Aan de slag als zzp'er in Spanje

Klaar om 'adios' te zeggen tegen het kantoorleven en de baas te worden over je eigen carrière?

Dan is Spanje de perfecte locatie. Door het warme Mediterraanse klimaat en de hoge kwaliteit van leven is Spanje populair bij remote werknemers, zzp'ers en digital nomads. Of je nu aan de slag wilt gaan in de bruisende steden Madrid en Barcelona, de historische dorpen en stadjes van Andalusië of de chique party hotspots van de Balearen: er is voor ieder wat wils.

Voordat je van start gaat, moet je eerst inzicht krijgen in de juridische vereisten van het zelfstandig ondernemerschap. Je moet weten hoe je het volgende moet doen:

• Je bedrijf in Spanje registreren

• Zorgen dat je niet wordt geclassificeerd als werknemer

• Compliant contracten opstellen die je beschermen

• Over de hele wereld factureren en internationale betalingen ontvangen

In dit artikel bespreken we al deze onderwerpen. We helpen je ook met je belastingverplichtingen als zzp'er en bespreken een aantal risico's en aansprakelijkheden waarvan je je bewust moet zijn.

Laten we eerst kijken wat de definitie van een zzp'er is in Spanje.

Wat houdt 'zzp'er' volgens de Spaanse wetgeving in?

Zzp'ers leveren betaalde diensten (of producten) aan een andere partij. Ze worden anders geclassificeerd dan werknemers en hebben meestal geen recht op dezelfde secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals betaald verlof, ziektedagen en een minimumloon. Aan de andere kant hebben zzp'ers wel weer meer vrijheid en flexibiliteit in hoe ze werken.

Zie ook: Waarom bedrijven zzp'ers versus internationale werknemers aannemen

In Spanje is er geen wetgeving waarin de verschillen tussen werknemers en zzp'ers expliciet worden beschreven. In de praktijk word je vaak als zzp'er gezien als je:

• Zelf bepaalt wanneer en waar je werkt.

• Werkt zonder begeleiding of toezicht.

• Je eigen tools, materialen en apparatuur regelt en gebruikt.

• Werk voor verschillende bedrijven tegelijk kunt uitvoeren.

• Je eigen tarief bepaalt.

• Werk kunt delegeren of uitbesteden (indien van toepassing).

Als je met klanten werkt, is het belangrijk dat je op de juiste manier wordt geclassificeerd om straffen en boetes te voorkomen.

Zzp'er worden in Spanje: de basis

Klaar om te gaan freelancen in Spanje?

Laten we beginnen met het belangrijkste: uitzoeken of je een visum nodig hebt en kijken welke categorieën aan bedrijfsactiviteiten er zijn. Als je dit van tevoren weet, is het een stuk makkelijker om je bedrijf op te zetten.

Heb ik een visum nodig om zzp'er te worden in Spanje?

Ja, maar alleen als je geen Spaanse, EU/EEA- of Zwitserse ingezetene bent. Je moet dan een werkvisum voor zelfstandigen of een visum voor telewerken (digital nomads) hebben.

Deze houden het volgende in:

Werkvisum voor zelfstandigen:

Dit visum is voor mensen die als zzp'er in Spanje willen werken of een eigen bedrijf willen beginnen. Je hebt het volgende nodig:

• Een solide bedrijfsplan

• De benodigde vergunningen en licenties voor je activiteiten

• Bewijs van voldoende financiële middelen om jezelf te ondersteunen

• Bewijs van je professionele kwalificaties

Dit visum is 90 dagen geldig.

Visum voor telewerken (digital nomads):

Dit visum is ideaal voor niet-EU/-EEA-ingezetenen die in Spanje willen wonen en remote willen werken voor niet-Spaanse bedrijven. De details:

• Arbeidsactiviteit: Je kunt alleen als zzp'er werken voor bedrijven buiten Spanje of bedrijven met klanten buiten Spanje.

