Leitfaden zur Einstellung internationaler Mitarbeiter:innen

Remote-Arbeit verbreitet sich zunehmend auf der Welt, sodass Landesgrenzen immer mehr an Bedeutung verlieren. Es ist einfacher denn je, ein internationales Team aufzubauen – und unzählige Unternehmen nutzen diese Chance bereits.

Warum solltest du diesen Schritt nicht auch wagen? Ein globales Team bringt unzählige Vorteile mit sich. Remote-Teams – ganz besonders über verschiedene Länder verteilte – sind häufig produktiver, inklusiver und nachhaltiger als ihre Pendants an festen Unternehmensstandorten. Aufgrund ihrer kulturellen Vielfalt entstehen in ihnen neue Perspektiven und Ideen, von denen Arbeitgeber nur profitieren können. Wer auf internationale Personalbeschaffung setzt, erhält Zugang zu einem viel größeren Talentpool. Außerdem können bestehende Beschäftigte Erfahrungen im Ausland sammeln, ohne das Unternehmen verlassen zu müssen. Das ist eine Win-Win-Situation.

Aber trotz aller Vorteile muss klar sein: Mitarbeiter:innen im Ausland einzustellen, birgt Risiken, wenn du zu wenig über Gehälter, Benefits sowie Arbeits- und Steuerrecht in den betreffenden Ländern weißt.

Mit diesem Leitfaden beantworten wir die wichtigsten Fragen, um dir Mut zu machen, den Schritt über deine Landesgrenzen hinaus zu wagen.

Vier Trends, die die Internationalisierung der Beschäftigung vorantreiben

Immer mehr Unternehmen suchen in anderen Ländern nach Talenten. Aber warum? 

Diese vier spannenden Trends ändern das Recruiting und machen es internationaler: 

Aufstieg der Remote-Arbeit 

Es ist eine Untertreibung, zu sagen, das Remote-Arbeit sich im Aufstieg befindet. Mit der Pandemie ist die Zahl der Remote-Arbeitenden sprunghaft angestiegen und liegt seitdem auf ungebrochen hohem Niveau. Schätzungen zufolge werden im Jahr 2025 36,2 Millionen Amerikaner:innen remote arbeiten. 

Parallel dazu erweitern immer mehr Unternehmen ihre Suche nach Talenten auf das Ausland und erweitern ihre Teams über die Grenzen ihre Büros hinaus.

Das wiederum ermöglicht es mehr Arbeitskräften, ihren Arbeitsort frei zu wählen. Für sie gibt es sogar schon einen neuen Namen: digitale Nomad:innen. 

Vermehrtes Outsourcing 

Ein weiterer wichtiger Motor für die globale Beschäftigung ist das Outsourcing. Unternehmen haben allein im Jahr 2022 über 630 Milliarden Euro für Outsourcing ausgegeben. 

Grund dafür ist, dass die Auslagerung bestimmter Bereiche eine kostengünstige Möglichkeit darstellt, Betriebsabläufe zu optimieren und Fachwissen zu nutzen. 

Globale Expansion 

Die Weltwirtschaft soll 2023 um 2,3 % und im Jahr 2024 um 2,5 % wachsen. Wenn Unternehmen neue Märkte erschließen, benötigen Sie mehr Arbeitskräfte vor Ort. 

Es ist natürlich möglich, bestehende Mitarbeiter:innen in das jeweilige Land zu entsenden. Aber lokale Arbeitskräfte helfen dir, eine stärkere Beziehung zur lokalen Kultur aufzubauen und den Zielmarkt besser zu verstehen.

Die weltweite Expansion ist also eine hervorragende Gelegenheit für Unternehmen, ihren Horizont zu erweitern und ein vielfältiges globales Team aufzubauen. 

Diskrepanz zwischen benötigten Fähigkeiten und Arbeitsmarkt 

Der wachsende Fachkräftemangel ist ein weiterer Grund, warum Arbeitgeber ihre Personalsuche auf das Ausland erweitern.

Im Jahr 2023 hatten 77 % der Unternehmen Schwierigkeiten, benötigte Fachkräfte zu finden. 

Der Mangel an qualifizierten Arbeitskräften vor Ort führt dazu, dass HR-Manager:innen offene Stellen immer öfter mit Personen aus dem Ausland besetzen.

Durch internationales Recruiting bekommen sie Zugang zu einem größeren Talentpool, und können die Wettbewerbsfähigkeit ihres Unternehmens stärken.

Die Vorteile internationaler Teams

Wäre es nicht großartig, wenn du dir neue Talentpools erschließen könntest? Wenn du dich für das weltweite Recruiting öffnest, kannst du Fachkräfte in Regionen gewinnen, zu denen du bisher keinen Zugang hattest. Vielleicht profitiert auch dein Team vom neuen Schwung und den spezifischen – und möglicherweise seltenen – Kompetenzen, die ein neues Teammitglied im Ausland mitbringt? Selbst deine erfahrensten Mitarbeiter:innen in können von diesem Wissenstransfer profitieren.

Neue Märkte

Mitarbeiter:innen aus einer bestimmten Region einzustellen, kann die Glaubwürdigkeit deiner Marke stärken, wenn du weltweit expandieren möchtest. Dabei ist egal, ob du ein junges Startup oder ein etabliertes Unternehmen hast. Lokale Mitarbeiter:innen kennen den Markt und können bei der Errichtung eines Standorts helfen, denn sie:

• sprechen die lokale Sprache.

• kennen die Usancen und Geschäftspraktiken im Land.

• verfügen über etablierte berufliche Netzwerke.

• kennen die Unternehmenslandschaft vor Ort und können Türen öffnen.

• kennen die lokalen Erwartungen an Gehalt und Zusatzleistungen.

• können Expat-Mitarbeiter:innen, die zur Eröffnung des Standorts kommen, beruflich wie sozial unterstützen.

In anderen Worten: Wenn dein Unternehmen bereits Mitarbeiter:innen in einem Land beschäftigt, hat es schon einen Fuß in der Tür und kann zügig seine Präsenz im Land aufbauen.

Weltweite Abdeckung

Ein großer Vorteil von Mitarbeiter:innen in anderen Ländern ist die Arbeit über mehrere Zeitzonen hinweg. Wenn in einem Unternehmen rund um die Uhr gearbeitet wird, steigert das die Produktivität. 

Das kann sogar positive Auswirkungen auf die psychische Gesundheit der Mitarbeiter:innen haben, da punktuelle Mehrarbeit von Kolleg:innen in anderen Zeitzonen abgefedert werden kann. Flexible Arbeitszeiten würden laut 41 % der 2022 befragten Beschäftigten auch zu einer Verbesserung ihrer psychischen Gesundheit beitragen. 

Verteilte Teams sind zudem eine ideale Voraussetzung für zeitversetztes bzw. asynchrones Arbeiten. Du wirst erstaunt sein, wie viel produktiver deiner Mitarbeiter:innen (und damit dein Unternehmen) sein können, wenn du Arbeitszeit und Ergebnisse entkoppelst.

Mehr Vielfalt, Gleichbehandlung und Inklusion

Man kann es nicht deutlich genug sagen: Vielfältige Kompetenzen, Meinungen und Erfahrungen liefern einen unschätzbaren Wert für Unternehmen. Dass sich Vielfalt positiv auf die Arbeitsumgebung auswirkt, haben auch zahlreiche Studien bewiesen. Wenn du Menschen überall auf der Welt einstellst, profitiert dein Team ganz automatisch von mehr Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusivität mit den bekannten Vorteilen:

• Bessere Leistung

• Höhere Produktivität

• Mehr Kreativität und Innovation

• Geringere Fluktuation unter Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen

Hab keine Angst vor den Schritt auf den internationalen Arbeitsmarkt. Wenn du noch nicht sicher bist, ob du tatsächlich eine Vollzeitkraft brauchst, kannst du zunächst mit internationalen Freelancer:innen arbeiten. Solange du dich an alle Gesetze hältst, birgt die internationale Einstellung nur Vorteile für dein Unternehmen und dein Team. Teammitglieder im Ausland könnten genau das Zünglein an der Waage sein, das deine Wettbewerbsfähigkeit steigert und das kreative Potenzial deines Unternehmens freisetzt.

5 Schritte zur Einstellung internationaler Mitarbeiter:innen

Du fragst dich, wie du Arbeitskräfte in anderen Ländern am besten einstellen kannst? Damit bei der Einstellung alles glattläuft, solltest du als Arbeitgeber die folgenden fünf Schritte befolgen:

1. Erarbeite ein Profil für die Bewerber:innen

Lege fest, welche Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrung für die jeweilige Position nötig sind. Es kann hilfreich sein, dir im Vorfeld erfolgreiche Stellenanzeigen von anderen Unternehmen in deiner Branche anzusehen. Dadurch kannst du deine Stellenbeschreibung speziell an die Anforderungen internationaler Arbeitssuchender anpassen. 

