Globale Gehaltsabrechnung 23 min

Leitfaden zur Einstellung internationaler Mitarbeiter:innen

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Remote-Arbeit verbreitet sich zunehmend auf der Welt. Das führt dazu, dass Landesgrenzen immer mehr an Bedeutung verlieren. Es ist einfacher denn je, mit Fachkräften im Ausland zusammenzuarbeiten – und unzählige Unternehmen nutzen diese Chance bereits.

Warum solltest du diesen Schritt nicht auch wagen? Die Vorteile von internationalen Arbeitskräften sind einzigartig. Remote-Teams – ganz besonders über verschiedene Länder verteilte – sind häufig produktiver, inklusiver und nachhaltiger als ihre Kolleg:innen an festen Unternehmensstandorten. Aufgrund ihrer kulturellen Vielfalt entstehen in ihnen neue Perspektiven und Ideen, von denen Arbeitgeber nur profitieren können. Wer internationale Mitarbeiter:innen einstellt, erhält Zugang zu einem viel größeren Talentpool. Außerdem können bestehende Beschäftigte Erfahrungen im Ausland sammeln, ohne das Unternehmen verlassen zu müssen. Das ist eine Win-Win-Situation.

Aber trotz aller Vorteile muss klar sein: Mitarbeiter:innen im Ausland einzustellen, kann riskant sein, wenn du zu wenig über Gehälter, Zusatzleistungen sowie Arbeits- und Steuerrecht in den betreffenden Ländern weißt. Mit diesem Leitfaden möchten wir die wichtigsten Fragen beantworten und dir Mut machen, den Schritt zu wagen, dein Team mit Mitarbeiter:innen im Ausland zu vergrößern.

Die Vorteile von Mitarbeiter:innen im Ausland

Wäre es nicht großartig, wenn du dir neue Talentpools erschließen könntest? Wenn du dich für das weltweite Recruiting öffnest, kannst du Fachkräfte in Regionen gewinnen, zu denen du bisher keinen Zugang hattest. Vielleicht profitiert auch dein Team vom neuen Schwung und den spezifischen – und möglicherweise seltenen – Kompetenzen, die ein neues Teammitglied im Ausland mitbringt? Selbst deine erfahrensten Mitarbeiter:innen in können von diesem Wissenstransfer profitieren.

Präsenz in neuen Märkten

Wenn du dir internationale Märkten erschließen möchtest, kannst du die Glaubwürdigkeit deiner Marke stärken, wenn du Mitarbeiter:innen aus der entsprechenden Region einstellst. Dabei ist egal, ob du ein junges Startup oder ein etabliertes Unternehmen hast. Lokale Mitarbeiter:innen kennen den Markt und können bei der Errichtung eines Standorts helfen, denn sie:

  • sprechen die lokale Sprache.

  • kennen die Usancen und Geschäftspraktiken im Land.

  • verfügen über etablierte berufliche Netzwerke.

  • kennen die Unternehmenslandschaft vor Ort und können Türen öffnen.

  • kennen die lokalen Erwartungen an Gehalt und Zusatzleistungen.

  • können Expat-Mitarbeiter:innen, die zur Eröffnung des Standorts neu ins Land kommen, beruflich wie sozial unterstützen.

In anderen Worten: Wenn dein Unternehmen bereits Mitarbeiter:innen in einem Land beschäftigt, hat es bereits einen Fuß in der Tür und kann zügig seine Präsenz im Land aufbauen.

Weltweite Abdeckung

Ein großer Vorteil von Mitarbeiter:innen in anderen Ländern ist die Arbeit über mehrerer Zeitzonen hinweg. Wenn in einem Unternehmen rund um die Uhr gearbeitet wird, steigert das die Produktivität. Das kann sogar positive Auswirkungen auf die psychische Gesundheit der Mitarbeiter:innen haben, da punktuelle Mehrarbeit von Kolleg:innen in anderen Zeitzonen abgefedert werden kann.

Verteilte Teams sind eine ideale Voraussetzung für zeitversetztes bzw. asynchrones Arbeiten. Du wirst erstaunt sein, wie viel produktiver deiner Mitarbeiter:innen (und damit dein Unternehmen) sein können, wenn du Arbeitszeit und Ergebnisse entkoppelst.

Mehr Vielfalt, Gleichbehandlung und Inklusion

Man kann es nicht deutlich genug sagen: Vielfältige Kompetenzen, Meinungen und Erfahrungen liefern einen unschätzbaren Wert für Unternehmen. Zahlreiche Studien belegen bereits die direkte Auswirkung von Vielfalt auf den Unternehmensgewinn. Wenn du Menschen überall auf der Welt einstellst, profitiert dein Team ganz automatisch von mehr Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusivität mit den bekannten Vorteilen:

  • Bessere Leistung

  • Höhere Produktivität

  • Mehr Kreativität und Innovation

  • Geringere Fluktuation unter Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen

Habe keine Angst vor den Schritt auf den internationalen Arbeitsmarkt. Wenn du noch nicht sicher bist, ob du tatsächlich eine Vollzeitkraft brauchst, kannst du zunächst mit selbstständigen internationalen Auftragnehmer:innen beginnen. Solange du dich an alle Gesetze hältst, gibt es für dein Unternehmen und dein Team nur Vorteile. Teammitglieder im Ausland könnten genau das Zünglein an der Waage sein, das deine Wettbewerbsfähigkeit steigert und das kreative Potenzial deines Unternehmens freisetzt.

