Ontdek de vrijheid van freelancen en zeg tot ziens tegen administratie
Facturering, belastingverplichtingen, contracten, zelfs iets simpels als uitbetaald worden: dit alles kan zeer overweldigend zijn voor een zzp'er. Gelukkig zijn er oplossingen om de tijd en frustratie van de administratieve aspecten te elimineren. Je kunt deze gids gebruiken om ervoor te zorgen dat je snel en op een betrouwbare manier wordt betaald. Dan kun jij je weer kunt richten op waar het om gaat: je klanten.
Aan de slag als zzp'er en betaald krijgen: jouw gids om je administratie te vergemakkelijken
Als zzp'er ben je verantwoordelijk voor alles wat met je bedrijf te maken heeft: klanten acquireren en behouden, aan projecten werken, je administratie regelen en je activiteiten promoten. Je bent ook verantwoordelijk voor taken die misschien buiten je expertise liggen, zoals het opstellen van contracten en het afhandelen van belastingen.
Het kan zenuwslopend zijn om een contract op te stellen als je niet zeker weet welke arbeidswetgeving betrekking heeft op je bedrijf, vooral als je klant in het buitenland gevestigd is. Je vraagt je misschien ook af hoe je betaald kunt worden zonder dat er enorme betalingskosten worden ingehouden.
Wij zorgen ervoor dat je dit allemaal in de hand hebt. Zorgen dat je betaald krijgt als zzp'er kan snel, makkelijk en efficiënt, waar je je klanten ook gevestigd zijn.
Deze gids staat vol praktische support voor zzp'ers, vooral als je voor het eerst de baas bent van je bedrijf. We leggen uit hoe je een proces kunt opzetten om je werk te managen en bespreken hoe je het met automatisering kunt stroomlijnen.
We bespreken de vier engste probleemgebieden voor freelancers en laten je zien hoe je deze makkelijk de baas blijft:
Contracten
Betalingen en kosten
Factureren
Belasting
Wil je meer weten over hoe je je zzp-bedrijf makkelijker kunt runnen? Laten we bij het begin beginnen: het opzetten van je bedrijf.
De juiste bedrijfsregistratie opzetten
Om als zzp'er aan de slag te gaan, moet je eerst een juridische structuur voor je bedrijf kiezen. Dit bepaalt wat je fiscale en wettelijke verplichtingen zijn. De structuur die je kiest hangt af van waar je belastingplichtig bent. Landen en in sommige gevallen specifieke regio's hebben hun eigen wetten voor zzp'ers.
De meeste landen bieden een paar gangbare opties
Individuele ondernemer. Dit is een eenvoudige structuur voor onafhankelijke, individuele zzp'er. In sommige landen, zoals Frankrijk, is er een onderscheid tussen het individu en het bedrijf.
Partnerschap. Een partnerschap overeenkomst. Vaak is er geen scheiding tussen de partners als individuen en de entiteit.
Een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid. Een formele, juridische entiteit die losstaat van de persoon die hem leidt. In de meeste gevallen worden alle inkomsten en verliezen toegerekend aan het bedrijf in plaats van aan jou persoonlijk.
Afhankelijk van het land waarin je actief bent, zijn er mogelijk andere opties. Australië biedt bijvoorbeeld een trustmodel, waarbij een trustee een bedrijf en al zijn activiteiten beheert namens de begunstigden.
Er zijn voor- en nadelen aan elk van deze structuren, maar de meeste zelfstandige ondernemers kiezen voor het model van de individuele ondernemer, omdat het vrij eenvoudig op te zetten en te gebruiken is.
Kijk voor meer informatie over arbeidsrecht in een specifiek land op Remote's Country Explorer. Je vindt hier onze global HR-gidsen vol met nuttige informatie waarmee je een zzp-bedrijf kunt opzetten.
