Travailler avec des freelances à distance : guide de l'expert

Travailler avec des freelances est une excellente solution pour développer votre activité en profitant de l’expertise de spécialistes expérimentés.

Mais il n'est pas si facile de gérer des freelances disséminés aux quatre coins du monde… En plus de l'organisation à déployer pour payer vos multiples collaborateurs dans leurs pays respectifs, vous devez connaitre (et bien sûr, respecter) le droit fiscal, du travail et des affaires dans une foule de pays. Un peu décourageant ? 

Rassurez-vous ! Il est parfaitement possible de gérer vos freelances sans avoir à vous improviser spécialiste juridique international : la preuve dans ce guide.

Nous vous expliquons comment :

• optimiser vos relations avec vos freelances ;

• contrôler et réduire le risque de requalification de contrat ;

• faire passer vos freelances en employés, indépendamment de leur localisation.

C'est parti !

Comment faire appel à un freelance ?

Avant de commencer, vous devez avoir mis en place un processus de recrutement solide. Votre entreprise doit savoir identifier quand les circonstances nécessitent un freelance, et quand il serait préférable d'embaucher un employé.

Il ne s'agit pas uniquement de raisons pratiques, mais aussi de conformité. Quand vous faites appel à un freelance, vous vous exposez potentiellement au risque de requalification de contrat (nous y reviendrons plus tard dans cet article).

Il est essentiel de maitriser rigoureusement ce risque, soit à l'aide de votre propre équipe juridique en interne, soit en ayant recours à des experts de confiance disposant d'une vaste expérience en conformité, comme Remote.

Pour en savoir plus sur la façon de faire appel à des freelances en toute sécurité et conformité, consultez notre guide spécialisé sur le recours aux freelances.

Comment travailler avec un freelance ? 

Une fois que vous avez repéré votre freelance, signé son contrat et réalisé son intégration, assurez-vous d'entretenir une relation positive.

Avec des freelances à distance, ce n'est pas toujours facile ! Voici quelques conseils pour vous faciliter la vie. 

Définissez clairement les attentes

Si vous prenez le temps de définir clairement vos attentes, vous augmentez vos chances de recevoir un travail adapté à votre vision, dans un délai qui vous convient. 

Dès le début de votre collaboration, décrivez exactement ce que vous souhaitez, documentation à l'appui. Incluez le plus de détails possible sur le résultat final attendu, tout en évitant les instructions spécifiques. Ainsi, vous posez un cadre de travail clair pour votre freelance, tout en mettant en place des bases solides pour évaluer sa performance.

Créez des liens avec votre équipe

Développer une relation positive avec vos freelances est souvent plus délicat qu'avec vos employés. Parfois (par exemple, si votre collaboration est basée sur un projet unique à court terme), ce n'est pas très important. Mais si vous collaborez régulièrement avec certains freelances, cela vaut la peine d'essayer de construire une relation plus épanouie.

Soyez présent. Vous pouvez même envisager d'offrir des avantages supplémentaires si vous êtes satisfait du travail de vos freelances. Attention toutefois à ne pas vous exposer à un risque de requalification de contrat.

Évitez la microgestion

Les freelances sont des experts dans leur domaine. Par conséquent, ils n'apprécieront pas que vous essayiez d'imposer votre gestion des tâches et des flux de travail, ou encore votre organisation du temps.

Bien sûr, cela ne vous empêche pas de vous tenir au courant de l'avancée de vos projets, surtout si les délais sont serrés. N'hésitez pas non plus à proposer votre assistance à votre freelance. Évitez toutefois de trop interférer avec son travail quotidien, par exemple en venant aux nouvelles tous les deux jours. Votre freelance risquerait de ne pas accepter d'autres projets pour votre compte voire, dans le pire des cas, d'abandonner le projet en cours.