• Professionele activiteiten: Je kunt voor een Spaans bedrijf werken, maar dit werk mag slechts 20% van je totale werkzaamheden omvatten. Als je zzp'er bent, mogen Spaanse klanten slechts 20% van je klantenbasis vormen. De rest moet zich buiten Spanje bevinden.

Dit visum is maximaal een jaar geldig.

Bekijk onze gedetailleerde gids over werkvergunningen en -visums in Spanje voor meer informatie over de visumvereisten voor zzp'ers in Spanje.

Welk type zzp'er ben ik?

Zelfstandige bedrijven in Spanje worden verdeeld in zes hoofdgroepen. Elk van deze groepen heeft specifieke registratie- en belastingverplichtingen.

Een kort overzicht:

• Zelfstandigen (trabajadores autónomos): Dit is het meestvoorkomende type zelfstandige in Spanje. Dit is de klassieke 'autónomo': je runt je eigen bedrijf. Denk hierbij aan taxichauffeurs, kappers, artiesten en atleten.

• Freelance professionals (profesionales autónomos): Freelance professionals bieden intellectuele of technische diensten, vaak in gereguleerde beroepen. Ze moeten doorgaans geregistreerd zijn bij een beroepsvereniging. Dit zijn bijvoorbeeld dokters, architecten, juristen en adviseurs.

• Zelfstandige ondernemers of corporate freelancers (autónomos societarios): Dit zijn zelfstandigen die werkzaam zijn in een corporate structuur. Soms hebben ze een paar medewerkers in dienst, maar meestal hebben ze een meerderheidsbelang in hun bedrijf en zijn ze bestuurder.

• Zelfstandige medewerkers (autónomos colaboradores): In deze categorie vallen familieleden die in het bedrijf van de zelfstandige werken, zoals een partner, kinderen of andere naaste familie. Zij hebben dezelfde rechten als werknemers, maar wel binnen de context van het familiebedrijf.

• Zelfstandigen in de agrarische sector (autónomos agrarios): Dit zijn mensen die in de agrarische sector werken volgens een speciaal sociale zekerheidsregime, het Sistema Especial para Trabajadores por Cuenta Propa Agrarios (SETA). Denk hierbij aan boeren, veehouders en andere agrarische medewerkers.

• Economisch afhankelijk zelfstandigen (trabajadores autónomos económicamente dependientes, TRADE): Deze categorie omvat zelfstandigen die minimaal 75% van hun inkomen hebben op basis van één klant. Zij kunnen geen werknemers hebben of delen van het werk uitbesteden aan andere zzp'ers, en ze moeten een contract hebben met hun klant waarin de TRADE-status expliciet wordt vermeld. Let op: Dit type zelfstandige wordt makkelijk verkeerd geclassificeerd.

Bedrijfsregistratie in Spanje

Om als zzp'er aan de slag te gaan in Spanje, moet je eerst een formele bedrijfsstructuur kiezen. Een paar van de populairste modellen zijn:

• Individueel zelfstandig ondernemer (Empresario Individual (Autónomo)): Dit is een eenvoudige structuur die perfect is voor individuele zzp'ers. Je hebt de volledige controle over het bedrijf, ook al is er geen juridische scheiding tussen jou (de eigenaar) en het bedrijf. Je bent zelf verantwoordelijk voor eventuele schulden en aansprakelijkheden. Je kunt ook aan de slag gaan als ondernemer met beperkte aansprakelijkheid (Emprendedor de Responsabilidad Limitada) om wat van dit risico te beperken.

• Eenvoudig commanditaire vennootschap (Sociedad Comanditaria Simple): Een eenvoudige overeenkomst tussen algemene en commanditaire partners. Voor algemene partners is er geen juridische splitsing tussen de persoon en het bedrijf. Zij zijn dus persoonlijk verantwoordelijk voor schulden en aansprakelijkheid. Commanditaire partners zijn alleen aansprakelijk voor het kapitaal dat ze in het bedrijf investeren.