Ein Aspekt, der bei der internationalen Einstellung oft übersehen wird, ist die Kultur. Dazu gehören neben der kulturellen Anpassungsfähigkeit auch Sprachkenntnisse und Erfahrungen mit der Arbeit in multikulturellen Teams. Passe deine Stellenanzeigen und deine Marke an die jeweilige Zielregion an, um die Bewerber:innen vor Ort direkt anzusprechen.

2. Lege ein Gebiet für die Personalsuche fest

Entscheide zunächst, in welchem Land oder welcher Region du Mitarbeiter:innen einstellen möchtest. Verschaffe dir anschließend einen Überblick über die Rechtslage und informiere dich über die dort geltenden Arbeitsgesetze, Arbeitsgenehmigungen und Visa. Im Länderbericht von Remote erfährst du, wo du die besten Talente für deine offenen Stellen findest. 

Sei dir bewusst, dass unterschiedliche Zeitzonen und kulturelle Unterschiede einen Einfluss auf die Kommunikation und die Teamdynamik haben können. Wenn du deinen Mitarbeiter:innen attraktive Vergütungspakete bieten willst, solltest du dich auch mit Lebenshaltungskosten und Benefits beschäftigen.

3. Sieh dir verschiedene Beschäftigungsmodelle an

Brauchst du wirklich eine:n Vollzeit-Mitarbeiter:in? Es gibt auch noch andere Möglichkeiten, Arbeitskräfte im Ausland zu beschäftigen. 

Wenn du keine Vollzeitkräfte brauchst, kannst du stattdessen mit Freelancer:innen arbeiten. So hast du maximale Flexibilität und Zugang zum globalen Talentpool, ohne dich mit den komplexen Aspekten der Vollzeitbeschäftigung auseinandersetzen zu müssen. 

Alternativ kannst du bestimmte Tätigkeiten oder Projekte an internationale Unternehmen auslagern. 

Die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record EOR kann sinnvoll sein, wenn du eine Person einstellen willst, aber keine eigene Niederlassung im betreffenden Land hast. Der EOR hilft dir, Mitarbeiter:innen im Ausland schnell und rechtskonform einzustellen.

4. Nutze internationale Recruiting-Kanäle

Du hast vielfältige Möglichkeiten, potenzielle Bewerber:innen im Ausland zu erreichen, darunter Online-Stellenportale mit globaler Reichweite, branchenspezifische Plattformen und beruflichen Netzwerke. 

Auch auf globale Personalbeschaffung spezialisierte Agenturen können dir qualifizierte Fachkräfte vermitteln. 

Bewerber:innen, die offen für neue Erfahrungen sind und effizient mit Kolleg:innen aus unterschiedlichen Kulturkreisen zusammenarbeiten können, stellen eine besondere Bereicherung für dein Team dar. Mitarbeiter:innen, die zur Kultur deines Unternehmens passen, bleiben langfristig im Unternehmen.

5. Führe Bewerbungsgespräche per Videokonferenz

Videokonferenzen kommen persönlichen Gesprächen sehr nahe. 

Du kannst nicht nur die Sprachkenntnisse und interkulturelle Kommunikationsfähigkeit der Person einschätzen, sondern auch auf nonverbale Signale achten. 

Stelle Fragen zu realistischen Arbeitssituationen, um zu verstehen, wie die Bewerber:innen bestimmte Herausforderungen in einer globalen Arbeitsumgebung bewältigen würden. Wie würden sie bei der Zusammenarbeit im Team mit unterschiedlichen Zeitzonen umgehen? Wie würden sie kulturelle Missverständnisse in einem diversen Team lösen? Ihre Antworten geben dir einen Hinweis auf ihre Anpassungsfähigkeit, Problemlösungskompetenz und ihr kulturelles Bewusstsein. 

4 Möglichkeiten, Arbeitskräfte im Ausland einzustellen

Die Einstellung von internationalen Arbeitnehmer:innen Welt kann komplex sein. Neben der Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze musst du bei einem Umzug von Beschäftigten z. B. auch Arbeitsgenehmigungen und Visa organisieren. 

Wie du deine internationalen Arbeitskräfte am besten einstellst, hängt sowohl von deinen kurzfristigen Anforderungen als auch von deinen längerfristigen Unternehmenszielen ab. Die gute Nachricht: Es gibt verschiedene Lösungen, du musst nicht alles selbst erledigen. 

1. Gründung einer Niederlassung oder Tochtergesellschaft im Ausland 

Die erste Möglichkeit ist die Eröffnung einer eigenen Niederlassung oder Tochtergesellschaft in dem Land, in dem du Mitarbeiter:innen einstellen möchtest. Dafür musst du die Gesetze für Unternehmen in den jeweiligen Ländern kennen und wissen, was zu tun ist.

Vorteile:

• Eine lokale Präsenz zeugt vom Interesse deines Unternehmens, Teil des Wirtschaftsgefüges im jeweiligen Land zu werden.

• Ein physischer Standort schafft Vertrauen in dein Unternehmen.

• Die Einstellung lokaler Arbeitskräfte hilft deinem Unternehmen, sich im jeweiligen Land schneller zu etablieren.

• Die Präsenz im Land fördert die Bekanntheit deines Unternehmens oder deiner Marke.

• Bestehende Mitarbeiter:innen erhalten die Gelegenheit, Erfahrung im Ausland zu sammeln.

Nachteile:

• Die Gründung eigener Niederlassungen kostet viel Zeit, Geld und Personalressourcen. 

Hier eine Checkliste mit allen Schritten, die für die Gründung einer eigenen Niederlassung im Ausland erforderlich sind:

• Eintragung ins Handelsregister

• Registrierung eines Domänennamens

• Honorare für Buchhalter:innen/Steuerberater:innen

• Honorare für Rechtsberatung

• Eintragungs- und Registrierungsgebühren

• Genehmigungen und Lizenzen

• Beratungshonorare

Finanzielles

• Versicherungen: Haftpflicht, Einkommensersatz, Fahrzeuge, Waren, Gehälter, Arbeitslosigkeit, Invalidität usw.

• Arbeitskapital

• Banking: Überziehungsgebühren, Kreditrahmen, Firmenkreditkarten

• Unternehmensdarlehen

Personaleinstellung

• Gehälter

• Benefits

• Steuern und Abgaben

• Arbeitsverträge

• Aktienoptionen

• Gesetzliche Rentenversicherung

• Unterstützung bei Umzügen

• Steuerausgleich

• Visa

• Arbeitsgenehmigungen

• Rückkehr ins Heimatland

2. Co-Beschäftigung über eine Professional Employer Organization 

Wenn du bereits eine eigene Niederlassung in einem Land hast, kann eine Professional Employer Organization (PEO) die Einstellung von Remote-Arbeitskräften erheblich einfacher machen.

In diesem Fall kannst du einige deiner Pflichten als Arbeitgeber – darunter HR-Aufgaben, Gehaltsabrechnung, Benefits und Compliance – an die PEO abgeben, damit du dich nur noch um alltägliche HR-Angelegenheiten kümmern musst.

Vorteile:

• Effizientes Personalmanagement

• Zugang zu umfassenden Benefitspaketen für Mitarbeiter:innen

• Lokale Expertise und Compliance

Nachteile: 

• Teuer für größere Unternehmen 

• Weniger Kontrolle über HR- und Managemententscheidungen aufgrund der Aufgabenteilung

3. Zusammenarbeit mit einem Employer of Record

Hast du in dem Land, in dem du Arbeitskräfte einstellen möchtest, keine eigene Niederlassung und in absehbarer Zeit auch keine derartigen Pläne, kannst du einen Employer of Record beauftragen. 

Ein Employer of Record (EOR) ist ein globaler Personaldienstleister, über den du vollkommen legal Mitarbeiter:innen einstellen kannst, die in einem anderen Land leben und arbeiten. Das ist die schnellste und preiswerteste Option, um Mitarbeiter:innen in Ländern zu beschäftigen, in denen du keine Niederlassung hast. Über einen EOR kannst du Mitarbeiter:innen ohne zusätzlichen Aufwand sofort einstellen und onboarden.