Faites des retours si nécessaire

En prenant un peu de temps pour faire un retour constructif à votre freelance, vous lui permettez d'apprendre et d'acquérir de nouvelles compétences.

Vérifiez le travail de vos freelances, au même titre que celui de vos employés. Cela contribue à l'épanouissement de votre relation, et permet d'améliorer la qualité du travail des freelances. 

Respectez la flexibilité des freelances

Souvent, les freelances travaillent sur plusieurs projets, pour plusieurs clients : c'est leur droit. Dès que le budget et le délai du projet sont fixés, faites confiance à votre freelance pour respecter votre accord. 

S'il est compréhensible de vouloir entretenir une communication continue avec votre freelance, rappelez-vous qu'il ne s’agit pas d'un employé. Un freelance n'est pas tenu de vous répondre dans un créneau horaire défini (dans la limite du raisonnable), ou d'être à votre disposition à tout moment pendant les horaires de travail.

Comment travailler avec des freelances dans différents fuseaux horaires ?

Si vous travaillez avec des freelances internationaux basés dans un fuseau horaire différent, voici quelques astuces pour créer une relation positive.

Un principe : la surcommunication

On le dit souvent : dans les équipes à distance, surcommuniquer serait « impossible ». Mais avec les freelances à distance, c'est un peu différent. Les freelances sont comme des PME indépendantes : par conséquent, ils n'apprécieront pas d'être bombardés d'e-mails ou autres communications.

La plupart des personnes ont néanmoins tendance à ne pas communiquer suffisamment, ce qui peut entraîner des problèmes. Lorsque vous gérez une équipe à distance, il n'est pas aussi facile de communiquer de manière informelle qu'avec vos collègues de bureau, voire impossible. Il est donc important de faire un point régulièrement avec vos freelances, idéalement par le biais de canaux asynchrones.

En surcommuniquant, vous vous assurez que tout le monde est sur la même longueur d'onde, et minimisez ainsi les risques d'erreurs et d'incompréhensions.  

Tirez parti du travail asynchrone

Si vous payez vos freelances pour réaliser telle ou telle tâche, c'est parce qu'ils savent s'y prendre et, sauf exception, n'ont pas besoin de supervision. Par conséquent, vous pouvez prendre de la distance avec le projet et mettre en place une collaboration asynchrone. Qu'est-ce que cela signifie exactement ?

Pour faire simple : dans un mode de travail asynchrone, même si tout le monde fait partie d'une même équipe, chacun travaille à son propre rythme sans nécessité d'être immédiatement disponible. Le nombre réduit d'interruptions permet aux équipes d'être plus productives. C'est l'idéal pour les équipes distribuées à l'international sur différents fuseaux horaires.

Cependant, cela fonctionne uniquement si tout le monde est sur la même longueur d'onde et que chacun sait comment travailler de manière asynchrone. Partagez les principes essentiels du travail asynchrone avec vos freelances. Par exemple :

• Le multiplexage : travailler sur deux projets ou plus, sans attendre les autres.

• La communication : utiliser les outils de communication appropriés en fonction des circonstances.

• L'action : privilégier l'action, même si le responsable du projet n'est pas là pour donner des instructions.

En invitant tous les membres de votre équipe à agir de leur propre chef, vous créez un climat de confiance, notamment avec les freelances. Vous ne les avez pas choisis au hasard : alors, faites-leur confiance pour prendre les bonnes décisions, agir de manière pertinente et mener à bien leur travail. Si vous ne pouvez pas faire confiance à vos freelances, vous devez soit définir des attentes plus claires, soit faire appel à quelqu'un d'autre.

Gardez des traces écrites

Pour être efficace, le travail asynchrone repose sur un facteur essentiel : la documentation.

On entend par documentation tout ce qui est écrit dans un endroit où vos employés et vos freelances peuvent le lire, en tirer des enseignements et s'en inspirer. Si vous travaillez avec une équipe à distance, tout ce qui ne contient pas d'informations sensibles doit rester accessible. Ainsi, vous créez une base de connaissances dans laquelle toute l'équipe peut puiser.

