Wat is het W-8 BEN-formulier? Een handleiding voor werkgevers in de VS

In het tijdperk van globalisatie nemen steeds meer bedrijven in de VS buitenlandse werknemers aan.

Zzp'ers vormen voor veel bedrijven een belangrijk onderdeel. In 2022 waren er 31,9 miljoen zzp'ers in de VS. Geschikte zzp'ers bevinden zich over de hele wereld, dus je hoeft niet eens binnen de VS te blijven als je internationaal uitbreidt.

Toch brengt het uitgebreidere aanbod van mogelijke medewerkers uitdagingen met zich mee. Het betekent dat je op de hoogte moet zijn van belastingen, en een groot deel daarvan is dat je moet zorgen dat je buitenlandse team op de juiste manier belasting betaalt.

Niet-inwoners die buiten de VS wonen, worden anders belast dan ingezetenen en permanent inwonenden van de VS. Het is dus essentieel dat je het aan de IRS laat weten als je bedrijf iemand aanneemt die geen staatsburger is of geen Green Card heeft.

Als je werknemers en zzp'ers in het buitenland hebt, moet je weten hoe het W-8 BEN-formulier werkt.

In dit artikel bespreken we de basis van het W-8 BEN-formulier, wanneer je dit formulier moet gebruiken en waarom het belangrijk is.

Zo kunnen jij en je medewerkers aan de regels van de IRS voldoen.

Wat is het W-8 BEN-formulier?

Het W-8 BEN-formulier is een belastingformulier van de Internal Revenue Service (IRS) in de VS, dat wordt gebruikt voor het bepalen van de buitenlandse status van niet-ingezeten vreemdelingen voor belastingdoeleinden. Het bepaalt in welk verblijfsland iemand belastingaangifte doet, aangezien dat niet de VS is.

Het W-8 BEN-formulier is eigenlijk de internationale medewerkersversie van het W-9-formulier.

De officiële naam is 'Certificate of Foreign Status of Beneficial Worker for United States Tax Withholding and Reporting (Individuals)'.

Het W-8 BEN-formulier openen op IRS.gov

Er zijn verschillende W-8-formulieren in deze reeks van de IRS. Het W-8 BEN-formulier moet worden ingevuld door de internationale zzp'er of de gerechtigde van de vergoeding die het inkomen ontvangt.

Niet-ingezeten vreemdelingen moeten 30% van het bruto-inkomen dat ze ontvangen van een in de VS gevestigde werkgever aan inkomstenbelasting betalen. Als er tussen de VS en het verblijfsland een belastingverdrag is, kan een niet-ingezeten vreemdeling voor een lager belastingtarief in aanmerking komen.

Opvallend genoeg worden W-8 BEN-formulieren niet rechtstreeks door de werknemer aan de IRS gestuurd. De werkgever moet de formulieren verzamelen.

Het W-8 BEN-formulier wordt op de volgende manier gebruikt:

Waarvoor wordt formulier W-8 BEN gebruikt?

De IRS heft belasting over al het inkomen dat door bedrijven in de VS wordt betaald. Mensen die in de VS wonen, mensen met een Green Card en mensen die het grootste deel van het jaar in de VS doorbrengen, zijn verplicht inkomstenbelasting te betalen.

Iemand die geen staatsburger is en buiten de VS woont, wordt echter aangemerkt als niet-ingezeten vreemdeling (Non-Resident Alien, NRA). Voor hen geldt een ander belastingtarief.

Sommige landen hebben verdragen met de VS op grond waarvan hun burgers en ingezetenen een lager belastingtarief betalen.

Alle niet-ingezeten buitenlanders die een inkomen verdienen in de VS, moeten hun verblijfsland vaststellen. De IRS gebruikt die informatie vervolgens om te bepalen of een medewerker in aanmerking komt voor een lager belastingtarief.

Door het invullen van het W-8 BEN-formulier maakt de medewerker aanspraak op de voordelen van een eventueel belastingverdrag. De werkgever kan vervolgens het betreffende tarief gebruiken voor het inhouden van de inkomstenbelasting.

De federale belastinginhouding, of hoeveel op het bruto-inkomen van de werknemer wordt ingehouden, wordt bepaald door het totale bedrag dat wordt verdiend en de informatie die de belastingbetaler heeft opgegeven.

Zoals eerder genoemd bepaalt het feit of de VS een belastingverdrag met het verblijfsland van de werknemer heeft het tarief waarvoor de medewerker in aanmerking komt.

De VS heeft momenteel belastingverdragen met meer dan 60 landen.

Wanneer moet ik een zzp'er vragen om een W-8 BEN-formulier in te vullen?

Werkgevers moeten een buitenlandse zzp'er die voldoet aan de criteria vragen om het W-8 BEN-formulier in te vullen voordat de zzp'er voor de geleverde diensten wordt betaald. Zzp'ers die het W-8 BEN-formulier niet invullen, vallen onder het belastingtarief van 30%.

