Employé ou freelance : comment éviter la requalification de contrat ?

Éviter les requalifications de contrats des employés est plus une question d'action que d'intention. Il suffit de traiter un collaborateur comme un employé pour que les autorités réglementaires finissent par le considérer comme tel, même si vous n'avez jamais eu l'intention de créer cette relation.

Bien entendu, votre intention compte. De nombreux pays imposent de lourdes sanctions aux entreprises qui enfreignent intentionnellement la loi. Cependant, pour être en conformité, vous devez donner suite à vos bonnes intentions.

Un guide sur la requalification de contrat des employés et des freelances

De plus en plus d'entreprises reconnaissent l'intérêt de recourir à des freelances. Vous n'êtes plus limité aux talents de votre région et il peut être plus facile de faire appel à des freelances et de les payer. Tout le monde y gagne, non ?

Malheureusement, l'embauche de freelances comporte un risque inhérent de requalification de contrat. Rien qu'aux États-Unis, on estime que près de 10 % des collaborateurs nécessitent une requalification de contrat et que 10 à 20 % des entreprises ont déjà considéré un employé comme un freelance. Étant donné que vos responsabilités envers les employés sont beaucoup plus importantes, l'attribution du mauvais statut peut avoir de graves conséquences pour votre entreprise.

Alors, comment minimiser le risque de requalification de contrat des employés tout en gérant des collaborateurs internationaux ? Poursuivez votre lecture. Le présent guide a été conçu par nos soins pour vous aider à éviter de faire des erreurs dans l'attribution du statut de vos employés. Vous pouvez également essayer notre outil gratuit de calcul du risque de requalification de contrat des employés pour connaître votre niveau de risque et savoir ce que vous pouvez faire pour y remédier.

Qu'entend-on par l'attribution du statut des employés et des collaborateurs ?

Cela fait référence au statut du collaborateur aux yeux de l'administration locale. Dans la plupart des cas, les collaborateurs sont soit des employés (ce qui signifie que l'entreprise a plus de responsabilités), soit des freelances.

Les pays ont des définitions différentes des employés et des freelances aux fins du droit du travail et de la fiscalité. Lorsqu'une entreprise embauche un collaborateur, elle doit le considérer de manière appropriée, en utilisant les documents adéquats, et respecter toutes les lois applicables.

Les employés ont droit à plus d'avantages et de protections que les freelances. Selon le pays, ces avantages peuvent inclure :

• le SMIC ;

• le paiement des heures supplémentaires ;

• les vacances ;

• des congés familiaux et médicaux ;

• la sécurité sociale ou des prestations de retraite ;

• des prestations de chômage ;

• une assurance santé privée ;

• des protections quant à la sécurité sur le lieu de travail ;

• une protection en cas de licenciement.

La paie et les déclarations sont également traitées différemment pour les employés et les freelances. Pour les employés, les employeurs sont responsables de la retenue des cotisations salariales (et parfois des cotisations patronales), du paiement des charges sociales et des cotisations aux programmes d'assurance.

Les détails varient d'un pays à l'autre. Vous trouverez plus d'informations dans le Guide de gestion de la paie internationale de Remote.

Employé ou freelance : qui est quoi ?

Qu'est-ce qui fait qu'un collaborateur est un employé et un autre un freelance ? Pour répondre à cette question, il faut tenir compte d'une série de facteurs, dont le temps de travail, le lieu d'activité, l'équipement, la structure de rémunération et la liberté d'exercer d'autres emplois.

En général, la distinction entre un employé et un travailleur indépendant repose sur le niveau de contrôle que l'entreprise exerce sur le collaborateur. Plus l'entreprise exerce un contrôle sur la façon dont le travail est effectué et sur la façon dont le collaborateur est rémunéré, plus il est probable que ce collaborateur soit considéré comme un employé.

Chaque pays a ses propres directives. Prenant le cas des États-Unis, à titre d'exemple, l'IRS estime que « toute personne qui fournit des services pour vous est votre employé si vous pouvez contrôler ce qui sera fait et comment cela sera fait. C'est le cas même lorsque vous donnez à l'employé une liberté d'action. Ce qui compte, c'est que vous ayez le droit de contrôler les détails de l'exécution des services. » Veillez à vérifier les directives pour chaque pays dans lequel vous faites appel à des freelances.