• Naamloze vennootschap (Sociedad de Responsabilidad Limitada): Een formele, juridische entiteit die losstaat van jou als individu. In de meeste gevallen worden al het inkomen en verlies toegeschreven aan het bedrijf, in tegenstelling tot aan jou persoonlijk (je bent alleen aansprakelijk voor het kapitaal dat je in het bedrijf investeert).

Er zitten voor- en nadelen aan elk van deze structuren, maar de meeste zzp'ers kiezen voor het model van de individueel zelfstandige ondernemer. Dit is namelijk relatief eenvoudig op te zetten en te beheren.

Als je een beroep in de vrije sector uitvoert, zoals in het recht, medicijnen of engineering, kun je als freelance professional (profesional autónomo) werken.

In beide gevallen hoef je je bedrijf niet te registreren bij een handelsregister, omdat het niet wordt gezien als een aparte juridische entiteit. Je moet echter de Spaanse belastingdienst (La Agencia Tributaria) er wel van op de hoogte stellen dat je nu als zelfstandige belasting gaat betalen. Hiervoor moet je een Model 037-formulier invullen en indienen (online of persoonlijk) en het groepsnummer selecteren dat overeenkomt met je bedrijfsactiviteiten. Als je er nog geen hebt, moet je ook een elektronische handtekening aanvragen (bekend als Cl@ve) om toegang te krijgen tot de online portals van de Spaanse overheid.

Als je deze stap hebt afgerond, heb je 30 dagen de tijd om je aan te melden bij RETA, het Spaanse sociale zekerheidsstelsel voor zelfstandigen. Hiervoor moet je formulier TA 0521 invullen. Houd er rekening mee dat je verplicht blijft om sociale bijdragen te doen via RETA als je een particuliere ziektekostenverzekering en pensioeregeling wilt afsluiten.

Hoe word ik als zzp'er betaald in Spanje?

Als zzp'er is het je eigen verantwoordelijkheid om je facturen en betalingen te regelen. Dit betekent helaas dat je elke klant afzonderlijk moet factureren en betalingen ontvangt via hun betaalmethode. Dit kan inefficiënt en tijdrovend zijn.

Een paar van de meest voorkomende manieren om betalingen te innen, zijn:

• Bankoverschrijvingen

• Automatische incasso's

• Papieren cheques

• Betalingsopdrachten

• Virtuele wallets

• Digitale overschrijvingsdiensten (zoals PayPal en Wise)

Al deze methoden hebben hun eigen voor- en nadelen. Bank- en digitale overschrijvingen kunnen bijvoorbeeld vrij snel zijn, maar hebben vaak hoge servicekosten. En als je klanten hebt buiten Spanje, kan het betalingsproces nog ingewikkelder zijn.

Je kunt ook gebruikmaken van een betrouwbare solution zoals Remote. Ons platform is een eenvoudige, veilige en betrouwbare manier om snel in euro's te worden uitbetaald, zonder verborgen kosten. Ontdek meer over hoe ons platform werkt.

Wat moet er op mijn factuur staan?

Leren hoe je als zzp'er in Spanje aan de slag kunt gaan, betekent ook dat je moet weten hoe factureren werkt.

In Spanje moet elke factuur de volgende gegevens bevatten:

• Het woord 'Factura', zodat duidelijk is dat het document een factuur is

• Je gegevens: je volledige naam, bedrijfsnaam (indien van toepassing), adres, burgerservicenummer (NIF) of identificatienummer voor buitenlanders (NIE) en contactgegevens

• Klantgegevens: de volledige naam, bedrijfsnaam (indien van toepassing), NIF en het adres van je klant

• Factuurdatum en -nummer

• Dienst- of verkoopdatum

• Beschrijving van de geleverde goederen of diensten: vermeld elk verkocht item of elke geleverde dienst op een afzonderlijke regel. Noteer voor elke invoer het aantal en de prijs per unit zonder btw.

• Bedragen: de totaalbedragen zonder btw, het btw-tarief en -bedrag en het totale bedrag dat moet worden betaald (inclusief belastingen).