Si vous n'avez pas envie de donner à vos freelances un accès libre à l'ensemble de votre documentation, rien ne vous y oblige. En revanche, vous devez leur envoyer individuellement les pages et les documents importants, et prendre appui sur cette documentation pour travailler plus efficacement avec votre équipe de freelances.

Comment payer un freelance ?

L'envoi des paiements est un aspect capital de votre gestion des freelances. Assurez-vous d'établir le mode et la devise de paiement de chaque freelance dans le contrat initial.

Il existe de nombreux moyens de payer vos freelances : chacun comporte des avantages et des inconvénients. Voici les plus courants :

• virements bancaires ;

• virements automatiques ;

• chèques papier ;

• mandats postaux ;

• porte-monnaie virtuels ;

• services de paiement en ligne (PayPal, Wise, etc.).

Pour simplifier les choses, vous pouvez utiliser un assistant spécialisé, comme l'explorateur de paiements des freelances de Remote. Cet outil rapide, gratuit et facile à prendre en main, vous permet de visualiser :

• les devises dans lesquelles vous pouvez payer ;

• les différentes options de transfert (Wise, Stripe et Connect) ;

• le délai approximatif de paiement pour chaque option.

Vous pouvez également configurer et gérer vos paiements en toute simplicité avec Remote, grâce à notre système de gestion des freelances.

Pour en savoir plus sur la façon de payer vos freelances, consultez notre guide spécialisé sur le paiement des freelances.

Quelles sont mes obligations fiscales et de conformité ?

Dans la plupart des cas, les freelances sont des travailleurs indépendants. Par conséquent, ils sont responsables de la gestion et du paiement de leurs propres taxes, impôts et cotisations sociales.

Toutefois, dans certains pays et dans certains cas, votre entreprise peut être chargée de :

• retenir certains impôts à la source ;

• remplir des déclarations de TVA (généralement applicable lorsque les revenus annuels de votre freelance dépassent un certain montant) ;

• effectuer des démarches administratives spécifiques au pays concerné. Par exemple, si vous travaillez avec un freelance basé aux États-Unis, vous devez transmettre le formulaire 1099-NEC, même si votre entreprise est basée dans un autre pays.

Pour être au courant de toutes ces exigences et vous y conformer, vous devez impérativement connaitre le droit fiscal, du travail et des affaires dans les pays de vos freelances, surtout si vous vous tournez vers de nouveaux pays pour développer votre entreprise et faire appel à des freelances.

Pour y arriver, vous pouvez travailler avec des organismes tiers, spécialisés en taxes et en droit et basés dans les pays de vos freelances. Mais il est bien plus simple (et plus rentable) de vous associer à un fournisseur de RH à l'international, comme Remote.

Nos experts juridiques internes, présents sur le terrain, assurent un suivi du droit fiscal, du travail et des affaires dans tous les pays de nos opérations, pour veiller à la conformité de votre entreprise à chaque étape de son développement. 

Qu'est-ce que le risque de requalification de contrat, et comment le gérer ?

Comme nous l'évoquions plus haut, la requalification de contrat est un risque majeur lorsque vous travaillez avec des freelances. Vous devez faire preuve de vigilance en continu.

En résumé, vous risquez une requalification de contrat lorsque vous traitez vos freelances comme des employés. Par exemple, si vous imposez des horaires de travail à votre freelance, fournissez des outils ou des équipements, ou offrez des avantages sociaux tels qu'une assurance maladie, on ne peut plus parler de « client » et de « freelance » : vous entrez dans une relation d'employeur à employé. C'est là que le risque de requalification de contrat entre en jeu.

