Werken met remote zzp'ers: handleiding voor gevorderden

Al sinds enkele jaren zijn bedrijven de voordelen van remote onafhankelijke zzp'ers gaan inzien.

Op dit moment zijn wereldwijd meer dan 1 miljard zzp'ers aan het werk, en dat aantal neemt alleen maar toe naarmate meer bedrijven zich realiseren wat de voordelen zijn van het opnemen van remote zzp'ers in hun teams.

Door te werken met wereldwijde zzp'ers zijn bedrijven niet langer beperkt tot het werken met lokaal talent. Elk bedrijf kan wie dan ook werven, ongeacht waar diegene vandaan komt, en kan hem of haar onmiddellijk laten beginnen dankzij wereldwijde contractor management services. Als je echter nog nooit iemand in een ander land hebt geworven, beheerd of betaald, kunnen er haken en ogen zitten aan het onboarden van je eerste remote zzp'er.

Om te werken met remote zzp'ers, moet je inzicht hebben in de juridische en financiële implicaties van deze zakelijke relaties. Als je te veel van een zzp'er afhankelijk bent, kun je problemen krijgen met verkeerde classificatie.

Hoe kun je medewerkers betalen in een land waar je bedrijf geen wettelijke status heeft? Hoe ga je om met tijdverschillen, papierwerk en een remote bedrijfscultuur? En hoe zit het met de risico's van het wettelijk verkeerd classificeren van een medewerker in een ander land? Kun je internationale zzp'ers omzetten naar werknemers op een later tijdstip? In deze handleiding geven we op al die vragen een antwoord.

Gelukkig hoeft het werven van internationale zzp'ers geen beproeving te zijn. In deze handleiding worden alle nuances van het werken met internationale zzp'ers met je doorgenomen, van het vinden van talent tot het voortdurend voldoen aan de regels.

Wat is een remote zzp'er?

Een onafhankelijke zzp'er is iedereen die werkt voor een bedrijf zonder onder de zeggenschap van dat bedrijf te staan. Een remote zzp'er is een onafhankelijke zzp'er die niet op een locatie van het bedrijf werkt, vaak in een ander land. Diegene kan in dezelfde stad, in een andere deelstaat of provincie of aan de andere kant van de wereld werken en vervult de rol van een onafhankelijke zzp'er.

Het werken met remote zzp'ers brengt bepaalde uitdagingen met zich mee. De meest voor de hand liggende is dat er geen dagelijks persoonlijk contact is, wat het lastig kan maken om leiding te geven en te communiceren. De internationale zzp'er bevindt zich misschien op een plek met een groot tijdverschil, spreekt misschien een andere taal of woont in een land waar het arbeidsrecht afwijkt van het arbeidsrecht in jouw land. Dus hoe kun je leiding geven aan een remote internationale zzp'er?

Hoe stuur ik een remote zzp'er aan?

Hieronder geven we een paar tips voor het werken met remote zzp'ers in andere landen:

Communicatie

Een veelgehoord cliché over remote teams is: "Het is onmogelijk om te veel te communiceren met een remote medewerker." Maar dat is niet helemaal waar. Geen enkele zzp'er wil dat je je elke seconde van de dag met hun zaken bemoeit. Zzp'ers zijn per definitie onafhankelijk, wat betekent dat ze buiten de relatie met je bedrijf ook nog andere werkzaamheden hebben.

Toch hebben de meeste mensen de neiging te weinig te communiceren, wat tot problemen kan leiden. Als je leiding geeft aan een remote team, ontstaat er niet zo makkelijk de ongedwongen communicatie die gebruikelijk is in een kantooromgeving. Het is belangrijk om regelmatige updates met je zzp'ers te plannen, bij voorkeur via asynchrone kanalen, zodat beide partijen altijd op één lijn zitten.

'Regelmatig' is hier het sleutelwoord. Je wilt dat je remote medewerkers begrijpen wat je van ze nodig hebt zodat ze efficiënt hun werk kunnen doen. Communiceer niet te weinig of te veel. Geef voor jezelf en je zzp'ers aan wat je verwacht op het gebied van communicatie en houd je aan jouw deel van de afspraak.