Besondere Herausforderungen der internationalen Beschäftigung

Die Vorteile von internationalen Mitarbeiter:innen liegen auf der Hand. Dennoch gilt es einige Dinge zu berücksichtigen. Der Aufbau einer lokalen Infrastruktur erfordert Fachwissen in Steuerrecht, Vertragsrecht und Personalwesen. Du kannst zwar intern einen Prozess für die internationale Expansion deines Unternehmens ausarbeiten, bei der Umsetzung musst du aber auf die teils sehr unterschiedlichen Gegebenheiten vor Ort Rücksicht nehmen.

Es gibt vier grundlegende Strategien für den Aufbau internationaler Teams, die häufig kombiniert werden:

  1. Die Gründung eigener Niederlassungen in den Ländern, in denen du Menschen einstellen möchtest

  2. Die Nutzung von Co-Beschäftigungsverhältnissen mit einer Professional Employer Organization (PEO) in Ländern, in denen du bereits eine Niederlassung hast

  3. Die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record (EOR) zur Beschäftigung von Mitarbeiter:innen in Ländern, in denen du keine Niederlassungen hast

  4. Die Arbeit mit selbstständigen internationalen Auftragnehmer:innen für projektspezifische oder befristete Dienstleistungen

Siehe auch: Was ist der Unterschied zwischen einem EOR und einer PEO?

Einhaltung des lokalen Arbeitsrechts

Der Aufbau einer eigenen globalen HR-Infrastruktur ist sehr zeitaufwändig und kann hohe Kosten verursachen. Du kannst in jedem Land eine HR-Abteilung gründen und eigene HR- und Rechtsexpert:innen beschäftigen – oder du suchst dir einen Partner, der das alles schon hat. Achte aber darauf, dass dieser Partner weltweit tätig ist.

Außerdem muss er mit folgenden Themenbereichen vertraut sein:

  • Lokale Arbeitsgesetze

  • Lokale Gepflogenheiten

  • Vorschriften zu Gehaltsabrechnung und Buchhaltung

  • Vertragsmanagement

  • Schutz geistigen Eigentums

Siehe auch: So stellst du Remote-Mitarbeiter:innen ein

Bezahlung von Mitarbeiter:innen im Ausland

Sobald du deine Wunschkandidat:innen eingestellt hast, steht die nächste Herausforderung an: die ordnungsgemäße Bezahlung. Jedes Land hat ganz eigene Vorschriften zur Bezahlung von Mitarbeiter:innen oder Freelancer:innen. Diese Gesetze können sehr unterschiedliche Aspekte betreffen, von der Auszahlungshäufigkeit bis zu den Steuerabzügen. Du musst dich gut mit der Gesetzeslage auskennen, um dein Unternehmen und deine Mitarbeiter:innen vor möglichen Strafen und Bußgeldern zu schützen.

Es gibt aber auch ganz praktischen Aspekte, die du beachten solltest. Stelle dir Fragen wie:

  • In welcher Währung willst du deine Mitarbeiter:innen bezahlen?

  • Führst du in jedem Land ein Konto in Landeswährung?

  • Wie sollen die Gehälter ins Zielland transferiert werden? Über eine Bank oder einen Fintech-Anbieter?

  • Wie wirst du Mitarbeiter:innen bezahlen, die in einem politisch instabilen Land leben oder gar vertrieben wurden?

  • Wie möchten deine Mitarbeiter:innen ihr Gehalt ausbezahlt bekommen? In ihrer Währung oder in deiner? Ist es überhaupt rechtmäßig, Gehälter nicht in der Landeswährung zu bezahlen?

  • Wie wirst du mit schwankenden Wechselkursen umgehen?

Siehe auch: So bezahlst du internationale Mitarbeiter:innen

Bezahlung von Auftragnehmer:innen im Ausland

Wenn du mit selbstständigen Auftragnehmer:innen im Ausland zusammenarbeiten möchtest, musst du zusätzlich ein paar Dinge beachten. Du solltest bestimmte Risiken bereits im Vorfeld ausschalten. Dazu gehört in erster Linie die Scheinselbstständigkeit, also die Falschklassifizierung von Angestellten als selbstständige Auftragnehmer:innen. Das kann schnell teuer werden und den Ruf deines Unternehmens schädigen.