Ein EOR ist somit die beste Option, um dir in einem neuen Land ein Team aufzubauen. Du kannst praktisch sofort mit dem Onboarding beginnen, ohne eigene HR-, Rechts- und Steuerexpert:innen – dein EOR übernimmt all das für dich. Außerdem ist er auf dem Papier der Arbeitgeber deiner Mitarbeiter:innen. Das schützt dein Unternehmen vor zahlreichen rechtlichen Risiken im Zielland.

Wenn du dich für einen EOR entscheidest, kannst du deine ersten Mitarbeiter:innen zunächst über diesen einstellen. Sobald du dann deine eigene Niederlassung hast, können sie zu deinem Unternehmen wechseln.

Vorteile:

• Effizienteres Onboarding internationaler Mitarbeiter:innen

• Schnellerer Markteintritt und raschere Projektabwicklung

• Niedrigere Betriebskosten und weniger Verwaltungsaufwand

• Einhaltung aller lokalen Gesetze und Vorschriften

• Zugang zu Fachwissen und Ressourcen

Nachteile:

• Die Qualität der Leistungen sind je nach EOR sehr unterschiedlich. Entscheide dich am besten für einen angesehenen EOR wie Remote, der langjährige Erfahrung mitbringt und eine gute Erfolgsbilanz vorweisen kann. 

4. Internationale Freelancer:innen

Die vierte Option ist, für bestimmte Projekte oder für einen begrenzten Zeitraum mit internationalen Freelancer:innen zusammenzuarbeiten. Selbstständige Auftragnehmer:innen sind hervorragend für die Anfangszeit beim Aufbau eines internationalen Teams geeignet. Diese Option ist besonders für kleine Startups geeignet, die schnell wachsen möchten – umso mehr, wenn sie Qualifikationen benötigen, die in ihrem Land nicht zu finden sind.

Die gute Nachricht: Du kannst Auftragnehmer:innen im Ausland ohne versteckte Kosten einfach und schnell beauftragen und bezahlen. Onboarding, Verwaltung und Bezahlung lassen sich effizient über eine Plattform für das internationale Contractor Management abwickeln.

Vorteile: 

• Höhere Flexibilität 

• Zugang zu spezialisierten Fähigkeiten und Fachwissen

• Kostengünstig – du bezahlst nur für erbrachte Leistungen

Nachteile: 

• Wenig langfristige Bindung und Loyalität

• Möglicherweise komplexe steuer- und arbeitsrechtliche Fragen

• Weniger Kontrolle über Arbeitsabläufe und Terminplanung 

Besondere Herausforderungen der internationalen Beschäftigung

Die Vorteile von internationalen Mitarbeiter:innen liegen auf der Hand. Dennoch gilt es einige Dinge zu berücksichtigen. Der Aufbau einer lokalen Infrastruktur erfordert Fachwissen in Steuerrecht, Vertragsrecht und Personalwesen. Du kannst zwar intern einen Prozess für die internationale Expansion deines Unternehmens ausarbeiten, bei der Umsetzung musst du aber auf die teils sehr unterschiedlichen Gegebenheiten vor Ort Rücksicht nehmen.

Einhaltung des lokalen Arbeitsrechts

Der Aufbau einer eigenen globalen HR-Infrastruktur ist sehr zeitaufwändig und kann hohe Kosten verursachen. Du kannst in jedem Land eine HR-Abteilung gründen und eigene HR- und Rechtsexpert:innen beschäftigen – oder du suchst dir einen Partner, der das alles schon hat. Achte aber darauf, dass dieser Partner in möglichst vielen Ländern tätig ist.

Außerdem muss er mit folgenden Themenbereichen vertraut sein:

• Lokale Arbeitsgesetze

• Lokale Gepflogenheiten

• Vorschriften zu Gehaltsabrechnung und Buchhaltung

• Vertragsmanagement

• Schutz von geistigem Eigentum

Bezahlung von Mitarbeiter:innen im Ausland

Sobald du deine Wunschkandidat:innen eingestellt hast, steht die nächste Herausforderung an: die ordnungsgemäße Bezahlung. Jedes Land hat ganz eigene Vorschriften zur Bezahlung von Mitarbeiter:innen oder Freelancer:innen. Diese Gesetze können sehr unterschiedliche Aspekte betreffen, von der Auszahlungshäufigkeit bis zu den Steuerabzügen. Du musst dich gut mit der Gesetzeslage auskennen, um dein Unternehmen und deine Mitarbeiter:innen vor möglichen Strafen und Bußgeldern zu schützen.

Es gibt aber auch ganz praktische Aspekte, die du beachten solltest. Stelle dir Fragen wie:

• In welcher Währung willst du deine Mitarbeiter:innen bezahlen?

• Führst du in jedem Land ein Konto in Landeswährung?

• Wie sollen die Gehälter ins Zielland transferiert werden? Über eine Bank oder einen Fintech-Anbieter?

• Wie bezahlst du Mitarbeiter:innen, die in einem politisch instabilen Land leben oder gar vertrieben wurden?

• Wie möchten deine Mitarbeiter:innen ihr Gehalt ausgezahlt bekommen? In ihrer Währung oder in deiner? Ist es überhaupt rechtmäßig, Gehälter nicht in der Landeswährung zu bezahlen?

• Wie wirst du mit schwankenden Wechselkursen umgehen?

Bezahlung von internationalen Freelancer:innen

Wenn du mit internationalen Auftragnehmer:innen zusammenarbeiten möchtest, musst du einige weitere Dinge beachten. Du solltest bestimmte Risiken bereits im Vorfeld ausschalten. Dazu gehört in erster Linie die Scheinselbstständigkeit, also die Falschklassifizierung von Angestellten als selbstständige Auftragnehmer:innen. Das kann schnell teuer werden und den Ruf deines Unternehmens schädigen.

Aufbau einer Vergütungsstruktur

Bevor du Bewerber:innen im Ausland ein konkretes Stellenangebot unterbreitest, solltest du bereits eine globale Vergütungsstruktur haben. Dafür gibt es verschiedene Ansätze, aber Einheitlichkeit und Transparenz spielen immer eine wichtige Rolle: Nur so können sich alle Mitarbeiter:innen weltweit fair behandelt und wertgeschätzt fühlen.

Stelle dir die folgenden Fragen, bevor du deine Vergütungsstrategie ausarbeitest:

• Wie viele Mitarbeiter:innen, möchtest du einstellen?

• In wie vielen Ländern wirst du Mitarbeiter:innen einstellen?

• Werden bestehende Mitarbeiter:innen in andere Länder umziehen?

Berücksichtige dann Folgendes bei der Ausarbeitung deiner Vergütungspakete:

• Stabilität der lokalen Währung

• Lebenshaltungskosten in den einzelnen Ländern

• Inflationsrate in den einzelnen Ländern

• Lebensstandard der Mitarbeiter:innen deines Unternehmens

• Staatliche Leistungen in den einzelnen Ländern, etwa in der Gesundheitsversorgung

• Übliche Sonderleistungen in den einzelnen Ländern

• Umzugskosten – je nachdem, ob dein Unternehmen den Umzug fordert oder er von der mitarbeitenden Person gewünscht wird

• Laufende Kosten für Expats, die möglicherweise Wohnsitze in zwei Ländern brauchen

• Steuerausgleiche für Mitarbeiter:innen, die in mehreren Ländern steuerpflichtig sind

Häufige globale Vergütungsstrategien

Du solltest bereits im Voraus eine funktionierende Strategie entwickeln, um Probleme zu vermeiden. Im Folgenden lernst du einige typische Strategien kennen, die Unternehmen jeder Größe nutzen.

1. Individuell angepasst

Du arbeitest für jedes Teammitglied ein eigenes Vergütungspaket aus.

Vorteil: Sehr passend, wenn du nur wenige Mitarbeiter:innen hast.

Nachteil: Du musst selbst darauf achten, dass alle gerecht bezahlt werden. Sollte dein Unternehmen schneller wachsen als erwartet, wird der Aufwand zu groß. Wenn deine Mitarbeiter:innen an individuelle Pakete gewöhnt sind, wird es schwierig, auf eine andere Strategie umzuschwenken – vor allem bei verhandlungsfreudigen Mitarbeiter:innen.

2. Gleiche Bezahlung für alle

Du legst Gehaltsstufen für Qualifikationen und Erfahrung fest. Alle Mitarbeiter:innen auf der ganzen Welt erhalten dasselbe Gehalt, meistens in der Währung des Landes, in dem sich dein Firmensitz befindet.

Vorteile: Es gibt keine Diskussionen, ob die Bezahlung fair ist. Die Gehaltsstufen sind transparent. Wenn du deinen Firmensitz in einem Land mit niedrigen Lebenshaltungskosten hast, kannst du geringere Gehälter bezahlen.