Asynchroon werken

Je betaalt zzp'ers omdat ze al weten hoe ze iets goed moeten doen, wat betekent dat je meestal een stapje terug kunt doen en asynchroon kunt werken zonder al te veel toezicht. Maar wat is asynchroon werken of 'async'?

Async houdt een paar dingen in. Het meest voor de hand liggende is dat je niet op hetzelfde moment met andere mensen werkt. Maar veel belangrijker is dat async een manier is om meer gedaan te krijgen met minder onderbrekingen. Dit is gebaseerd op een aantal centrale aannames:

• Multiplexen: werk aan meer dan één project zonder te wachten op anderen.

• Communicatie: gebruik de juiste communicatiemiddelen voor de juiste omstandigheden

• Actie: ga altijd over tot actie, ook als er geen leidinggevende is die je vertelt wat je moet doen.

Met de verwachting dat iedereen in een team actie onderneemt, schep je een gevoel van vertrouwen. Er is een reden waarom je je remote zzp'ers hebt aangenomen en je moet erop vertrouwen dat ze hun werk doen, de juiste keuzes maken en actie ondernemen. Als je geen vertrouwen hebt in je zzp'ers, moet je ofwel duidelijker aangeven wat je verwachtingen zijn of nieuwe zzp'ers zoeken.

Documentatie

Om asynchroon werken efficiënt te laten functioneren, moeten medewerkers op één ding kunnen vertrouwen: de documentatie.

Documentatie is alles wat is opgeschreven op een plaats waar andere teamleden het kunnen lezen, ervan kunnen leren en erop kunnen voortbouwen. Als je met een remote team werkt, moet alles wat geen gevoelige informatie bevat publiek toegankelijk zijn. Daarmee creëer je een kennisbasis waar het hele team van kan leren. Bij Remote geloven we sterk in documentatie, dus hebben we een heel hoofdstuk in ons handboek aan dat onderwerp gewijd.

Misschien wil je je zzp'ers geen toegang geven tot je hele bibliotheek met documentatie, maar dat hoeft ook niet. Je kunt op individuele basis belangrijke pagina's en documenten delen en op die documentatie steunen om efficiënter met je team van remote zzp'ers te werken.

Nuttige hulpbronnen voor het aansturen van remote zzp'ers

Het leiden van een remote team kan een uitdaging zijn, met name als het bestaat uit een mengeling van zzp'ers en werknemers. Met dat in gedachten hebben we een verzameling handleidingen die je helpen je team te leiden, ongeacht waar je teamleden wonen.

• Verminder de teamstress. Het is natuurlijk geen optie om op je locatie een yogastudio voor remote werknemers te bouwen. Maar er zijn wel dingen die je kunt doen om daadwerkelijk iets te veranderen aan het stressniveau van je team. We hebben een complete handleiding voor het omgaan met stress van remote medewerkers samengesteld om je daarbij te helpen.

• Denk remote-first, niet remote-friendly. Is je bedrijf remote gaan werken als antwoord op de pandemie? Je werkplek is misschien wel remote-friendly, maar als je maximale efficiëntie wilt bereiken, moet je denken in termen van een remote-first bedrijfsvoering. Onze handleiding voor remote werken voor bedrijven in transitie kan je helpen de overstap te maken, ook als je nog steeds werknemers op kantoor hebt.

• Ontwikkel een remote werkcultuur Een bedrijfscultuur is een raar iets. In gedeelde kantoren ontwikkelt een cultuur zich organisch, maar een toevallige cultuur is niet altijd een goede cultuur. Dus hoe kun je een duurzame remote werkcultuur ontwikkelen? We hebben een paar tips om je op weg te helpen.

Op welke manier is het arbeidsrecht in verschillende landen van invloed op het werven van zzp'ers?

Je wordt misschien afgeschrikt door het feit dat je met internationaal arbeidsrecht te maken krijgt, met name als je wilt werken met mensen uit meerdere landen. Maar dat is minder eng dan het klinkt.

De meeste organisaties hebben niet de middelen om zelf de personeelsaspecten van het werven van een wereldwijd team te regelen, maar met wereldwijde personeelsdiensten wordt het voor bedrijven van elke omvang makkelijk om wereldwijde teams in te richten. Voor zzp'ers is het proces in feite tamelijk simpel, ondanks bepaalde uitdagingen.