Siehe auch: Bezahlung internationaler Auftragnehmer:innen

Eine Vergütungsstruktur aufbauen

Bevor du Bewerber:innen im Ausland ein konkretes Stellenangebot unterbreitest, solltest du bereits eine globale Vergütungsstruktur haben. Dafür gibt es verschiedene Ansätze, aber Einheitlichkeit und Transparenz spielen immer eine wichtige Rolle: Nur so können sich alle Mitarbeiter:innen weltweit fair behandelt und wertgeschätzt fühlen.

Stelle dir die folgenden Fragen, bevor du deine Vergütungsstrategie ausarbeitest:

  • Wie viele Mitarbeiter:innen, möchtest du einstellen?

  • In wie vielen Ländern wirst du Mitarbeiter:innen einstellen?

  • Werden bestehende Mitarbeiter:innen in andere Länder umziehen?

Berücksichtige dann Folgendes bei der Ausarbeitung deiner Vergütungspakete:

  • Stabilität der lokalen Währung

  • Lebenshaltungskosten in den einzelnen Ländern

  • Inflationsrate in den einzelnen Ländern

  • Lebensstandard der Mitarbeiter:innen deines Unternehmens

  • staatliche Leistungen in den einzelnen Ländern, etwa in der Gesundheitsversorgung

  • übliche Sonderleistungen in den einzelnen Ländern

  • Umzugskosten – je nachdem, ob dein Unternehmen den Umzug fordert oder von der mitarbeitenden Person gewünscht wird

  • laufende Kosten für Expats, die möglicherweise Wohnsitze in zwei Ländern brauchen

  • Steuerausgleiche für Mitarbeiter:innen, die in mehreren Ländern steuerpflichtig sind

Klingt kompliziert? Keine Sorge. Du kannst Remotes transparente globale Vergütungsstrategie als Vorlage für deine eigene Vergütungsstruktur nutzen.

Häufige globale Vergütungsstrategien

Du solltest bereits im Voraus eine funktionierende Strategie entwickeln, um Probleme zu vermeiden. Im Folgenden lernst du einige typische Strategien kennen, die Unternehmen jeder Größe nutzen.

Individuell angepasst

Du arbeitest für jedes Teammitglied ein eigenes Vergütungspaket aus.

  • Vorteile: Sehr passend, wenn du nur wenige Mitarbeiter:innen hast

  • Nachteile: Du musst selbst darauf achten, dass alle gerecht bezahlt werden. Sollte dein Unternehmen schneller wachsen als erwartet, wird der Aufwand zu groß. Wenn deine Mitarbeiter:innen an individuelle Pakete gewöhnt sind, wird es schwierig, auf eine andere Strategie umzuschwenken – vor allem bei verhandlungsfreudigen Mitarbeiter:innen.

Gleiche Bezahlung für alle

Du legst Gehaltsstufen für Qualifikationen und Erfahrung fest. Alle Mitarbeiter:innen auf der ganzen Welt erhalten dasselbe Gehalt, meistens in der Währung des Landes, in dem sich dein Firmensitz befindet.

  • Vorteile: Es gibt keine Diskussionen, ob die Bezahlung fair ist. Die Gehaltsstufen sind transparent. Wenn du deinen Firmensitz in einem Land mit niedrigen Lebenshaltungskosten hast, kannst geringere Gehälter bezahlen.

  • Nachteile: Die Lebenshaltungskosten sind nicht überall gleich. Für Mitarbeiter:innen aus Ländern mit hohen Lebenshaltungskosten bist du als Arbeitgeber nicht sehr attraktiv. Um das zu ändern, müsstest du deinen Mitarbeiter:innen in allen Ländern sehr hohe Gehälter zahlen, was wiederum wirtschaftlich nicht sinnvoll wäre.

An den Lebenshaltungskosten orientiert

Du legst für jede Region ein Gehaltsschema fest und gleichst Lebensstandards aus. Dieser Ansatz funktioniert am besten, wenn deine Vergütungsstruktur vollkommen transparent ist und alle Mitarbeiter:innen sie kennen.

  • Vorteile: Die Mitarbeiter:innen wissen, dass du ihnen einen ähnlichen Lebensstandard und eine vergleichbare Kaufkraft ermöglichst, wie allen anderen Mitarbeiter:innen in ähnlichen Positionen und mit vergleichbarer Erfahrung. Du kannst in allen Regionen attraktive Gehaltspakete anbieten und überall auf der Welt qualifizierte Kandidat:innen für dein Unternehmen gewinnen.

  • Nachteile: Mitarbeiter:innen mit besonderen Qualifikationen könnten in andere Regionen oder zu anderen Arbeitgebern abwandern, wo sie mehr verdienen. Wenn Mitarbeiter:innen nach dem Umzug in ein anderes Land weniger verdienen, fühlen sie sich möglicherweise abgewertet.

In einer globalen Vergütungsstruktur gibt es zahlreiche Variablen. Ungleiche Bezahlung führt zu frustrierten Mitarbeiter:innen. Aus diesem Grund musst du deine Vergütungsstruktur einfach erklären und konsistent anwenden können. Probleme entstehen in Ländern mit instabilen Währungen, denn hier kommt es fast unweigerlich zu hoher Inflation bzw. hohen Lebenshaltungskosten. Wenn du sämtliche Variablen durchdenkst, bevor du dein Team erweiterst, sparst du dir in Zukunft viel Aufwand. Außerdem steigerst du so das Vertrauen deiner Mitarbeiter:innen in dich.

