Faire appel à des freelances à l'étranger : votre guide d'expert

La gestion de freelances qui travaillent à l'étranger constitue un moyen simple et efficace de développer votre entreprise. Le recours à des freelances étrangers peut s'avérer une option rapide, abordable et productive, qui vous donne accès aux meilleurs talents du monde. Il vous faudra un bon système pour développer votre processus d'embauche, surtout si vous travaillez avec des freelances dans plusieurs pays. L'utilisation d'une plateforme de gestion des freelances vous permet de bien démarrer l'ensemble du processus.

En effet, chaque pays a ses propres règles et réglementations en matière d'emploi. Il s'agit notamment de lois du travail et d'obligations fiscales différentes. Si vous faites appel à des travailleurs indépendants à l'étranger, le fait d'être en conformité avec la loi dès le début vous épargnera d'innombrables casse-têtes et vous évitera des ennuis avec les autorités locales. La tâche n'est pas difficile, mais c'est une affaire de taille.

Poursuivez votre lecture pour découvrir tout ce dont vous avez besoin pour intégrer, payer et gérer les meilleurs talents pour votre entreprise, partout dans le monde. Ce guide d'expert a été élaboré pour donner aux propriétaires d'entreprises et aux responsables du recrutement les bases nécessaires pour protéger leur équipe et leur entreprise. Vous pouvez vous concentrer sur le développement et la croissance de votre activité en sachant que vous travaillez dans le respect des normes internationales d'embauche et de conformité.

Commençons.

Qu'est-ce qu'un freelance international ?

Un freelance international, également appelé freelance étranger, est une personne qui travaille en vertu des lois d'un pays autre que le vôtre. Il s'agit d'un travailleur indépendant, qui travaille pour plusieurs entreprises et qui n'est pas contrôlé par votre entreprise.

Imaginons que vous êtes aux États-Unis. Pour les entreprises américaines, c'est le Service international des impôts (International Revenue Service, IRS) qui établit la différence entre un freelance local et international. Voici quelques éléments à retenir :

• Tous les citoyens américains sont soumis à l'impôt sur le revenu mondial et ne seront pas considérés comme des freelances internationaux par l'IRS.

• Le lieu de naissance du freelance et son passeport n'ont aucune importance.

• Le lieu où le travail est effectué est un facteur essentiel pour déterminer le statut de freelance local ou international.

• Si vous payez quelqu'un aux États-Unis, même s'il vit et travaille en dehors des États-Unis, il aura une obligation fiscale à payer aux États-Unis.

• Il se peut que votre freelance ne comprenne cette différence et qu'il se trompe sincèrement sur son statut.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu rapide que vous pouvez utiliser comme indicateur pour savoir si votre freelance est considéré comme local ou étranger par l'IRS.

Un freelance local :

• doit être un citoyen américain, ou un résident permanent qui répond aux critères du green card test (être en possession de la carte de résident permanent) ;

• effectuer la majeure partie de son travail aux États-Unis, comme défini par le test de présence substantielle. Il s'agit d'un calcul un peu compliqué, mais un freelance doit effectuer un total de 31 jours de travail dans l'année civile en cours et un total de 183 jours au cours de la période de trois ans qui comprend l'année en cours et les deux années précédentes.

Un freelance international :

• n'est pas un citoyen américain ou un ressortissant américain ;

• ne peut pas réussir le fameux « green card test » ou le test de présence substantielle ;

• doit déclarer ses revenus à un gouvernement étranger.

Enfin, il faut tenir compte du fait que le gouvernement étranger où réside votre freelance peut légiférer sur votre relation d'une manière différente de celle des États-Unis. Dans certains pays, cela peut être assez simple. Le statut d'un freelance, par exemple, est défini par la durée de l'engagement ou l'exclusivité de la relation.

Dans d'autres pays, un freelance peut se transformer automatiquement et sans préavis en employé en cas de changement de statut au cours de la relation.

Faites des recherches approfondies : Vous pouvez consulter les lois du travail spécifiques de plus de 170 pays à l'aide de notre l'explorateur de pays.

Quels sont les avantages d'embaucher des freelances étrangers ?

Travailler avec des freelances à distance présente de nombreux avantages, en particulier si vous êtes confronté à un vivier de talents limité sur le marché local ou si vous avez besoin d'une compétence hautement spécialisée pour mener à bien un projet. Parmi les avantages du monde du travail de l'après-COVID : de nombreuses personnes se sont familiarisées avec le télétravail et la technologie du travail à distance. Cette transition a renforcé les avantages de la mondialisation pour les entreprises en croissance et rend la décision de cibler le vivier de freelances internationaux plus facile que jamais.