Niet alle landen hanteren dezelfde definitie voor de term 'zzp'er'. Sommige landen, zoals Frankrijk en Nederland, verplichten freelancers om zich in te schrijven. Andere landen onderzoeken elke relatie om er zeker van te zijn dat de zzp'er ook echt vrij is om zonder excessief toezicht van het bedrijf te werken. In bepaalde landen, zoals Israël, kan een tribunaal een zzp'er herclassificeren als werknemer. Belastingformulieren voor zzp'ers uit de VS kunnen lastig zijn.

Als een medewerker die je hebt ingehuurd als zzp'er wettelijk gezien een werknemer is, kun je met flinke sancties te maken krijgen. In Duitsland kan een bedrijf bijvoorbeeld strafrechtelijk aansprakelijk worden gesteld als het nalaat de bijdragen aan de sociale zekerheid af te dragen. Individuele leidinggevenden kunnen ook civielrechtelijk aansprakelijk worden gesteld. Strafrechtelijke aansprakelijkheid is ook een mogelijkheid in de VS, evenals belastingcontroles, arbeidscontroles en boetes uit hoofde van de deelstaat- en federale wetgeving.

Ondanks de haken en ogen van het internationaal arbeidsrecht is het proces om met zzp'ers in andere landen te werken heel simpel. Je zoekt de persoon die je wilt hebben, onderhandelt over een tarief voor het werk, zorgt ervoor dat je als klant binnen de grenzen blijft van wat is toegestaan en betaalt vervolgens je remote zzp'ers.

Internationale zzp'ers betalen

In eerste instantie lijkt met misschien moeilijk om over de internationale grenzen heen geld over te maken. Afhankelijk van het land moet je de zzp'er misschien in een bepaalde valuta betalen, wat betekent dat je te maken krijgt met wisselkosten. Veel internationale diensten voor betalingen aan zzp'ers rekenen daarbovenop nog eens hun eigen kosten, maar Remote rekent - natuurlijk - geen extra kosten voor betalingen aan internationale zzp'ers.

De procedure voor de betaling van internationale zzp'ers is simpel. Eerst moet je een internationale dienst voor betalingen aan zzp'ers selecteren. Vervolgens moet je de regels voor betalingen aan zzp'ers nagaan voor het land waar je zzp'er actief is. Moet je bijvoorbeeld het geld overmaken naar een door de overheid goedgekeurde bank? Of in een bepaalde valuta? Zodra je de regels weet, kun je de betaling versturen. De procedure hiervoor verschilt per aanbieder, maar het concept is heel eenvoudig. Het belangrijkste is dat je je zzp'ers legaal, volledig en op tijd betaalt om een goede relatie met ze op te bouwen.

Hoeveel moet ik internationale zzp'ers betalen?

Eerst het belangrijkste: je mag je zzp'ers waarschijnlijk geen regelmatig salaris betalen. Zorg dat ze je facturen sturen die je moet betalen. Deze extra stap lijkt misschien overbodig, maar het kan je beschermen tegen beschuldigingen van verkeerde classificatie, waar we later in deze handleiding op in zullen gaan.

Laten we het nu hebben over de vergoeding. Voordat de werkzaamheden van start gaan, moeten jij en je zzp'er onderhandelen over de betaling. Er zijn enkele manieren waarop je een freelancer kunt betalen:

• Op basis van tijd: betalen op basis van tijd is een veel gebruikte manier om een zzp'er te betalen. De zzp'er heeft misschien een uurtarief, of jij biedt betaling per uur aan. Sommige zzp'ers worden per dag betaald (het zogenoemde dagtarief), wat in bepaalde landen heel gewoon is.

• Op projectbasis: dit houdt in dat jij en de zzp'er onderhandelen over een totaalbedrag voor het afronden van een specifiek project. Misschien vraag je een software-engineer om voor een bepaald bedrag een programma te schrijven of een schrijver om voor een eenmalig bedrag een blogpost te schrijven. Je kunt de projecttarieven herhalen voor meerdere te leveren resultaten of je kunt voor elk afzonderlijk project een ander bedrag vaststellen.