Contracten opstellen voor nieuwe klanten
Veel zzp'ers vinden het niet leuk en intimiderend om contacten voor klanten op te stellen, vooral als ze er niet veel kennis van hebben. Soms beginnen ze zelfs zonder contract aan een opdracht.
Afzien van een contract is echter een onverstandige zet. Contracten zijn cruciaal; ze beschermen je op verschillende manieren. Meestal heeft een contract betrekking op:
Contracten beschrijven specifieke taken, te leveren prestaties en projectvereisten. Met een duidelijke beschrijving kunnen zzp'ers binnen de kaders van hun opdracht werken en ervoor zorgen dat er niet van ze wordt verwacht dat ze taken uitvoeren die hierbuiten vallen zonder de juiste vergoeding.
Contracten beschrijven duidelijk de betalingsvoorwaarden, waaronder het bedrag, de betalingsmethode en eventuele mijlpalen of deadlines.
Contracten gaan over het eigendom van en de rechten op intellectueel eigendom dat tijdens het project wordt gecreëerd. Duidelijke bepalingen met betrekking tot intellectueel eigendom beschermen zzp'ers tegen mogelijke geschillen.
Contracten beschrijven de voorwaarden en procedures voor beëindiging of opschorting van de overeenkomst. Dit kan zzp'ers beschermen tegen plotselinge beëindigingen.
Contracten verduidelijken de relatie tussen de zzp'er en de klant en beschermen beiden tegen mogelijke problemen rondom verkeerde classificatie.
Hoe nuttig ze ook zijn, het lijdt geen twijfel dat contracten lastig kunnen zijn omdat de rechten en arbeidsomstandigheden van zzp'ers overal ter wereld verschillen. Als je een willekeurig template gebruikt dat je online hebt gevonden of je eigen contract opstelt, is dit document in sommige landen misschien niet wettelijk bindend. Het kan ook tegen je werken.
Zzp'ers kunnen hun opdrachten voor lokale en internationale klanten correct op papier vastleggen door een van de compliant en aanpasbare contracttemplates van Remote te gebruiken. Deze templates zijn aangepast aan landspecifieke wetgeving om zzp'ers te helpen compliant te blijven, waar hun klanten ook zijn gevestigd.
Als je een eigen contract hebt waar je tevreden mee bent, kun je dat houden. Als je je als zzp'er aanmeldt bij het Remote platform, kun je je eigen contracten uploaden in plaats van die van ons te gebruiken.
Lees hier meer over contracten.
De gevaren van verkeerd geclassificeerde zzp'ers
In bijna elk land zijn zzp'ers anders geclassificeerd dan werknemers. Veel van de beschermingen en secundaire arbeidsvoorwaarden die werknemers genieten, zoals gezondheidszorg, pensioenen en aandelenopties, zijn meestal niet van toepassing op zzp'ers. Als zzp'er geef je die secundaire arbeidsvoorwaarden op voor de vrijheid om je eigen klanten te kiezen en te werken waar, wanneer en hoe je wilt.
Ondanks dit onderscheid kunnen sommige bedrijven je opzettelijk verkeerd classificeren om hun wettelijke verplichtingen te omzeilen. Andere keren kan het per ongeluk gebeuren. Of het nu opzettelijk is of niet, verkeerde classificatie kan leiden tot straffen en boetes voor zowel jou als je opdrachtgevers. Ze kunnen flinke straffen krijgen in hun land en als jij niet juiste bedrag aan belasting betaalt in je eigen land, kan dat ook gevolgen voor jou hebben.
Het is ook in jouw belang dat je correct geclassificeerd wordt als zzp'er.
Ten eerste hebben zzp'ers de vrijheid om te werken zoals ze willen. In de Verenigde Staten mogen bedrijven zzp'ers bijvoorbeeld niet vertellen hoe ze hun werk moeten doen of vragen om op vaste uren te werken. Zzp'ers bepalen zelf hoe en wanneer ze werken. De enige vereiste is dat de projecten waar ze voor worden ingehuurd, worden afgerond. Ten tweede heb je als zzp'er meer controle over je inkomen.