Siehe auch: So kalkulierst du die Vergütung deiner Remote-Arbeitskräfte

Scheinselbstständigkeit

Um lokale Gesetze und Vorschriften einzuhalten, musst du besonders auf die arbeitsrechtliche Einstufung deiner Mitarbeiter:innen achten. Du kannst sie nicht einfach wie selbstständige Auftragnehmer:innen bezahlen, wenn du sie wie angestellte Mitarbeiter:innen beschäftigst. In vielen Ländern gibt es strenge Gesetze zum Schutz von Arbeitnehmer:innen, die eine gerechte Bezahlung sowie gesetzlich vorgeschriebene Zusatzleistungen gewährleisten.

Wenn Unternehmen gegen Arbeitsgesetze verstoßen, gehen dem Staat dadurch Einnahmen verloren. Daher werden diese Verstöße nicht als Bagatelldelikte gewertet. Staaten sind auf die Einnahmen aus Lohnsteuern, Sozialabgaben usw. von Angestellten angewiesen. Wenn du deine festangestellten Mitarbeiter:innen als selbstständige Auftragnehmer:innen einstufst, riskierst du empfindliche Strafen oder Bußgelder, die üblicherweise auch noch Zinsen mit sich bringen. Außerdem ist es nie eine gute Idee, sich Ärger mit Behörden einzuhandeln.

Betriebsstättenrisiko

Es ist durchaus möglich, dass die Präsenz eines Unternehmens in einem ausländischen Staat ausreicht, um steuerrechtlich als Betriebsstätte zu gelten. In diesem Fall sind die Unternehmensgewinne vor Ort steuerpflichtig. Das kann wiederum zu Doppelbesteuerung führen. Dann musst du einmal Steuern in dem Staat zahlen, in dem der Hauptsitz deines Unternehmens ist, und einmal dort, wo deine internationalen Mitarbeiter:innen arbeiten.

Bei einer Betriebsstätte muss es sich auch nicht unbedingt um eine feste Niederlassung handeln. Sobald du in einem Land Geschäftstätigkeiten nachgehst und Einkünfte generierst, besteht das Betriebsstättenrisiko für dein Unternehmen. Auch die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record (EOR) oder einer Professional Employer Organization (PEO) schließt dieses Risiko nicht aus.

Da in den letzten Jahren immer mehr Menschen im Homeoffice gearbeitet haben, kontrollieren viele Länder strenger, ob Unternehmen eine lokale Betriebsstätte haben. Bevor du also internationale Mitarbeiter:innen einstellst, informiere dich unbedingt bei vertrauenswürdigen Partnern mit umfassenden Kenntnissen der lokalen Gesetzgebung, um herauszufinden, ob in deinem konkreten Fall ein Betriebsstättenrisiko besteht.

Siehe auch: Betriebsstättenrisiko: Das sollten Unternehmen mit Remote-Arbeitskräften beachten

Schutz deines geistigen Eigentums

Der Schutz deines geistigen Eigentums ist ein besonders sensibler Aspekt, wenn du mit Menschen in mehreren Ländern zusammenarbeitest. Wenn du Remote-Arbeitskräfte im Ausland beschäftigst, musst du unbedingt dafür Sorge tragen, dass die Urheber- und Erfinderrechte bei dir bleiben.

Die Rechte zum geistigen Eigentum unterscheiden sich von Land zu Land. In manchen Fällen kann das geistige Eigentum auf die Arbeitskräfte übergehen, sofern das im Arbeitsvertrag nicht ausdrücklich anders geregelt ist. Besonders vulnerable Bereiche sind etwa:

  • Urheberrechte

  • Patente und Erfindungen

  • Marken

  • Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse

Jedes Unternehmens sollte seine Wettbewerbsvorteile aktiv schützen. Obwohl es in jeder Branche einige grundlegende Mechanismen zum Schutz des geistiges Eigentums gibt, gelten einige Sektoren als besonders gefährdet:

  • Technologie

  • Finanzen

  • Energie

  • Fertigung

  • Startups

Wenn du mit deinem Unternehmen international expandieren willst oder du dir neue Talentpools erschließen möchtest, ist der Aufbau eines internationalen Remote-Teams eine ausgezeichnete Option. Das ist aber immer mit besonderen Herausforderungen verbunden. Dennoch: Angesichts des riesigen weltweiten Talentpools lohnt sich jeder Aufwand.

Ein internationales Team – viele Optionen

Du hast mehrere Möglichkeiten, dein Team um internationale Kolleg:innen zu erweitern. Welche für dich am besten geeignet ist, hängt sowohl von deinen kurzfristigen Anforderungen als auch von deinen längerfristigen Unternehmenszielen ab.