• Betaalvoorwaarden: de uiterste betaaldatum en de betaalmethoden

• Juridische vermeldingen: verplichte disclaimers, zoals de consequenties van een te late betaling

Maak je geen zorgen als dit allemaal overweldigend klinkt. Je kunt online zoeken naar templates voor Spaanse facturen of eenvoudig via Remote facturen maken en naar je klanten sturen, waar je ook werkt.

Belastingen voor zzp'ers in Spanje

Als zzp'er ben je ook verantwoordelijk voor je eigen belastingen en sociale zekerheidsbijdragen. Spanje heeft een progressief inkomstenbelastingpercentage van 19% tot 47%. Houd er rekening mee dat deze percentages lichtelijk kunnen variëren, afhankelijk van waar in Spanje je bent.

Als zelfstandige (bijvoorbeeld een zelfstandig ondernemer of een freelance professional) betaal je persoonlijke inkomstenbelasting over je bedrijfswinst. Daarom hoef je geen afzonderlijke belastingteruggave in te vullen of zakelijke belastingen te betalen.

Je moet wel elk kwartaal je inkomstenverklaring en -onkosten indienen via het Model 130-formulier. Ook moet je elk jaar in januari een jaaroverzicht van deze verklaringen overleggen. Je moet ook elk jaar in februari een overzicht indienen van je commerciële relaties (het Model 347-formulier). Tussen april en juni moet je de jaarlijkse belastingopgave van je persoonlijke inkomsten indienen. Als je werknemers aanneemt of werk doet voor klanten buiten Spanje, moet je misschien nog extra formulieren invullen.

Je moet ook sociale zekerheidsbetalingen doen. Deze worden automatisch ingesteld als je je bij RETA aanmeldt. De Spaanse overheid heeft het sociale verzekeringssysteem voor zelfstandigen recentelijk geüpdatet. Spanje is overgestapt van vaste maandelijkse bijdragen naar een glijdende schaal op basis van hoeveel je verdient. Deze aanpassingen wordt geleidelijk ingevoerd tot 2031, dus houd er rekening mee dat de exacte cijfers vaak veranderen. Voor 2024 is de minimale jaarlijkse bijdrage 735,29 euro, met een maximum van 4720,50 euro.

Wat positief is, is dat je belasting kunt terugvragen voor verschillende bedrijfskosten. Hieronder vallen:

• Kosten van nutsvoorzieningen en leveringskosten

• Kosten voor een thuiskantoor (zoals bepaald in het Model 037-formulier)

• Kosten voor een bedrijfsruimte (inclusief huur of hypotheekbetalingen)

• Zakelijke lunches

• Materiaal en apparatuur

• Marketing en reclame

• Training en onderwijs

• Zakelijke reizen

Btw-informatie voor zzp'ers in Spanje

In Spanje moeten alle zelfstandigen btw rekenen en betalen, onafhankelijk van hoeveel winst je maakt. Dit betekent, effectief gezien, dat je btw bij je klanten in rekening brengt en ontvangt, en dit vervolgens aan de overheid betaalt. Net als bij de inkomstenbelasting, moet je elk kwartaal je btw-opgave (met het Model 303-formulier) en elk jaar een overzicht indienen (Model 390-formulier).

Het standaard btw-tarief in Spanje is 21%, maar voor sommige goederen en diensten geldt een lager tarief van 10% of 4%. Enkele goederen en diensten zijn vrijgesteld van btw.

Overwegingen met betrekking tot aansprakelijkheid voor zzp'ers in Spanje

Als eenmanszaak ben je persoonlijk verantwoordelijk voor financiële en belastingschulden. Dit betekent dat je privémiddelen onder dwang kunnen worden ingezet om zakelijke schulden af te lossen. Veel zzp'ers nemen een aansprakelijkheidsverzekering om zich tegen dit risico te beschermen.

Het is ook belangrijk om jezelf in te dekken als je overeenkomsten met klanten ondertekent. Onze juridische experts kunnen je volledig compliant contracttemplates voor Spaanse en internationale klanten aanbieden.