Bien que les règles puissent varier d'un pays à l'autre, vous pouvez généralement deviner si un employé a le mauvais statut en fonction des réponses aux questions suivantes :

Qui décide du moment où le travail est effectué ?

Les employés travaillent généralement selon un calendrier, l'entreprise désignant les heures et les jours à travailler. C'est pendant cette période que l'employé est censé consacrer tout son temps à l'entreprise. De nombreux employés travaillent de 9 h à 17 h, du lundi au vendredi. En revanche, un freelance peut travailler quand il veut et prendre autant de pauses qu'il le souhaite, tant qu'il livre le produit ou le service dans les délais.

À quel endroit le travail est-il effectué ?

Bien souvent, les employés travaillent dans les bureaux d'une entreprise ou dans d'autres locaux définis, tandis que les freelances peuvent travailler de n'importe où. Cependant, le travail à distance pour les employés était en hausse même avant la pandémie mondiale. Il est désormais courant que les employés travaillent depuis leur domicile ou un autre lieu de leur choix. En l'occurrence, une personne travaillant dans les bureaux d'une entreprise est plus susceptible d'être un employé, mais un employé travaillant en dehors de ces bureaux n'est pas nécessairement plus susceptible d'être un freelance.

Qui fournit le matériel ?

En règle générale, les employeurs fournissent des ressources aux employés pour qu'ils puissent faire leur travail. Il peut s'agir d'ordinateurs, de téléphones portables, de logiciels ou d'abonnements spécialisés, et d'autres outils nécessaires. En revanche, les freelances utilisent leur propre matériel et des abonnements achetés à leurs frais.

Qui exécute le travail ?

Lorsqu'un employeur embauche un employé, il s'attend à ce que le produit ou le service soit réalisé par l'employé lui-même. Si le travail doit être effectué par le collaborateur, il s'agit d'un employé. En revanche, un freelance peut être en mesure de déléguer le travail selon les besoins.

Comment le collaborateur est-il payé ?

La plupart des employés sont payés régulièrement par le biais d'un système de paie. Dans le cadre du service de paie, les entreprises déduisent les impôts nécessaires et versent les cotisations sociales au nom du collaborateur. Les freelances, en revanche, sont payés sans retenue d'impôt, souvent sur la base de factures. Quant aux employés, ils n'ont pas à présenter de factures pour leur rémunération régulière. À la place, soit ils reçoivent le versement régulier de leur salaire, soit ils pointent à l'entrée et à la sortie en utilisant un système horaire.

Comment évaluer l'importance du travail ?

C'est ici que les choses commencent à se compliquer. Dans bon nombre de pays, si un collaborateur fournit un service vital pour l'entreprise, il s'agit probablement d'un employé. En revanche, on fait souvent appel à des freelances pour fournir des services supplémentaires, comme un plan de marketing ou la création d'un site web. Cette définition peut toutefois être sujette à interprétation.

Pensez-y comme suit : si l'entreprise crée des sites web pour ses clients et embauche quelqu'un pour créer certains de ces sites, cette personne est probablement un employé. Par contre, si l'entreprise fabrique des ampoules électriques et demande à un créateur de sites web indépendant de créer un site web pour l'entreprise, ce collaborateur est probablement un freelance.

Quelle sera la durée de cette relation professionnelle ?

Le facteur de permanence peut faire la différence entre un employé et un freelance. Dans certains pays, un collaborateur peut être considéré à juste titre comme freelance, pour ensuite devenir un employé si sa collaboration avec l'entreprise se poursuit sur la durée. Dans les pays où les contrats sont à durée déterminée, les collaborateurs ne peuvent souvent pas signer plusieurs contrats à durée déterminée avec le même employeur. Au lieu de cela, l'employeur doit soit mettre fin à la relation à la fin du contrat, soit proposer à l'employé un poste à durée indéterminée dans l'entreprise.

Gestion des freelances —

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Freelance international ou employé : avantages et inconvénients

Quels sont les avantages et inconvénients des freelances internationaux ? Reportez-vous au guide de Remote sur les avantages et les inconvénients de chaque option pour trouver des réponses.

Pourquoi requalifier le contrat d'un employé ou d'un freelance ?

