Werken met remote zzp'ers: handleiding voor gevorderden

Werken met onafhankelijke zzp'ers is een goede manier om je bedrijf te schalen en gebruik te maken van de expertise van ervaren vakexperts.

Maar in meerdere landen zzp'ers beheren kan een uitdaging zijn. Naast de logistiek van het uitbetalen van verschillende zzp'ers in meerdere landen, moet je je bewust zijn van - en voldoen aan - ontelbare lokale belasting- en arbeidswetten. Klinkt best ontmoedigend, hè? 

Maar dat hoeft het niet te zijn. Je kunt je zzp'ers makkelijk beheren zonder expert te zijn in het arbeidsrecht van verschillende landen. In deze gids laten we zien hoe.

Zo leggen we je uit:

• Hoe je optimale relaties met je zzp'ers onderhoudt.

• Hoe je het risico op verkeerde classificatie kunt monitoren en verlagen.

• Hoe je zzp'ers omzet naar werknemers, waar dan ook ter wereld.

Laten we aan de slag gaan.

Hoe neem ik een onafhankelijke zzp'er aan?

Voordat je begint, moet je zorgen voor een solide recruitmentproces. Je bedrijf moet kunnen bepalen of het goed is om met een zzp'er samen te werken of dat het beter is om een werknemer aan te nemen.

Niet alleen om praktische redenen, maar ook vanwege naleving. Als je een zzp'er aanneemt, kun je te maken krijgen met een mogelijk risico op verkeerde classificatie (daarover straks meer).

Het is belangrijk om goed met dit risico om te gaan. Het interne juridische team van je bedrijf kan dit oppakken of je kunt samenwerken met een betrouwbare, ervaren nalevingsexpert zoals Remote.

Bekijk onze gespecialiseerde gids over het aannemen van zzp'ers om meer te weten te komen over hoe je zzp'ers veilig en compliant aanneemt.

Hoe werk ik met een onafhankelijke zzp'er? 

Als je eenmaal een zzp'er hebt gevonden en aangenomen, moet je ervoor zorgen voor een positieve werkrelatie.

Dit kan een uitdaging zijn in het geval van remote zzp'ers. We hebben een paar tips om dat proces te vergemakkelijken. 

Schep duidelijke verwachtingen.

Als je de tijd neemt om duidelijke verwachtingen te scheppen, is de kans groter dat je werk geleverd krijgt dat voldoet aan je visie en tijdlijn. 

Beschrijf en documenteer aan het begin van de samenwerking precies wat je wilt. Wees zo gedetailleerd mogelijk over het eindresultaat, maar geef geen specifieke instructies. Zo hebben je zzp'ers een duidelijke structuur om mee te werken en creëer je een stabiele basis om hun prestaties te kunnen beoordelen.

Verbinding krijgen met je team

Het kan lastiger zijn om een positieve relatie op te bouwen met onafhankelijke zzp'ers dan met je werknemers. Soms is dat geen probleem, als je bijvoorbeeld alleen samenwerkt aan een kort, eenmalig project. Maar als je regelmatig samenwerkt met bepaalde zzp'ers, is het de moeite waard om te investeren in een wat betekenisvollere relatie.

Neem regelmatig contact op met je zzp'ers en overweeg om extra voordelen aan te bieden als je blij bent met het werk dat ze doen. Zorg er echter wel voor dat je oppast voor het risico op verkeerde classificatie.

Niet micromanagen

Onafhankelijke zzp'ers zijn vakexperts in hun werkgebied. Als je hun taken, workflows of werkschema's probeert te micromanagen, wordt dat waarschijnlijk niet erg gewaardeerd.

Je kunt natuurlijk altijd even checken wat de voortgang van projecten is, vooral als het gaat om iets wat tijdgevoelig is. Je kunt ook vragen of de zzp'er ergens hulp bij nodig heeft. Maar probeer je niet te bemoeien met het dagelijkse werk van je zzp'er en verwacht geen dagelijkse updates. De zzp'er wil in dat geval waarschijnlijk niet nogmaals met je samenwerken of, in het extreemste geval, het project niet afmaken.

