Travailler avec des freelances à distance : guide de l'expert

Cela fait des années que les entreprises réalisent peu à peu les avantages que présentent les freelances à distance.

On compte actuellement plus d'un milliard de freelances sur toute la planète, et ce chiffre ne peut que croître à mesure que les entreprises prennent conscience des avantages qu'il y a à intégrer des freelances dans leurs équipes.

Le recours à des freelances internationaux signifie que les entreprises ne sont plus limitées aux talents locaux. Toute entreprise peut faire appel à n'importe qui, de n'importe où, et faire en sorte que cette personne commence à travailler immédiatement, grâce à des services de gestion des freelances internationaux. Cela dit, si vous n'avez jamais fait appel à un travailleur indépendant, géré ou payé qui que ce soit dans un autre pays, l'intégration de votre premier freelance peut sembler délicate.

Pour travailler avec des freelances à distance, vous devez comprendre les implications juridiques et financières de ces relations contractuelles. Si vous faites appel à un freelance, vous risquez de faire face à un risque de requalification de contrat.

Que faire pour payer les collaborateurs dans un pays où votre entreprise n'a pas de présence légale ? Comment faire face aux décalages horaires, à la paperasserie et à une culture d'entreprise à distance ? Qu'en est-il des risques d'une requalification de contrat d'un collaborateur dans un autre pays ? Pouvez-vous faire passer des freelances internationaux au statut d'employés plus tard ? Vous trouverez des réponses à toutes ces questions dans le présent guide.

Heureusement, faire appel à des freelances ne doit pas être une épreuve. Dans le présent guide, vous découvrirez les nuances du travail avec des freelances internationaux, de la recherche de talents à la conformité.

Qu'est-ce qu'un freelance ?

Un freelance est toute personne qui travaille pour une entreprise sans être soumise au contrôle de cette dernière. Un freelance est un entrepreneur indépendant qui ne travaille pas sur un site appartenant à l'entreprise, souvent dans un autre pays. Qu'il se trouve dans la même ville, dans un autre État ou une autre province, ou à l'autre bout du monde, il peut accomplir le rôle d'un travailleur indépendant.

Travailler avec des freelances à distance peut présenter certains défis. Le plus évident réside dans le fait que vous n'êtes pas face à face avec eux tous les jours, ce qui peut rendre la gestion et la communication difficiles. Il se peut que les freelances internationaux aient un grand décalage horaire, des différences linguistiques et qu'ils vivent dans des pays où la législation du travail est différente de celle de votre propre pays. Dans ces conditions, comment gérer un freelance international à distance ?

Comment gérer un freelance à distance ?

Voici quelques conseils pour gérer les freelances à distance dans d'autres pays :

Communication

Un cliché courant circule à propos des équipes à distance : « On ne peut pas trop communiquer avec un collaborateur à distance ». Ce n'est pourtant pas tout à fait vrai. Aucun freelance ne souhaite vous voir vous mêler de ses affaires chaque jour et chaque instant. Par définition, les freelances sont indépendants, ce qui signifie qu'ils ont probablement une vie professionnelle qui va au-delà de leur lien avec votre entreprise.

La plupart des gens ont néanmoins tendance à ne pas communiquer suffisamment, ce qui peut entraîner des problèmes. Lorsque vous gérez une équipe à distance, il n'est pas aussi facile de communiquer de manière informelle que dans un environnement professionnel. Il est donc important de prévoir des mises à jour régulières avec vos freelances, idéalement par le biais de canaux asynchrones, afin que les deux parties soient toujours sur la même longueur d'onde.

Le mot « régulier » est un mot clé ici. Vous tenez à ce que vos collaborateurs à distance comprennent ce que vous attendez d'eux afin qu'ils puissent faire leur travail efficacement. Évitez le manque de communication ou la surcharge. Il faut définir des attentes en matière de communication pour vous-même et vos freelances, puis respecter votre part de l'accord.

Travail asynchrone

Si vous payez des freelances, c'est parce qu'ils savent déjà comment bien faire quelque chose, ce qui signifie que vous pouvez généralement prendre du recul et travailler de manière asynchrone sans surveillance excessive. Mais qu'est-ce que le travail asynchrone ou « async » ?

Async désigne différentes notions. Il s'agit évidemment de ne pas travailler avec des tiers en même temps. Cependant, ce qui est plus important, async constitue un moyen d'obtenir plus de résultats avec moins d'interruptions, en se basant sur quelques idées clés :

• Multiplexage : travailler sur deux ou plusieurs projets sans attendre les autres.

• Communication : utiliser les outils de communication appropriés en fonction des circonstances.

• Action : privilégier l'action, même si un superviseur n'est pas là pour vous dire ce que vous devez faire.