Nachteile: Die Lebenshaltungskosten sind nicht überall gleich. Für Mitarbeiter:innen aus Ländern mit hohen Lebenshaltungskosten bist du als Arbeitgeber nicht sehr attraktiv. Um das zu ändern, müsstest du deinen Mitarbeiter:innen in allen Ländern sehr hohe Gehälter zahlen, was wiederum wirtschaftlich nicht sinnvoll wäre.

3. An den Lebenshaltungskosten orientiert

Du legst für jede Region ein Gehaltsschema fest und gleichst Lebensstandards aus. Dieser Ansatz funktioniert am besten, wenn deine Vergütungsstruktur vollkommen transparent ist und alle Mitarbeiter:innen sie kennen.

Vorteile: Die Mitarbeiter:innen wissen, dass du ihnen einen ähnlichen Lebensstandard und eine vergleichbare Kaufkraft ermöglichst, wie allen anderen Mitarbeiter:innen in ähnlichen Positionen und mit vergleichbarer Erfahrung. Du kannst in allen Regionen attraktive Gehaltspakete anbieten und überall auf der Welt qualifizierte Kandidat:innen für dein Unternehmen gewinnen.

Nachteile: Mitarbeiter:innen mit besonderen Qualifikationen könnten in andere Regionen oder zu anderen Arbeitgebern abwandern, wo sie mehr verdienen. Wenn Mitarbeiter:innen nach dem Umzug in ein anderes Land weniger verdienen, fühlen sie sich möglicherweise abgewertet.

In einer globalen Vergütungsstruktur gibt es zahlreiche Variablen. Ungleiche Bezahlung führt zu frustrierten Mitarbeiter:innen. Aus diesem Grund musst du deine Vergütungsstruktur einfach erklären und konsistent anwenden können. Probleme entstehen in Ländern mit instabilen Währungen, denn hier kommt es fast unweigerlich zu hoher Inflation bzw. hohen Lebenshaltungskosten. Wenn du sämtliche Variablen durchdenkst, bevor du dein Team erweiterst, sparst du dir in Zukunft viel Aufwand. Außerdem steigerst du so das Vertrauen deiner Mitarbeiter:innen in dich.

Siehe auch: So berechnest du die Vergütung deiner Remote-Arbeitskräfte

Die passende globale Payroll-Lösung

Wenn du bereits eine Niederlassung im Ausland hast, aber Unterstützung bei der Personalverwaltung benötigst, ist eine globale Payroll-Lösung eine gute Option. Um Payroll-Dienstleistungen nutzen zu können, benötigst du eine Niederlassung im Land. Wenn du also bereits viel Zeit und Geld in die Gründung einer Niederlassung investiert hast, sind die teureren EOR-Services nicht mehr nötig – dann genügt ein günstigerer Payroll-Dienst.

Eine Payroll-Lösung dient als die Verlängerung der Personal- und Rechtsabteilung deines Unternehmens. Du kannst damit die Gehaltsabrechnung, die Verwaltung von Benefits und bestimmte rechtliche Aufgaben auslagern – allerdings mit Einschränkungen. Eine ist beispielsweise die arbeitsrechtliche Klassifizierung deiner Arbeitskräfte: Dafür bist einzig und allein du zuständig.

Risiken der internationalen Beschäftigung

Alles ist mit Risiken verbunden, auch die Einstellung von Arbeitskräften im Ausland. Sehen wir uns einige dieser Risiken genauer an. 

Scheinselbstständigkeit

Um lokale Gesetze und Vorschriften einzuhalten, musst du besonders auf die arbeitsrechtliche Einstufung deiner Mitarbeiter:innen achten. Du kannst sie nicht einfach wie selbstständige Auftragnehmer:innen bezahlen, wenn du sie wie angestellte Mitarbeiter:innen beschäftigst. In vielen Ländern gibt es strenge Gesetze zum Schutz von Arbeitnehmer:innen, die eine gerechte Bezahlung sowie gesetzlich vorgeschriebene Zusatzleistungen gewährleisten.

Gründe für eine Falschklassifizierung von Beschäftigten durch internationale Arbeitgeber gibt es viele, darunter: 

• Steuerhinterziehung

• Kosteneinsparung, weil keine Benefits gezahlt werden müssen.

• Verletzung der Rechte von Mitarbeiter:innen zur Durchsetzung längerer Arbeitszeiten

• Falschauslegung der lokalen Rechtsvorschriften

• Mangelndes Bewusstsein dafür, dass in anderen Ländern möglicherweise andere Vorschriften gelten

Wenn Unternehmen gegen Arbeitsgesetze verstoßen, gehen dem Staat dadurch Einnahmen verloren. Daher werden diese Verstöße nicht als Bagatelldelikte gewertet. Staaten sind auf die Einnahmen aus Lohnsteuern, Sozialabgaben usw. von Angestellten angewiesen. Wenn du deine festangestellten Mitarbeiter:innen als selbstständige Auftragnehmer:innen einstufst, riskierst du empfindliche Strafen oder Bußgelder, die üblicherweise auch noch Zinsen mit sich bringen. Außerdem ist es nie eine gute Idee, sich Ärger mit Behörden einzuhandeln.

Ein häufiger Weg in die Scheinselbstständigkeit: die langfristige Zusammenarbeit mit selbstständigen Auftragnehmer:innen

Wenn ein Unternehmen in andere Länder expandiert, steht die Zusammenarbeit mit Freelancer:innen zunächst oft im Vordergrund. Es ist jedoch Vorsicht geboten, denn mancherorts wirst du nach einem gewissen Zeitraum deine ausländischen Auftragnehmer:innen in Angestellte umwandeln müssen, damit du nicht gegen die Gesetze verstößt. Es kann passieren, dass sich aufgrund verschiedener Faktoren die arbeitsrechtliche Einstufung der selbstständigen Auftragnehmer:innen ändert, mit denen du zusammenarbeitest. Zu diesen Faktoren zählen beispielsweise:

• Wie lange sie schon an deinen Projekten mitarbeiten

• Ob sie ausschließlich für dich arbeiten oder auch für andere Auftraggeber

• Wie viel Kontrolle du darüber hast, wie sie ihre Arbeit erledigen (z. B. Prioritätensetzung)

• Ob du ihnen Räumlichkeiten, Ausstattung oder Software zur Verfügung stellst

In manchen Ländern werden selbstständige Auftragnehmer:innen zu Angestellten, wenn sie für einen gewissen Zeitraum für ein Unternehmen gearbeitet haben. Wahrscheinlich erfährst du davon gar nichts und auch den Arbeitskräften ist dieser Umstand meist gar nicht bewusst – oftmals wollen sie nämlich eigentlich selbstständig bleiben. Außerdem ändert sich das Arbeitsrecht häufig. Was letztes Jahr noch legal war, kann dir dieses Jahr schon Probleme verursachen.

Scheinselbstständigkeit wird streng verfolgt und hat schwerwiegende Konsequenzen. Wenn du erwischt wirst, musst du auf jeden Fall mit sehr hohen Strafen rechnen, im Extremfall sogar mit dem Entzug der Betriebserlaubnis im Land. Gerade bei der Zusammenarbeit mit internationalen Auftragnehmer:innen leistet ein EOR wertvolle Hilfestellung, um arbeitsrechtliche Risiken zu vermeiden.

Bevor du also im Ausland nach Arbeitskräften suchst, solltest du einen vertrauenswürdigen Partner finden, der dir und deinen Mitarbeiter:innen ein hohes Maß an Rechtssicherheit gibt. Die beste Wahl ist ein EOR-Partner mit eigenen Niederlassungen auf der ganzen Welt – ein Partner wie Remote. 

Betriebsstättenrisiko

Es ist durchaus möglich, dass die Präsenz eines Unternehmens in einem ausländischen Staat ausreicht, um steuerrechtlich als Betriebsstätte zu gelten. In diesem Fall sind die Unternehmensgewinne vor Ort steuerpflichtig. Das kann wiederum zu Doppelbesteuerung führen. Dann musst du einmal Steuern in dem Staat zahlen, in dem der Hauptsitz deines Unternehmens ist, und einmal dort, wo deine internationalen Mitarbeiter:innen arbeiten.

Bei einer Betriebsstätte muss es sich auch nicht unbedingt um eine feste Niederlassung handeln. Sobald du in einem Land einer Geschäftstätigkeit nachgehst und Einkünfte generierst, besteht das Betriebsstättenrisiko für dein Unternehmen. Auch die Kooperation mit einem EOR oder einer PEO mindert das Betriebsstättenrisiko nicht.