• Voorschot: je kunt een zzp'er een voorschot geven door een eenmalig bedrag te betalen (vaak aan het begin van de maand of het kwartaal). Dit bedrag dekt de werkzaamheden tot een bepaald bedrag, waarna de zzp'er je een rekening stuurt voor eventuele extra werkzaamheden. De meeste zzp'ers die met voorschotten werken, spreken een bepaald aantal werkuren of een bepaald aantal te leveren resultaten af. Zzp'ers die met voorschotten werken, moeten je nog steeds facturen sturen, ook als je niets extra's verschuldigd bent, om de relatie zzp'er-klant te versterken in de ogen van de wet.

• Betaling vooraf: je betaalt voordat het werk is verricht. Sommige zzp'ers willen een deel van hun betaling ontvangen voordat ze aan de slag gaan en vragen de rest nadat het project is afgerond.

• Bij levering: je betaalt nadat je het afgeronde project hebt ontvangen.

Het kan lastig zijn een specifiek tarief vast te stellen. Bedenk wat je een lokale medewerker zou betalen voor hetzelfde werk, wat de kosten van levensonderhoud zijn in het gebied van de freelancer, of er secundaire arbeidsvoorwaarden worden verwacht en wat de gangbare tarieven voor zzp'ers in de sector zijn. De meeste zzp'ers stellen hun eigen tarieven vast, maar misschien heb je ruimte om te onderhandelen.

Gebruik onze checklist voor compliance van zzp'ers om verkeerde classificatie te voorkomen

Neem deze checklist door om beter te kunnen bepalen of je nieuwe teamlid een zzp'er of werknemer is.

Downloaden

Moeten remote zzp'ers belasting betalen?

Ja, maar je bedrijf is waarschijnlijk niet aansprakelijk voor het doen van betalingen namens hen. In de VS moeten zzp'ers zelf op basis van een schatting belasting afdragen. Jij bent ervoor verantwoordelijk ze aan te merken als zzp'ers en de toepasselijke formulieren in te vullen, maar ze dragen zelf hun belasting af.

In het VK moeten bedrijven die zzp'ers inhuren de regels voor medewerkers die niet op de loonlijst staan, volgen (IR35). Ook moet je mogelijk een verbruiksbelasting betalen over de facturen van je zzp'ers, die je al dan niet kunt terugvragen. Veelvoorkomende verbruiksbelastingen zijn de omzetbelasting, de belasting op goederen en diensten (goods and services tax, GST) en de belasting op de toegevoegde waarde (btw).

Hoe zorg ik ervoor dat ik de regels naleef als ik remote zzp'ers werf?

Als je niet de lokale wetgeving voor classificatie van zzp'ers naleeft kan dit ernstige gevolgen hebben voor je bedrijf. Je kunt te maken krijgen met boetes en sancties, wat zelfs kan inhouden dat je bedrijf moet stoppen met werken in dat land.

In sommige landen kunnen zzp'ers gedwongen opnieuw worden geclassificeerd onder andere omstandigheden. In Spanje kun je bijvoorbeeld verantwoordelijk worden gesteld voor het verstrekken van secundaire arbeidsvoorwaarden aan zzp'ers die een lange tijd bij je werken of van wie het grootste gedeelte van hun inkomen afkomstig is uit werk dat ze voor jou verrichten. Aangezien het arbeidsrecht voortdurend verandert, is het belangrijk dat je overal waar je mensen werft, beschikt over een lokale partner die goed op de hoogte is.

Wie komen in aanmerking als remote onafhankelijke zzp'er?

Over het algemeen zijn er 2 soorten remote werkers: zpp'ers en werknemers. In het VK wordt onderscheid gemaakt tussen werknemers, medewerkers en contractanten, maar in het algemeen is iemand in dienst bij een bedrijf of niet.

Er is een groot verschil tussen de twee. Zzp'ers leveren specifieke diensten, vaak voor een bepaalde periode of met een deadline. Ze tekenen een contract met een klant en werken voor een overeengekomen tarief. Afhankelijk van de wetgeving in hun land kunnen ze een bedrijfsvergunning nodig hebben om als remote onafhankelijke zzp'er te werken.