Zusammenarbeit mit selbstständigen Auftragnehmer:innen

Mit selbstständigen Auftragnehmer:innen kannst du den Aufbau eines internationalen Teams am besten beginnen. Diese Option ist besonders für kleine Startups geeignet, die schnell wachsen möchten – umso mehr, wenn sie Qualifikationen benötigen, die in ihrem Land nicht zu finden sind. Die gute Nachricht: Du kannst Auftragnehmer:innen im Ausland ohne versteckte Kosten einfach und schnell beauftragen und bezahlen. Zum Onboarden, Verwalten und Bezahlen von Auftragnehmer:innen auf der ganzen Welt kannst du Verwaltungsplattformen für internationale Auftragnehmer:innen.

Achtung, Falle: Scheinselbstständigkeit ist eine Falle, in die viele Unternehmen laufen, ohne es zu merken. In einigen Ländern ändert sich die Einstufung deiner Arbeitskräfte automatisch mit der Länge des Geschäftsverhältnisses oder der Anzahl der beauftragten Stunden. Wenn du internationale Auftragnehmer:innen beauftragen möchtest, musst du dich unbedingt mit der arbeitsrechtlichen Einstufung von Arbeitskräften im jeweiligen Land auseinandersetzen. Wie auch bei so vielen anderen Dingen unterscheiden sich die Kriterien für Scheinselbstständigkeit von Land zu Land.

Gründung einer Niederlassung oder Tochtergesellschaft im Ausland

Wenn du mit deinem Unternehmen global expandieren möchtest, können Niederlassungen im Ausland eine sinnvolle Option darstellen. Das bedeutet, du gründest eine juristischen Person im Einklang mit der lokalen Gesetzgebung.

Vorteile:

  • Eine lokale Präsenz zeugt vom Interesse deines Unternehmens, Teil des Wirtschaftsgefüges im jeweiligen Land zu werden.

  • Ein physischer Standort schafft Vertrauen in dein Unternehmen.

  • Die Einstellung lokaler Arbeitskräfte hilft deinem Unternehmen, sich im jeweiligen Land schneller zu etablieren.

  • Die Präsenz im Land fördert die Bekanntheit deines Unternehmens oder deiner Marke.

  • Bestehende Mitarbeiter:innen erhalten die Gelegenheit, Erfahrung im Ausland zu sammeln.

Nachteile:

  • Die Gründung eigener Niederlassungen kostet viel Zeit und Geld. Diese Liste umfasst einige Dinge, die du benötigst, um einen Standort in einem Land zu eröffnen:

Gründung einer Niederlassung

  • Eintragung ins Handelsregister

  • Registrierung eines Domänennamens

  • Honorare für Buchhalter:innen/Steuerberater:innen

  • Honorare für Rechtsberatung

  • Eintragungs- und Registrierungsgebühren

  • Genehmigungen und Lizenzen

  • Beratungshonorare

Finanzen

  • Unternehmensversicherungen: Haftpflicht, Einkommensersatz, Fahrzeuge, Bestand, Gehälter, Arbeitslosigkeit, Invalidität usw.

  • Arbeitskapital

  • Banking: Überziehungsgebühren, Kreditrahmen, Firmenkreditkarten

  • Unternehmensdarlehen

Personalbeschaffung

  • Gehälter

  • Zusatzleistungen

  • Steuern und Abgaben

  • Arbeitsverträge

  • Aktienoptionen

  • Gesetzliche Rentenversicherung

  • Unterstützung bei Umzügen

  • Steuerausgleich

  • Visa

  • Arbeitsgenehmigungen

  • Rückkehr ins Heimatland

Da kommt Einiges zusammen und besonders schwierig wird es, wenn dich niemand mit Landeskenntnissen unterstützten kann. Wenn du dich für einen Employer of Record entscheidest, kannst du deine ersten Mitarbeiter:innen zunächst über diesen einstellen. Sobald du dann deinen erste Niederlassung hast, können sie dann zu deinem Unternehmen wechseln.

Zusammenarbeit mit einem Employer of Record

Ein Employer of Record (EOR) ist ein globaler Personaldienstleister, über den du vollkommen legal Mitarbeiter:innen einstellen kannst, die in einem anderen Land leben und arbeiten. Das ist die schnellste und kosteneffektivste Option, um Mitarbeiter:innen in Ländern zu beschäftigen, in denen du keine Präsenz hast. Wenn du mit einem EOR zusammenarbeitest, brauchst du keine eigene Niederlassung im jeweiligen Land.

Siehe auch: Was macht ein EOR?

Ein EOR die beste Option, um dir in einem neuen Land ein Team aufzubauen. Du kannst praktisch sofort mit dem Onboarding beginnen, ohne eigene HR-, Rechts- und Steuerexpert:innen – dein EOR übernimmt all das für dich. Außerdem ist er auf dem Papier der Arbeitgeber deiner Mitarbeiter:innen. Das schützt dein Unternehmen vor zahlreichen rechtlichen Risiken im Zielland.