Vous trouverez ci-dessous certains des principaux avantages à travailler avec des freelances étrangers.

Flexibilité

Vous avez la possibilité de concevoir vos projets comme vous le souhaitez. Vous pouvez faire appel à des personnes pour des tâches ponctuelles, réunir une équipe de collaborateurs aux compétences différentes pour un projet spécial ou compléter votre équipe existante par un freelance qui peut vous aider à renforcer vos capacités. Les possibilités ne sont limitées que par votre imagination.

Envisagez de faire appel à un travailleur indépendant à l'étranger que vous pourrez consulter et qui vous conseillera sur des sujets qui ne relèvent pas de votre domaine de compétence. Si vous parvenez à dénicher un expert international qui ne travaille pas activement avec un concurrent, vous pourrez bénéficier des connaissances précieuses d'un vétéran du secteur sans la pression, les coûts et les délais qu'implique une relation d'emploi à temps plein.

Diversité

Les connaissances générales et les meilleures pratiques constituent des ennemis pour quiconque s'efforce de jeter les bases d'une entreprise innovante. Embaucher des freelances internationaux vous donne accès à des perspectives différentes et à une approche diversifiée de l'innovation. Ces éléments, à leur tour, deviennent les éléments constitutifs d'un avantage concurrentiel. Vos collaborateurs sont les fondations d'une entreprise durable. Des personnes d'horizons, de cultures et de lieux différents peuvent vous donner un avantage, surtout si vous vendez sur le marché international.

Un plus grand vivier de talents

En fonction des cultures, les systèmes de valeurs sont différents en ce qui concerne l'éducation et le développement de carrière, de sorte que les compétences qui sont rares en Amérique peuvent être abondantes ailleurs. Les États-Unis sont toujours en tête de l'indice mondial de l'innovation, mais de nombreux pays sont en avance dans divers secteurs. Vous pourriez découvrir que l'ouverture de vos embauches au-delà des frontières constitue une mine d'or de candidats spécialisés.

Si vous cherchez à dépasser vos concurrents, vous pouvez utiliser l'indice mondial de l'innovation pour comparer deux économies à l'aide d'indicateurs tels que la technologie, la créativité ou la sophistication des affaires. Cela vous permet de puiser dans un vivier de talents potentiellement cachés et de trouver les pays susceptibles de produire les meilleures chances de trouver la perle rare dont votre entreprise a besoin.

Faciliter le travail asynchrone 24 heures sur 24

Que diriez-vous d'aller vous coucher chaque soir en sachant que vos projets avancent pendant que vous dormez ? Tirer parti des multiples fuseaux horaires est une autre raison de travailler avec des freelances étrangers.

Si vos équipes sont réparties dans différentes parties du monde, vous pouvez trouver des gains d'efficacité intégrés dans des domaines tels que l'assurance ou le contrôle de la qualité. Imaginez la joie de travailler sur le développement d'un code ou de contenu, puis de le voir testé pour en vérifier la qualité et de le retrouver sur votre bureau à votre arrivée le lendemain.

Le travail asynchrone (async) optimise la productivité, améliore vos flux de travail et fait compter chaque minute d'une journée de 24 heures sans pour autant épuiser votre personnel.

Parfait pour permettre aux équipes de support client de travailler 24/7

Si le travail asynchrone est bon pour votre entreprise, il l'est encore plus pour vos clients. En offrant une assistance 24/7, vous vous assurez que votre entreprise fonctionne 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 et que tous les problèmes ou questions de vos clients sont gérés en temps réel. Vous pouvez confortablement vous concentrer sur votre rôle stratégique, en sachant que votre support opérationnel fonctionne bien.

Des connaissances locales pour l'expansion sur de nouveaux marchés

Lorsque votre entreprise se lance sur de nouveaux marchés, les freelances internationaux sont d'une aide précieuse pour disposer de renseignements sur le terrain. Ils peuvent vous représenter pour des réunions en personne, vous conseiller sur les coutumes locales, localiser le marketing et la publicité, et vous donner un aperçu de la meilleure façon de gérer une multitude de tâches. Ils disposeront également d'un réseau local de professionnels compétents et pourront vous recommander à votre entreprise.

Faites des recherches approfondies : Vous trouverez plus d'informations sur les processus dont vous avez besoin pour travailler avec des freelances à l'étranger dans notre guide expert sur travailler avec des freelances à distance.

Comment embaucher des freelances internationaux de manière conforme ?

