Gestion des freelances 17 min

Employé ou freelance : comment éviter la requalification de contrat ?

Rédigé par Preston Wickersham
Preston Wickersham

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Éviter les requalifications de contrats des employés est plus une question d'action que d'intention. Il suffit de traiter un collaborateur comme un employé pour que les autorités réglementaires finissent par le considérer comme tel, même si vous n'avez jamais eu l'intention de créer cette relation.

Bien entendu, votre intention compte. De nombreux pays imposent de lourdes sanctions aux entreprises qui enfreignent intentionnellement la loi. Cependant, pour être en conformité, vous devez donner suite à vos bonnes intentions.

Un guide sur la requalification de contrat des employés et des freelances

De plus en plus d'entreprises reconnaissent l'intérêt de recourir à des freelances. Vous n'êtes plus limité aux talents de votre région et il peut être plus facile de faire appel à des freelances et de les payer. Tout le monde y gagne, non ?

Malheureusement, l'embauche de freelances comporte un risque inhérent de requalification de contrat. Rien qu'aux États-Unis, on estime que près de 10 % des collaborateurs nécessitent une requalification de contrat et que 10 à 20 % des entreprises ont déjà considéré un employé comme un freelance. Étant donné que vos responsabilités envers les employés sont beaucoup plus importantes, l'attribution du mauvais statut peut avoir de graves conséquences pour votre entreprise.

Alors, comment minimiser le risque de requalification de contrat des employés tout en gérant des collaborateurs internationaux ? Poursuivez votre lecture. Le présent guide a été conçu par nos soins pour vous aider à éviter de faire des erreurs dans l'attribution du statut de vos employés. Vous pouvez également essayer notre outil gratuit de calcul du risque de requalification de contrat des employés pour connaître votre niveau de risque et savoir ce que vous pouvez faire pour y remédier.

Qu'entend-on par l'attribution du statut des employés et des collaborateurs ?

Cela fait référence au statut du collaborateur aux yeux de l'administration locale. Dans la plupart des cas, les collaborateurs sont soit des employés (ce qui signifie que l'entreprise a plus de responsabilités), soit des freelances.

Les pays ont des définitions différentes des employés et des freelances aux fins du droit du travail et de la fiscalité. Lorsqu'une entreprise embauche un collaborateur, elle doit le considérer de manière appropriée, en utilisant les documents adéquats, et respecter toutes les lois applicables.

Les employés ont droit à plus d'avantages et de protections que les freelances. Selon le pays, ces avantages peuvent inclure :

  • le SMIC ;

  • le paiement des heures supplémentaires ;

  • les vacances ;

  • des congés familiaux et médicaux ;

  • la sécurité sociale ou des prestations de retraite ;

  • des prestations de chômage ;

  • une assurance santé privée ;

  • des protections quant à la sécurité sur le lieu de travail ;

  • une protection en cas de licenciement.

La paie et les déclarations sont également traitées différemment pour les employés et les freelances. Pour les employés, les employeurs sont responsables de la retenue des cotisations salariales (et parfois des cotisations patronales), du paiement des charges sociales et des cotisations aux programmes d'assurance.

Les détails varient d'un pays à l'autre. Vous trouverez plus d'informations dans le Guide de gestion de la paie internationale de Remote.

Employé ou freelance : qui est quoi ?

Qu'est-ce qui fait qu'un collaborateur est un employé et un autre un freelance ? Pour répondre à cette question, il faut tenir compte d'une série de facteurs, dont le temps de travail, le lieu d'activité, l'équipement, la structure de rémunération et la liberté d'exercer d'autres emplois.

En général, la distinction entre un employé et un travailleur indépendant repose sur le niveau de contrôle que l'entreprise exerce sur le collaborateur. Plus l'entreprise exerce un contrôle sur la façon dont le travail est effectué et sur la façon dont le collaborateur est rémunéré, plus il est probable que ce collaborateur soit considéré comme un employé.