Werknemers, daarentegen, werken rechtstreeks voor het bedrijf, meestal gedurende regelmatige uren. Je kunt ze vertellen hoe ze hun werk moeten doen en ze secundaire arbeidsvoorwaarden en apparatuur verstrekken.

Weet je niet zeker of je zzp'er echt een zzp'er is? Je kunt dit nagaan aan de hand van de volgende vragen:

1. Kan je remote medewerker zelf de werkuren bepalen?

2. Kan de medewerker kiezen hoe het werk gedaan wordt?

3. Is de medewerker voor een vaste periode verbonden aan je bedrijf?

4. Heb je ervoor gezorgd dat je met deze medewerker niet meerdere contracten voor bepaalde tijd op rij hebt afgesloten?

5. Vertelt de medewerker tegen andere mensen dat hij of zij een zzp'er of freelancer is?

6. Werkt hij of zij alleen aan eigen projecten in plaats van toe te zien op andere medewerkers?

7. Werkt hij of zij voor andere organisaties?

8. Kan hij of zij het werk doen zonder opgeleid te worden?

9. Leidt hij of zij andere medewerkers op?

10. Ontvangt hij of zij een salaris in plaats van dat er een factuur wordt ingediend?

11. Heeft de zzp'er zich ingeschreven bij wettelijke sociale verzekeringsinstanties en de vereiste beroepsverzekeringspolissen afgesloten?

Als je bovenstaande vragen met ja hebt beantwoord, is er waarschijnlijk sprake van een werkrelatie met een zzp'er. Anders is er mogelijk sprake van een verkeerd geclassificeerde werknemer, wat tot problemen kan leiden.

Wat zijn de boetes voor het verkeerd classificeren van medewerkers?

Zoals eerder gezegd, zijn remote medewerkers ofwel zzp'er of fulltime werknemers. Het is heel belangrijk om ervoor te zorgen dat je medewerkers in de juiste categorie worden ingedeeld.

Als je iemand die een werknemer zou moeten zijn, classificeert als zzp'er, kan je bedrijf te maken krijgen met boetes en sancties van de betrokken overheden. In sommige gevallen kan een slechte classificatie zelfs leiden tot vragen over wie feitelijk de eigenaar is van het geproduceerde werk. Stel je de kopzorgen eens voor als een zzp'er in een ander land het intellectueel eigendom claimt van werk voor jou. Het uitvechten van een strijd om intellectueel eigendom voor een buitenlandse rechtbank kan een moeilijke en kostbare zaak zijn, zelfs voor grote bedrijven.

In onze handleiding over de sancties voor het verkeerd classificeren van zzp'ers worden meer gevaren beschreven. Als je echter zorgvuldig bent in je naleving, hoef je je geen zorgen te maken over boetes of andere straffen.

Wat moet je doen voordat je je eerste internationale zzp'er werft?

Denk na over de volgende vragen:

• Bepaal de reikwijdte van het project. Hoe groot is het project? Hoe lang zal het duren? Heb je een reeks projecten gepland of maar één? Onthoud dat zzp'ers die op doorlopende basis voor je werken, in sommige landen als werknemers worden beschouwd.

• Bedenk eerst wat je budget is. Wees duidelijk over wat je te besteden hebt voordat je communiceert met zpp'ers. Misschien kun je geen toptarieven betalen, maar misschien heb je ook niet voor elk project absoluut de allerbeste kandidaat nodig.

• Zet een systeem voor de communicatie op. Ga je je zzp'ers uitnodigen voor een gedeeld Slack-kanaal? Maak je een Google-document of een pagina in Notion om asynchroon te werken? Wat je ook van plan bent, maak vanaf het begin duidelijk wat je verwacht om miscommunicatie te voorkomen.

Ga vandaag nog met remote zzp'ers werken

De onboarding van een remote zzp'er uit een ander land hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een partner als Remote kan het makkelijk voor je maken om overal ter wereld zzp'ers te werven, te betalen en te beheren, zonder verborgen aanvullende kosten of verrassingen.

Bekijk onze internationale contractor management services vandaag nog. Je kunt je in een paar minuten aanmelden en meteen beginnen met het onboarden en betalen van internationale zzp'ers.

Neem voor eventuele vragen gerust contact met ons op! We helpen je graag bij alles wat je nodig hebt op het gebied van internationaal werven.