La conformité est le point essentiel sur lequel les responsables du recrutement doivent être vigilants lorsqu'ils embauchent des freelances à l'étranger. Comprendre les lois locales du travail d'un pays à l'autre ajoute de la complexité mais aussi un risque pour les personnes qui ne respectent pas les bouleversements et le chaos que la non-conformité peut causer à votre entreprise.

Même si vous maîtrisez actuellement la situation de vos freelances étrangers, celle-ci évolue constamment. Dans de nombreux pays, les lois sur l'emploi sont régulièrement mises à jour et il arrive souvent qu'un collaborateur soit considéré comme un employé au fil du temps, plusieurs mois après l'analyse de l'engagement initial et l'attribution de son statut. Il y a de fortes chances que vous ne soyez pas informé lorsque cela se produit. Il est également possible que le freelance international qui fait désormais partie de votre équipe ne connaisse pas la législation locale du travail, à moins qu'il ne soit spécialisé dans les ressources humaines.

Veillez à minimiser les risques de requalification de contrat.

La dernière chose que vous souhaitez est de commettre une erreur lors de l'attribution du statut des employés et des freelances. Même si l'erreur n'était absolument pas intentionnelle, les conséquences d'une requalification de contrat peuvent être lourdes. Vous risquez d'encourir des amendes et des pénalités, de perdre votre propriété intellectuelle (ne négligez pas la protection de la propriété intellectuelle si vous avez des travailleurs à distance), voire de perdre l'autorisation d'exercer votre activité.

Si vous ne disposez pas du soutien d'experts locaux en matière de travail sur chaque marché, il est essentiel de trouver de l'aide. Par chance, Remote permet d'embaucher des freelances à un prix abordable, grâce à un service simple et efficace.

Quelle est l'incidence de la législation du travail d'un pays sur l'embauche de freelances à l'étranger ?

Bien que les entreprises profitent pleinement des avantages de la mondialisation, il n'existe toujours pas d'agence ou d'organisme universel qui s'occupe des collaborateurs internationaux. Il incombe donc à chaque entreprise de se renseigner sur les pratiques d'embauche locales, pays par pays. Les points à prendre en compte lors de la rédaction d'un contrat avec un freelance international sont les suivants :

• Le droit du travail national et régional. Certains pays, comme le Canada ont des lois différentes selon les provinces ou les États. En outre, certains pays répartissent leur législation du travail entre les juridictions régionales et fédérales.

• La protection des collaborateurs. Chaque pays a une approche différente et accorde une importance différente aux protections. Les domaines courants à prendre en compte dans vos contrats internationaux sont l'âge, la religion, l'orientation sexuelle, l'expression de genre et la race.

• Les jours fériés. Les États-Unis ont, par exemple, très peu de jours fériés par rapport au reste du monde. N'oubliez pas d'indiquer dans vos contrats si vous souhaitez ou non respecter les jours fériés locaux.

• Congés payés. La plupart des freelances ne bénéficient pas de jours de congés payés, mais il est bon de le préciser dans le contrat.

• SMIC. Certains pays les fixent à l'échelon national, d'autres à l'échelon régional.

• Heures supplémentaires. Vous ne paierez probablement pas d'heures supplémentaires, mais vous devriez peut-être fixer le nombre maximum d'heures par jour de travail pour éviter de surmener vos freelances.

• Avantages sociaux. Dans certains pays, il peut être illégal d'offrir des avantages sociaux à un freelance. Dans d'autres pays, les avantages sociaux font partie intégrante de l'offre d'un freelance.

• Taxes. Les taxes sur l'emploi, les taxes statutaires, l'impôt sur le revenu et les paiements du filet de sécurité sociale sont toutes communes et différentes dans chaque pays.

• Devise. Vous devez préciser comment, où et dans quelle devise vous comptez payer votre freelance étranger. La manière dont vous payez votre freelance peut également avoir un impact sur l'attribution du statut de freelance ou d'employé. Si vous payez un collaborateur en dollars américains sur un compte bancaire américain, il ne sera pas considéré comme un freelance international (si vous êtes aux États-Unis).

• Types de congés. Bien que les vacances et les jours fériés ne fassent généralement pas partie d'un contrat de freelance, vous devrez peut-être vous conformer aux politiques nationales sur l'arrêt maladie, le congé pour victime de violence familiale, le congé maternité/paternité, le devoir de juré ou le congé de deuil, pour n'en citer que quelques exemples.

• Produits livrables du contrat. La façon dont vous définissez les éléments livrables peut être reflétée dans le droit du travail local.