Chaque pays a ses propres directives. Prenant le cas des États-Unis, à titre d'exemple, l'IRS estime que « toute personne qui fournit des services pour vous est votre employé si vous pouvez contrôler ce qui sera fait et comment cela sera fait. C'est le cas même lorsque vous donnez à l'employé une liberté d'action. Ce qui compte, c'est que vous ayez le droit de contrôler les détails de l'exécution des services. » Veillez à vérifier les directives pour chaque pays dans lequel vous faites appel à des freelances.

Bien que les règles puissent varier d'un pays à l'autre, vous pouvez généralement deviner si un employé a le mauvais statut en fonction des réponses aux questions suivantes :

Qui décide du moment où le travail est effectué ?

Les employés travaillent généralement selon un calendrier, l'entreprise désignant les heures et les jours à travailler. C'est pendant cette période que l'employé est censé consacrer tout son temps à l'entreprise. De nombreux employés travaillent de 9 h à 17 h, du lundi au vendredi. En revanche, un freelance peut travailler quand il veut et prendre autant de pauses qu'il le souhaite, tant qu'il livre le produit ou le service dans les délais.

À quel endroit le travail est-il effectué ?

Bien souvent, les employés travaillent dans les bureaux d'une entreprise ou dans d'autres locaux définis, tandis que les freelances peuvent travailler de n'importe où. Cependant, le travail à distance pour les employés était en hausse même avant la pandémie mondiale. Il est désormais courant que les employés travaillent depuis leur domicile ou un autre lieu de leur choix. En l'occurrence, une personne travaillant dans les bureaux d'une entreprise est plus susceptible d'être un employé, mais un employé travaillant en dehors de ces bureaux n'est pas nécessairement plus susceptible d'être un freelance.

Qui fournit le matériel ?

En règle générale, les employeurs fournissent des ressources aux employés pour qu'ils puissent faire leur travail. Il peut s'agir d'ordinateurs, de téléphones portables, de logiciels ou d'abonnements spécialisés, et d'autres outils nécessaires. En revanche, les freelances utilisent leur propre matériel et des abonnements achetés à leurs frais.

Qui exécute le travail ?

Lorsqu'un employeur embauche un employé, il s'attend à ce que le produit ou le service soit réalisé par l'employé lui-même. Si le travail doit être effectué par le collaborateur, il s'agit d'un employé. En revanche, un freelance peut être en mesure de déléguer le travail selon les besoins.

Comment le collaborateur est-il payé ?

La plupart des employés sont payés régulièrement par le biais d'un système de paie. Dans le cadre du service de paie, les entreprises déduisent les impôts nécessaires et versent les cotisations sociales au nom du collaborateur. Les freelances, en revanche, sont payés sans retenue d'impôt, souvent sur la base de factures. Quant aux employés, ils n'ont pas à présenter de factures pour leur rémunération régulière. À la place, soit ils reçoivent le versement régulier de leur salaire, soit ils pointent à l'entrée et à la sortie en utilisant un système horaire.

Comment évaluer l'importance du travail ?

C'est ici que les choses commencent à se compliquer. Dans bon nombre de pays, si un collaborateur fournit un service vital pour l'entreprise, il s'agit probablement d'un employé. En revanche, on fait souvent appel à des freelances pour fournir des services supplémentaires, comme un plan de marketing ou la création d'un site web. Cette définition peut toutefois être sujette à interprétation.

Pensez-y comme suit : si l'entreprise crée des sites web pour ses clients et embauche quelqu'un pour créer certains de ces sites, cette personne est probablement un employé. Par contre, si l'entreprise fabrique des ampoules électriques et demande à un créateur de sites web indépendant de créer un site web pour l'entreprise, ce collaborateur est probablement un freelance.

Quelle sera la durée de cette relation professionnelle ?

Le facteur de permanence peut faire la différence entre un employé et un freelance. Dans certains pays, un collaborateur peut être considéré à juste titre comme freelance, pour ensuite devenir un employé si sa collaboration avec l'entreprise se poursuit sur la durée. Dans les pays où les contrats sont à durée déterminée, les collaborateurs ne peuvent souvent pas signer plusieurs contrats à durée déterminée avec le même employeur. Au lieu de cela, l'employeur doit soit mettre fin à la relation à la fin du contrat, soit proposer à l'employé un poste à durée indéterminée dans l'entreprise.