Boekhoudingsverplichtingen voor zzp'ers in Spanje

Als eenmanszaak hoef je niet elk jaar een financiële verklaring te overleggen. We raden je toch aan om nauwkeurige, georganiseerde dossiers bij te houden, waaronder alle klantfacturen en zakelijke aankopen. Zo kun je je belastingaangifte efficiënter voorbereiden en heb je een beter beeld van de financiële positie van je bedrijf.

Je kunt deze dossiers zelf beheren met een boekhouders- of accountingtool of een boekhouder of accountant inhuren.

Je hoeft geen zakelijke bankrekening te openen, hoewel het wel een goed idee kan zijn om een aparte rekening voor je zakelijke activiteiten te hebben.

De gevaren van verkeerd geclassificeerde zzp'ers in Spanje

Zoals hierboven genoemd, worden zzp'ers anders geclassificeerd dan werknemers. Veel van de bescherming en secundaire arbeidsvoorwaarden die werknemers ontvangen, gelden doorgaans niet voor zzp'ers.

Bedrijven kunnen je bewust verkeerd classificeren, om onder hun juridische verplichtingen uit te komen, of onbewust. Of het nu expres is of niet, verkeerde classificatie kan straffen en boetes tot gevolg hebben voor zowel jezelf als je klant, of leiden tot dure juridische geschillen.

Als zzp'er kun je er samen met je klanten voor zorgen dat dit niet gebeurt. Bespreek je functie en verantwoordelijkheden met ze, en check regelmatig of je werkovereenkomsten nog kloppen.

Als je werkrelatie door de tijd heen verandert en je een grotere rol gaat spelen binnen het bedrijf van je klant, kun je vragen of ze omzetten naar werknemer.

Gebruik onze checklist voor compliance van zzp'ers om verkeerde classificatie te voorkomen

Neem deze checklist door om beter te kunnen bepalen of je nieuwe teamlid een zzp'er of werknemer is.

Downloaden

Hoe vraag ik het bedrijf waarvoor ik werk om me om te zetten naar een werknemer in Spanje?

Ga het gesprek aan en bespreek voorzichtig de risico's en voordelen van een werkgever-werknemerrelatie. Benadruk vooral dat deze overstap gunstig is voor beide partijen, niet alleen voor jezelf.

Je kunt opperen om de hulp van externe leverancier in te schakelen, zoals Remote, om de overstap soepeler te laten verlopen. Met onze global HR-services blijven beide partijen compliant, omdat alle belangrijke HR-taken (zoals payrollbeheer en het beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden) volgens de Spaanse wetgeving wordt geregeld.

Werken met zzp'ers uit Spanje

Werken met zzp'ers uit Spanje kan een prettige ervaring zijn, of je nu fysiek of remote met elkaar samenwerkt. We hebben een paar tips om te zorgen dat alles soepel verloopt:

Fysiek en remote samenwerken met zzp'ers

Als je remote samenwerkt met Spaanse zzp'ers, houd er dan rekening mee dat Spanje zich in de Central European Time-tijdzone (CET) bevindt. Als je in een andere tijdzone werkt, zorg dan dat je hier rekening mee houdt bij het plannen van vergaderingen.

Houd ook rekening met feestdagen en lokale festivals in Spanje. Je zzp'ers willen deze dagen waarschijnlijk vrij zijn om ze te vieren.

Culturele en taalkundige overwegingen

Spanjaarden hechten veel waarde aan persoonlijk contact. Je begint vaak met wat small talk voordat je 'echte' zaken gaat bespreken.

Moet je je zzp'ers in het Spaans aanspreken of mag je van ze verwachten dat ze Engels spreken?

Het korte antwoord: het hangt ervan af.

Veel Spaanse zzp'ers spreken goed Engels. Als je bedrijf internationaal is, zit je waarschijnlijk goed. Maar, als je een zzp'er bent die met anderen werkt voor een Spaans bedrijf is het een ander verhaal. Je hoeft geen vloeiend Spaans te spreken, maar een paar Spaanse zinnetjes verrichten wonderen om een band op te bouwen.