Siehe auch: Erfahre mehr über die EOR-Services von Remote

Die passende globale Payroll-Lösung

Wenn du bereits eine Niederlassung im Ausland hast, aber Unterstützung bei der Personalverwaltung benötigst, ist eine globale Payroll-Lösung eine gute Option. Um Payroll-Dienstleistungen nutzen zu können, benötigst du eine Niederlassung im Land. Wenn du also bereits viel Zeit und Geld in die Gründung einer Niederlassung investiert hast, sind die teureren EOR-Services nicht mehr nötig – dann genügt ein günstigerer Payroll-Dienst.

Eine Payroll-Lösung dient als die Verlängerung der Personal- und Rechtsabteilung deines Unternehmens. Du kannst damit die Gehaltsabrechnung, die Verwaltung von Zusatzleistungen und bestimmte rechtliche Aufgaben auslagern – allerdings mit Einschränkungen. Eine ist beispielsweise die arbeitsrechtliche Klassifizierung deiner Arbeitskräfte: Dafür bist einzig und allein du zuständig.

Die einfachste Methode für den Ausbau internationaler Teams

Wenn du auf einen verlässlichen Partner zählen kannst, entfällt von vornherein das Risiko, gegen die lokalen Gesetze zu verstoßen. Ein erfahrener Partner bietet dir und deinen Mitarbeiter:innen Sicherheit und Planbarkeit. Bevor du dich aber für einen Partner entscheidest, solltest du noch Einiges wissen.

Warum es wichtig ist, dass ein EOR eigene Niederlassungen hat

Im Wesentlichen gibt es zwei Arten von EOR-Anbietern. Bevor du dich entscheidest, solltest du die Unterschiede kennen. Informiere dich unbedingt darüber, ob ein EOR eigene Niederlassungen im Ausland hat oder auf externe Partner angewiesen ist. Hier die wichtigsten Unterschiede zwischen beiden EOR-Arten:

EOR mit eigenen Niederlassungen: Anbieter dieser Art haben alle Ressourcen, die sie zur Bereitstellung ihrer Dienstleistungen benötigen, im eigenen Unternehmen. Sie sind in den allermeisten Fällen kosteneffektiver und bieten besseren Schutz für dein geistiges Eigentum. EORs mit eigenen Niederlassungen haben den großen Vorteil, dass du ein gleichbleibend hohes Serviceniveau in allen Ländern erhältst. Die lokalen Mitarbeiter:innen des EOR-Anbieters bringen das nötige Fachwissen mit, um deine Interessen vor Ort vertreten zu können.

Partnerabhängiger EOR: Ein partnerabhängiger EOR erbringt seine Leistungen nicht direkt. Vielmehr hat er in jedem Land ein externes Partnerunternehmen, das die Arbeit vor Ort übernimmt. Die Folgen sind uneinheitliche Servicelevel sowie höhere und vor allem unvorhersehbare Kosten, da die EOR dir die Kosten ihrer externen Partner plus einen Aufschlag für ihre eigene Leistung berechnen.

Die Risiken von partnerabhängigen EORs

Das Wort „abhängig“ sagt eigentlich schon alles: Es ist ein klarer Hinweis darauf, dass dein EOR nicht so selbstbestimmt handeln kann, wie du es gern hättest. Hast du schon einmal Geld in eine etwas entlegenere Gegend der Welt überwiesen? Häufig stößt man dabei auf ein ganzes Netz von Zwischenbanken, von denen jede ein bisschen was auf die Überweisungsgebühr draufschlägt. Damit hast du Bekanntschaft mit partnerabhängigen Finanzdienstleistungen gemacht. Genau so verhält es sich auch mit einem partnerabhängigen EOR. Er kann nicht garantieren, dass seine Partner nicht plötzlich ihre Gebühren erhöhen und höchstwahrscheinlich kann er dir auch nicht transparent aufschlüsseln, welche Gebühren er dir für welche Leistungen berechnet.

Die Serviceleistungen eines partnerabhängigen EOR sind immer nur so gut wie die seines jeweiligen Partners. Eine länderübergreifend einheitliche Qualität ist gar nicht möglich. Auch wenn du Fragen oder Probleme hast, kann es zu Schwierigkeiten kommen. In solchen Fällen kann auch dein EOR wahrscheinlich nicht viel ausrichten, weil er mitunter selbst Stunden oder Tage auf eine Antwort seines Partners warten muss.

Kurzum: Es ist immer besser, sich einen EOR-Partner wie zum Beispiel Remote zu suchen, der selbst mit eigenen Niederlassungen in den betreuten Ländern vertreten ist und somit einheitliche Servicequalität und faire und transparente Preise.