S'attendre à ce que tous les membres d'une équipe agissent crée un sentiment de confiance. C'est pour une bonne raison que vous avez fait appel à vos freelances, et vous devez leur faire confiance pour faire le travail, faire les bons choix et agir. Si vous ne pouvez pas faire confiance à vos freelances, il faut soit définir des attentes plus claires, soit en trouver de nouvelles.

Documentation

Pour être efficace, le travail asynchrone repose sur un seul facteur : la documentation.

On entend par documentation tout ce qui est écrit dans un endroit où les autres membres de l'équipe peuvent le lire, en tirer des enseignements et s'en inspirer. Si vous travaillez avec une équipe distante, tout ce qui ne contient pas d'informations sensibles doit être accessible au public. Ainsi, vous créez une base de connaissances dans laquelle toute l'équipe peut puiser. Chez Remote, nous sommes convaincus de l'importance de la documentation. C'est pour cette raison que nous avons consacré un chapitre entier dans notre manuel à ce propos.

Vous n'avez peut-être pas envie de donner à vos freelances un accès libre à l'ensemble de votre documentation, mais vous n'êtes pas obligé de le faire. Vous pouvez partager les pages et les documents importants de façon ponctuelle et vous appuyer sur cette documentation pour travailler plus efficacement avec votre équipe de freelances.

Ressources utiles pour gérer les freelances à distance

La gestion d'une équipe à distance peut s'avérer difficile, surtout si elle regroupe des freelances et des employés. Dans cette optique, nous vous proposons une série de guides qui vous aideront à gérer votre équipe, peu importe le lieu de résidence de ses membres :

• Réduire le stress de l'équipe. Il est pratiquement impossible de mettre en place un studio de yoga sur place pour les employés à distance. Par contre, il y a des choses que vous pouvez faire pour apporter des changements réels quant au niveau de stress de votre équipe. Nous avons élaboré un guide complet relatif à la gestion du stress des collaborateurs à distance pour vous faciliter la tâche.

• Privilégiez le travail entièrement à distance plutôt que le télétravail ponctuel. Votre entreprise a-t-elle opté pour le télétravail en réponse à la pandémie ? Votre entreprise peut être ouverte au télétravail ponctuel, mais si vous voulez maximiser votre rendement, vous devez penser en termes de travail entièrement à distance. Notre guide du travail à distance pour les entreprises en transition peut vous y aider, même si vous avez encore des employés en présentiel.

• Développez votre culture du travail à distance. La culture d'entreprise est quelque chose d'étrange. La culture se développe naturellement dans les bureaux partagés, mais une culture accidentelle ne garantit pas toujours une bonne culture. Comment développer donc une culture durable du travail à distance ? Voici quelques conseils pour vous aider à démarrer.

En quoi la législation du travail dans les différents pays affecte-t-elle le recours aux freelances ?

S'occuper des lois internationales sur le travail peut sembler décourageant, surtout si vous voulez collaborer avec des personnes de plusieurs pays. Et pourtant, ce n'est pas aussi effrayant qu'il n'y paraît.

La plupart des entreprises ne disposent pas des ressources nécessaires pour gérer elles-mêmes les ressources humaines liées à l'embauche d'une équipe internationale. Par contre, les services d'emploi internationaux permettent aux entreprises de toutes tailles d'employer des équipes internationales. En ce qui concerne les freelances, le processus est en fait assez simple, malgré certains défis.

Le terme « freelance » n'est pas défini de la même manière dans tous les pays. La France et les Pays-Bas, par exemple, exigent que les freelances disposent de leur propre statut. Dans d'autres pays, les relations entre freelances et entreprises sont examinées afin de s'assurer que le freelance est réellement libre de travailler sans être soumis à une surveillance excessive de la part de l'entreprise. En Israël, par exemple, un tribunal peut requalifier le contrat d'un freelance en employé. Les déclarations fiscales pour les freelances aux États-Unis peuvent être compliquées.

Les sanctions peuvent être lourdes si un collaborateur auquel vous avez fait appel en tant que freelance est légalement un employé. Ainsi, en Allemagne, une entreprise peut être tenue pour pénalement responsable si elle omet de verser des cotisations de sécurité sociale. Les responsables hiérarchiques peuvent également être tenus pour civilement responsables. Aux États-Unis, la responsabilité pénale est également possible, tout comme les contrôles fiscaux, les contrôles du travail et les amendes prévues par la législation fédérale et celle des États.

Nonobstant les difficultés liées à la législation internationale du travail, la procédure pour travailler avec des freelances dans d'autres pays est simple. Il suffit de trouver la personne que vous voulez, de négocier un tarif pour le travail, de ne pas créer d'excès en tant que client, puis de payer vos freelances.

Comment payer les freelances internationaux ?

