Guide complet du paiement des freelances

Vous avez besoin d'aide pour un projet à court terme ? Embaucher un freelance peut être ‌la solution idéale pour votre entreprise. Vous pouvez puiser dans un large vivier de talents, gérer les coûts de manière efficace et augmenter ou réduire vos effectifs en fonction des besoins, sans les complexités de l'embauche classique.

La rémunération des freelances peut sembler simple comme bonjour : il suffit d'envoyer les fonds, n'est-ce pas ? En réalité, c'est un peu plus complexe. Vous devez payer vos freelances en toute conformité et dans les délais impartis, mais aussi gérer les taxes et les factures, tout en ayant au préalable pris le soin de trouver un système de paiement qui convient aux deux parties.

Malgré ces difficultés, le processus de paiement des freelances ne doit pas être un fardeau. Vous pouvez simplifier les choses avec un peu d'organisation, un bon système et en tirant parti de la technologie.

Découvrez dans cet article les différents types de travailleurs indépendants à qui vous pouvez faire appel et comment les payer efficacement. Nous vous expliquerons également comment un logiciel de gestion des freelances fiable comme Remote peut simplifier et accélérer le processus d'intégration et de paiement des travailleurs indépendants. 

Qu'est-ce qu'un freelance ?

Un freelance est un travailleur indépendant à qui vous faites appel pour effectuer une mission spécifique, mais qui n'est pas un employé. 

Ce sont les freelances qui fixent eux-mêmes leurs horaires, gèrent le paiement de leurs taxes et ont la possibilité de travailler pour plusieurs clients en même temps. Ils fournissent des services dans le cadre d'un contrat ou d'un projet.

Étant donné que les freelances peuvent décider où et quand ils travaillent, ils disposent de la flexibilité et de l'autonomie nécessaires pour choisir leurs propres clients et gérer leurs heures de travail et leurs projets. Cependant, ils ne bénéficient pas des avantages et protections généralement accordés aux employés, tels que l'assurance maladie, les régimes de retraite ou l'indemnisation en cas d'accident du travail.

Quelles sont les différences entre un freelance et un employé ?

Un freelance est un travailleur indépendant qui fournit des services à court terme à votre entreprise. Quant à l'employé, il fait partie de votre équipe de façon permanente et ne travaille généralement pas pour une autre entreprise.

La définition n'est pas toujours simple et peut varier d'un pays à l'autre. Le droit du travail et des affaires local détermine généralement les caractéristiques qui permettent de distinguer le freelance de l'employé. Le freelance peut éventuellement devenir un employé s'il travaille pour votre entreprise sur une période prolongée. Le mode de paiement d’un travailleur indépendant peut également avoir une incidence sur son statut, en fonction des lois propres à chaque pays. Si vous commencez à contrôler le travail du freelance (comment, quand et où les tâches sont effectuées) plutôt que de vous concentrer uniquement sur le résultat final, cela peut être le signe d'une relation employeur-employé.

Le fait de considérer un employé comme un freelance entraîne des conséquences telles qu'une requalification de contrat et de lourdes pénalités financières, même si l'erreur est involontaire. Évaluez les avantages et les inconvénients de travailler avec des freelances pour déterminer s'il ne serait pas plus judicieux d'employer quelqu'un directement.

Gestion des freelances —

17 min

Freelance ou employé : avantages et inconvénients

Comprenez les principales différences entre les travailleurs indépendants et les employés et déterminez l'arrangement qui convient le mieux à votre entreprise.

Quels sont les différents types de freelances ?

Un travailleur indépendant peut choisir de travailler selon différents modèles :

Les indépendants peuvent travailler pour vous dans d'autres pays, mais ils ne sont pas des employés. Un contrat local, conclu directement avec le freelance, régit l'engagement et définit les caractéristiques de la relation et le travail effectué.

Les sous-traitants font équipe avec une société de portage salarial qui agit comme une chaîne d'approvisionnement en talents entre votre entreprise et vos freelances. La société de portage salarial gère toutes les exigences de conformité, notamment les services de paie, les taxes, les avantages et les retenues. Votre entreprise doit payer des frais récurrents pour la gestion de chaque freelance à l'étranger.

Les travailleurs intérimaires sont employés par une agence et passent d'un contrat à l'autre sans perdre leur emploi. En règle générale, les travailleurs de l'agence sont payés lorsqu'ils sont entre deux contrats. Cette dernière contribue à maintenir la qualité du travail, tout en appliquant une majoration importante à chaque heure facturable ou projet à prix fixe.

Il peut valoir la peine d'examiner les avantages et les inconvénients de travailler avec différents types de freelances afin de trouver le meilleur arrangement pour votre entreprise.