Da in den letzten Jahren immer mehr Menschen im Homeoffice gearbeitet haben, kontrollieren viele Länder strenger, ob Unternehmen eine lokale Betriebsstätte haben. Informiere dich unbedingt bei einem vertrauenswürdigen Partner mit lokaler Expertise über das Betriebsstättenrisiko, bevor du Mitarbeiter:innen im Ausland einstellst.

Siehe dazu auch unseren Blogbeitrag: Betriebsstättenrisiko: Das sollten Unternehmen mit Remote-Arbeitskräften beachten.

Schutz deines geistigen Eigentums

Der Schutz deines geistigen Eigentums ist ein besonders sensibler Aspekt, wenn du mit Menschen in mehreren Ländern zusammenarbeitest. Die Beilegung von Urheberrechts- oder Patentstreitigkeiten kann schonmal zwischen 2,1 und 3,6 Millionen Euro kosten. Wenn du Remote-Arbeitskräfte im Ausland beschäftigst, solltest du also unbedingt sicherstellen, dass die Urheber- und Erfinderrechte bei dir bleiben.

Die Rechte am geistigen Eigentum unterscheiden sich von Land zu Land. In manchen Fällen kann das geistige Eigentum auf die Arbeitskräfte übergehen, sofern das im Arbeitsvertrag nicht ausdrücklich anders geregelt ist. Besonders vulnerable Bereiche sind etwa:

• Urheberrechte

• Patente und Erfindungen

• Marken

• Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse

Jedes Unternehmens sollte seine Wettbewerbsvorteile aktiv schützen. Obwohl es in jeder Branche einige grundlegende Mechanismen zum Schutz des geistigen Eigentums gibt, gelten einige Sektoren als besonders gefährdet:

• Technologie

• Finanzwesen

• Energie

• Fertigung

• Startups

Wenn du mit deinem Unternehmen international expandieren oder neue Talentpools erschließen möchtest, ist der Aufbau eines internationalen Remote-Teams eine ausgezeichnete Möglichkeit. Das ist zwar immer mit besonderen Herausforderungen verbunden. Angesichts des riesigen weltweiten Talentpools lohnt sich aber jeder Aufwand.

Möchtest du wissen, was dich neu Mitarbeiter:innen kosten werden?

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5 steps to hire an international employee

Wondering how to hire international employees? When hiring someone from another country, it’s important to do it right. Here are the five steps employers need to take to do this:

1. Define the candidate profile 

Determine the qualifications, skills, and experience required for the role. It’s a good idea to check out what other companies in your industry are doing and look at successful international job postings. Doing so will help you tailor your job description to attract candidates with global appeal. 

One factor that many employers overlook when hiring international workers is culture. It’s especially important to consider cultural adaptability, language proficiency, and experience working in cross-cultural teams when hiring internationally. Localize your job postings and brand to resonate with candidates in different regions.

2. Determine where you’re hiring

Identify the target country or region in which you plan to hire foreign employees. Do research on local labor laws, work permits, and visa requirements to understand the legal landscape. You can also take a look at Remote’s Where to Hire Report to find the best places to hire. 

Always be mindful of time zone differences and cultural nuances that may impact communication and team dynamics. You’ll also need to assess the cost of living and benefits to offer competitive compensation packages.

3. Explore flexible hiring options for international employees

Do you need to hire a full-time employee? Have you considered other hiring options for international workers? 

You can consider hiring contractors if you don’t want to hire a full-time worker. These flexible arrangements let you tap into a global talent pool without having to handle the complexities of full-time employment. 

Alternatively, you can outsource certain tasks or projects to international companies instead of hiring. 

If you’re looking for a full-time hire abroad but don’t have a legal entity set up in that country, partnering with an employer of record EOR can ensure compliant hiring. An EOR lets you hire employees overseas quickly.

4. Leverage international recruitment channels

Use online job boards with global reach, industry-specific platforms, and professional networks to reach potential international candidates. 

Working with recruitment agencies with expertise in international hiring is also a smart way to access a network of qualified professionals. 

A bonus tip is to look for candidates who show openness to new experiences and can effectively collaborate with colleagues from different backgrounds. Better cultural alignment reduces turnover and saves you time.

5. Conduct a video interview

When interviewing international candidates, use video conferencing to simulate face-to-face interactions and gauge non-verbal cues. 

This is an important step to help you assess the candidate’s language ability and cross-cultural communication skills. 

Additionally, ask scenario-based questions to understand how the candidate would handle challenges in a global work environment. For example, how would they manage time zone differences when collaborating with team members, or how would they resolve cultural misunderstandings in a diverse team? Their answers to these questions will shed light on their adaptability, problem-solving skills, and cultural awareness. 

4 options for hiring someone from another country

Hiring international employees can get complicated. You have to factor in tasks like obtaining work permits or visas, handling relocation logistics, and following local employment regulations. 

Your strategy for employing international hires will depend on your short-term requirements and the long-term goals of your business. The good news is that instead of handling everything yourself, you can use different solutions to help navigate the process. 

1. Open a local entity or foreign subsidiary 

One option is to set up a legal entity or foreign subsidiary for your business in the country where you plan to hire employees. This means opening a legal business – also called a local entity – in compliance with the governmental and business laws of each foreign country.

Pros

• A local presence shows you’re committed to becoming part of the local business community.

• Having your own office is a good way to build trust.

• Employing local people gives your company a head start in establishing a new office.

• Brand awareness for your company increases.

• Your current staff have an opportunity to relocate and gain international experience.

Cons

• A huge investment is required in capital, time, and from your staff to properly enter a new market as a local entity. 

Below is a good checklist of everything you need to have a dedicated office in a foreign country: 

• Business registration

• Domain name registration

• Accountant fees

• Legal fees

• Professional registrations and fees

• Licenses and permits

• Consultant fees

Financial

• Business insurance: public liability, income protection, vehicles, stock, workers’ compensation, unemployment, disability, etc.

• Working capital

• Banking packages, such as overdraft facilities, lines of credit, company credit cards

• Business loans

Hiring

• Salaries

• Benefits

• Taxation

• Employment contracts

• Stock options

• Retirement/pension obligations

• Relocation packages

• Tax equalization

• Visas

• Work permits

• Repatriation

2. Co-employ with a professional employer organization 

If you already own a legal entity in a particular country and want to hire remote workers there, partnering with a professional employer organization (PEO) can make a big difference.

Contracting with a PEO means you share the employer responsibilities with them. A PEO takes care of all HR tasks, payroll, benefits, and compliance while you maintain control over your employees’ daily tasks.

Pros:

• Streamlined HR management

• Access to comprehensive employee benefit packages

• Local expertise and compliance

Cons: 

• Costly for larger organizations 

• Shared responsibility means less control over HR and management decisions

3. Use an employer of record

If you don’t own a local entity in a country you want to hire in and aren’t planning on opening one, consider using an employer of record (EOR) to employ workers on your behalf. 

An EOR is a global employment services provider that helps you employ people legally in other countries. Working with an EOR is the fastest and most cost-effective option for hiring employees in countries where you don’t already have a presence. When you work with an EOR, you can hire and onboard employees in other countries right away.

Working with an EOR is the best option to begin hiring foreign workers. With an EOR, you can begin onboarding employees immediately without needing to hire your own HR, legal, and compliance experts; instead, your EOR handles all those duties. In addition, because the EOR hires employees on your behalf, your company is insulated from many of the compliance risks that come with hiring abroad.

If you choose to work with an EOR, you can also hire foreign workers immediately through the EOR, then transfer those employees to your own entity once you finish opening a local entity.

Pros: 

• More efficient onboarding of international employees

• Faster market entry and project execution

• Reduces operational costs and administrative complexities

• Stay compliant with local employment laws

• Better access to expertise and resources

Cons:

• The quality of EOR services varies. Choose a reputable EOR, like Remote, that has extensive experience and a proven track record. 

4. Hire international contractors

Another option is to hire international contractors to work on specific projects or for specific periods. Working with independent contractors is a great way to begin building your international team. This is a nice move for startups looking to scale their businesses, especially if they need specific skills not available in their local area.

The good news is it’s entirely possible to hire and pay contractors abroad with speed, simplicity, and no hidden fees. You can onboard, pay, and manage contractors anywhere in the world using an international contractor management platform.

Pros: 

• More flexibility 

• Access to specialized skills and expertise

• Cost-effective, as you only pay for the services provided

Cons: 

• Limited long-term commitment and loyalty 

• Potential legal and tax complexities

• Less direct control over workflow and schedule 

Accelerate your growth with Remote

Remote enables businesses to expand rapidly and compete globally by simplifying HR processes.