Ein häufiger Weg in die Scheinselbstständigkeit: die langfristige Zusammenarbeit mit selbstständigen Auftragnehmer:innen

Wenn ein Unternehmen über die eigenen Landesgrenzen hinaus expandiert, steht die Zusammenarbeit mit selbstständigen Auftragnehmer:innen zunächst im Vordergrund. Es ist jedoch Vorsicht geboten, denn mancherorts wirst du nach einem gewissen Zeitraum deine ausländischen Auftragnehmer:innen in Angestellte umwandeln müssen, damit du nicht gegen die Gesetze verstößt. Es kann passieren, dass sich aufgrund verschiedener Faktoren die arbeitsrechtliche Einstufung der selbstständigen Auftragnehmer:innen ändert, mit denen du zusammenarbeitest. Zu diesen Faktoren zählen beispielsweise:

  • wie lange sie schon an deinen Projekten mitarbeiten.

  • ob sie ausschließlich für dich arbeiten oder auch für andere Auftraggeber.

  • wie viel Kontrolle du darüber hast, wie sie ihre Arbeit erledigen (z. B. Prioritätensetzung).

  • ob du ihnen Räumlichkeiten, Ausstattung oder Software zur Verfügung stellst.

In manchen Ländern werden selbstständige Auftragnehmer:innen zu Angestellten, wenn sie für einen gewissen Zeitraum für ein Unternehmen gearbeitet haben. Wahrscheinlich erfährst du davon gar nichts und auch den Arbeitskräften ist dieser Umstand meist gar nicht bewusst – oftmals wollen sie nämlich eigentlich selbstständig bleiben. Außerdem ändert sich das Arbeitsrecht häufig. Das, was letztes Jahr noch legal war, kann dir dieses Jahr schon Probleme verursachen.

Scheinselbstständigkeit wird streng verfolgt und hat schwerwiegende Konsequenzen. Wenn du erwischt wirst, musst du auf jeden Fall mit sehr hohen Strafen rechnen, im Extremfall sogar mit dem Entzug der Betriebserlaubnis im Land. Gerade bei der Zusammenarbeit mit internationalen Auftragnehmer:innen leistet ein EOR wertvolle Hilfestellung, um arbeitsrechtliche Risiken zu vermeiden.

Bevor du also im Ausland nach Arbeitskräften sucht, solltest du dir einen vertrauenswürdigen Partner suchen, der dir und deinen Mitarbeiter:innen ein hohes Maß an Rechtssicherheit gibt. Die beste Wahl, die du treffen kannst, ist ein EOR-Partner mit eigenen Niederlassungen auf der ganzen Welt – ein Partner wie Remote.

Hol dir unseren Leitfaden mit hilfreichen Experten-Tipps zum Remote-Onboarding

Lerne Verfahren kennen, mit denen du Remote-Mitarbeiter:innen findest, anwirbst und einstellst (ohne dabei gegen geltendes Recht zu verstoßen).

Welche Visabestimmungen gelten für internationale Mitarbeiter:innen?

Sobald dein Unternehmen die Möglichkeit bietet, im Ausland zu arbeiten, werden wahrscheinlich auch einige deiner bestehenden Mitarbeiter:innen diese Chance nutzen wollen. Und das ist gut so, denn nichts ist besser, um neue Teammitglieder zu schulen und deine Unternehmenskultur zu etablieren, als erfahrene Mitarbeiter:innen an neue Standorte zu entsenden. Wenn du weißt, was beim Umzug von Mitarbeiter:innen ins Ausland zu beachten ist, bist du gut vorbereitet auf viele der Fragen, die unweigerlich aufkommen werden.

Der Erhalt einer Arbeitserlaubnis in einem anderen Land hängt im Grunde von zwei Fragen ab:

  1. Ist die Person in dem betreffenden Land aufenthaltsberechtigt?

  2. Ist die Person in dem betreffenden Land arbeitsberechtigt?

Sehen wir uns das etwas näher an.

Aufenthaltserlaubnis

Vor der Entsendung müssen die Visa- und Arbeitsgenehmigungen für die betreffenden Mitarbeiter:innen vorliegen. In vielen Ländern sind sie an eine Mindestaufenthaltsdauer gebunden, also an eine gewisse Anzahl von Tagen pro Jahr, die eine Person sich im entsprechenden Land aufhalten muss. Weitere häufige Voraussetzungen sind:

  • ärztliches Attest

  • Drogentest

  • polizeiliches Führungszeugnis

  • Nachweis ausreichender finanzieller Mittel

  • Abnahme von Fingerabdrücken

  • Nachweis von Sprachkenntnissen

  • Empfehlungsschreiben

Wenn jemand die Voraussetzungen für einen Aufenthalt nicht erfüllt, ist es reine Zeit- und Geldverschwendung, eine Arbeitserlaubnis zu beantragen. Um arbeiten zu dürfen, muss man sich schließlich legal im Land aufhalten können.

Arbeitserlaubnis

Die Vergabe von Arbeitsvisa ist an verschiedene Anforderungen geknüpft. So müssen die Bewerber:innen beispielsweise nachweisen können, dass sie über bestimmte berufliche Erfahrungen, Ausbildungen oder Fachkenntnisse verfügen. Für manche Länder müssen Wissensarbeiter:innen beispielsweise unabhängig von ihrer Arbeitserfahrung einen Universitätsabschluss haben. Es kann auch sein, dass eine Person zwar eine Arbeitserlaubnis erhält, für die Ausstellung des Visums jedoch eine konkrete Beschäftigungszusage vorweisen muss.