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Freelance international ou employé : avantages et inconvénients

Quels sont les avantages et inconvénients des freelances internationaux ? Reportez-vous au guide de Remote sur les avantages et les inconvénients de chaque option pour trouver des réponses.

Pourquoi requalifier le contrat d'un employé ou d'un freelance ?

On va requalifier un contrat si une entreprise donne à un collaborateur la mauvaise désignation, que ce soit par erreur ou délibérément. Bien que, dans le cas de l'attribution délibérée du mauvais statut, les amendes et les sanctions soient généralement plus sévères, les entreprises risquent tout de même des sanctions pour les erreurs commises de bonne foi.

Malheureusement, de nombreux employeurs décident délibérément de considérer leurs collaborateurs comme des freelances pour obtenir le meilleur des deux mondes. Vous n'êtes pas tenu de payer des impôts et des assurances pour les freelances, et votre contrat de travail peut être beaucoup plus souple en faveur de l'entreprise. Il est beaucoup plus facile de se séparer de freelances et les calculs de la paie sont beaucoup plus simples, car il n'est pas nécessaire de prendre en compte les avantages sociaux ou les cotisations sociales.

Même si vous vous efforcez d'attribuer le bon statut à vos collaborateurs, vous pouvez rencontrer des difficultés. Par exemple, vous avez peut-être engagé un freelance pour effectuer un petit travail pour votre entreprise. Il a peut-être même fait un si bon travail que vous l'avez engagé pour d'autres tâches. Au fil du temps, la nature de votre relation peut changer. À moins que vous ne procédiez régulièrement à des examens des lois encadrant les statuts, vous pourriez négliger le fait que votre ancien freelance est désormais techniquement un employé.

Attribuer le bon statut n'est pas toujours simple. Les lois locales varient et peuvent évoluer avec le temps. Par exemple, en 2021, les Pays-Bas ont modifié les règles relatives à l'attribution des statuts freelance et employés et ont renforcé l'application de ces règles. Cela signifie que vous avez besoin d'informations de dernière minute pour rester en conformité.

La mauvaise attribution de statut prive non seulement les collaborateurs d'avantages et de protections, mais elle prive également les États et les gouvernements fédéraux de revenus. C'est pourquoi de plus en plus de pays s'attaquent à cette pratique, en particulier dans le contexte de la croissance de l’économie du partage. Les gouvernements intensifient l'application de la loi, augmentent les sanctions et renforcent la législation. Vous risquez de subir de nombreuses conséquences, même si votre erreur était de bonne foi.

Quels sont les risques de l'attribution d'un mauvais statut ?

Si vous considérez qu'un employé a un statut de freelance, alors qu'il ne devrait pas, les risques peuvent être graves. Voici quelques conséquences possibles :

  • Pénalités et amendes : Vous pouvez être redevable d'arriérés d'impôts et de pénalités associées en cas de paiement tardif.

  • Arriérés de salaire et avantages sociaux : Vous pouvez être tenu d'indemniser les collaborateurs pour la perte de salaire ou d'avantages sociaux résultant de la requalification de contrat.

  • Problèmes juridiques : Vous pouvez être exposé à des poursuites judiciaires de la part de groupes ou de personnes lésés par votre erreur.

La requalification de contrat des employés peut également entraîner des coûts cachés. Les collaborateurs qui découvrent qu'ils auraient dû être des employés et non des freelances peuvent avoir une opinion défavorable de l'entreprise. Certains collaborateurs peuvent même cesser de travailler avec l'entreprise et convaincre les autres de ne plus y travailler.

Il faut éviter à tout prix d'être connu comme une entreprise qui prive ses collaborateurs d'avantages et de sécurité. Même en cas d'erreur honnête, les relations publiques négatives peuvent nuire gravement à la compétitivité de votre entreprise.