With Remote, you can onboard top talent in just days, not weeks, helping you stay competitive and fill crucial roles faster. Remote takes care of everything — from contracts and payroll to compliance and taxes — so you can concentrate on finding the best hires to grow your business.

Besondere Herausforderungen der internationalen Beschäftigung

Die Vorteile von internationalen Mitarbeiter:innen liegen auf der Hand. Dennoch gilt es einige Dinge zu berücksichtigen. Der Aufbau einer lokalen Infrastruktur erfordert Fachwissen in Steuerrecht, Vertragsrecht und Personalwesen. Du kannst zwar intern einen Prozess für die internationale Expansion deines Unternehmens ausarbeiten, bei der Umsetzung musst du aber auf die teils sehr unterschiedlichen Gegebenheiten vor Ort Rücksicht nehmen.

Einhaltung des lokalen Arbeitsrechts

Der Aufbau einer eigenen globalen HR-Infrastruktur ist sehr zeitaufwändig und kann hohe Kosten verursachen. Du kannst in jedem Land eine HR-Abteilung gründen und eigene HR- und Rechtsexpert:innen beschäftigen – oder du suchst dir einen Partner, der das alles schon hat. Achte aber darauf, dass dieser Partner in möglichst vielen Ländern tätig ist.

Außerdem muss er mit folgenden Themenbereichen vertraut sein:

• Lokale Arbeitsgesetze

• Lokale Gepflogenheiten

• Vorschriften zu Gehaltsabrechnung und Buchhaltung

• Vertragsmanagement

• Schutz von geistigem Eigentum

Bezahlung von Mitarbeiter:innen im Ausland

Sobald du deine Wunschkandidat:innen eingestellt hast, steht die nächste Herausforderung an: die ordnungsgemäße Bezahlung. Jedes Land hat ganz eigene Vorschriften zur Bezahlung von Mitarbeiter:innen oder Freelancer:innen. Diese Gesetze können sehr unterschiedliche Aspekte betreffen, von der Auszahlungshäufigkeit bis zu den Steuerabzügen. Du musst dich gut mit der Gesetzeslage auskennen, um dein Unternehmen und deine Mitarbeiter:innen vor möglichen Strafen und Bußgeldern zu schützen.

Es gibt aber auch ganz praktische Aspekte, die du beachten solltest. Stelle dir Fragen wie:

• In welcher Währung willst du deine Mitarbeiter:innen bezahlen?

• Führst du in jedem Land ein Konto in Landeswährung?

• Wie sollen die Gehälter ins Zielland transferiert werden? Über eine Bank oder einen Fintech-Anbieter?

• Wie bezahlst du Mitarbeiter:innen, die in einem politisch instabilen Land leben oder gar vertrieben wurden?

• Wie möchten deine Mitarbeiter:innen ihr Gehalt ausgezahlt bekommen? In ihrer Währung oder in deiner? Ist es überhaupt rechtmäßig, Gehälter nicht in der Landeswährung zu bezahlen?

• Wie wirst du mit schwankenden Wechselkursen umgehen?

Bezahlung von internationalen Freelancer:innen

Wenn du mit internationalen Auftragnehmer:innen zusammenarbeiten möchtest, musst du einige weitere Dinge beachten. Du solltest bestimmte Risiken bereits im Vorfeld ausschalten. Dazu gehört in erster Linie die Scheinselbstständigkeit, also die Falschklassifizierung von Angestellten als selbstständige Auftragnehmer:innen. Das kann schnell teuer werden und den Ruf deines Unternehmens schädigen.

Aufbau einer Vergütungsstruktur

Bevor du Bewerber:innen im Ausland ein konkretes Stellenangebot unterbreitest, solltest du bereits eine globale Vergütungsstruktur haben. Dafür gibt es verschiedene Ansätze, aber Einheitlichkeit und Transparenz spielen immer eine wichtige Rolle: Nur so können sich alle Mitarbeiter:innen weltweit fair behandelt und wertgeschätzt fühlen.

Stelle dir die folgenden Fragen, bevor du deine Vergütungsstrategie ausarbeitest:

• Wie viele Mitarbeiter:innen, möchtest du einstellen?

• In wie vielen Ländern wirst du Mitarbeiter:innen einstellen?

• Werden bestehende Mitarbeiter:innen in andere Länder umziehen?

Berücksichtige dann Folgendes bei der Ausarbeitung deiner Vergütungspakete:

• Stabilität der lokalen Währung

• Lebenshaltungskosten in den einzelnen Ländern

• Inflationsrate in den einzelnen Ländern

• Lebensstandard der Mitarbeiter:innen deines Unternehmens

• Staatliche Leistungen in den einzelnen Ländern, etwa in der Gesundheitsversorgung

• Übliche Sonderleistungen in den einzelnen Ländern

• Umzugskosten – je nachdem, ob dein Unternehmen den Umzug fordert oder er von der mitarbeitenden Person gewünscht wird

• Laufende Kosten für Expats, die möglicherweise Wohnsitze in zwei Ländern brauchen

• Steuerausgleiche für Mitarbeiter:innen, die in mehreren Ländern steuerpflichtig sind

Häufige globale Vergütungsstrategien

Du solltest bereits im Voraus eine funktionierende Strategie entwickeln, um Probleme zu vermeiden. Im Folgenden lernst du einige typische Strategien kennen, die Unternehmen jeder Größe nutzen.

1. Individuell angepasst

Du arbeitest für jedes Teammitglied ein eigenes Vergütungspaket aus.

Vorteil: Sehr passend, wenn du nur wenige Mitarbeiter:innen hast.

Nachteil: Du musst selbst darauf achten, dass alle gerecht bezahlt werden. Sollte dein Unternehmen schneller wachsen als erwartet, wird der Aufwand zu groß. Wenn deine Mitarbeiter:innen an individuelle Pakete gewöhnt sind, wird es schwierig, auf eine andere Strategie umzuschwenken – vor allem bei verhandlungsfreudigen Mitarbeiter:innen.

2. Gleiche Bezahlung für alle

Du legst Gehaltsstufen für Qualifikationen und Erfahrung fest. Alle Mitarbeiter:innen auf der ganzen Welt erhalten dasselbe Gehalt, meistens in der Währung des Landes, in dem sich dein Firmensitz befindet.

Vorteile: Es gibt keine Diskussionen, ob die Bezahlung fair ist. Die Gehaltsstufen sind transparent. Wenn du deinen Firmensitz in einem Land mit niedrigen Lebenshaltungskosten hast, kannst du geringere Gehälter bezahlen.

Nachteile: Die Lebenshaltungskosten sind nicht überall gleich. Für Mitarbeiter:innen aus Ländern mit hohen Lebenshaltungskosten bist du als Arbeitgeber nicht sehr attraktiv. Um das zu ändern, müsstest du deinen Mitarbeiter:innen in allen Ländern sehr hohe Gehälter zahlen, was wiederum wirtschaftlich nicht sinnvoll wäre.

3. An den Lebenshaltungskosten orientiert

Du legst für jede Region ein Gehaltsschema fest und gleichst Lebensstandards aus. Dieser Ansatz funktioniert am besten, wenn deine Vergütungsstruktur vollkommen transparent ist und alle Mitarbeiter:innen sie kennen.

Vorteile: Die Mitarbeiter:innen wissen, dass du ihnen einen ähnlichen Lebensstandard und eine vergleichbare Kaufkraft ermöglichst, wie allen anderen Mitarbeiter:innen in ähnlichen Positionen und mit vergleichbarer Erfahrung. Du kannst in allen Regionen attraktive Gehaltspakete anbieten und überall auf der Welt qualifizierte Kandidat:innen für dein Unternehmen gewinnen.

Nachteile: Mitarbeiter:innen mit besonderen Qualifikationen könnten in andere Regionen oder zu anderen Arbeitgebern abwandern, wo sie mehr verdienen. Wenn Mitarbeiter:innen nach dem Umzug in ein anderes Land weniger verdienen, fühlen sie sich möglicherweise abgewertet.

In einer globalen Vergütungsstruktur gibt es zahlreiche Variablen. Ungleiche Bezahlung führt zu frustrierten Mitarbeiter:innen. Aus diesem Grund musst du deine Vergütungsstruktur einfach erklären und konsistent anwenden können. Probleme entstehen in Ländern mit instabilen Währungen, denn hier kommt es fast unweigerlich zu hoher Inflation bzw. hohen Lebenshaltungskosten. Wenn du sämtliche Variablen durchdenkst, bevor du dein Team erweiterst, sparst du dir in Zukunft viel Aufwand. Außerdem steigerst du so das Vertrauen deiner Mitarbeiter:innen in dich.