Les gouvernements du monde entier luttent activement contre les circonstances menant à une requalification de contrat des freelances, qu'elles soient intentionnelles ou non. Considérer un employé comme un freelance vous expose à des amendes, des pénalités et une dégradation de votre réputation, sans compter le remboursement des taxes et cotisations sociales (avec intérêts).

Par conséquent, il est essentiel de travailler en étroite collaboration avec un partenaire de RH à l'international qui puisse gérer et mitiger ce risque dans tous les pays d'activité de vos freelances.

Utilisez notre liste de contrôle de la conformité des freelances pour éviter les requalifications de contrats.

Utilisez cette liste de contrôle pour déterminer si une nouvelle recrue doit se voir attribuer un statut d'employé ou de freelance.

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Comment faire passer un freelance en employé ?

Les raisons pour vouloir faire passer un freelance en employé ne manquent pas. Par exemple :

• Votre freelance est performant dans ses fonctions et vous souhaitez travailler exclusivement avec cette personne.

• Il existe un risque élevé de requalification de contrat.

• Vous voulez confier un rôle plus important à votre freelance au sein de votre entreprise.

• Votre freelance en a fait la demande. 

Par ailleurs, il peut s'agir d'une obligation légale. Dans certains pays, les contrats de freelances deviennent automatiquement des contrats d'employés au bout d'un certain temps.

Quelle qu'en soit la raison, il est tout à fait possible de faire passer votre freelance en employé. Veillez toutefois à ce que la procédure suivie soit conforme au droit local du travail et des affaires, tant dans votre pays que dans celui de votre freelance. 

Pour en savoir plus sur la façon de faire passer votre freelance en employé de manière conforme et efficace, consultez notre guide approfondi.

Comment résilier un contrat de freelance ?

Si vous souhaitez résilier le contrat d'un employé, vous devez respecter des procédures légales strictes. Mais avec les freelances, les choses sont un peu plus simples.

Si vous avez fait appel à votre freelance pour un projet ponctuel, la procédure ne présente aucune complexité. Dès que la tâche est terminée et le paiement effectué, le contrat prend fin.

Si au contraire, vous signez un contrat sans échéance déterminée, la solution consiste à détailler les droits de résiliation (pour vous comme pour votre freelance) dans le contrat initial. À la différence des contrats d'employés, les contrats de freelances ne comportent généralement pas de préavis de résiliation. De la même manière, vous ne devez pas nécessairement justifier de votre décision.

Réciproquement, votre freelance est également libre de se désengager à tout moment, à condition que cette possibilité soit inscrite dans le contrat.

La gestion des freelances avec Remote

La gestion et le paiement des freelances peuvent s'avérer complexes, surtout s'ils sont basés à l'étranger. Vous devez jongler avec le droit local du travail et des affaires, le risque de requalification de contrat et les paiements internationaux, tout en essayant d'entretenir une relation positive.

C'est pourquoi il est fortement recommandé de travailler avec un partenaire expérimenté de gestion des freelances, qui vous fera bénéficier de ses connaissances pointues : c'est le cas de Remote. Notre plateforme simple et polyvalente vous permet de faire appel à vos freelances, de les payer et de les gérer facilement, quel que soit leur nombre. Finis les casse-têtes pour résoudre les questions juridiques de votre processus d'emploi !

Plus précisément, Remote vous permet de :

• mitiger le risque de requalification de contrat et assurer votre conformité avec le droit local du travail et des affaires dans tous les pays ;

• disposer des bases nécessaires pour élaborer et exécuter votre plan de recrutement international ;

• payer des freelances en différentes devises dans le monde entier, en quelques clics ;

• faire passer vos freelances en employés. 

Pour en savoir plus sur la façon de gérer vos freelances, consultez gratuitement notre guide approfondi de gestion des freelances internationaux.

Vous pouvez aussi contacter notre équipe bienveillante de spécialistes pour découvrir comment Remote peut vous assister dans vos besoins RH à l'international. Commencez à développer votre entreprise dès aujourd'hui !