Relevante feedback geven

Reserveer tijd om je zzp'er constructieve en leerzame feedback te geven zodat deze nieuwe vaardigheden kan ontwikkelen.

Zorg dat je het werk van je zzp'er beoordeelt, net zoals je bij je werknemers doet. Zo kun je een positieve werkrelatie bevorderen en verbetert de kwaliteit van het werk van de zzp'er. 

De flexibele aard van de zzp'ers respecteren

Onafhankelijke zzp'ers werken vaak voor meerdere klanten aan verschillende projecten, wat ook geen probleem mag zijn. Als je een projectbudget en -deadline hebt vastgesteld, ga er dan vanuit dat je zzp'er deze overeenkomst respecteert. 

Het is niet teveel gevraagd om duidelijke communicatie te hebben met je zzp'er, maar realiseer je wel dat deze persoon geen werknemer van je is. Zzp'ers zijn niet verplicht om binnen een specifiek tijdframe op je te reageren (in redelijkheid), of altijd beschikbaar te zijn tijdens werkuren.

Hoe werk ik met zzp'ers in een andere tijdzone?

Als je met internationale zzp'ers werkt in een andere tijdzone, zijn er nog wat andere dingen die je kunt doen om een positieve relatie te ontwikkelen. Bijvoorbeeld:

Standaard zorgen voor overcommunicatie

Het is een veelvoorkomend cliché in remote teams dat 'onmogelijk is om te overcommuniceren'. Maar bij remote zzp'ers is de grens vaak onduidelijk. Zoals we eerder al zeiden, zijn zzp'ers onafhankelijke vakexperts en zullen ze het niet waarderen als je ze bombardeert met communicatie.

Sommige mensen hebben echter de neiging om te weinig te communiceren, wat tot problemen kan leiden. Als je werkt met een remote team, ontstaat de ongedwongen communicatie die gebruikelijk is in een kantooromgeving niet zo makkelijk, en soms helemaal niet. Daarom is het belangrijk om regelmatige updates met je zzp'ers te plannen, bij voorkeur via asynchrone kanalen.

Als je goed communiceert, zorg je ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit en verklein je het risico op fouten en miscommunicatie.

Asynchroon werken inzetten

Je betaalt zzp'ers om taken uit te voeren, omdat ze al weten hoe dat moet zonder dat ze te veel gecontroleerd worden. Dit betekent dat je een stapje terug kunt doen en asynchroon kunt samenwerken. Maar wat betekent dit nu precies?

'Async werken' betekent dat mensen op hun eigen tempo werken en niet verplicht zijn om direct beschikbaar te zijn, ook al werken ze in hetzelfde team. Teams zijn productiever doordat er minder onderbrekingen zijn. Dit is voor internationaal verspreide teams in verschillende tijdzones ideaal.

Het werkt echter alleen als iedereen hieraan meewerkt en zich ervan bewust is hoe je asynchroon werkt. Zorg dat je zzp'ers bekend raken met de belangrijkste principes van async werken, zoals:

• Vermenigvuldigen: Aan meer dan één project werken zonder te wachten op anderen.

• Communicatie: De juiste communicatiemiddelen gebruiken in de juiste omstandigheden.

• Actie: Altijd overgaan tot actie, ook als er geen leidinggevende is die je vertelt wat je moet doen.

Met de verwachting dat iedereen in een team actie onderneemt, schep je een gevoel van vertrouwen. Dat geldt vooral voor zzp'ers. Je hebt ze per slot van rekening aangenomen met een reden en je moet erop kunnen vertrouwen dat ze de juiste keuzes maken, relevante actie ondernemen en hun werk effectief uitvoeren. Als je geen vertrouwen hebt in je zzp'ers, moet je ofwel duidelijker aangeven wat je verwachtingen zijn of nieuwe zzp'ers aannemen.

Alles documenteren

Om asynchroon werken efficiënt te laten functioneren, moeten medewerkers op één belangrijk ding kunnen vertrouwen: de documentatie.