• Durée du contrat. Il peut être illégal de proposer des contrats à durée indéterminée. Les contrats dépassant une certaine durée peuvent être automatiquement requalifiés comme des contrats de travail.

• Heures de disponibilité. Le droit du travail local peut ne pas vous permettre de dicter les heures de travail d'un freelance.

• Médiation. Dans le cas où vous ne seriez pas satisfait du résultat de votre contrat ou du travail effectué, vous devrez disposer d'un moyen légal de résilier le contrat.

• Protection de la propriété intellectuelle. Votre propriété intellectuelle, vos inventions et vos idées ne sont pas nécessairement protégées lorsque le travail est effectué par un freelance étranger. Vous devez vous assurer que vous avez un moyen de protéger votre propriété intellectuelle dans le contrat.

Il devient de plus en plus important d'avoir des contrats conformes aux lois locales pour chaque nouveau pays où vous avez un membre de votre équipe. Ce qui fonctionne aux États-Unis peut être illégal dans un autre pays. Les pénalités pour non-conformité peuvent varier considérablement d'un pays à l'autre. Tout cela rend l'attribution de statut de freelance compliquée.

Une requalification de contrat peut entraîner de graves pénalités pour l'employeur et le collaborateur, mais il n'y a pas deux pays qui soient exactement les mêmes. Voici des exemples typiques de pays où le travail sous contrat à l'étranger est populaire.

L'Australie traite différemment les freelances et les employés à temps plein. La requalification de contrat des freelances peut entraîner des amendes et des pénalités pour l'entreprise fautive.

1. Les collaborateurs ont le droit de recevoir des paiements, plus les intérêts, rétroactifs à la date de début du contrat. Cela comprend les congés payés, leur salaire de base, les heures supplémentaires, les jours fériés et les paiements au titre du régime national de retraite.

2. L'employeur est passible d'une amende pouvant aller jusqu'à 54 000 dollars par infraction.

3. L'entreprise peut être pénalisée pour ne pas avoir souscrit d'assurance contre les accidents du travail et doit payer des primes antidatées.

4. Les grandes entreprises dont la masse salariale mensuelle est égale ou supérieure à 750 000 dollars peuvent être responsables devant les bureaux d'imposition de l'État et être tenues de payer des pénalités pour tout paiement de taxe sur les salaires.

5. L'entreprise peut également être confrontée à d'importantes pénalités de la part de l'Australian Taxation Office, y compris des intérêts de pénalité, pour le non-paiement du régime de retraite national et le non-respect des obligations en matière de retenue sur salaire et de déclaration.

Le Royaume-Uni traite également différemment les freelances et les collaborateurs à temps plein et il existe des risques liés à la requalification de contrat.

1. Les employeurs feront l'objet d'une enquête de la part d'un tribunal du travail et encourront les frais juridiques associés.

2. Les collaborateurs ont droit à toutes les protections et à tous les avantages dont bénéficierait un employé et peuvent demander que leur demande soit antidatée au début du contrat. Cela inclut des congés payés d'un minimum de 5,6 semaines par an, le paiement des jours fériés et les cotisations de retraite.

3. Tous les honoraires des collaborateurs doivent être de nouveau traités à des fins fiscales et soumis à l'impôt sur le revenu.

4. Les cotisations d'assurance nationale doivent être payées par le collaborateur et l'employeur.

L'Afrique du Sud prévoit également une série de pénalités sévères en cas de requalification de contrat d'un employé en freelance.

1. L'employeur peut être tenu responsable du paiement historique des heures supplémentaires.

2. L'employeur peut encourir des amendes allant de 300 à 1 500 rands par collaborateur.

3. L'employeur peut être tenu responsable des congés annuels non payés pour chaque collaborateur.

4. L'administration fiscale sud-africaine s'attend à ce que l'employeur paie l'impôt sur le revenu, et éventuellement les amendes, dus par le collaborateur. Ce sera à l'employeur d'essayer de récupérer le paiement auprès du collaborateur.

5. Le collaborateur pourrait avoir à faire face à des conséquences supplémentaires et à rembourser les déductions fiscales dont il a bénéficié en tant que travailleur indépendant mais qui ne sont pas autorisées pour les employés.

6. L'employeur doit verser des cotisations au filet de sécurité sociale, comme l'assurance chômage, les cotisations pour le développement des compétences, entre autres.

7. Les entreprises étrangères peuvent être tenues de s'enregistrer en tant qu'entreprise externe conformément à la loi sur les sociétés.

