Guide du traitement de la paie internationale

Découvrez comment gérer le traitement de la paie internationale pour vos équipes réparties dans le monde entier. Les experts en RH à l'international de Remote ont partagé leurs idées et conseils pour créer ce guide et aider votre entreprise à rester en conformité avec les lois en vigueur en matière de paie.

Ce guide n'est actuellement disponible qu'en anglais

Comment traiter la paie de votre équipe internationale ?

Quelle que soit leur taille, les entreprises peuvent aujourd’hui embaucher des talents dans le monde entier. Pour autant, la gestion de la paie internationale est un exercice difficile, même pour les entreprises expérimentées. Le traitement de la paie internationale ajoute une difficulté supplémentaire à la simple rémunération de votre équipe en temps et en heure. Votre solution de gestion de la paie à l'international doit être un atout stratégique plutôt qu’administratif. Elle doit vous permettre d'embaucher et de payer rapidement les meilleurs talents dans le monde entier, tout en garantissant une parfaite conformité. Tous les fournisseurs de service de paie multipays ne sont pas toujours à la hauteur de ces objectifs. Les entreprises peu au fait des principes de paie internationale se trouveront vite confrontées à des problèmes de conformité et de fiscalité, ainsi qu’à d’autres obstacles, que les logiciels de gestion de la paie à l'international sont à même de résoudre. Par exemple, si une société ne détient pas une entité juridique dans un pays, un fournisseur de service de paie internationale peut l’aider à embaucher des collaborateurs dans un autre pays sans consacrer des milliers d'euros et plusieurs mois à la constitution d’une nouvelle entité.

Rapport : les équipes internationales, une véritable révolution

Bienvenue dans la plus grande révolution de l’histoire du travail. Les employés d’aujourd’hui obéissent à un ensemble de règles différent et leurs besoins et perspectives changent plus vite que jamais. Pour attirer et fidéliser leurs employés, les entreprises doivent comprendre ce qu’ils attendent, comment évoluent leurs attentes et où ils se situent dans cette nouvelle ère du travail.

  • Qu’entend-on par paie internationale ?

  • Types de fournisseurs de service de paie internationale

Qu’entend-on par paie internationale ?

Souvent fourre-tout, le terme « service de paie internationale » ou « service de paie multipays » décrit la pratique consistant à intégrer, gérer et payer les employés et freelances dans le monde entier. Selon la personne à laquelle on s’adresse, le service de paie internationale pourrait se résumer à l’envoi de paiements aux freelances ou au contraire s’avérer très complexe en confiant à une autre entreprise le rôle d’Employer of record pour les employés que vous embauchez dans ce pays.

Les fournisseurs de services de traitement de la paie internationale offrent en principe les trois services de base suivants :

Services d'emploi à l’international

À défaut de détenir une entité dans le pays où résident vos employés, vous devez faire appel aux services d'emploi à l’international d'un partenaire comme Remote. Certains fournisseurs de service de paie internationale peuvent embaucher vos collaborateurs pour votre compte, en tenant un rôle appelé communément Employer of record (EOR). Dans ce contexte, vos employés restent vos employés, mais le fournisseur de service de paie internationale fait office d'employeur pour vous permettre d’embaucher du personnel en toute légalité dans le pays. Chez Remote, nous sommes pleinement propriétaires des entités juridiques propres dans chaque pays où nous proposons nos services d'EOR. Nous sommes votre partenaire expert au niveau national, avec des services d'emploi à l'international comprenant la gestion de paie, l'administration des avantages sociaux, la protection de la propriété intellectuelle et la gestion des programmes d'achat d'actions destinés aux employés.

Services de traitement de la paie locale

Les fournisseurs de services de paie internationale peuvent aussi répondre aux besoins en matière de paie à l'échelle locale dans les pays où vous disposez de vos propres entités locales. C’est là une solution de choix pour les entreprises qui ont déjà largement investi dans un pays et envisagent de gérer un vaste effectif au niveau national. Dans ces cas, les fournisseurs de service de paie internationale assurent la paie locale et l’administration des avantages sociaux, mais n’embauchent aucun collaborateur pour votre compte. Vous êtes seul responsable de vos obligations légales et de la protection de votre propriété intellectuelle dans les pays dans lesquels vous disposez de votre propre entité juridique.

