Snel en zonder moeite onboarden

Om medewerkergegevens in Remote te zetten, sturen we automatisch een uitnodiging per e-mail naar je nieuwe collega.

Zodra je medewerker is ingelogd op het platform, verschijnt een scherm waarin gevraagd wordt om administratieve gegevens in te voeren en de nodige ondersteunende documenten te uploaden.

Remote controleert het recht om te werken zodat je zeker weet dat medewerkers over de vereiste toestemmingen, werkvergunningen of visa beschikken die voor hun locatie nodig zijn.

De arbeidsovereenkomst wordt opgemaakt en naar de medewerker verzonden voor een formele ondertekening.

De medewerker wordt geregistreerd voor payroll en secundaire arbeidsvoorwaarden en zijn of haar status in Remote wordt op actief gezet.

Afhankelijk van waar je talent wil aantrekken, laat employee onboarding-software je nieuwe medewerkers met volledige naleving van de toepasselijke arbeidswetgeving in je organisatie opnemen. Voor lokale aanwervingen is dit voor de meeste organisaties meestal een helder of althans bekend proces. Nieuwe medewerkers tekenen doorgaans een arbeidsovereenkomst en laden belangrijke documenten op, en dit alles wordt beheerd door de software die voor onboarding wordt gebruikt. De employee onboarding-software blijft vaak in gebruik nadat de medewerker start, omdat het gewoonlijk een onderdeel is van een uitgebreider HR-systeem.

De complexiteit neemt toe wanneer organisaties remote medewerkers willen aannemen in landen waar ze geen juridische entiteit hebben. Door onbekendheid met lokale wetgeving en gebruiken is het vaak lastig om snel en tegelijk conform de regels nieuwe medewerkers te onboarden. In die gevallen schakelen werkgevers meestal een employer of record (EOR) in om die onboarding uit te voeren. Een EOR maakt het mogelijk om in andere landen personeel in dienst te nemen door op te treden als lokale werkgever en taken zoals payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden, belastinginhoudingen, compliance en aandelenplannen te regelen.

Nieuwe medewerkers weten niet automatisch welke stappen ze moeten zetten bij de start van een functie. Voor organisaties is onboarding het eerste moment om administratieve vragen te beantwoorden, verwachtingen duidelijk te maken en de bedrijfscultuur toe te lichten. In veel landen kent de onboarding een reeks deadlines voor documenten en inschrijvingen. Bedrijven die internationaal rekruteren moeten daarom extra waakzaam zijn bij het onboarden van nieuwe mensen.

Niets is frustrerender voor een nieuwe medewerker dan problemen met payroll en secundaire arbeidsvoorwaarden. Je wil dat nieuwe medewerkers een goede ervaring hebben en meteen merken dat er voor hen gezorgd wordt en dat ze erbij horen.

Als je hun eerste salaris niet tijdig kan uitbetalen of ze door administratieve fouten niet kunnen worden ingeschreven bij een verzekering, verliezen nieuwe teamleden snel hun vertrouwen en motivatie. Een efficiënte onboarding zorgt vanaf dag één voor een positieve ervaring en een welkom gevoel.

Het onboarden van remote medewerkers kan even eenvoudig zijn als het onboarden van kantoorpersoneel, of veel complexer, afhankelijk van waar de medewerker zich bevindt en hoe grondig je bent voorbereid. Als je remote medewerkers aanneemt die grofweg in hetzelfde gebied wonen als je team, bijvoorbeeld dezelfde stad of regio, verloopt het proces vrij eenvoudig. Je moet de juiste uitrusting voorzien en ervoor zorgen dat die persoon zich welkom voelt, maar de juridische aspecten (zoals het tekenen van de arbeidsovereenkomst) blijven meestal gelijk.

Wanneer je remote medewerkers in andere regio's aanwerft, zoals een andere provincie of een ander land, komen er bijkomende uitdagingen bij. Je moet niet alleen rekening houden met tijdsverschillen, maar ook het nodige papierwerk en de verplichte inschrijvingen regelen die horen bij een medewerker die elders woont. In sommige landen is bijvoorbeeld een medische keuring vereist als onderdeel van een jobaanbod, zelfs voor remote functies.

In veel gevallen gelden strikte termijnen voor het indienen van documenten bij overheidsinstanties en moeten medewerkers vóór een bepaalde datum geregistreerd zijn voor sociale zekerheid. Als je medewerkers wil onboarden in een land waar je bedrijf geen juridische entiteit heeft, kan je dat met vertrouwen doen via een employer of record (EOR) zoals Remote.

Om remote medewerkers in je personeelsbestand op te nemen, begin je bij de basisvoorwaarden. Heb je alle vereisten geregeld om deze persoon legaal in dienst te nemen?

Bij zelfstandigen verloopt dit proces vaak snel en eenvoudig. Je kan een internationaal contractor management-platform zoals Remote gebruiken om zelfstandigen in hun lokale valuta te betalen.

Voor voltijdse remote medewerkers kan de onboarding complexer zijn. Het is essentieel dat je inzicht hebt in de relevante regelgeving van het land of de regio waar je medewerker woont en werkt. Als je een eigen entiteit hebt in dat land, ben je verantwoordelijk voor lokale naleving, payroll, belastingen, administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden en diverse formaliteiten. Omwille van die drempels werken bedrijven die in andere landen remote medewerkers aannemen vaak met een employer of record.

Remote is opgezet om de kosten, risico's en complexiteit van global HR te beperken, zodat je de zekerheid hebt dat naleving correct geregeld is.

Het onboarden van onafhankelijke zelfstandigen is eenvoudiger dan dat van voltijdse medewerkers, maar onderschat het niet. Wanneer je de werkrelatie niet duidelijk afbakent, kan je daarvoor opdraaien: niet alleen met boetes, maar mogelijk ook doordat je niet de eigenaar bent van intellectuele eigendom.

Om onafhankelijke zelfstandigen te onboarden moet je eerst een formele overeenkomst met de gekozen zelfstandige opstellen en ondertekenen. Je moet tarieven, te leveren resultaten en eigendom van het geleverde werk afspreken. Regels verschillen per land, dus wanneer je internationaal talent inschakelt, zorg dat je een tool voor international contractor management gebruikt en niet enkel een platform dat betalingen uitvoert zonder context of bescherming.

Op een bepaald moment wil je misschien zzp'ers omzetten in werknemers. In dat geval heb je een paar mogelijkheden. Je moet de zzp'ers onboarden in hun nieuwe rol en afhankelijk van het land het papierwerk helemaal opnieuw doen.