Que faire pour éviter une requalification de contrat de mes employés ?

Pour éviter la requalification de contrat de vos employés et freelances, renseignez-vous sur les lois locales qui régissent la conformité dans le pays où vivent vos collaborateurs. Les dispositions relatives à la requalification de contrat 1099 aux États-Unis, par exemple, sont différentes de celles qui régissent la législation IR35 au Royaume-Uni.

Bien que chaque situation soit unique, vous pouvez suivre quelques bonnes pratiques pour éviter une requalification de contrat des employés :

  • Consultez des experts juridiques locaux.

  • Profitez des ressources gouvernementales et des services d'autocontrôle.

  • Passez en revue vos contrats avec tous les travailleurs indépendants.

  • Offrez à vos gestionnaires une formation sur la requalification de contrat et encouragez-les à pécher par excès de prudence lorsqu'ils confient du travail à des freelances.

  • Faites passer les freelances au statut d'employés si vous découvrez que vous leur avez attribué le mauvais statut.

Comment calculer l'indemnité pour requalification de contrat d'un employé ?

Il n'est pas facile de calculer l'indemnité pour requalification de contrat d'un employé. Ce qui fonctionne dans un pays peut ne pas fonctionner dans un autre. Pourtant, indépendamment du pays, vous devez généralement vous préparer à rembourser aux employés les avantages et les cotisations sociales auxquels ils auraient eu droit s'ils avaient eu le bon statut.

En cas de nécessité de requalification de contrat d'un employé, vous pouvez estimer le montant dû en tenant compte de quelques facteurs :

  • Depuis combien de temps l'employé a-t-il le mauvais statut ?

  • Quel est le montant des sommes perçues par l'employé ?

  • Quel serait le salaire d'une personne occupant un poste à temps plein dans votre entreprise et exerçant des fonctions similaires ?

  • Quels avantages sociaux offririez-vous normalement à un employé ayant cette ancienneté ?

  • Combien auriez-vous payé d'impôts au nom de l'employé ?

  • Combien d'impôts l'employé aurait-il dû payer ?

  • Quelles sont les directives du gouvernement en matière de pénalités de requalification de contrat ?

Avant de répondre à ces questions, vous devez également vous demander si vous avez identifié vous-même la requalification de contrat. Si vous l'avez fait, vous pouvez éviter les pénalités et les amendes les plus sévères. En revanche, si le gouvernement a découvert le problème ou si l'employé a déposé une plainte, vous risquez de devoir payer le montant maximal.

Comment remédier à l'attribution d'un mauvais statut ?

Si vous découvrez que vous avez fait l'erreur de considérer un employé comme un freelance, ne mettez pas simplement fin à la relation et ne vous attendez pas à ce que le problème disparaisse. Vous êtes toujours responsable de l'indemnisation de l'employé (et potentiellement du gouvernement) pour les avantages sociaux, les taxes et autres avantages.

Vous ne pouvez corriger cette erreur qu'en remboursant intégralement l'employé et le gouvernement. Cela signifie que vous devez payer les arriérés d'impôts, les cotisations sociales, les cotisations aux régimes de retraite et les amendes qui peuvent être associés à ce problème.

Vous serez peut-être tenté de mettre fin au contrat de l'employé et d'espérer que le problème se règle tout seul, mais cette stratégie peut avoir de graves conséquences. Les gouvernements sont beaucoup plus sévères à l'égard des entreprises qui ont délibérément enfreint la législation.

À quoi s'expose-t-on en cas de requalification de contrat d'un employé ou d'un freelance ?

Bien que les sanctions pour l'attribution d'un statut de freelance au lieu d'un statut d'employé varient d'un pays à l'autre, la plupart d'entre eux suivent la même démarche. Il incombe à l'entreprise en question de payer des amendes, des pénalités, des arriérés d'impôts et des arriérés de prestations, tant à l'employé qu'au gouvernement.