Elk land heeft andere straffen voor verkeerde classificatie. Zorg er samen met je klanten voor dat je correct wordt geclassificeerd om straffen te voorkomen. Bespreek je functie en verantwoordelijkheden met ze, en check regelmatig of je werkovereenkomsten nog kloppen. Als je werkrelatie door de tijd heen verandert en je een grotere rol gaat spelen binnen het bedrijf van je klant, kun je vragen of ze je omzetten naar werknemer.
Lees meer over de risico's van verkeerde classificatie in de volgende gidsen
Betaald krijgen als zzp'er
Als zzp'er is het je eigen verantwoordelijkheid om je facturen en betalingen te regelen. Dit betekent helaas dat je elke klant afzonderlijk moet factureren en betalingen ontvangt via hun betaalmethode. Dit kan inefficiënt en tijdrovend zijn.
Een paar van de meest voorkomende manieren om betaald te worden, zijn:
Bankoverschrijvingen
Bankoverschrijvingen. Een overschrijving van fondsen tussen twee bankrekeningen, Hoewel deze overschrijvingen snel zijn, worden er meestal hoge vergoedingen voor gevraagd.
Directe stortingen. Een directe storting op je bankrekening. Ook snel, maar het kan zijn dat je klant kosten moet betalen. Het kan ook ingewikkeld worden als je zaken doet met meerdere klanten of klanten in verschillende landen.
Papieren cheques. Papieren cheques kunnen makkelijk via een app worden gestort, maar deze methode raakt steeds meer uit de gratie door de lange verwerkingstijden. Daarnaast kunnen fysieke cheques ook kwijtraken of gestolen worden.
Postwissels. Een postwissel is een veilige betalingsmethode die in veel landen kan worden gebruikt, maar het kan wel onhandig zijn. Ze moeten persoonlijk worden gekocht en kunnen, net als cheques, gestolen worden, zoekraken of te laat per post worden bezorgd. Daarnaast kan het gebruik van postwissels als verdacht worden beschouwd, omdat ze vaak door oplichters worden gebruikt.
Virtuele wallets. Virtuele wallets worden steeds populairder en zijn een snelle manier om betaald te worden, maar worden door sommige klanten niet geaccepteerd. Er zijn ook wat zorgen over de veiligheid van digitale wallets.
Digitale overboekingsdiensten zoals PayPal en Wise. Digitale overboekingsservices zijn snel en makkelijk te gebruiken om je klanten te factureren. Ze kunnen echter wel kosten in rekening brengen, zoals hoge wisselkosten, en het kan om flinke bedragen gaan.
Je kunt ook gebruikmaken van een betrouwbaar platform als Remote. Ons platform is een eenvoudige, veilige en betrouwbare manier om snel betaald te worden in de valuta van jouw land - en zonder verborgen kosten. Je voegt gewoon je bankrekening toe als betaalmethode in je Remote dashboard en de betalingen van je klant worden direct op je rekening gestort.
Je hoeft ook niet steeds op het dashboard te kijken of je al betaald bent: Remote stuurt een e-mail zodra je factuur is betaald.Meer informatie over hoe ons platform kan helpen met betalingen.
Betaald krijgen door internationale klanten
Internationale betalingen zijn complexer dan binnenlandse. Aan de slag gaan met internationale betalingen kan stressvol zijn, want je krijgt te maken met valuta omzetten, onderhandelen over overschrijvingen en andere betalingsmethoden en dure verwerkingskosten.
Remote maakt dit proces supereenvoudig. Onze service Contractor Management werkt in meer dan 200 landen, waardoor je makkelijk betaald kunt worden in de valuta van je keuze, ongeacht de valuta waarin je factureert. Zo werkt het:
1
Factuur
Je factureert je klant in de valuta die het beste werkt voor de klant en uploadt de factuur naar het Contractor Management-platform van Remote.