Faites des recherches approfondies : Consultez l'explorateur de pays de Remote pour trouver des informations spécifiques sur le droit du travail local des pays où travaillent vos freelances étrangers.

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— Meghan Watchorn, Head of Growth at VanHack, Tech talent recruitment specialist

Comment faire appel à des freelances internationaux de manière conforme ?

La conformité est le point essentiel sur lequel les responsables du recrutement doivent être vigilants lorsqu'ils font appel à des freelances à l'étranger. Comprendre les lois locales du travail d'un pays à l'autre ajoute de la complexité mais aussi un risque pour les personnes qui ne respectent pas les bouleversements et le chaos que la non-conformité peut causer à votre entreprise.

Même si vous maîtrisez actuellement la situation de vos freelances étrangers, celle-ci évolue constamment. Dans de nombreux pays, les lois sur l'emploi sont régulièrement mises à jour et il arrive souvent qu'un collaborateur soit considéré comme un employé au fil du temps, plusieurs mois après l'analyse de l'engagement initial et l'attribution de son statut. Il y a de fortes chances que vous ne soyez pas informé lorsque cela se produit. Il est également possible que le freelance international qui fait désormais partie de votre équipe ne connaisse pas la législation locale du travail, à moins qu'il ne soit spécialisé dans les ressources humaines.

Veillez à minimiser les risques de requalification de contrat.

Vous devez à tout prix éviter un faux pas au moment d'attribuer le statut de vos collaborateurs ; employé ou freelance. L'attribution erronée du statut de freelance peut avoir de lourdes conséquences, même si l'erreur n'est pas intentionnelle. Vous vous exposez à des amendes et des pénalités et risquez de perdre votre propriété intellectuelle (ne négligez pas la protection de la propriété intellectuelle avec vos collaborateurs à distance), voire de perdre l'autorisation d'exercer votre activité.

Si vous ne disposez pas du soutien d'experts locaux en matière de travail sur chaque marché, il est essentiel de trouver de l'aide. Bonne nouvelle : Remote vous fournit une solution pour faire appel à des freelances à l'international à un tarif abordable, en passant par un service simple et carré.

Quelle est l'incidence de la législation du travail d'un pays sur le recrutement de freelances à l'étranger ?

Si les entreprises bénéficient pleinement de la mondialisation, il n'existe pas encore d'agence ou d'organisme universel pour gérer les collaborateurs internationaux. Il incombe donc à chaque entreprise de se renseigner sur les pratiques d'embauche locales, pays par pays. Les points à prendre en compte lors de la rédaction d'un contrat avec un freelance international sont les suivants :

• Droit du travail et des affaires selon les pays et les régions – Dans certains pays, comme le Canada, la réglementation varie d'une province ou d'un état à l'autre. En outre, certains pays répartissent leur législation du travail entre les juridictions régionales et fédérales.

• Protections des collaborateurs – Chaque pays a sa propre approche et accorde une importance différente aux protections. Les domaines courants à prendre en compte dans vos contrats internationaux sont l'âge, la religion, l'orientation sexuelle, l'expression de genre et la race.

• Jours fériés – Les États-Unis ont, par exemple, très peu de jours fériés par rapport au reste du monde. N'oubliez pas d'indiquer dans vos contrats si vous souhaitez ou non respecter les jours fériés locaux.

• Congés – La plupart des freelances ne bénéficient pas de jours de congés payés. Il est toutefois préférable de le préciser dans le contrat.

• Rémunération minimale – Certains pays la fixent à l'échelle nationale, d'autres à l'échelle régionale.

• Heures supplémentaires – Vous ne paierez probablement pas d'heures supplémentaires à vos freelances. Toutefois, pour éviter de les surmener, vous devriez peut-être fixer le nombre maximum d'heures par jour de travail.

• Avantages sociaux – Dans certains pays, il peut être illégal d'offrir des avantages sociaux à vos freelances. Dans d'autres pays, les avantages sociaux font partie intégrante de l'offre proposée à un freelance.

• Taxes – Les taxes sur l'emploi, les taxes statutaires, l'impôt sur le revenu et les paiements du filet de sécurité sociale sont des taxes courantes qui varient d'un pays à l'autre.

• Devise – Vous devez préciser comment, où et dans quelle devise vous comptez payer votre freelance étranger. La manière dont vous payez votre freelance peut également avoir un impact sur l'attribution du statut de freelance ou d'employé. Si vous payez un collaborateur en dollars américains sur un compte bancaire américain, il ne sera pas considéré comme un freelance international (si vous êtes aux États-Unis).