Mais les sanctions ne s'arrêtent pas là. Bien souvent, les freelances eux-mêmes pourraient finir par devoir de l'argent au gouvernement, ce qui nuira sérieusement à l'image de l'entreprise et pourrait inciter les autres travailleurs indépendants à éviter toute collaboration avec cette dernière. Une telle mauvaise presse pourrait rendre difficile l'attraction de bons freelances à l'avenir.

Pour obtenir de plus amples informations, consultez le guide de Remote relatif aux conséquences de l'attribution d'un statut erroné.

Procès célèbres en matière de requalification de contrat d'employés

Plusieurs procès devraient faire réfléchir les entreprises avant de commettre l'erreur d'attribuer un statut de freelance à leurs employés.

  • Dynamex Operations W. contre la Cour supérieure : en Californie, cette affaire oblige l'entreprise à prouver que le collaborateur n'est pas un employé. Cette affaire a aussi mis en évidence le test « ABC », qui détermine si le collaborateur est suffisamment indépendant de l'entreprise pour être considéré comme un freelance.

  • Uber BV et autres (appelants) contre Aslam et autres (intimés) : Uber a perdu ce procès au Royaume-Uni, qui a déterminé que ses chauffeurs sont en fait des « collaborateurs » et non des freelances. Au Royaume-Uni, il existe une hiérarchie à trois niveaux dans les relations de travail, dans laquelle les employés, les collaborateurs et les freelances ont tous certains droits.

  • Van Dusen et al contre Swift Transportation : dans cette affaire, qui a duré plus de neuf ans, Knight-Swift Transportation a finalement versé plus de 100 millions de dollars de dommages et intérêts à quelque 20 000 travailleurs qui avaient été classés à tort comme propriétaires exploitants. Les entreprises doivent tenir compte du préjudice financier qui peut résulter d'un procès de dix ans et d'un règlement à neuf chiffres avant de traiter les problèmes de classification à la légère.

Même si ces poursuites judiciaires se sont déroulées dans un pays ou un État différent, les employeurs doivent tenir compte de leurs avertissements. Les lois peuvent changer rapidement, et les employeurs jugés en infraction ne peuvent pas continuer à fonctionner en dehors de la loi une fois que les règles ont changé.

Vue d'ensemble des taxes et formulaires relatifs aux freelances

Aux États-Unis, il y a eu récemment des changements dans les formulaires à remplir concernant les impôts des freelances. Vous trouverez ci-dessous certains des formulaires que les entreprises doivent connaître :

  • Le formulaire W-9 : ce formulaire permet de recueillir des informations sur le freelance, notamment son nom et son numéro d'identification fiscale (TIN).

  • Le formulaire W8-BEN : ce formulaire sert à déterminer le statut d'étranger des personnes non résidentes aux fins de l'impôt.

  • Le formulaire 1096 : ce formulaire sert de page de garde pour les formulaires relatifs aux freelances qui sont physiquement envoyés à l'IRS. Vous n'avez pas besoin de remplir le formulaire 1096 lorsque vous faites votre déclaration par voie numérique.

  • Le formulaire 1099 : auparavant, les employeurs de freelances aux États-Unis devaient remplir le formulaire 1099-MISC, mais aujourd'hui, ces entreprises remplissent le formulaire 1099-NEC. Abréviation de « non-employee compensation (NEC) » (rémunération des non-employés), le formulaire 1099-NEC fait état des paiements effectués à des personnes qui ne sont pas employées par l'entreprise.

Chaque pays a ses propres exigences en matière de classification des freelances et de formulaires fiscaux. Veillez à consulter un expert juridique local dans les pays où opèrent vos freelances afin de vous assurer que vous remplissez correctement toutes les déclarations fiscales.

Quelles sont les complexités de la gestion des freelances à l'échelle mondiale ?

Même si vous maîtrisez bien les lois et les statuts de votre propre pays, il peut être difficile de gérer les risques dans plusieurs pays sans l'aide d'experts locaux en matière de travail. Vous devez prendre en compte la manière dont :

  • les lois varient d'un pays à l'autre ;

  • les lois changent au fil du temps ;

  • les lois peuvent être sujettes à interprétation ;

  • la nature de votre relation avec un collaborateur peut changer au fil du temps.