Siehe auch: So berechnest du die Vergütung deiner Remote-Arbeitskräfte

Die passende globale Payroll-Lösung

Wenn du bereits eine Niederlassung im Ausland hast, aber Unterstützung bei der Personalverwaltung benötigst, ist eine globale Payroll-Lösung eine gute Option. Um Payroll-Dienstleistungen nutzen zu können, benötigst du eine Niederlassung im Land. Wenn du also bereits viel Zeit und Geld in die Gründung einer Niederlassung investiert hast, sind die teureren EOR-Services nicht mehr nötig – dann genügt ein günstigerer Payroll-Dienst.

Eine Payroll-Lösung dient als die Verlängerung der Personal- und Rechtsabteilung deines Unternehmens. Du kannst damit die Gehaltsabrechnung, die Verwaltung von Benefits und bestimmte rechtliche Aufgaben auslagern – allerdings mit Einschränkungen. Eine ist beispielsweise die arbeitsrechtliche Klassifizierung deiner Arbeitskräfte: Dafür bist einzig und allein du zuständig.

Risiken der internationalen Beschäftigung

Alles ist mit Risiken verbunden, auch die Einstellung von Arbeitskräften im Ausland. Sehen wir uns einige dieser Risiken genauer an. 

Scheinselbstständigkeit

Um lokale Gesetze und Vorschriften einzuhalten, musst du besonders auf die arbeitsrechtliche Einstufung deiner Mitarbeiter:innen achten. Du kannst sie nicht einfach wie selbstständige Auftragnehmer:innen bezahlen, wenn du sie wie angestellte Mitarbeiter:innen beschäftigst. In vielen Ländern gibt es strenge Gesetze zum Schutz von Arbeitnehmer:innen, die eine gerechte Bezahlung sowie gesetzlich vorgeschriebene Zusatzleistungen gewährleisten.

Gründe für eine Falschklassifizierung von Beschäftigten durch internationale Arbeitgeber gibt es viele, darunter: 

• Steuerhinterziehung

• Kosteneinsparung, weil keine Benefits gezahlt werden müssen.

• Verletzung der Rechte von Mitarbeiter:innen zur Durchsetzung längerer Arbeitszeiten

• Falschauslegung der lokalen Rechtsvorschriften

• Mangelndes Bewusstsein dafür, dass in anderen Ländern möglicherweise andere Vorschriften gelten

Wenn Unternehmen gegen Arbeitsgesetze verstoßen, gehen dem Staat dadurch Einnahmen verloren. Daher werden diese Verstöße nicht als Bagatelldelikte gewertet. Staaten sind auf die Einnahmen aus Lohnsteuern, Sozialabgaben usw. von Angestellten angewiesen. Wenn du deine festangestellten Mitarbeiter:innen als selbstständige Auftragnehmer:innen einstufst, riskierst du empfindliche Strafen oder Bußgelder, die üblicherweise auch noch Zinsen mit sich bringen. Außerdem ist es nie eine gute Idee, sich Ärger mit Behörden einzuhandeln.

Ein häufiger Weg in die Scheinselbstständigkeit: die langfristige Zusammenarbeit mit selbstständigen Auftragnehmer:innen

Wenn ein Unternehmen in andere Länder expandiert, steht die Zusammenarbeit mit Freelancer:innen zunächst oft im Vordergrund. Es ist jedoch Vorsicht geboten, denn mancherorts wirst du nach einem gewissen Zeitraum deine ausländischen Auftragnehmer:innen in Angestellte umwandeln müssen, damit du nicht gegen die Gesetze verstößt. Es kann passieren, dass sich aufgrund verschiedener Faktoren die arbeitsrechtliche Einstufung der selbstständigen Auftragnehmer:innen ändert, mit denen du zusammenarbeitest. Zu diesen Faktoren zählen beispielsweise:

• Wie lange sie schon an deinen Projekten mitarbeiten

• Ob sie ausschließlich für dich arbeiten oder auch für andere Auftraggeber

• Wie viel Kontrolle du darüber hast, wie sie ihre Arbeit erledigen (z. B. Prioritätensetzung)

• Ob du ihnen Räumlichkeiten, Ausstattung oder Software zur Verfügung stellst

In manchen Ländern werden selbstständige Auftragnehmer:innen zu Angestellten, wenn sie für einen gewissen Zeitraum für ein Unternehmen gearbeitet haben. Wahrscheinlich erfährst du davon gar nichts und auch den Arbeitskräften ist dieser Umstand meist gar nicht bewusst – oftmals wollen sie nämlich eigentlich selbstständig bleiben. Außerdem ändert sich das Arbeitsrecht häufig. Was letztes Jahr noch legal war, kann dir dieses Jahr schon Probleme verursachen.

Scheinselbstständigkeit wird streng verfolgt und hat schwerwiegende Konsequenzen. Wenn du erwischt wirst, musst du auf jeden Fall mit sehr hohen Strafen rechnen, im Extremfall sogar mit dem Entzug der Betriebserlaubnis im Land. Gerade bei der Zusammenarbeit mit internationalen Auftragnehmer:innen leistet ein EOR wertvolle Hilfestellung, um arbeitsrechtliche Risiken zu vermeiden.

Bevor du also im Ausland nach Arbeitskräften suchst, solltest du einen vertrauenswürdigen Partner finden, der dir und deinen Mitarbeiter:innen ein hohes Maß an Rechtssicherheit gibt. Die beste Wahl ist ein EOR-Partner mit eigenen Niederlassungen auf der ganzen Welt – ein Partner wie Remote. 

Betriebsstättenrisiko

Es ist durchaus möglich, dass die Präsenz eines Unternehmens in einem ausländischen Staat ausreicht, um steuerrechtlich als Betriebsstätte zu gelten. In diesem Fall sind die Unternehmensgewinne vor Ort steuerpflichtig. Das kann wiederum zu Doppelbesteuerung führen. Dann musst du einmal Steuern in dem Staat zahlen, in dem der Hauptsitz deines Unternehmens ist, und einmal dort, wo deine internationalen Mitarbeiter:innen arbeiten.

Bei einer Betriebsstätte muss es sich auch nicht unbedingt um eine feste Niederlassung handeln. Sobald du in einem Land einer Geschäftstätigkeit nachgehst und Einkünfte generierst, besteht das Betriebsstättenrisiko für dein Unternehmen. Auch die Kooperation mit einem EOR oder einer PEO mindert das Betriebsstättenrisiko nicht.

Da in den letzten Jahren immer mehr Menschen im Homeoffice gearbeitet haben, kontrollieren viele Länder strenger, ob Unternehmen eine lokale Betriebsstätte haben. Informiere dich unbedingt bei einem vertrauenswürdigen Partner mit lokaler Expertise über das Betriebsstättenrisiko, bevor du Mitarbeiter:innen im Ausland einstellst.

Siehe dazu auch unseren Blogbeitrag: Betriebsstättenrisiko: Das sollten Unternehmen mit Remote-Arbeitskräften beachten.

Schutz deines geistigen Eigentums

Der Schutz deines geistigen Eigentums ist ein besonders sensibler Aspekt, wenn du mit Menschen in mehreren Ländern zusammenarbeitest. Die Beilegung von Urheberrechts- oder Patentstreitigkeiten kann schonmal zwischen 2,1 und 3,6 Millionen Euro kosten. Wenn du Remote-Arbeitskräfte im Ausland beschäftigst, solltest du also unbedingt sicherstellen, dass die Urheber- und Erfinderrechte bei dir bleiben.

Die Rechte am geistigen Eigentum unterscheiden sich von Land zu Land. In manchen Fällen kann das geistige Eigentum auf die Arbeitskräfte übergehen, sofern das im Arbeitsvertrag nicht ausdrücklich anders geregelt ist. Besonders vulnerable Bereiche sind etwa:

• Urheberrechte

• Patente und Erfindungen

• Marken

• Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse

Jedes Unternehmens sollte seine Wettbewerbsvorteile aktiv schützen. Obwohl es in jeder Branche einige grundlegende Mechanismen zum Schutz des geistigen Eigentums gibt, gelten einige Sektoren als besonders gefährdet:

• Technologie

• Finanzwesen

• Energie

• Fertigung

• Startups

Wenn du mit deinem Unternehmen international expandieren oder neue Talentpools erschließen möchtest, ist der Aufbau eines internationalen Remote-Teams eine ausgezeichnete Möglichkeit. Das ist zwar immer mit besonderen Herausforderungen verbunden. Angesichts des riesigen weltweiten Talentpools lohnt sich aber jeder Aufwand.