Quelle est la meilleure structure de paiement pour les freelances ?

Les politiques de paiement des freelances peuvent être complexes. La structure de paiement que vous utilisez peut avoir des conséquences sur le statut des indépendants avec lesquels vous travaillez en fonction du lieu où ils travaillent.

Voici les différentes structures de paiement que vous pouvez adopter :

Tarif au projet

Un tarif au projet, ou projet à prix fixe est un montant convenu à l'avance versé dans le cadre d'une mission spécifique décrite dans le contrat. Les contrats de projets à prix fixe doivent clairement définir certains éléments tels que les jalons du projet, les rapports d'avancement et les sanctions en cas de non-respect des délais. Veillez à inclure dans ces contrats (et dans tous les autres accords) des dispositions concernant la propriété intellectuelle.

Avance sur honoraires

Une avance sur honoraires est un montant fixe payé régulièrement. Le plus souvent, il s'agit d'un paiement mensuel que les deux parties peuvent renégocier au début de chaque exercice financier. Vous devez préciser dans le contrat ce que couvre l'avance sur honoraires en termes de produits livrables et/ou de temps passé à travailler pour votre compte. Cet arrangement peut être intéressant si vous avez plusieurs tâches ou une variété de missions à effectuer régulièrement.

Assurez-vous de prévoir ce qui se passera si vous n'avez pas fourni suffisamment de travail pour occuper votre freelance pendant les heures retenues. Vous devez également savoir s'il est légal, dans le pays de résidence du freelance, d'attendre de lui qu'il reporte ses heures sur la période suivante.

Temps et matériel

Les projets en temps et en matériel conviennent aux travaux que vous pouvez facilement gérer au niveau des tâches. Une facture est présentée par le freelance, accompagnée d'une feuille de temps et d'un rapport de dépenses, pour prouver le temps et les matériaux consommés pendant la période de paiement.

Cette méthode de paiement peut être la meilleure pour vous si vous êtes en mesure de mesurer précisément le temps et les efforts nécessaires pour obtenir le résultat souhaité. Pour les entreprises opérant dans le secteur de la création, le temps et le matériel peuvent être coûteux, car il est difficile de déterminer le temps nécessaire pour arriver au résultat souhaité.

Comment payer un freelance ?

Pour payer vos freelances, plusieurs options s'offrent à vous. Vous pouvez effectuer un virement bancaire à partir de votre (vos) compte(s) professionnel(s) ou choisir parmi une variété d'autres modes de paiement, tels que les portefeuilles électroniques ou les plateformes de paiement courantes comme PayPal.

Les partenaires d'emploi international comme Remote facilitent et accélèrent la gestion du paiement des freelances internationaux tout en garantissant la conformité.

Comment payer vos freelances ?

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des modes de paiements des freelances ou travailleurs indépendants les plus courants.

Virements bancaires

Les virements internationaux constituent généralement le moyen le plus coûteux de payer les freelances internationaux, car ils impliquent des taux de change défavorables, des frais de service pour chaque virement et d'autres frais cachés. Des frais de banque intermédiaire, parfois appelés « frais de banque destinataire », peuvent être prélevés plusieurs fois au cours d'un seul virement, selon la manière dont l'argent est acheminé. En raison de ces frais, le montant de la facture de votre freelance international peut être réduit, ce qui vous fait passer pour un client peu fiable.

Chèques papier

Les freelances internationaux n'apprécient guère les chèques, car ils peuvent avoir à payer des frais de dépôt, ils sont à la merci du taux de change de la banque et les fonds sont bloqués jusqu'à ce que le chèque soit compensé. Compte tenu des retards que connaît le service postal à l'échelle mondiale et du délai de compensation de 4 à 6 semaines, votre freelance étranger peut attendre des mois avant d'être payé.

Mandats ou virements internationaux

Les virements électroniques par l'intermédiaire de sociétés comme Western Union, qui constituaient autrefois un moyen rapide et sûr d'envoyer de l'argent, sont aujourd'hui presque aussi obsolètes que les chèques papier. Les mandats et les virements bancaires sont soumis à des frais de dépôt élevés et obligent le freelance étranger à déposer physiquement le paiement. Cette option est parfois la seule possible dans les pays où les paiements numériques ne sont pas acceptés, mais ces situations sont rares de nos jours.

PayPal

PayPal est sans doute le moyen le plus populaire d'effectuer des paiements en ligne. Il s'agit d'une plateforme particulièrement utile pour payer les freelances internationaux dans différentes devises. Vous pouvez effectuer des paiements de masse simultanés pour un maximum de 5 000 fournisseurs. Vous pouvez également associer des cartes de crédit à votre compte PayPal. Cependant, le bénéficiaire doit également disposer d'un compte PayPal (ce qui n'est pas autorisé dans tous les pays), et vous devez payer des frais d'environ 4 %.