Werkgevers moeten om een W-8 BEN-formulier vragen als de zzp'er:

• geen staatsburger is.
• geen ingezetene van de VS is.
• geen Green Card heeft.
• de gerechtigde van de vergoeding voor de verrichte werkzaamheden is.

Twijfel niet om medewerkers aan te nemen als ze aan de arbeidscriteria voldoen. Als hun werkgever moet je zorgen dat ze de juiste formulieren voor het salaris en de belastinginhoudingen invullen.

Zorg dat je alles op orde hebt omtrent de belastingcompliance. Je weet misschien waar je op moet letten bij de belasting voor Amerikaanse werknemers, maar er komt meer bij kijken als je medewerkers in het buitenland aanneemt.

Het W-8 BEN-formulier invullen

Als je een medewerker hebt gevraagd het W-8 BEN-formulier in te vullen, moet diegene het volgende doen:

• de volledige naam van de werknemer;
• het woonland van de werknemer;
• het permanente woonadres van de werknemer;
• het postadres van de werknemer (als het anders is dan het woonadres);
• het btw-nummer of bsn-nummer van de werknemer (voor werknemers of medewerkers die gebruik willen maken van een lager belastingtarief op basis van een belastingverdrag);
• het buitenlands fiscaal identificatienummer, uitgegeven door het rechtsgebied waarin de werknemer woonachtig is. Als het rechtsgebied geen buitenlands fiscaal identificatienummer uitgeeft, kan de werknemer een vakje aanvinken om hiervan af te zien.
• het referentienummer als de inhoudingsplichtige overeenkomende accountgegevens nodig heeft om aan de regelgeving te voldoen;
• de geboortedatum van de werknemer (MM/DD/YYYY);
• het land buiten de VS waar de werknemer voordeel heeft;
• inhoudingspercentages (indien van toepassing).
  
  

2. Het formulier ondertekenen en dateren. (Het formulier moet ondertekend en gedateerd zijn om geldig te zijn.)

3. Het formulier terugsturen naar de verzoekende instantie.

Iemand zonder Green Card die buiten de VS woont, heeft geen SSN. Dit soort medewerkers kunnen zich voor een ITIN aanmelden. Deze wordt uitgegeven ongeacht de immigratiestatus, om aan de Amerikaanse vereisten voor aangifte te voldoen.

Wie is verantwoordelijk voor het verstrekken van het W-8 BEN-formulier?

Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om medewerkers en contracten te vragen om het W-8 BEN-formulier te vragen en dit aan hen te verstrekken.

De lijst van landen met relevante verdragen is lang en kan wijzigen.

Amerikaanse bedrijven moeten alle buitenlandse medewerkers die aan de criteria voldoen, vragen om het W-8 BEN-formulier in te vullen.

Het verzamelen van W-8 BEN-formulieren is echter slechts een van de verantwoordelijkheden van de werkgever. Werkgevers moeten talloze overwegingen maken bij het beheren van global payroll. Gelukkig hoef je het met een partner zoals Remote niet alleen te doen.

Het Remote-platform heeft payroll services voor landen over de hele wereld waarmee het makkelijk wordt om medewerkers te onboarden, aannemen en betalen, terwijl je volledig compliant blijft met arbeids- en belastingwetten.

Wie moet het W-8 BEN-formulier invullen?

Elke medewerker die een niet-ingezeten persoon uit het buitenland is en de gerechtigde is van een bedrag waarover belasting verschuldigd is, moet het W-8 BEN-formulier invullen.

Medewerkers moeten het W-8 BEN-formulier indienen als daarom wordt gevraagd door een inhoudingsplichtige instantie of betaler, ongeacht of ze aanspraak maken op een lager tarief of vrijstelling van inhouding.

In de VS heft de IRS federale inkomstenbelasting op basis van het brutoloon van de werknemer. Belastingen worden gebruikt voor openbare programma's, zoals sociale zekerheid en Medicare. Voor inwoners van bepaalde staten wordt soms ook belasting ingehouden op het staatsinkomen.

Ook al zijn buitenlandse medewerkers geen Amerikaanse staatsburgers, er wordt wel belasting ingehouden op basis van het belastingverdrag van hun verblijfsland. Het bedrag varieert op basis van de overeenkomst.

Wat is het verschil tussen een W-8- en W-8 BEN-formulier?

W-8 formulieren bestaan uit een reeks van 5 formulieren die individuen en bedrijven uit het buitenland gebruiken om aanspraak te maken op vrijstellingen.

Het W-8 BEN-formulier is het specifieke formulier waarmee individuen de buitenlandse status voor belastingdoeleinden vaststellen.

Werkgevers moeten ook het W-8 BEN-E-formulier kennen. Dit is een enigszins afwijkende versie die wordt gebruikt wanneer er een contract wordt afgesloten met een buitenlandse entiteit in plaats van een persoon.

Mensen die willen aantonen dat hun inkomen is verbonden aan handel of een bedrijf in de VS, moeten het W-8 BEN-formulier invullen.

Waar moet ik het W-8 BEN-formulier indienen?