2
Betaling is gedaan
De klant betaalt alle facturen in zijn eigen valuta.
3
Betaling is ontvangen
Wanneer Remote de betaling ontvangt, zetten we deze om naar de valuta van je voorkeur voordat we het aan je uitbetalen.
Zzp'ers hebben twee opties als het gaat om uitbetalingen. Je kunt je bankgegevens direct op Remote invoeren, waar onze uitbetalingen worden aangestuurd door Wise of je kunt een Stripe Connect-account gebruiken. Je kunt je voorkeursvaluta en betalingsgegevens op elk moment wijzigen.
Hoe zit het met de kosten?
We werken samen met verschillende partners om ervoor te zorgen dat onze tarieven zowel snel als zo betaalbaar mogelijk zijn. We brengen je klanten een vergoeding van € 27 in rekening voor het verwerken van betalingen, maar als zzp'er betaal je alleen een vergoeding voor het omrekenen van valuta tegen de mid market-koers. Als je al wordt betaald in de valuta van je voorkeur, dan zijn er helemaal geen kosten. Je kunt meer te weten komen over onze kosten in dit artikel in ons Helpcentrum.
Facturen beheren en controleren
Factureren als zzp'er kan een heel gedoe zijn. Het kan zijn dat je meerdere tools gebruikt om handmatig facturen te maken, versturen en tracken. Het is geen efficiënt systeem. Handmatige processen zijn langzaam, vervelend en foutgevoelig.
Door je facturering te automatiseren, kun je facturering vereenvoudigen en je weer bezighouden met werkzaamheden die geld opleveren. Remote kan je daarbij helpen.
Met Remote hoef je niet langer te vertrouwen op spreadsheets, e-mail en andere handmatige tools om facturen te maken. Met ons platform kun je facturen maken, ter goedkeuring indienen en betaald krijgen in je eigen valuta zonder dat je hoeft over te stappen op andere tools of software. Dat betekent geen heen-en-weer gemail meer. Je kunt je facturen gewoon in Remote uploaden. Wij sturen ze door naar je klanten en je krijgt statusupdates, terwijl je factuur het goedkeuringsproces doorloopt.
Facturering opzetten
Als zzp'er dien je facturen in bij klanten via je Remote-dashboard. Je kunt dit op twee manieren doen:
Upload je eigen factuur
Maak een factuur met de factuurdatum en het factuurbedrag en verzend de factuur als pdf.
Maak een factuur op Remote
Gebruik onze templates om een factuur te maken op ons platform. Je kunt ook een terugkerende factuur maken die automatisch naar je werkgever wordt gestuurd.
Bekijk voor meer informatie dit artikel in ons Helpcentrum.
Verplichtingen voor belasting van zzp'er beheren
Als zzp'er ben je verantwoordelijk voor het betalen van je eigen belastingen. Elk land heeft echter zijn eigen belastingwetgeving, wat betekent dat belastingen van land tot land anders worden behandeld.
In de VS moet je bijvoorbeeld je belastingen rechtstreeks aan de overheid betalen. In andere landen kunnen je klanten verantwoordelijk zijn voor de inhouding van belasting op je betaling. Voor meer informatie over de verplichtingen voor zzp'ers in jouw land, ga je naar de Country Explorer van Remote.
Dit is een van de redenen waarom het belangrijk is om goed geclassificeerd te zijn als zzp'er. Je classificatie heeft invloed op de manier waarop je belasting betaalt.
Aansprakelijkheid voor zzp'ers
Als je werknemer bent, behandelt het bedrijf problemen op het gebied van aansprakelijkheid. Maar met grote vrijheid komt grote verantwoordelijkheid. Als eenmanszaak ben je persoonlijk aansprakelijk voor zaken als financiering en belastingschulden. Dit betekent dat je gedwongen kunt worden om privé-assets te gebruiken om zakelijke schulden af te lossen. Dit klinkt eng, maar veel zzp'ers kopen een verzekering voor aansprakelijkheid om dit risico te beperken.