Hol dir unseren Leitfaden mit hilfreichen Experten-Tipps zum Remote-Onboarding

Lerne Verfahren kennen, mit denen du Remote-Mitarbeiter:innen findest, anwirbst und einstellst (ohne dabei gegen geltendes Recht zu verstoßen).

Zum Leitfaden

Welche Visabestimmungen gelten für internationale Mitarbeiter:innen?

Sobald dein Unternehmen die Möglichkeit bietet, im Ausland zu arbeiten, werden wahrscheinlich auch einige deiner bestehenden Mitarbeiter:innen diese Chance nutzen wollen. Und das ist gut so, denn nichts ist besser, um neue Teammitglieder zu schulen und deine Unternehmenskultur zu etablieren, als erfahrene Mitarbeiter:innen an neue Standorte zu entsenden. Wenn du weißt, was beim Umzug von Mitarbeiter:innen ins Ausland zu beachten ist, bist du gut vorbereitet auf viele der Fragen, die unweigerlich aufkommen werden.

Der Erhalt einer Arbeitserlaubnis in einem anderen Land hängt im Grunde von zwei Fragen ab:

1. Ist die Person in dem betreffenden Land aufenthaltsberechtigt?

2. Ist die Person in dem betreffenden Land arbeitsberechtigt?

Sehen wir uns das etwas näher an.

Aufenthaltserlaubnis

Vor der Entsendung müssen die Visa- und Arbeitsgenehmigungen für die betreffenden Mitarbeiter:innen vorliegen. In vielen Ländern sind sie an eine Mindestaufenthaltsdauer gebunden, also an eine gewisse Anzahl von Tagen pro Jahr, die eine Person sich im entsprechenden Land aufhalten muss. Weitere häufige Voraussetzungen sind:

• ärztliches Attest

• Drogentest

• polizeiliches Führungszeugnis

• Nachweis ausreichender finanzieller Mittel

• Abnahme von Fingerabdrücken

• Nachweis von Sprachkenntnissen

• Empfehlungsschreiben

Wenn jemand die Voraussetzungen für einen Aufenthalt nicht erfüllt, ist es reine Zeit- und Geldverschwendung, eine Arbeitserlaubnis zu beantragen. Um arbeiten zu dürfen, muss man sich schließlich legal im Land aufhalten können.

Arbeitserlaubnis

Die Vergabe von Arbeitsvisa ist an verschiedene Anforderungen geknüpft. So müssen die Bewerber:innen beispielsweise nachweisen können, dass sie über bestimmte berufliche Erfahrungen, Ausbildungen oder Fachkenntnisse verfügen. Für manche Länder müssen Wissensarbeiter:innen beispielsweise unabhängig von ihrer Arbeitserfahrung einen Universitätsabschluss haben. Es kann auch sein, dass eine Person zwar eine Arbeitserlaubnis erhält, für die Ausstellung des Visums jedoch eine konkrete Beschäftigungszusage vorweisen muss.

In einigen Ländern werden Arbeitsvisa für ausländische Fachkräfte nur dann ausgestellt, wenn im Inland keine entsprechend qualifizierten Bewerber:innen zu finden sind. Dazu musst du eventuell nachweisen, dass du tatsächlich versucht hast, die Stelle mit inländischem Personal zu besetzen, bevor du Fachkräfte aus dem Ausland ins Land holen darfst.

In vielen Ländern gibt es auch unterschiedliche Arten von Arbeitsvisa für Menschen mit nachgefragten Qualifikationen und Menschen mit häufigeren Berufen. Typisch sind etwa befristete Arbeitsvisa, dauerhafte Arbeitsvisa oder besondere Arbeitsvisa. Alle berechtigen zur Erwerbstätigkeit, sind aber mit unterschiedlichen Auflagen verknüpft.

Herausforderungen bei der Personalentsendung meistern

Die Entsendung von Personal ins Ausland ist kompliziert. Aber ein EOR kann dich bei der Beantragung der erforderlichen Visa und Arbeitsgenehmigungen unterstützen. Du solltest internationale Stellen allerdings nur Personen anbieten, die die Auflagen des jeweiligen Lands auch erfüllen. Auch wenn dein Unternehmen, dein:e Kandidat:in und der EOR alle einer Meinung sind – ohne die Zustimmung der Behörden des Ziellandes wird es nicht gehen.

Remotes Relocation-Programm unterstützt dich und deine Mitarbeiter:innen beim Umzug und stellt die Rechtssicherheit sicher.

Einfache internationale Personalbeschaffung mit Remote

Die Einstellung deiner ersten internationalen Fachkraft ist ein großer Schritt, der mit vielen Zweifeln und Unsicherheiten verbunden ist. Aber lass dich nicht entmutigen! Remote ist für dich da und hilft dir bei der Einstellung, beim Onboarding, bei der Gehaltsabrechnung und bei der Verwaltung der Benefits für dein globales Team. Wir sind bereits jetzt in zahlreichen Ländern weltweit vertreten – und es kommen kontinuierlich neue hinzu.

Mit Remote kannst du internationale Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen mit wenigen Klicks onboarden und auf einer benutzerfreundlichen Plattform verwalten. Wir kümmern uns um alle Personalangelegenheiten für deine internationalen Mitarbeiter:innen, sodass du dich voll und ganz auf das Wachstum deines Unternehmens konzentrieren kannst.

Remote ermöglicht Unternehmen jeder Größe, Mitarbeiter:innen im Ausland einzustellen, ohne lokale Niederlassungen oder Tochtergesellschaften gründen zu müssen. Weil wir unsere EOR-Services über eigene Niederlassungen vor Ort erbringen, sind wir dein Ansprechpartner für alle Belange: Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen bis hin zu Steuern, Abgaben und mehr. Über die Remote-Plattform Remote kannst du deinen Mitarbeiter:innen sogar Aktienoptionen anbieten.

Deine globale Präsenz nur wenige Mausklicks entfernt

Der Gedanke, ein Unternehmen zu einem globalen Player zu machen, ist verführerisch – aber häufig auch mit viel Verunsicherung verbunden. Wenn du bisher nur lokale Mitarbeiter:innen eingestellt hast, scheint der Aufbau eines internationalen Teams eine schier unüberwindbare Herausforderung. Allerdings: Mit der wachsenden Beliebtheit von Remote-Arbeit beginnen auch die traditionellen Hürden für die internationale Beschäftigung zu bröckeln. An ihre Stelle tritt die Gelegenheit, sich mit einem Team aus den besten internationalen Talenten einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil zu sichern.

Dabei bist du nicht auf dich allein gestellt. Remote hilft dir, Zugang zum riesigen globalen Talentpool zu erhalten – ohne Aufwand, ohne Komplikationen und zu einem einheitlich günstigen Pauschalpreis. Stell dir nur vor, was du alles erreichen kannst, wenn die besten Leute auf der ganzen Welt für dich arbeiten.

Mit Remotes Plattform für die globale Beschäftigung kannst du:

• mühelos und unbürokratisch Personal in zahlreichen Ländern einstellen

• die Gehälter für internationale Mitarbeiter:innen und die Honorare für selbstständige Auftragnehmer:innen zentral verwalten

• deine Mitarbeiter:innen rechtskonform beschäftigen.

• eine zentrale Anlaufstelle für dein gesamtes internationales Personalwesen nutzen.

• ohne eigene Büros oder Niederlassungen im Ausland agieren.

• die Kosten für die Gründung von ausländischen Niederlassungen sparen.

• dem Risiko der Scheinselbstständigkeit aus dem Weg gehen.

• dein geistiges Eigentum schützen.

• Anwaltskosten und Beratungsgebühren sparen.

• Dein Team schnell und effizient vergrößern.

• eine Unternehmenskultur basierend auf Diversität, Teilhabe und Inklusion aufbauen.

Und das Beste daran: Du kannst das alles sofort haben. Registriere dich jetzt und beginne in wenigen Minuten mit dem Onboarding von internationalen Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen.

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Ob für Start-ups oder Traditionsunternehmen, Remote ist der kosteneffektivste Weg zum Aufbau eines internationalen Teams unter Einhaltung aller arbeits- und steuerrechtlichen Vorschriften.

Wenn auch du die zahlreichen Vorteile der globalen Beschäftigung nutzen möchtest oder Fragen hast, steht dir Remote mit Rat und Tat zur Seite.

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