Xoom

Détenu par PayPal, Xoom se concentre davantage sur l'envoi rapide de fonds et les transferts en dehors des États-Unis. Disponible dans plus de 160 pays, Xoom offre une garantie de remboursement intégral si les fonds ne sont pas versés sur le bon compte.

Ce mode de paiement flexible vous permet de transférer des fonds vers un compte bancaire, une carte de débit ou un portefeuille mobile, ou d'envoyer des sommes d'argent en espèces que le freelance peut récupérer ou se faire livrer. Les services spécifiques proposés varient d'un pays à l'autre. L'application propose différents niveaux avec des plafonds de transfert variables en fonction de votre pays de résidence.

Wise

Wise, anciennement connue sous le nom de Transferwise, est l'une des meilleures plateformes fintech pour envoyer des paiements internationaux. Cette plateforme vous permet de configurer plusieurs comptes en devises étrangères, vous offre une sécurité de niveau bancaire et vous donne la possibilité d'effectuer des paiements par lots de jusqu'à 1 000 transactions en un seul clic. Vous pouvez envoyer des fonds au taux de change réel dans plus de 70 pays, sans frais cachés.

Virements SWIFT

SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) est une entreprise de messagerie qui permet d'effectuer des paiements électroniques internationaux par l'intermédiaire des banques. Le réseau SWIFT étant connecté à plus de 11 000 établissements financiers dans plus de 200 pays et territoires, il y a de fortes chances que vous et votre freelance puissiez l'utiliser.

Pour envoyer un virement SWIFT, vous devez au préalable recueillir certaines informations, dont les coordonnées du freelance, son numéro de compte bancaire et le code SWIFT de sa banque (également appelé « Bank Identifier Code », ou code BIC).

Cryptomonnaie

Plutôt que de rémunérer votre freelance avec des fonds traditionnels, vous pouvez le payer en cryptomonnaie, comme le Bitcoin.

Le paiement en cryptomonnaie est une méthode rapide qui n'implique pas de passer par une banque ou un tiers, comme les virements SWIFT ou PayPal. Les freelances reçoivent leurs fonds instantanément. De plus, aucune des parties ne doit s'acquitter de frais, ce qui peut constituer un avantage dans le cas des freelances internationaux.

Remote

Remote facilite le paiement des freelances sans aucuns frais cachés. Outre le traitement des paiements, Remote garantit votre conformité et vous permet de minimiser les risques lorsque vous faites appel à des freelances étrangers pour renforcer votre équipe. Vous pouvez très simplement gérer et valider les factures ponctuelles et récurrentes à l'aide de Remote et initier des paiements pour les freelances dans leur devise locale.

Nous pouvons également vous aider à gérer les contrats internationaux si vous souhaitez faire appel à des travailleurs indépendants dans d'autres pays.

La gestion et le paiement des freelances peuvent rapidement devenir un casse-tête, surtout si vous travaillez avec plusieurs freelances simultanément. Vous recherchez un moyen efficace de gérer les paiements de vos freelances ? L'outil de gestion des freelances de Remote pourrait bien être la solution idéale.

Grâce à Remote, les contrats conclus avec vos freelances sont conformes aux lois et réglementations fiscales locales, autrement complexes et longues à comprendre. Cet aspect est essentiel pour éviter tout problème juridique et financier. Outils de création et d'envoi de contrats, gestion de la conformité fiscale : Remote vous oriente dans le processus de paiement des freelances sur une plateforme unique.

Un tableau de bord vous permet de centraliser la gestion de tous vos freelances. Vous pouvez ainsi visualiser l'état des paiements, les conditions contractuelles et l'historique des communications avec vos freelances, ce qui vous permet de réduire les coûts administratifs. Notre système de paiement automatisé gère les processus de facturation et de paiement : vous gagnez du temps tout en réduisant les erreurs.

La plateforme de gestion des freelances de Remote permet aux entreprises d'intégrer, de gérer et de payer plus facilement les indépendants à l'international, garantissant ainsi la conformité et réduisant la charge administrative associée à l'utilisation de freelances et de contractuels.

Consultez notre guide d'expert pour en savoir plus sur le recours aux freelances.

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Gestion des freelances —

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Travailler avec des freelances à distance : guide de l'expert

Pour travailler avec des freelances à distance, vous devez comprendre les implications juridiques et financières de ces relations contractuelles. Si vous comptez trop sur un freelance, vous risquez de faire face à des problèmes de requalification de contrat. Dans le présent guide, vous découvrirez les nuances du travail avec des freelances internationaux, de la recherche de talents à la conformité.