• Types de congés – Bien que les vacances et les jours fériés ne fassent généralement pas partie d'un contrat de freelance, vous devrez peut-être vous conformer aux politiques nationales sur l'arrêt maladie, le congé pour victime de violence familiale, le congé maternité/paternité, le devoir de juré ou le congé de deuil, pour ne citer que quelques exemples.

• Livrables – La façon dont vous définissez les éléments livrables peut être reflétée dans le droit local du travail ou des affaires.

• Durée du contrat – Il peut être illégal de proposer des contrats à durée indéterminée. Les contrats dépassant une certaine durée peuvent être automatiquement requalifiés comme des contrats de travail.

• Périodes de disponibilité – Le fait d'imposer certaines heures de travail à un freelance peut être interdit par le droit du travail.

• Médiation – Dans le cas où vous ne seriez pas satisfait des fruits de votre contrat ou du travail effectué, vous aurez besoin de dispositions légales pour résilier le contrat.

• Protection de la propriété intellectuelle – Votre propriété intellectuelle, vos inventions et vos idées ne sont pas nécessairement protégées lorsque le travail est effectué par un freelance étranger. Vous devez vous assurer de protéger votre propriété intellectuelle dans le contrat.

Il devient de plus en plus important d'avoir des contrats conformes aux lois locales pour chaque nouveau pays où vous avez un membre de votre équipe. Ce qui fonctionne en France peut être illégal dans un autre pays. Les pénalités infligées pour non-conformité peuvent varier considérablement d'un pays à l'autre. Tout cela complique l'attribution du statut de freelance.

Le risque de requalification de contrat peut entraîner de graves pénalités pour l'employeur et le collaborateur. Or, il n'existe pas deux pays disposant de politiques exactement identiques en la matière. Voici des exemples typiques de pays où le travail sous contrat à l'étranger est populaire.

L’Australie prévoit un traitement différemment pour les freelances et les employés à temps plein. La requalification de contrat des freelances peut entraîner des amendes et des pénalités pour l'entreprise fautive.

1. Les collaborateurs ont le droit de recevoir des paiements, plus les intérêts, rétroactifs à la date de début du contrat. Cela comprend les congés payés, leur salaire de base, les heures supplémentaires, les jours fériés et les paiements au titre du régime national de retraite.

2. L'employeur est passible d'une amende pouvant aller jusqu'à 54 000 dollars par infraction.

3. L'entreprise peut être pénalisée pour ne pas avoir souscrit d'assurance contre les accidents du travail et doit payer des primes antidatées.

4. Les grandes entreprises dont la masse salariale mensuelle est égale ou supérieure à 750 000 dollars peuvent être responsables devant les bureaux d'imposition de l'État et être tenues de payer des pénalités pour tout paiement de taxe sur les salaires.

5. L'entreprise peut également être confrontée à d'importantes pénalités de la part de l'autorité fiscale australienne (Australian Taxation Office), y compris des intérêts de pénalité, pour le non-paiement du régime de retraite national et le non-respect des obligations en matière de retenue sur les salaires et de déclaration.

Le Royaume-Uni prévoit également un traitement différent pour les freelances et les collaborateurs à temps plein. Il y existe des risques liés à la requalification de contrat.

1. Les employeurs feront l'objet d'une enquête de la part d'un tribunal du travail et encourront les frais juridiques associés.

2. Les collaborateurs ont droit à toutes les protections et à tous les avantages dont bénéficierait un employé et peuvent solliciter que leur demande soit antidatée au début du contrat. Cela inclut des congés payés d'un minimum de 5,6 semaines par an, le paiement des jours fériés et les cotisations de retraite.

3. Tous les honoraires des collaborateurs doivent être de nouveau traités à des fins fiscales et soumis à l'impôt sur le revenu.

4. Les cotisations d'assurance nationale doivent être payées par le collaborateur et l'employeur.

L’Afrique du Sud prévoit également une série de pénalités sévères en cas de requalification d'un contrat de freelance en un contrat d'employé.

1. L'employeur peut être tenu responsable du paiement historique des heures supplémentaires.

2. L'employeur peut encourir des amendes allant de 300 à 1 500 rands par collaborateur.

3. L'employeur peut être tenu responsable des congés annuels non payés pour chaque collaborateur.

4. L'administration fiscale sud-africaine (South African Revenue Service) exige que l'employeur paie l'impôt sur le revenu, et éventuellement les amendes, dus par le collaborateur. Ce sera à l'employeur d'essayer de récupérer le paiement auprès du collaborateur.