Transférer de l'argent au-delà des frontières internationales peut sembler difficile au début. Il arrive que, selon le pays, vous deviez payer le freelance dans une certaine devise, ce qui peut impliquer des frais de change. La plupart des services de paiement des freelances internationaux imposent leurs propres frais supplémentaires. Bien entendu, Remote n'impose aucun frais supplémentaire pour les paiements des freelances internationaux.

La démarche pour payer les freelances internationaux est simple. Vous devez d'abord choisir un service de paiement des freelances internationaux. Ensuite, vous devez vérifier les règles de paiement des freelances dans le pays où ils travaillent. Par exemple, devez-vous envoyer des fonds à une banque reconnue par le gouvernement ? Ou encore dans une devise spécifique ? Après avoir pris connaissance de ces règles, vous pouvez envoyer le paiement. Les modalités varient selon les fournisseurs, mais le concept est assez simple. La chose la plus importante reste de payer vos freelances légalement, intégralement et à temps pour établir une bonne relation.

Combien dois-je payer les freelances internationaux ?

Avant toute chose, vous ne devez probablement pas verser un salaire régulier à vos freelances. Veillez à ce qu'ils vous communiquent des factures à payer. Bien que cette étape supplémentaire puisse sembler inutile, elle peut vous protéger contre les accusations de requalification de contrat, dont nous parlerons plus tard dans le présent guide.

Ceci étant dit, parlons de rémunération. Avant de commencer à travailler, vous devez négocier avec votre freelance le montant de sa rémunération. Vous pouvez payer un freelance de plusieurs façons :

• Au temps passé : le calcul du temps passé est une méthode courante de paiement des freelances. Ceux-ci peuvent avoir un tarif horaire, ou vous pouvez proposer un paiement à l'heure. D'autres freelances peuvent être payés à la journée (taux journalier), ce qui est courant dans certains pays.

• Par projet : en d'autres termes, vous négociez avec le freelance un montant total pour la réalisation d'un projet spécifique. Par exemple, vous pouvez demander à un ingénieur logiciel de développer un programme pour un montant spécifique ou à un rédacteur de rédiger un article de blog pour une certaine somme. Les tarifs basés sur le projet sont parfois appliqués à plusieurs produits livrables ou à des montants différents pour un projet donné.

• Avance sur honoraires : vous pouvez continuer à rémunérer un freelance en lui versant un avance sur honoraires (souvent au début de chaque mois ou trimestre). Cette somme correspond au travail effectué jusqu'à un certain montant, après quoi le freelance vous facture tout ce qui est supplémentaire. Pour la plupart des freelances, le nombre d'heures de travail ou d'éléments livrables est négocié. Afin de renforcer la relation entre le freelance et le client au niveau juridique, les freelances rémunérés à l'acte doivent tout de même vous fournir des factures, même si vous ne devez rien de plus.

• Paiement anticipé : vous payez avant que le travail ne soit effectué. Certains freelances préfèrent recevoir une partie de leur paiement avant de commencer le travail et le reste une fois le projet terminé.

• À la livraison :vous payez une fois que vous avez reçu le projet terminé.

Fixer un tarif spécifique peut être délicat. Il faut tenir compte de ce que vous paieriez à un collaborateur local pour le même travail, du coût pour vivre dans la région du freelance, des avantages attendus et des tarifs en vigueur pour les entrepreneurs du secteur. Bien que la plupart des freelances fixent leurs propres tarifs, vous aurez peut-être la possibilité de négocier.

Utilisez notre liste de contrôle de la conformité des freelances pour éviter les requalifications de contrats.

Utilisez cette liste de contrôle pour déterminer si une nouvelle recrue doit se voir attribuer un statut d'employé ou de freelance.

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Les freelances doivent-ils payer des impôts ?

Oui, mais votre entreprise n'est probablement pas tenue d'effectuer des paiements en leur nom. Aux États-Unis, les freelances doivent estimer et payer eux-mêmes leurs impôts. Il vous incombe de les déclarer comme freelances et de remplir les formulaires applicables, mais ils paient leurs propres impôts.

Le Royaume-Uni exige des entreprises qui font appel à des freelances qu'elles respectent les règles de travail hors salaire (IR35). Il est également possible que vous soyez tenu de payer une taxe à la consommation sur les factures de vos entrepreneurs, que vous pourrez ou non récupérer. Les taxes à la consommation les plus courantes sont la taxe de vente, la taxe sur les produits et services (TPS) et la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

Comment assurer la conformité lorsque je fais appel à des freelances à distance ?

Le non-respect de la législation locale en matière d'attribution du statut de freelance ou d'employé peut entrainer une requalification de contrat et avoir de graves conséquences pour votre entreprise. Vous pouvez faire l'objet d'amendes et de pénalités, voire d'un ordre d'arrêt de travail pour votre entreprise dans ce pays.