Documentatie is alles wat is opgeschreven op een plaats waar je zzp'ers het kunnen lezen, ervan kunnen leren en erop kunnen voortbouwen. Als je met een remote team werkt, moet alles wat geen gevoelige informatie bevat publiek toegankelijk zijn. Daarmee creëer je een kennisbasis waar je hele team van kan leren.

Het kan natuurlijk zijn dat je je zzp'ers geen toegang wilt geven tot je hele bibliotheek met documentatie. Maar je moet wel op individuele basis belangrijke pagina's en documenten delen en op die documentatie steunen om efficiënter met je remote zzp'ers te werken.

Hoe betaal ik een onafhankelijke zzp'er?

Betalingen doen is een belangrijk onderdeel van contractor management. Zorg dat je de betalingsmethode en valuta opneemt in je zzp-contracten.

Er zijn verschillende manieren om zzp'ers te betalen, elk met zijn eigen voor- en nadelen. De belangrijkste methoden zijn:

• Bankoverschrijvingen

• Automatische incasso's

• Papieren cheques

• Betalingsopdrachten

• Virtuele wallets

• Digitale overschrijvingsdiensten (zoals PayPal en Wise)

Je kunt de betalingsverkenner voor zzp'ers van Remote gebruiken om te ontdekken wat voor jou de meest geschikte optie is. Met deze snelle, gratis en eenvoudig te gebruiken tool kun je het volgende zien:

• In welke valuta je kunt betalen.

• De verschillende overschrijvingsopties (via Wise, Stripe en Connect).

• De verwachte betalingssnelheid van elke optie.

Je kunt ook eenvoudig betalingen instellen en beheren met Remote door gebruik te maken van Contractor Management.

Bekijk onze gespecialiseerde gids over het betalen van zzp'ers voor meer informatie over hoe je onafhankelijke zzp'ers uitbetaalt.

Wat zijn mijn belasting- en nalevingsverplichtingen?

Onafhankelijke zzp'ers zijn (in de meeste gevallen) zelfstandig. Daardoor zijn ze zelf verantwoordelijk voor het beheren en regelen van hun belastingen en sociale bijdragen.

In sommige landen en gevallen kan je bedrijf echter verantwoordelijk zijn voor het volgende:

• Bepaalde belastingen inhouden op betalingen.

• Btw-aangifte doen (meestal wanneer het jaarinkomen van je zzp'er boven een bepaald bedrag komt).

• Landspecifiek papierwerk indienen.Als je bijvoorbeeld met een zzp'er in de VS werkt, moet je een 1099-NEC-formulier indienen, ook als je bedrijf niet in de VS is gevestigd.

Zorg dat je je bewust bent van dit soort verplichtingen en eraan voldoet. Je moet op de hoogte blijven van de lokale belasting- en arbeidswetgeving in de landen waar je zzp'ers werken, zeker wanneer je schaalt en zzp'ers in nieuwe landen aanneemt.

Je kunt hiervoor externe belasting- en juridische kantoren in de betreffende landen inschakelen. Maar het is veel makkelijker (en kosteneffectiever) om met een global HR-leverancier zoals Remote te werken.

Onze interne juridische experts weten alles van de belasting- en arbeidswetgeving in de landen waar we actief zijn. Zo kunnen we ervoor zorgen dat je bedrijf bij elke stap compliant blijft. 

Wat is het risico op verkeerde classificatie en hoe ga ik hiermee om?

Zoals we al zeiden, is het risico op verkeerde classificatie een aanzienlijk risico als je met zzp'ers werkt. Het is iets waar je je steeds bewust van moet zijn.

In grote lijnen ontstaat het risico op verkeerde classificatie wanneer je je zzp'ers als werknemers behandelt. Als je bijvoorbeeld de werkuren van je zzp'ers bepaalt, tools en apparatuur ter beschikking stelt of secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een zorgverzekering aanbiedt, zijn dat kenmerken van een werkgever-werknemer relatie, niet van een klant-zzp'er relatie. Dit kan leiden tot een risico op verkeerde classificatie.