5. Le collaborateur pourrait avoir à faire face à des conséquences supplémentaires et à rembourser les déductions fiscales dont il a bénéficié en tant que travailleur indépendant mais qui ne sont pas autorisées pour les employés.

6. L'employeur doit verser des cotisations au filet de sécurité sociale, comme l'assurance chômage, les cotisations pour le développement des compétences, entre autres.

7. Les entreprises étrangères peuvent être tenues de s'enregistrer en tant qu'entreprise externe conformément à la loi sur les sociétés.

Pour en savoir plus : Utilisez l'explorateur de pays de Remote pour découvrir des informations spécifiques sur le droit du travail local des pays où travaillent vos freelances étrangers.

Utilisez notre liste de contrôle de la conformité des freelances pour éviter les requalifications de contrats.

Utilisez cette liste de contrôle pour déterminer si une nouvelle recrue doit se voir attribuer un statut d'employé ou de freelance.

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Quelles sont les sanctions en cas de requalification de contrat des collaborateurs ?

S'il vous est déjà arrivé d'être audité par le service des impôts de votre pays, vous savez certainement que cette expérience est désagréable. À présent, imaginez-vous être confronté à la même situation dans plusieurs pays. Les conséquences d'une requalification de contrat des collaborateurs internationaux sont vastes et douloureuses. Voici un aperçu des conséquences possibles :

• Devoir être auditionné.

• Encourir des amendes et des pénalités pour avoir enfreint la législation locale du travail.

• Payer des arriérés d'impôts ainsi que des pénalités et des amendes sur les impôts dus.

• Rembourser à vos collaborateurs les jours fériés, les jours de vacances, les congés maladie et les congés pour raisons personnelles.

• Payer les indemnités d'accident du travail antidatées.

• Verser des contributions aux fonds de pension, à l'impôt sur le chômage, aux fonds nationaux de santé et aux régimes de sécurité sociale.

• Être obligé d'enregistrer votre entreprise en tant qu'entité légale dans ce pays.

• Perdre la licence d'exploitation.

Vos collaborateurs pourraient également être pénalisés

Il ne faut surtout pas négliger le fait que vous n'êtes pas la seule personne à devoir assumer les conséquences des erreurs de statut entraînant une requalification de contrat. Les collaborateurs de votre équipe risquent de devoir remplir une nouvelle déclaration de revenus, de perdre les retenues dont ils bénéficient en tant que travailleurs indépendants et de payer des intérêts et des pénalités pour avoir commis des erreurs de déclaration. Cela aura un impact sur la culture de votre entreprise et vous devrez avoir quelques conversations embarrassantes avec votre équipe. Attendez-vous à une baisse considérable de la motivation de votre équipe.

Dois-je émettre un formulaire 1099 à un freelance étranger ?

Non. L'IRS ne prévoit des formulaires 1099 que pour les freelances américains. Vous n'avez pas besoin d'émettre un 1099 à quiconque remplit les conditions requises pour être un freelance international. Par contre, vous devrez demander un formulaire W-8 BEN à chaque freelance étranger qui travaille pour vous.

Comment puis-je payer les freelances internationaux ?

La première règle du travail avec des freelances est de faire en sorte qu'ils soient payés le plus rapidement possible. Si vous ne parvenez pas à le faire de manière régulière, vous aurez du mal à attirer les meilleurs éléments. La réputation de mauvais payeur n'est pas facile à redorer. Comme les freelances internationaux prennent déjà un risque en travaillant avec des entreprises étrangères, ils ont tendance à être impitoyables si vous n'avez pas trouvé le moyen de respecter votre part de l'accord.

Payer les freelances internationaux est facile si vous avez accès à la bonne plateforme. Vous devez indiquer clairement les conditions de paiement dans votre contrat de freelance afin qu'il n'y ait aucune confusion quant au moment et à la manière dont votre équipe internationale sera rémunérée pour avoir travaillé avec vous.

Vous trouverez ci-dessous quelques points essentiels à retenir :

• Veillez à respecter la législation du travail du gouvernement local des les freelances.

• Informez-vous des implications fiscales pour les travailleurs indépendants dans chaque pays où votre équipe travaille.

• Comprenez les lois locales en matière de déclaration fiscale pour les travailleurs indépendants étrangers.

• Assurez-vous que votre contrat de freelance est conforme aux exigences légales du pays où le travail est effectué.

• Réfléchissez à la manière dont vous paierez vos freelances et à la devise dans laquelle ils seront payés.