Certains pays peuvent requalifier de force des freelances en employés dans des circonstances différentes. En Espagne, par exemple, vous pouvez être tenu de fournir des avantages sociaux aux freelances qui travaillent avec vous pendant une longue période ou qui perçoivent la majeure partie de leurs revenus de leur travail avec vous. La législation du travail et des affaires étant en constante évolution, il est important d'avoir un partenaire local bien informé partout où vous embauchez.

Qui peut être considéré comme un travailleur indépendant à distance ?

Il existe deux types de collaborateurs à distance : les freelances et les employés. Le Royaume-Uni fait la distinction entre les employés, les collaborateurs et les freelances, mais dans la plupart des cas, les individus sont employés par une entreprise ou non.

Il y a une grande différence entre les deux. Les entreprises font appel à des freelances pour fournir des services spécifiques, souvent pour une période de temps déterminée ou à une date limite. Les freelances signent un contrat avec un client et travaillent pour un tarif convenu. Selon la législation de leur pays, ils peuvent avoir besoin d'une licence d'exploitation pour exercer leur activité en tant que travailleurs indépendants à distance.

Les employés, quant à eux, travaillent directement pour l'entreprise, généralement à des heures fixes. Vous pouvez leur dire comment faire leur travail et leur fournir des avantages et des équipements.

Vous ne savez pas si votre freelance en est vraiment un ? Posez-vous les questions suivantes :

1. Votre collaborateur à distance peut-il définir ses heures de travail ?

2. Votre collaborateur choisit-il la manière dont il effectue son travail ?

3. Le collaborateur est-il engagé avec votre entreprise pour une durée déterminée ?

4. Avez-vous évité de faire appel à ce collaborateur pour plusieurs contrats à durée déterminée d'affilée ?

5. Le collaborateur affirme-t-il être un travailleur indépendant ou freelance ?

6. Travaille-t-il uniquement sur ses propres projets, plutôt que de superviser d'autres collaborateurs ?

7. Travaille-t-il pour d'autres organisations ?

8. Peut-il effectuer son travail sans formation ?

9. Forme-t-il d’autres collaborateurs ?

10. Bénéficie-t-il d’un salaire plutôt que de soumettre une facture ?

11. Le travailleur indépendant s’est-il inscrit pour bénéficier des assurances sociales obligatoires et a-t-il obtenu les polices d’assurance professionnelle requises ?

Si vous avez répondu oui aux questions qui précèdent, il est possible que votre relation soit celle d’un travailleur indépendant et d’un client. Si ce n'est pas le cas et que vous considérez un employé comme un freelance, vous risquez une requalification de votre relation de travail.

Quelles sont les sanctions en cas de requalification de contrat des collaborateurs ?

Comme nous l'avons déjà mentionné, les collaborateurs à distance sont soit des freelances, soit des employés à temps plein. Il est très important de s'assurer que vos collaborateurs aient le bon statut.

Si vous considérez comme freelance quelqu'un qui devrait être un employé, votre entreprise pourrait se voir infliger des amendes et des pénalités par les gouvernements concernés. Dans certains cas, cela peut même conduire à des questions sur la propriété réelle du travail produit. Imaginez le casse-tête si votre freelance dans un autre pays prétend être propriétaire de la propriété intellectuelle qu'il a développée pour vous. Mener une bataille de propriété intellectuelle devant des tribunaux étrangers peut s'avérer difficile et coûteux, même pour les grandes entreprises.

Notre guide relatif aux sanctions en cas de requalification d'un freelance décrit plus en détail les dangers de la requalification de contrat. Toutefois, si vous faites preuve de diligence en matière de conformité, vous n'aurez jamais à vous inquiéter de devoir faire face à des amendes ou à d'autres sanctions.

Ce qu'il faut faire avant de faire appel à votre premier freelance

Avant de faire appel à votre prochain freelance, posez-vous ces questions :

• Définissez la portée du projet. Quelle est l'ampleur du projet ? Combien de temps prendra-t-il ? Prévoyez-vous une série de projets ou un seul ? Rappelez-vous que certains pays considèrent les freelances retenus sur une base continue comme des employés.

• Commencez par déterminer votre budget. Soyez clair au sujet de ce que vous pouvez dépenser avant de communiquer avec les freelances. Il est possible que vous ne puissiez pas offrir les rémunérations les plus élevées mais vous n’avez peut-être pas besoin des meilleurs talents pour chaque projet.

• Créez un système de communication. Inviterez-vous vos freelances à un canal Slack partagé ? Créerez-vous une page Google Doc ou Notion pour travailler de manière asynchrone ? Quels que soient vos projets, définissez vos attentes dès le départ afin d’éviter tout problème de communication

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