Medewerkers moeten de formulieren terugsturen naar de instantie die erom verzocht heeft, meestal een werkgever of een inhoudsplichtige instantie.

Degene die het W-8 BEN-formulier invult, dient het niet rechtstreeks bij de IRS in.

De IRS verplicht dat het W-8 BEN-formulier wordt ingevuld en ingediend voor werknemers om te bekijken of buitenlandse werknemers in aanmerking komen voor lagere belastingtarieven op basis van belastingverdragen.

Wanneer verloopt het W-8 BEN-formulier?

Een W-8 BEN-formulier verloopt op de laatste dag van het derde doorlopende kalenderjaar waarin het is getekend. Een W-8 BEN-formulier dat op 30 september 2022 is getekend verloopt bijvoorbeeld op 31 december 2025.

Als de identificatiegegevens van de buitenlandse werknemer zijn gewijzigd, moet een nieuw formulier worden ingevuld en ingediend.

Het W-8 BEN-formulier kan onder bepaalde omstandigheden voor onbepaalde tijd geldig zijn.

Werkgevers moeten op de hoogte zijn van de validiteit van het formulier en het up-to-date houden om voor compliance te zorgen.

Waarom zou je dit allemaal zelf doen? Door met Remote samen te werken, zorg je dat je bedrijf volledig compliant blijft in de VS en met buitenlandse belastingregelgeving.

Wat gebeurt er als een werkgever of medewerker het W-8 BEN-formulier niet indient?

De verantwoordelijkheden van medewerkers en werkgevers zijn verschillend.

Voor medewerkers

Als een medewerker het W-8 BEN-formulier niet invult, wordt het belastingtarief van 30% ingehouden, ook als diegene in aanmerking komt voor een lager tarief.

Zonder het formulier ontvangen je medewerkers mogelijk niet al het geld waarop ze recht hebben.

Dat kan voor zowel werkgevers als zzp'ers een kostbaar toezicht zijn.

Voor werkgevers en HR-medewerkers

Wanneer er geen geactualiseerd W-8 BEN-formulier aanwezig is, moet je het standaardtarief van 30% voor inkomstenbelasting inhouden op de betaling aan de betreffende medewerker.

Dit kan betekenen dat je je medewerkers niet de juiste vergoeding betaalt. De consequenties van onjuist ingehouden betalingen kunnen ernstig zijn en kunnen een schending van het arbeidscontract of andere juridische problemen inhouden.

Hoe kun je internationale medewerkers beheren en compliant blijven?

Bij het beheren van internationale medewerkers is het van cruciaal belang dat je compliant blijft.

Als dit niet gebeurt, loop je het risico op boetes, sancties en rechtszaken, waardoor je je team tekortdoet.

Voorkom deze gevolgen door met een geschikte professional samen te werken.

Remote kan je helpen bij het beheren van je  internationale zzp'ers. Remote helpt je niet alleen met onboarden en betalen, maar zorgt ook dat je de sancties als resultaat van een verkeerde classificatie vermijdt.

Wat is de beste manier om remote medewerkers en zzp'ers te betalen?

Het betalen van je globale team kan ingewikkeld zijn.

Een van de opties is om een lokale juridische entiteit op te richten in het land waar je medewerkers gaat aannemen. Dat is echter een lang, ingewikkeld en kostbaar proces.

Als het in jouw situatie niet logisch is om een juridische entiteit op te richten, kun je overwegen om met een employer of record (EOR) te werken.

Tenzij je een lokale juridische entiteit hebt, is een EOR de enige manier om medewerkers in dienst te nemen. Een EOR zorgt ervoor dat je aan alle lokale wet- en regelgeving blijft voldoen.

Een EOR zoals Remote is een dienstverlener die je helpt bij het onboarden, aannemen, beheren en betalen van internationale medewerkers. Remote heeft juridische entiteiten, waardoor bedrijven internationale werknemers in een paar dagen (in plaats van maanden) kunnen aannemen.

EOR's hebben expertise in de landen waar ze actief zijn en kunnen hun volledige aandacht richten op het land waar je medewerkers wonen.

Ze kunnen je ook helpen bij het onboarden van medewerkers en zo je HR-afdeling ontlasten.

Ontdek meer over werken met een EOR in onze on-page-gids.

Internationale teams beheren en betalen met Remote

Het beheren van een global payroll kan lastig zijn.

Inzicht in de standaard belastingformulieren van de VS, waaronder het W-8 BEN-formulier, is cruciaal voor bedrijven en HR-medewerkers met medewerkers of zzp'ers in het buitenland.

Door het W-8 BEN-formulier correct in te vullen, zorg je voor compliance en het juiste salaris voor je internationale medewerkers.

Weten hoe belastingformulieren werken is slechts een deel van wat je moet weten over compliance bij het aannemen van internationaal personeel.

Of je nu één internationale zzp'er wilt aannemen of een volledig internationaal team wilt opzetten, Remote staat klaar om je te helpen.

Neem vandaag nog contact met ons op voor al je vragen over global HR en Contractor Management.