In ieder geval is het goed om beleefd en formeel te beginnen. Naarmate je elkaar beter leert kennen, kun je op een meer informele manier gaan communiceren.

Werkcultuur

In de Spaanse werkcultuur zijn flexibiliteit en de werk-privébalans zeer belangrijk. Er is wat ruimte bij deadlines en planningen, maar punctualiteit blijft van belang. Wees dus niet (te) laat!

Zakelijke bijeenkomsten in Spanje zijn vaak wat relaxter en verlopen wat langzamer. Hier zul je misschien aan moeten wennen. En verwacht niet dat vergaderingen alleen maar plaatsvinden in de bestuurskamer. Als je fysiek met elkaar samenwerkt, bereid je dan voor op gesprekken tijdens de koffie of een lunch. Alles draait om persoonlijk contact.

4 manieren waarop Remote het leven van zzp'ers en hun klanten makkelijker maakt

Zoals je kunt zien, is er veel om rekening mee te houden als je als zzp'er aan de slag wilt gaan. Remote kan je bij veel dingen helpen, zodat jij kunt focussen op de groei van je bedrijf en op je klanten. Zo werkt dat:

1. Betalingen in landen over de hele wereld

Het kan ingewikkeld en tijdrovend zijn om alle verschillende facturen, goedkeuringen en betaalsystemen van je klanten bij te houden. En handmatige facturerings- en betaalmethoden kunnen het risico op boetes, fouten en vertragingen vergroten.

Met Remote krijg je toegang tot een zeer veilig, gestroomlijnd dashboard waarmee je op een efficiënte, kosteneffectieve manier je facturering en internationale betalingen regelt. Je kunt ons platform gebruiken om zonder gedoe en verborgen kosten in euro's betaald te krijgen.

2. Lokale contracten en advisering via de app

Als je conceptovereenkomsten en -contracten voor je klanten maakt, loop je het risico dat je niet voldoet aan de lokale arbeidswetgeving; vooral als je met internationale klanten werkt. Remote kan zorgen voor lokale contracten die voldoen aan de Spaanse wet. Zo blijf je altijd compliant. Onze juridische experts kunnen je ook begeleiden bij ingewikkelde problemen, zoals lokale classificatie en bescherming van je intellectueel eigendom.

3. Geautomatiseerde facturering

Met Remote ben je niet langer afhankelijk van spreadsheets en andere handmatige tools om te factureren. Wij verminderen het aantal onnauwkeurigheden en vertragingen die doorgaans worden veroorzaakt door ouderwetse, handmatige processen. Met ons platform kun je facturen maken, deze ter goedkeuring indienen en vervolgens betaald worden in je lokale valuta zonder over te hoeven stappen op een andere tool of software.

4. Belastingbeheer

We weten allemaal dat belastingbeheer ingewikkeld kan zijn. Met Remote regel je je belastingen snel en efficiënt door gegevens over je inkomen samen te stellen op basis van je facturen en ontvangen betalingen.

Als zzp'er aan de slag gaan in Spanje

Het is prettig om de vrijheid en flexibiliteit te hebben om op je eigen voorwaarden te werken. Maar administratieve verplichtingen kunnen je afleiden van wat je werkelijk wilt doen: je klanten helpen, hoogwaardig werk afleveren en factureren.

Door gebruik te maken van een stabiel, betrouwbaar platform zoals Remote, kun je snel en efficiënt aan je verplichtingen voldoen. Zo kun jij je richten op je bedrijfsdoelen. Wij kunnen je met het volgende helpen:

• Vermijden van bemiddelingskosten en vertragingen bij betalingen van internationale klanten

• Compliant conceptcontracten opstellen voor Spaanse en internationale klanten

• Je factuurbeheer verbeteren en handmatige processen vermijden

• Voldoen aan lokale arbeidswetgeving

Met ons platform ga je snel, eenvoudig en naadloos als zzp'er aan de slag. Ontdek meer over hoe je dankzij onze expertise tijd en middelen kunt besparen.