Overheden zijn er niet van gediend dat je zzp'ers verkeerd classificeert, of je dat nu bewust of onbewust doet. Een zzp'er verkeerd classificeren kan leiden tot boetes, straffen, reputatieschade en nabetalingen van belastingen en sociale bijdragen (met rente).

Het is daarom van essentieel belang om met een global HR-partner te werken en het risico in de landen waarin je zzp'ers werken, te verlagen.

Gebruik onze checklist voor compliance van zzp'ers om verkeerde classificatie te voorkomen

Neem deze checklist door om beter te kunnen bepalen of je nieuwe teamlid een zzp'er of werknemer is.

Downloaden

Hoe zet ik een zzp'er om naar een werknemer?

Er zijn een aantal redenen waarom je een zzp'er zou willen omzetten naar een werknemer. Bijvoorbeeld:

• De zzp'er levert goed werk en je wilt dat deze alleen nog maar voor jou werkt.

• Er is een groot risico op verkeerde classificatie.

• Je wilt de zzp'er een grotere rol geven binnen je bedrijf.

• De zzp'er heeft erom gevraagd.

Het kan ook zijn dat je er wettelijk toe verplicht bent. In sommige landen worden zzp-contracten na een bepaalde periode automatisch omgezet in arbeidscontracten.

Wat de reden ook mag zijn, het is prima mogelijk om een zzp'er om te zetten naar een werknemer. Je moet er wel voor zorgen dat het proces voldoet aan de lokale arbeidsregelgeving, zowel in je eigen land als in het land van de zzp'er. 

Bekijk onze uitgebreide gids om te leren hoe je een zzp'er veilig en efficiënt omzet naar een werknemer.

Hoe beëindig ik de relatie met een zzp'er?

Als je de overeenkomst met een werknemer wilt beëindigen, zijn er strenge juridische procedures die je moet volgen. In het geval van een zzp'er is het wat minder ingewikkeld.

Als je de zzp'er hebt aangenomen voor een eenmalig project, is het proces simpel. Zodra de taak is afgerond en je hebt betaald, eindigen het contract en de overeenkomst.

Als het een doorlopende overeenkomst is zonder einddatum, is het van belang dat zowel je eigen beëindigingsrechten als die van de zzp'er in de overeenkomst beschreven staan. Anders dan bij werknemers is er meestal geen opzegtermijn en hoef je niet per se een reden op te geven om de samenwerking te beëindigen.

Je zzp'er kan ook op elk moment stoppen, mits dit is opgenomen in de overeenkomst.

Onafhankelijke zzp'ers beheren met Remote

Onafhankelijke zzp'ers beheren en betalen kan ingewikkeld zijn, vooral als ze zich in het buitenland bevinden. Je moet rekening houden met lokale arbeidswetten, het risico op verkeerde classificatie en internationale betalingen, en dat allemaal terwijl je ook een positieve werkrelatie wilt behouden.

Daarom wordt het zeer aangeraden om met een ervaren, deskundige partner voor contractor management, zoals Remote, te werken. Met ons eenvoudige, alles-in-één platform kun je zzp'ers op schaal aannemen, betalen en beheren. Zo hoef je je niet bezig te houden met alle onduidelijke juridische onzekerheid van het HR-traject.

Met Remote kun je het volgende:

• Het risico op verkeerde classificatie verkleinen en over de hele wereld voldoen aan lokale arbeidswetten.

• Werken met een stabiele basis om een internationaal uitbreidingsplan te ontwikkelen en uit te voeren.

• In een paar klikken zzp'ers over de hele wereld in verschillende valuta's betalen.

• Onafhankelijke zzp'ers omzetten naar werknemers.

Bekijk onze gratis uitgebreide gids over internationaal contractor management voor meer informatie over het beheren van onafhankelijke zzp'ers.

Je kunt ook contact opnemen met een van onze vriendelijke experts om te ontdekken hoe Remote kan voldoen aan jouw internationale uitbreidingswensen en vandaag nog aan de slag gaan met de groei van je bedrijf.