On va requalifier un contrat si une entreprise donne à un collaborateur la mauvaise désignation, que ce soit par erreur ou délibérément. Bien que, dans le cas de l'attribution délibérée du mauvais statut, les amendes et les sanctions soient généralement plus sévères, les entreprises risquent tout de même des sanctions pour les erreurs commises de bonne foi.

Malheureusement, de nombreux employeurs décident délibérément de considérer leurs collaborateurs comme des freelances pour obtenir le meilleur des deux mondes. Vous n'êtes pas tenu de payer des impôts et des assurances pour les freelances, et votre contrat de travail peut être beaucoup plus souple en faveur de l'entreprise. Il est beaucoup plus facile de se séparer de freelances et les calculs de la paie sont beaucoup plus simples, car il n'est pas nécessaire de prendre en compte les avantages sociaux ou les cotisations sociales.

Même si vous vous efforcez d'attribuer le bon statut à vos collaborateurs, vous pouvez rencontrer des difficultés. Par exemple, vous avez peut-être engagé un freelance pour effectuer un petit travail pour votre entreprise. Il a peut-être même fait un si bon travail que vous l'avez engagé pour d'autres tâches. Au fil du temps, la nature de votre relation peut changer. À moins que vous ne procédiez régulièrement à des examens des lois encadrant les statuts, vous pourriez négliger le fait que votre ancien freelance est désormais techniquement un employé.

Attribuer le bon statut n'est pas toujours simple. Les lois locales varient et peuvent évoluer avec le temps. Par exemple, en 2021, les Pays-Bas ont modifié les règles relatives à l'attribution des statuts freelance et employés et ont renforcé l'application de ces règles. Cela signifie que vous avez besoin d'informations de dernière minute pour rester en conformité.

La mauvaise attribution de statut prive non seulement les collaborateurs d'avantages et de protections, mais elle prive également les États et les gouvernements fédéraux de revenus. C'est pourquoi de plus en plus de pays s'attaquent à cette pratique, en particulier dans le contexte de la croissance de l’économie du partage. Les gouvernements intensifient l'application de la loi, augmentent les sanctions et renforcent la législation. Vous risquez de subir de nombreuses conséquences, même si votre erreur était de bonne foi.

Quels sont les risques de l'attribution d'un mauvais statut ?

Si vous considérez qu'un employé a un statut de freelance, alors qu'il ne devrait pas, les risques peuvent être graves. Voici quelques conséquences possibles :

• Pénalités et amendes : Vous pouvez être redevable d'arriérés d'impôts et de pénalités associées en cas de paiement tardif.

• Arriérés de salaire et avantages sociaux : Vous pouvez être tenu d'indemniser les collaborateurs pour la perte de salaire ou d'avantages sociaux résultant de la requalification de contrat.

• Problèmes juridiques : Vous pouvez être exposé à des poursuites judiciaires de la part de groupes ou de personnes lésés par votre erreur.

La requalification de contrat des employés peut également entraîner des coûts cachés. Les collaborateurs qui découvrent qu'ils auraient dû être des employés et non des freelances peuvent avoir une opinion défavorable de l'entreprise. Certains collaborateurs peuvent même cesser de travailler avec l'entreprise et convaincre les autres de ne plus y travailler.

Il faut éviter à tout prix d'être connu comme une entreprise qui prive ses collaborateurs d'avantages et de sécurité. Même en cas d'erreur honnête, les relations publiques négatives peuvent nuire gravement à la compétitivité de votre entreprise.

How to correct employee misclassification

If you discover that you have misclassified workers, do not simply end the relationship and expect the problem to go away. You are still responsible for compensating the employee (and potentially the government) for benefits, taxes, and other perks.

You can correct employee misclassification only by making the employee and the government whole. That means paying whatever back taxes, benefits contributions, pension contributions, and fines may be associated with the issue.

You may be tempted to terminate the relationship with the employee and hope the problem goes away on its own, but that strategy can backfire badly. Governments are much harsher on companies found to have broken misclassification laws deliberately.

Famous employee misclassification lawsuits

Several lawsuits should make companies think twice before misclassifying contractors.

• Dynamex Operations W. v. Superior Court: This case in California places the burden on the business to prove the worker is not an employee. In addition, this case outlined the “ABC” test, which determines whether the worker is sufficiently independent of the business to be considered a contractor.