In einigen Ländern werden Arbeitsvisa für ausländische Fachkräfte nur dann ausgestellt, wenn im Inland keine entsprechend qualifizierten Bewerber:innen zu finden sind. Dazu musst du eventuell nachweisen, dass du tatsächlich versucht hast, die Stelle mit inländischem Personal zu besetzen, bevor du Fachkräfte aus dem Ausland ins Land holen darfst.

In vielen Ländern gibt es auch unterschiedliche Arten von Arbeitsvisa für Menschen mit nachgefragten Qualifikationen und Menschen mit häufigeren Berufen. Typisch sind etwa befristete Arbeitsvisa, dauerhafte Arbeitsvisa oder besondere Arbeitsvisa. Alle berechtigen zur Erwerbstätigkeit, sind aber mit unterschiedlichen Auflagen verknüpft.

Herausforderungen bei der Personalentsendung meistern

Die Entsendung von Personal ins Ausland ist kompliziert. Aber ein EOR kann dich bei der Beantragung der erforderlichen Visa und Arbeitsgenehmigungen unterstützen. Du solltest internationale Stellen allerdings nur Personen anbieten, die die Auflagen des jeweiligen Lands auch erfüllen. Auch wenn dein Unternehmen, dein:e Kandidat:in und der EOR alle einer Meinung sind – ohne die Zustimmung der Behörden des Ziellandes wird es nicht gehen.

Remotes Relocation-Programm unterstützt dich und deine Mitarbeiter:innen beim Umzug und stellt die Rechtssicherheit sicher.

Einfache internationale Personalbeschaffung mit Remote

Die Einstellung deiner ersten internationalen Fachkraft ist ein großer Schritt, der mit vielen Zweifeln und Unsicherheiten verbunden ist. Aber lass dich nicht entmutigen! Remote ist für dich da und hilft dir bei der Einstellung, beim Onboarding, bei der Gehaltsabrechnung und bei der Verwaltung der Benefits für dein globales Team. Wir sind bereits jetzt in zahlreichen Ländern weltweit vertreten – und es kommen kontinuierlich neue hinzu.

Mit Remote kannst du internationale Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen mit wenigen Klicks onboarden und auf einer benutzerfreundlichen Plattform verwalten. Wir kümmern uns um alle Personalangelegenheiten für deine internationalen Mitarbeiter:innen, sodass du dich voll und ganz auf das Wachstum deines Unternehmens konzentrieren kannst.

Remote ermöglicht Unternehmen jeder Größe, Mitarbeiter:innen im Ausland einzustellen, ohne lokale Niederlassungen oder Tochtergesellschaften gründen zu müssen. Weil wir unsere EOR-Services über eigene Niederlassungen vor Ort erbringen, sind wir dein Ansprechpartner für alle Belange: Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen bis hin zu Steuern, Abgaben und mehr. Über die Remote-Plattform Remote kannst du deinen Mitarbeiter:innen sogar Aktienoptionen anbieten.

Deine globale Präsenz nur wenige Mausklicks entfernt

Der Gedanke, ein Unternehmen zu einem globalen Player zu machen, ist verführerisch – aber häufig auch mit viel Verunsicherung verbunden. Wenn du bisher nur lokale Mitarbeiter:innen eingestellt hast, scheint der Aufbau eines internationalen Teams eine schier unüberwindbare Herausforderung. Allerdings: Mit der wachsenden Beliebtheit von Remote-Arbeit beginnen auch die traditionellen Hürden für die internationale Beschäftigung zu bröckeln. An ihre Stelle tritt die Gelegenheit, sich mit einem Team aus den besten internationalen Talenten einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil zu sichern.

Dabei bist du nicht auf dich allein gestellt. Remote hilft dir, Zugang zum riesigen globalen Talentpool zu erhalten – ohne Aufwand, ohne Komplikationen und zu einem einheitlich günstigen Pauschalpreis. Stell dir nur vor, was du alles erreichen kannst, wenn die besten Leute auf der ganzen Welt für dich arbeiten.

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  • mühelos und unbürokratisch Personal in zahlreichen Ländern einstellen

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  • deine Mitarbeiter:innen rechtskonform beschäftigen.

  • eine zentrale Anlaufstelle für dein gesamtes internationales Personalwesen nutzen.

  • ohne eigene Büros oder Niederlassungen im Ausland agieren.

  • die Kosten für die Gründung von ausländischen Niederlassungen sparen.

  • dem Risiko der Scheinselbstständigkeit aus dem Weg gehen.

  • dein geistiges Eigentum schützen.

  • Anwaltskosten und Beratungsgebühren sparen.

  • Dein Team schnell und effizient vergrößern.

  • eine Unternehmenskultur basierend auf Diversität, Teilhabe und Inklusion aufbauen.

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