de voor- en nadelen tegen elkaar af te wegen.

Laten we beginnen met de voordelen.

Voordeel: Bevordert een gezondere werk-privébalans

Een burn-out komt vrij vaak voor op de werkplek. 26% van de werknemers in de VS zegt dat ze zich vaak of altijd uitgeput voelen.

Met onbeperkt betaald verlof kunnen werknemers verlof opnemen wanneer dat nodig is. Door deze flexibiliteit kunnen ze prioriteit geven aan hun welzijn en hun geestelijke gezondheid 'opladen', wat kan helpen een burn-out te voorkomen.

Voordeel: Potentieel om je bedrijf geld te besparen

Hoewel dit op staatsniveau niet verplicht is, bieden veel bedrijven een vorm van betaald verlof aan. Dit betekent echter ook dat ze ongebruikte tijd uit het betaalde verlof moeten uitbetalen als een werknemer vertrekt. 

Met een beleid voor onbeperkt betaald verlof zie je af van de financiële aansprakelijkheid van het uitbetalen van opgebouwde en ongebruikte vakantiedagen.

Bovendien is personeelsverloop kostbaar. Door aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden aan te bieden, zoals onbeperkt betaald verlof, kun je toptalent behouden en de loyaliteit van werknemers vergroten. Dit helpt op zijn beurt ook om je kosten voor recruitment en het aannemen van personeel te verlagen.

Voordeel: Bevordert een vertrouwenscultuur

Door een beleid voor onbeperkt betaald verlof te implementeren, weten werknemers dat het bedrijf erop vertrouwt dat ze hun agenda en hun welzijn in eigen hand nemen. Dit kan bijdragen aan een vertrouwenscultuur en het moreel van werknemers verhogen.

Laten we nu eens kijken naar de nadelen van een beleid voor onbeperkt betaald verlof.

Nadeel: Potentieel voor misbruik

Zoals bij elk voordeel dat een bedrijf aanbiedt, is er altijd kans op misbruik. 

Zonder duidelijke richtlijnen kunnen werknemers misbruik maken van het beleid voor onbeperkt betaald verlof en buitensporig veel verlof opnemen. Dit kan werkschema's verstoren en de productiviteit van het team verminderen.

Nadeel: Ongelijke verdeling

Een ander nadeel is het risico op ongelijke verdeling. Sommige werknemers nemen meer verlof op dan andere, en sommige nemen helemaal geen verlof op. Dit kan een gevoel van oneerlijkheid geven, vooral als dezelfde werknemers voortdurend hun werk door collega's laten oppakken.

Nadeel: Moeilijk te plannen

Regelmatige ongeplande afwezigheid van werknemers kan het voor managers een uitdaging maken om roosters te coördineren om ervoor te zorgen dat er voldoende personeel aan het werk is. Er bestaat ook een risico dat werknemers zich teleurgesteld of gefrustreerd voelen als hun verzoek voor betaald verlof wordt afgewezen in een periode met een hoge werkdruk.

Moet je bedrijf een beleid voor onbeperkt betaald verlof aanbieden?

Op het eerste gezicht is het implementeren van onbeperkt betaald verlof een win-winsituatie: het kan je bedrijf helpen toptalent aan te trekken en werknemers kunnen hun eigen planning beheren.

Een gebrek aan duidelijkheid kan werknemers echter onzeker maken over hoeveel verlof gepast is. Er is ook het risico dat medewerkers het systeem uitbuiten.

Maar het aanbieden van onbeperkt betaald verlof kan zeker voordelig zijn voor je human resource management-strategie (HRM-strategie). Overweeg, voordat je besluit om een beleid als dit in te voeren, de impact ervan op je werkzaamheden en bedenk hoe de beleidsregels aansluiten bij de waarden van je bedrijf.

Belangrijke tips voor het implementeren van een succesvol beleid voor onbeperkt betaald verlof

Het implementeren van een beleid voor onbeperkt betaald verlof kan een gezonde werk-privébalans bevorderen, maar dit vereist wel een zorgvuldige afweging.

Hier zijn een paar tips om ervoor te zorgen dat de implementatie succesvol verloopt:

Geen score bijhouden

Houd alleen het verlof van werknemers bij voor officiële meldingsdoeleinden, wat in sommige landen verplicht is. 

Houd prestatiecijfers bij op basis van echte productiviteit, zonder rekening te houden met uren die werknemers op kantoor aanwezig zijn. Niet alleen tonen onderzoeken aan dat werknemers die lang werken meer kans hebben op gezondheidsproblemen, zoals een hartaanval en beroerte, maar meer dan 55 uur per week werken is sowieso niet gecorreleerd aan productiviteitswinst.

Het beleid voor onbeperkt betaald verlof van Remote houdt niet bij welke werknemers het meeste verlof nemen. Ons beleid 'tell, don't ask' geeft onze teamleden het voordeel van de twijfel. We willen alleen dat iedereen die verlof op wil nemen dit van tevoren aankondigt via onze kalender voor onbeschikbaarheid.

Download de gids over global benefits en trek het beste internationale talent aan

De experts in global HR van Remote delen praktische tips om secundaire arbeidsvoorwaarden op te stellen die lokaal relevant en wereldwijd compliant zijn, zodat je overal ter wereld het beste talent aan kunt trekken en behouden.

Gids downloaden

Een minimum instellen

Stel een minimumaantal vrije dagen in voor werknemers, zowel voor individuele trajecten als voor het jaar in totaal. Bij Remote verplichten we minimaal 20 vrije dagen per werknemer per jaar. Hoewel we van de meeste teamleden verwachten dat ze meer opnemen, staan we erop dat ze minstens 20 dagen vrij nemen voor hun eigen welzijn en productiviteit op het werk.