Het is ook belangrijk om jezelf juridisch te beschermen bij het opstellen en ondertekenen van overeenkomsten met klanten. Remote's team van juridische experts helpt je met gecheckte contracttemplates waarmee je compliant bent in het land waar je werkt.
Grip op je onderneming met de Remote Freelancer Hub
Beheer je klanten, regel je contracten en facturen en ontvang betalingen, allemaal op één plek.
Boekhoudkundige vereisten voor zzp'ers
Als zzp'er hoef je niet elk jaar een jaarrekening te publiceren. Je moet wel een overzichtelijke administratie bijhouden van je rekeningen, waaronder alle facturen aan klanten en zakelijke aankopen, zodat je je inkomen en belastingen kunt bijhouden.
Je kunt deze gegevens zelf bijhouden met een boekhoudprogramma of een professionele boekhouder aannemen.
Overweeg ook om een aparte bankrekening te openen voor je zakelijke uitgaven. Sommige landen vereisen een zakelijke rekening zodra je omzet een bepaald bedrag overschrijdt.
Hoe vraag ik het bedrijf waar ik werk om me om te zetten in een werknemer?
Ga het gesprek aan en bespreek voorzichtig de risico's en voordelen van een werkgever-werknemerrelatie. Benadruk vooral dat deze overstap gunstig is voor beide partijen, niet alleen voor jezelf. Er zijn een aantal redenen waarom een bedrijf je zou willen omzetten naar een werknemer. Je kunt bijvoorbeeld benadrukken dat de klant controle heeft over de uren die je werkt en de manier waarop je taken afwerkt.
Luister goed naar de zorgen van de klant. Internationale klanten hebben misschien niet het gevoel dat ze je kunnen aannemen zonder een juridische entiteit in het land waar je werkt. Stel in dat geval voor dat ze gebruikmaken van een employer of record (EOR).
Een EOR is een bedrijf dat helpt bij het in dienst nemen van werknemers in andere landen door namens een bedrijf op te treden als de lokale werkgever. Meestal zal een EOR ook het administratieve HR-werk op zich nemen, waaronder de lokale salarisadministratie, administratie van de secundaire arbeidsvoorwaarden en naleving van de belastingwetgeving.
Remote is bijvoorbeeld een EOR en kan helpen om de overgang te vergemakkelijken door je klant (of werkgever) compliant te houden met de wetten in jouw land.
Als je meer wilt weten over hoe je voor jezelf kunt opkomen als remote werknemer, download dan onze Remote Toolkit.
5 manieren waarop Remote het leven van zzp'ers en hun klanten makkelijker maakt
Zoals je kunt zien, is er veel om rekening mee te houden als je als zzp'er aan de slag wilt gaan. Remote kan je bij veel dingen helpen, zodat jij kunt focussen op de groei van je bedrijf en op je klanten. Zo werkt dat:
Lees hier meer over hoe Remote je kan helpen als zzp'er.
Ga aan de slag met Remote en regel het in een paar minuten
Het is prettig om de vrijheid en flexibiliteit te hebben om op je eigen voorwaarden te werken. Maar je administratieve verantwoordelijkheden kunnen je afleiden van wat je echt wilt doen: je klanten helpen, snel betaald krijgen en je bedrijf laten groeien.
Door gebruik te maken van een stabiel, betrouwbaar platform zoals Remote, kun je snel en efficiënt aan al je verplichtingen voldoen. Zo kun jij je richten op je bedrijfsdoelen.
Op ons platform kun je snel, eenvoudig en probleemloos aan de slag als zzp'er. We begeleiden je bij de onboarding en de stappen die nodig zijn om je identiteit te valideren voor veiligheidsdoeleinden. Je kunt de vereiste belastingdocumenten ook veilig uploaden naar het platform.
Lees meer over hoe Remote jou én je klanten tijd en middelen kan besparen.
Ga vandaag nog aan de slag met Remote.