• Uber BV and others (Appellants) v Aslam and others (Respondents): Uber lost this court case in the U.K., which determined that its drivers are, in fact, “workers” and not independent contractors. The U.K. has a three-tiered hierarchy of working relationships in which employees, workers, and contractors all have certain rights.

• Van Dusen et al. v. Swift Transportation: This case, which lasted more than nine years, eventually saw Knight-Swift Transportation pay out more than $100 million in damages to around 20,000 workers who were found to be misclassified as owner-operators. Businesses must consider the financial harm arising from a decade-long court case and a nine-figure settlement before treating classification concerns lightly.

Even if these lawsuits occurred in a different country or state, employers should heed their warnings. Laws can change quickly, and employers found to be in violation cannot continue to operate outside the law once the rules change.

An overview of independent contractor taxes and forms

In the United States, the forms to file related to independent contractor taxes have changed recently. Here are a few of the forms companies need to know:

• Form W-9: This form collects information from the contractor, including name and tax identification number (TIN).

• Form W8-BEN: This form determines the foreign status of non-resident aliens for the purposes of taxation.

• Form 1096: This form acts as a cover sheet for forms pertaining to contractors that are physically mailed to the IRS. You do not need to file Form 1096 when filing digitally.

• Form 1099: While employers of US contractors previously had to file Form 1099-MISC, today, those companies file a 1099-NEC instead. Short for “non-employee compensation,” Form 1099-NEC reports payments made to individuals not employed by the company.

Every country has its own unique requirements related to contractor classification and tax forms. Be sure to consult with a local legal expert in the countries where your contractors operate to ensure you file all taxes properly.

What are the complexities of managing contractors globally?

Although you may have a good grasp of your own country’s laws and statutes, it can be difficult to manage risk across multiple countries without the support of local labor experts. You must consider how:

• Laws vary from country to country.

• Laws change over time.

• Laws can be subject to interpretation.

• The nature of your relationship with a worker may change over time.

Complexities come into play when you work with global contractors. For example, you may be required to make payments in a local currency from an approved bank, as is the case with employees in Mexico.

Filing the appropriate tax forms also depends on accurate classification. In the United States, businesses report contractor payments via Form 1099-NEC, while full employees fill out Form W-2.

In addition to whatever penalties are associated with misclassification, you could also face penalties for failure to file forms. In the US, penalties start at $50 per form and rise with time and the seriousness of the offense.

Further complexities arise if you have difficulty designing an attractive compensation package because you don’t fully understand the local economy. Without that understanding, your business will struggle to stay compliant and compete for the best local talent.

With so many factors making global contractor management a challenge, you may want to enlist some expert help.

What’s the best way to manage compliance for a globally distributed team?

You have two primary options to manage compliance for your global contractors and employees.

Invest in a local entity and develop a network of local partners

If your company has lots of cash and time, you can establish a local legal entity and an HR presence in each country in which you operate. In that case, you’ll be able to hire your own local specialists who understand classification, who are legally empowered to employ and pay workers, and who are deeply knowledgeable about all local laws and regulations. In addition, you will want to create partnerships with local lawyers, payroll companies, and benefits administrators.

Typically, only large enterprises consider this option. Unless you plan to expand aggressively into a single country, it might not make sense to spend tens of thousands of dollars and wait several months (or longer) to open your own foreign entity.

Work with an EOR

Most companies hiring employees in other countries choose to work with an EOR. Your EOR employs workers in other countries on your behalf, handling payroll, benefits, taxes, and compliance for your international team members.

Classify your workers correctly with Remote

As the most trusted EOR in the industry, Remote provides the security and expertise you need to expand your global workforce. We only offer services in countries where we own our own local legal entities, which means we can guarantee local expertise wherever you hire — a guarantee no other EOR can match. Because we own all our own entities, we can also provide you with fully transparent pricing and no hidden fees.

If you are concerned about contractor misclassification at home or abroad, don’t let doubt stop you from growing your business. Sign up with Remote today and let our employment experts help you manage your contractors, onboard your employees with ease, and provide your company with the global HR services you need.

Utilisez notre liste de contrôle de la conformité des freelances pour éviter les requalifications de contrats.

Utilisez cette liste de contrôle pour déterminer si une nouvelle recrue doit se voir attribuer un statut d'employé ou de freelance.

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