Moedig werknemers aan om elk jaar minstens één keer lang vrij te nemen van het werk en maak een speciaal beleid voor belangrijke levensgebeurtenissen. Ons beleid voor ouderschapsverlof schrijft bijvoorbeeld voor dat nieuwe ouders minimaal 14 weken vrij moeten zijn.

Maak het werknemers gemakkelijk om betaald verlof aan te vragen. Medewerkers die door hoepels moeten springen of een ingewikkeld proces moeten doorlopen om verlof te krijgen, zullen dat minder snel doen.

Met het global HR-platform van Remote kunnen werknemers met een paar klikken verlofaanvragen sturen ter goedkeuring door de manager.

(Bron afbeelding)

Ze ontvangen vervolgens een melding per e-mail als hun verzoek is goedgekeurd.

Als werknemers niet genoeg verlof opnemen, probeer het dan niet goed te maken door een geldbonus of andere vergoeding aan te bieden. Sommige mensen binnen de organisatie nemen misschien zo min mogelijk verlof in de hoop aan het eind van het jaar een grote betaling te kunnen scoren. Werk in plaats daarvan samen met managers om ervoor te zorgen dat teamleden regelmatig pauze nemen van hun werk. Bij Remote hanteren we de algemene regel dat iedereen altijd verlof ingepland moet hebben in onze onbeschikbaarheidskalender.

Knelpunten identificeren en elimineren

Niets benadrukt meer dat er een probleem zit in je bedrijf dan dat alles tot stilstand komt omdat één persoon een week vrij neemt. Als je bedrijf iemands afwezigheid niet aankan, is dat niet de verantwoordelijkheid van degene die vakantie heeft genomen. Het is aan jou om ervoor te zorgen dat niemand in zijn eentje verantwoordelijk is voor de groei van je bedrijf.

Beginnende bedrijven kunnen het zich niet veroorloven om veel mensen met dubbele verantwoordelijkheden aan te houden. Zulke bedrijven hebben misschien maar één ontwerper, één marketeer, één IT-manager of één verkoper. In deze gevallen moeten de mensen die verlof opnemen op tijd en vaak communiceren om andere werknemers op de hoogte te houden van komende projecten en evenementen.

Om dezelfde redenen pleiten we sterk voor asynchroon werken en waakzame documentatie. Als alles voor iedereen openbaar is binnen het bedrijf (wij gebruiken hiervoor Notion) en niemand zich verplicht voelt om tijdens bepaalde tijden te werken, kan iedereen de documentatie lezen en verdergaan waar anderen gebleven zijn zonder dat er inhaalvergaderingen nodig zijn, die vaak toch een verspilling van de tijd zijn.

Persoonlijke en culturele verschillen respecteren

Het is handig als mensen het communiceren als ze vrij willen nemen voor een vakantie, maar culturele verschillen beperken zich niet tot vrije dagen. 

Sommige mensen vinden het prettig om een beetje te werken op hun vrije dagen, zelfs als hun leidinggevenden hen verzekeren dat het niet nodig is. Anderen verwijderen wellicht Slack van hun telefoon, schakelen alle e-mailmeldingen uit en trekken de bergen in om even van de wereld weg te zijn.

Beide van deze keuzes zijn prima. Als iemand het prettig vindt om 's avonds e-mails te beantwoorden en zich niet onder druk gezet voelt om elke vakantie door te werken, respecteer die keuze dan. Maar als iemand anders niet meer te bereiken is, verwacht dan van die persoon niet dezelfde normen als je collega's die wel bereikbaar zijn.

Mensen gaan verschillend om met hun vakantietijd. Dit geldt vooral ook buiten de internationale grenzen. Respecteer de verschillen in de manier waarop je teamleden met hun betaald verlof omgaan. Zorg er alleen wel voor dat ze genoeg verlof opnemen.

Maak van onbeperkt betaald verlof een voordeel, geen excuus

Bij een traditioneel beleid voor betaald verlof bouwen werknemers verlof op in een soort opslag voor betaald verlof, en hebben ze recht op uitbetaling van de waarde van die opslag als ze het bedrijf verlaten. Onbeperkt betaald verlof is een doorlopend voordeel, wat betekent dat werknemers geen uren aan betaald verlof opsparen en dus geen uitbetalingen ontvangen als ze het bedrijf verlaten, ongeacht hoeveel (of hoe weinig) verlof ze hebben gebruikt.

De meest succesvolle bedrijven zitten vol met gelukkige, productieve mensen die zich betrokken voelen bij hun werk en zich niet uitgeput voelen. Onbeperkt betaald verlof kan die positieve realiteit helpen creëren, maar om het te laten werken moet je proactief een cultuur opbouwen die een gezonde werk-privébalans bevordert.

Breng je beleid voor onbeperkt betaald verlof regelmatig ter sprake tijdens teamvergaderingen en herinner werknemers zonder verlofplanning in de agenda eraan om verlof in te plannen. Aan het einde van de relatie met het bedrijf moeten werknemers het gevoel hebben dat ze veel hebben gekregen gedurende hun tijd bij het bedrijf, en niet dat ze een vertrekvergoeding hebben gemist.

Als je op zoek bent naar een oplossing voor het stroomlijnen van werknemersbeheer en het implementeren van een beleid voor betaald verlof voor je team, kijk dan eens naar het global HR-platform van Remote. Boek een demo om te zien hoe we je kunnen helpen bij het aannemen, beheren en betalen van je team; ongeacht waar het zich bevindt.

Blijf compliant met de pakketten met secundaire arbeidsvoorwaarden van Remote

Vertrouw op de HR-experts van Remote om compliant pakket met secundaire arbeidsvoorwaarden samen te stellen tegen een internationaal concurrerend tarief.

Aan de slagBoek een demo