Services de paiement des freelances

Si votre entreprise doit faire appel à des talents dans un autre pays, mais ne souhaite pas en faire des salariés, votre partenaire en matière de traitement de la paie internationale peut vous accompagner pour la rémunération des freelances dans d'autres pays. En cas de missions et de contrats à court terme avec des travailleurs préférant rester indépendants, c’est une option à retenir. Cela dit, les entreprises doivent être prudentes afin d'éviter les amendes et les pénalités, sans parler de la perte accidentelle de la propriété intellectuelle en fonction des lois en vigueur dans le pays où réside le freelance. Dans la mesure où le statut d’employé varie d’un pays à l’autre, votre solution mondiale de paie constitue votre premier rempart afin d'éviter les requalifications de contrat. Par solution de facilité, les sociétés sont nombreuses à payer leur personnel international en tant que freelances. Ce faisant, elles s’exposent néanmoins à d’éventuelles poursuites judiciaires si le freelance décide d’invoquer l’existence d’une relation de travail. Il arrive que les entreprises utilisent des méthodes différentes selon les pays. Par exemple, une entreprise pourrait employer des collaborateurs par le biais d’un fournisseur de solutions d'emploi à l’international dans un pays, utiliser les services de paie locale de ce fournisseur dans un autre pays où l’entreprise possède une entité, et utiliser le même fournisseur pour payer les freelances dans le monde entier. Votre fournisseur de service de paie internationale peut vous aider à y voir plus clair.

Types de fournisseurs de service de paie internationale

Les fournisseurs de service de paie internationale existent sous deux formes : ils peuvent dépendre de partenaires ou disposer de leurs propres entités (comme Remote). Dans les deux cas, ces prestataires peuvent assurer la paie pour le compte d’entreprises du monde entier. Quel que soit leur type, ils fournissent les trois types de services décrits dans la section précédente. À noter toutefois que seuls certains fournisseurs disposent de leurs propres entités locales, alors que d’autres chargent des parties tierces des pays couverts d’assurer les services à leur place.

Fournisseurs de solutions d'emploi à l’international dépendant de partenaires

Lorsqu’ils dépendent d’un partenaire, les fournisseurs de solutions d'emploi à l’international externalisent leurs services en les confiant à des tiers au sein des différents pays où ils exercent. Si une collaboration avec un service dépendant de partenaires peut se justifier à court terme, cette option prête à discussion en raison de la protection limitée de la propriété intellectuelle et de la médiocrité des expériences offertes aux employés par ces fournisseurs (sans parler de coûts excessifs). Évitez cette option dans la mesure du possible.

Fournisseurs de solutions d'emploi à l’international disposant d’entités propres

Lorsqu’ils détiennent leurs propres entités, les fournisseurs de solutions d'emploi à l’international s’occupent de tous les aspects de la paie, des avantages sociaux, de la conformité et de la fiscalité pour le compte des employeurs embauchant à l’étranger. Contrairement aux services dépendant de partenaires, les fournisseurs détenant leur propre entité dans les pays où ils exercent n’ont pas à sous-traiter leurs services. Ce modèle renforce la protection des droits de propriété intellectuelle et d’invention et permet d’améliorer considérablement l’expérience proposée aux employés.

Informations sur le service de paie internationale dans des pays spécifiques

Voici quelques-uns de nos pays les plus consultés. Rendez-vous sur notre page Explorateur de pays pour en savoir plus sur le traitement de la paie dans des pays spécifiques.

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Questions fréquentes

Dans la plupart des cas, les entreprises implantées aux États-Unis ne peuvent pas payer directement des employés à l’étranger. Si le paiement direct des freelances à l’étranger ne pose aucun problème aux entreprises américaines, la situation se complique lorsqu’il s’agit de salariés. Les entreprises peuvent soit constituer leur propre entité juridique dans les pays où travaillent les employés, soit faire appel à un Employer of record (EOR) mondial qui assurera les services de paie.

Contrairement aux employés au niveau national qui reçoivent leur salaire sans difficulté, les employés des autres pays demandent plus d’attention. Pour payer les employés de l’étranger, vous devez tenir compte de divers éléments comme les contributions aux programmes sociaux (sécurité sociale, fonds de retraite), les charges patronales et le paiement des avantages sociaux obligatoires. Bien souvent, les entreprises cherchant à embaucher à l’étranger font appel à des fournisseurs de service de paie internationale.

La réponse à cette question dépend de la politique salariale de votre entreprise. Certaines entreprises versent à chacun le même salaire quel que soit le lieu de résidence des employés. D’autres réévaluent les salaires en fonction de facteurs comme le coût de la vie. Dans la plupart des cas, les entreprises qui embauchent à l’international versent à leurs employés étrangers des salaires correspondant aux salaires de la région où ils vivent.

Les collaborateurs à l’étranger sont-ils régis par les lois de leurs pays ou par celles du vôtre ? Dans la plupart des cas, la réponse est : les deux. En effet, votre entreprise doit déjà respecter les lois du pays où se trouve son siège social. Pour embaucher dans d’autres pays, vous devez comprendre et tenir compte d’autres lois. Les niveaux de protection des collaborateurs, les obligations des employeurs et les sanctions pour infraction varient en fonction des différents pays. Il est donc essentiel de prendre la conformité au sérieux.