Pour aller plus loin : téléchargez le guide de gestion de la paie internationale de Remote.

Quelles sont les différences entre un freelance international et un employé ?

En règle générale, un freelance international est une personne qui n'est pas contrôlée par l'employeur, sauf quant à la réalisation du travail. Si vous dirigez ce qui sera fait et comment le faire, votre collaborateur est alors un employé. Les freelances et les employés internationaux présentent des avantages et des inconvénients, alors demandez-vous s'il est temps d'opérer une transition dans votre entreprise.

Bien souvent, la décision ne vous appartient pas. L'attribution du statut des collaborateurs étrangers peut être régie par des règles précises, raison pour laquelle il faut rester au courant de la législation du travail locale. Sans devenir un expert en relations industrielles internationales, une façon de rester au courant est d'utiliser une plateforme logicielle qui assure le suivi de tous les aspects de l'emploi international. Remote vous aide à employer votre équipe internationale en assurant la gestion de la paie, des impôts, des avantages sociaux et de la conformité.

Pour aller plus loin : Quand faut-il faire passer un freelance au statut d'employé ?

Création d'un système de gestion des freelances efficace

Embaucher des travailleurs indépendants à l'étranger présente de nombreux avantages pour une entreprise ou une start-up en quête d'expansion et de croissance. C'est l'occasion de dénicher des talents exceptionnels, de renforcer les capacités de votre équipe et d'acquérir une nouvelle perspective sur tout ce que vous faites. Dans la plupart des cas, il s'agit d'une opportunité rentable de travailler avec des professionnels très expérimentés et d'un autre moyen de stimuler votre innovation.

Les freelances étrangers peuvent sans aucun doute renforcer votre compétitivité. Cependant, se lancer sans savoir comment évoluer en toute sécurité parmi une myriade de lois internationales sur le travail est une décision risquée. Les chefs d'entreprise ont deux choix :

1. Investir dans des consultants internationaux en RH, des spécialistes de la fiscalité et des services juridiques ayant une connaissance de chaque pays où travaille votre équipe talentueuse. Ils vous permettront de rédiger les contrats appropriés et vous conseilleront sur les questions de fiscalité locale. Il est également judicieux de trouver des experts locaux pour chaque site afin de disposer d'une connaissance « sur le terrain ». Vous devez également disposer de connaissances internes pour vous assurer de bien gérer les risques de gouvernance et de conformité associés aux freelances internationaux. Cela implique de jongler avec plusieurs fournisseurs et de passer beaucoup de temps à fouiller dans les textes de lois sur les relations industrielles.

2. Trouvez une plateforme globale de gestion des freelances pour intégrer, payer et gérer tous vos freelances locaux et internationaux. Grâce à la solution de Remote, vous pouvez facilement rester en conformité tout en gérant les freelances internationaux et éviter les risques de requalification de contrat.

Remote vous apporte la solution la plus simple, la plus sûre et la plus rentable pour l'intégration et le paiement des freelances internationaux. Nul autre acteur du secteur ne propose une tarification aussi abordable et transparente. Sans frais cachés ni majorations.

Vous et votre entreprise bénéficiez de plusieurs avantages en utilisant la plateforme de gestion des freelances de Remote :

• Créez et gérez les paiements et les factures en un seul clic. Remote propose une variété de méthodes de paiement dans plus de 100 devises.

• Adaptez les contrats au droit du travail local. Les experts locaux de Remote ont élaboré des modèles utiles pour vous protéger, vous et vos collaborateurs sous contrat, des amendes et des pénalités.

• Effectuez des paiements internationaux plus rapides et plus faciles aux freelances internationaux en un clin d'œil.

• Bénéficiez des meilleures protections du secteur pour votre propriété intellectuelle et vos droits d'invention. Grâce à Remote IP Guard, vous bénéficiez d'un maximum de droits sur la propriété intellectuelle de votre entreprise en vertu des lois des pays où travaillent vos freelances.

• Elle s'intègre de manière transparente à l'ensemble de vos applications de RH.

Embauchez des freelances et des employés internationaux avec Remote

Alors que votre entreprise se développe, Remote se tient à votre disposition pour vous aider à embaucher des employés à distance. Notre plateforme mondiale d'emploi fonctionne de manière transparente avec notre plateforme mondiale de gestion des freelances afin de vous offrir la plus large couverture pour tous les types de freelances ou d'employés que vous avez partout dans le monde. Vous pouvez créer votre équipe internationale en toute confiance, en étant sûr d'être en conformité et que vos freelances et employés reçoivent leur paiement en temps voulu.