Snelle, probleemloze onboarding

Wij vereenvoudigen het invoeren van gegevens van je bediende in Remote met een automatische uitnodiging die als e-mail naar je nieuwe teamlid wordt verzonden.

Zodra je bediende op het platform is ingelogd, verschijnt een scherm waarin wordt gevraagd administratieve gegevens in te voeren en de benodigde bewijsstukken te uploaden.

Remote controleert het recht om te werken om zeker te zijn dat je bedienden de vereiste toestemmingen, werkvergunningen of visa hebben die in hun locatie gelden.

Het arbeidscontract wordt opgesteld en naar je bediende gestuurd voor ondertekening.

Je bediende wordt aangemeld bij de loonlijst en voor het pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, en de status wordt in Remote op actief gezet.

Afhankelijk van de locatie waar je talent wilt aannemen, laat employee onboardingsoftware je nieuwe bedienden in je organisatie opnemen met volledige naleving van de toepasselijke arbeidswetgeving. Voor lokale aanwervingen verloopt dit voor de meeste bedrijven doorgaans als een duidelijk of ten minste bekend proces. Nieuwe medewerkers ondertekenen meestal een arbeidscontract en uploaden belangrijke documenten; dit wordt allemaal beheerd door de software die het bedrijf gebruikt voor onboarding. De onboardingsoftware blijft vaak in gebruik wanneer de bediende effectief begint te werken, omdat onboardingfunctionaliteit doorgaans deel uitmaakt van een bredere HR-softwareoplossing.

De situatie wordt complexer wanneer bedrijven remote bedienden willen onboarden in landen waar ze geen juridische entiteit hebben. Door onbekendheid met lokale wetgeving en gebruiken is het moeilijk om nieuwe bedienden snel te onboarden en tegelijk conform te blijven. In die gevallen schakelen werkgevers doorgaans een employer of record, of EOR, in om nieuwe bedienden te onboarden. Een EOR stelt bedrijven in staat mensen in andere landen in dienst te nemen door op te treden als lokale werkgever en regelt zaken zoals payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden, looninhoudingen, naleving en aandelenopties.

Nieuwe bedienden weten niet vanzelf wat zij moeten doen bij de start in een nieuwe functie. Ook voor kleine ondernemingen biedt onboarding de eerste gelegenheid om administratieve vragen te beantwoorden, heldere verwachtingen te scheppen en de bedrijfscultuur uit te leggen. In veel landen brengt de onboarding van een nieuw personeelslid een reeks deadlines voor papierwerk en inschrijvingen met zich mee. Bedrijven die in meerdere landen rekruteren, moeten daarom extra waakzaam zijn tijdens het onboarden.

Niets is frustrerender voor een nieuwe bediende dan problemen met de loonbetaling en secundaire arbeidsvoorwaarden. Je wil dat nieuwe bedienden een positieve ervaring hebben bij je organisatie en meteen voelen dat er voor hen gezorgd wordt en dat ze erbij horen.

Als je niet tijdig het eerste salaris kunt uitbetalen of administratieve fouten ervoor zorgen dat zij zich niet bij een verzekering kunnen inschrijven, verliezen nieuwe teamleden snel vertrouwen en motivatie. Een efficiënte onboarding zorgt onmiddellijk voor een positieve ervaring en creëert vanaf dag één een warm onthaal.

Het onboarden van remote bedienden kan even eenvoudig zijn als het onboarden van kantoorpersoneel, of het kan veel ingewikkelder worden, afhankelijk van waar de medewerker zich bevindt en hoe goed je voorbereid bent. Als je remote bedienden aanneemt die min of meer in dezelfde regio wonen als de rest van je team, bijvoorbeeld dezelfde stad of provincie, is het proces vrij rechttoe rechtaan. Je moet hen voorzien van de juiste apparatuur en ervoor zorgen dat ze zich welkom en geïntegreerd voelen, terwijl de juridische stappen voor onboarding (zoals het ondertekenen van het arbeidscontract) doorgaans gelijk blijven.

Bij het onboarden van remote bedienden in andere staten of landen komen extra uitdagingen kijken. Naast tijdsverschillen moet je ook het papierwerk en de inschrijvingen regelen die horen bij een medewerker die elders woont. In sommige landen is bijvoorbeeld een medische keuring vereist als onderdeel van een arbeidsaanbod, zelfs voor remote functies.

In veel gevallen gelden strikte termijnen voor het indienen van bepaalde documenten bij de overheid en moeten medewerkers binnen een vastgestelde termijn na indiensttreding voor sociale zekerheid worden aangemeld. Als je bedienden wilt onboarden in een land waar je bedrijf geen juridische entiteit heeft, kun je dat met vertrouwen doen via een employer of record (EOR) zoals Remote.

Om remote bedienden in je personeelsbestand op te nemen, begin je bij de basisvoorwaarden. Heb je alle zaken geregeld die nodig zijn om deze persoon legaal in dienst te nemen?

Bij zelfstandigen verloopt dit proces vaak snel en eenvoudig. Je kunt een internationaal contractor management platform zoals Remote gebruiken om je zelfstandigen in hun lokale valuta te betalen.

Voor voltijdse remote bedienden kan de onboarding ingewikkelder zijn. Het belangrijkste is dat je inzicht hebt in de toepasselijke regelgeving in het land of de regio waar je nieuwe bediende woont en werkt. Als je in dat land een eigen entiteit hebt, ben je verantwoordelijk voor lokale naleving, loonadministratie, belastingen, het beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden en allerlei formaliteiten. Vanwege deze drempels werken bedrijven die in het buitenland personeel aannemen meestal samen met een employer of record.

Remote is gebouwd om de kosten, risico's en complexiteit van global HR te minimaliseren, zodat jij de zekerheid hebt dat de naleving correct is geregeld.

Het onboarden van onafhankelijke zelfstandigen is doorgaans eenvoudiger dan dat van voltijdse bedienden, maar laat je niet misleiden. Als je de werkrelatie niet duidelijk afbakent, kan dat kosten met zich meebrengen: niet alleen boetes, maar mogelijk ook het verlies van het eigendom van intellectueel werk.

Om een zelfstandige te onboarden, stel je eerst een formele overeenkomst op en laat je die door de gekozen zelfstandige ondertekenen. Je legt afspraken vast over tarieven, te leveren resultaten en eigendom van het geleverde werk. Omdat landen verschillende regels hanteren, gebruik je bij internationale aanwervingen best een tool voor international contractor management en geen eenvoudige betaaltool zonder context of bescherming.

Op een bepaald moment wil je misschien zelfstandigen omzetten in bedienden. In dat geval zijn er een paar opties. Je moet de zelfstandigen in hun nieuwe rol onboarden en, afhankelijk van het land, mogelijk het volledige papierwerk opnieuw doorlopen.