Lorsque vous travaillez avec des freelances internationaux, la situation se complexifie. Il se peut, à titre d'exemple, que vous soyez tenu d'effectuer des paiements dans une monnaie locale auprès d'une banque agréée, comme c'est le cas pour les employés au Mexique.

Le dépôt des déclarations fiscales appropriées dépend également d'un statut précis. Aux États-Unis, les entreprises déclarent les paiements des freelances au moyen du formulaire 1099-NEC, tandis que les employés à temps plein remplissent le formulaire W-2.

Outre les diverses pénalités suite à une requalification de contrat, vous risquez également des pénalités pour non-renseignement de formulaires. Aux États-Unis, les pénalités commencent à 50 dollars par formulaire et augmentent avec le temps et la gravité de l'infraction.

La situation devient encore plus complexe si vous avez du mal à concevoir un système de rémunération attrayant parce que vous ne comprenez pas bien l'économie locale. Sans une telle compréhension, votre entreprise aura du mal à rester conforme et à rivaliser pour attirer les meilleurs talents locaux.

Face à ces nombreux facteurs qui compliquent la gestion des freelances à l'échelle mondiale, vous voudrez peut-être demander l'aide d'un expert.

Quel est le meilleur moyen de gérer la conformité d'une équipe répartie dans le monde entier ?

Deux options principales s'offrent à vous pour gérer la conformité de vos freelances et employés à l'échelle mondiale.

Investir dans une entité locale et développer un réseau de partenaires locaux

Si votre entreprise dispose de suffisamment de fonds et de temps, vous pouvez établir une entité juridique locale et une présence en matière de ressources humaines dans chaque pays dans lequel vous opérez. Il vous sera alors possible d'embaucher vos propres spécialistes locaux qui comprennent les lois qui régissent les statuts, qui sont légalement habilités à employer et à payer les collaborateurs et qui connaissent parfaitement toutes les lois et réglementations locales. En outre, vous allez également devoir créer des partenariats avec des avocats, des sociétés de service de paie et des administrateurs d'avantages sociaux locaux.

Le plus souvent, seules les grandes entreprises envisagent cette option. À moins que vous ne prévoyiez une expansion agressive dans un seul pays, il n'est peut-être pas judicieux de dépenser des dizaines de milliers de dollars et d'attendre plusieurs mois (ou plus) pour ouvrir votre propre entité à l'étranger.

Travailler avec un employer of record (EOR)

Dans la plupart des cas, les entreprises qui recrutent des employés dans d'autres pays choisissent de travailler avec un employer of record. Ce dernier emploie des collaborateurs dans d'autres pays en votre nom, s'occupe des services de paie, des avantages sociaux, des taxes et de la conformité pour les membres de votre équipe internationale.

Remote, l'employer of record le plus fiable du secteur, vous offre la sécurité et l'expertise dont vous avez besoin pour développer vos effectifs à l'échelle mondiale. Nos services ne sont proposés que dans les pays où nous possédons nos propres entités juridiques locales. Nous pouvons donc vous garantir une expertise locale où que vous embauchiez, une garantie qu'aucun autre EOR ne peut égaler. Grâce à nos propres entités, nous sommes également en mesure de vous proposer des prix totalement transparents, sans frais cachés.

Si la requalification de contrat d'un freelance dans votre pays ou à l'étranger vous pose problème, ne laissez pas le doute vous empêcher de développer votre entreprise. Inscrivez-vous gratuitement dès aujourd'hui et laissez nos experts de l'emploi vous aider à gérer vos freelances, à intégrer facilement vos employés et à fournir à votre entreprise les services RH internationaux dont vous avez besoin.

Utilisez notre liste de contrôle de la conformité des freelances pour éviter les requalifications de contrats.

Utilisez cette liste de contrôle pour déterminer si une nouvelle recrue doit se voir attribuer un statut d'employé ou de freelance.