Een employer of record in Mexico gebruiken

Mexico heeft veel meer te bieden dan zon en tequila. De economie van het land staat op de veertiende plek van de wereld en is de op een na grootste van Latijns-Amerika.

Mexico-Stad is strategisch gelegen en fungeert als een brug tussen Latijns-Amerika en Noord-Amerika. Mexico is zelfs de op twee na grootste handelspartner van de Verenigde Staten. Als je een internationaal team wilt recruiten, is dit dus een geweldige zakelijke kans.  

Je moet een lokale entiteit in het land oprichten als je werknemers in Mexico wilt aannemen. Dit duurt lang en kost veel geld. Je moet ook op de hoogte zijn van de Mexicaanse arbeidswetten en elk onderdeel van het arbeidstraject regelen: arbeidscontracten opstellen, secundaire arbeidsvoorwaarden aanbieden, je medewerkers betalen en de lokale regelgeving naleven.

Maar je kunt je leven ook wat makkelijker maken en een samenwerking aangaan met een employer of record (EOR) in Mexico, die namens jou werknemers aanneemt. Een employer of record is een dienst waarmee je binnen een paar weken het beste buitenlandse talent kunt aannemen en onboarden. Je hoeft dus geen tijd en geld te verspillen aan het oprichten van een juridische entiteit in het land. 

Met een employer of record in Mexico blijft je bedrijf compliant met de lokale arbeidswetten. En jij en je internationale werknemers krijgen een volledig HR-team dat alle administratieve taken regelt. 

Blijf lezen om meer te weten te komen over het gebruik van een employer of record in Mexico, zodat je vandaag nog met je internationale uitbreiding aan de slag kunt gaan.

Zes stappen voor het aannemen van werknemers in de Mexico met een employer of record

De beste manier om de juiste employer of record in Mexico te vinden is via deze eenvoudige zes stappen:

1. Zet eerst op papier wat je van een employer of record in Mexico verwacht. Specificeer je mogelijke partners door te kijken of de EOR de diensten biedt voor alles wat je nodig hebt. Vergelijk vervolgens de voor- en nadelen van elke EOR om te zien welke opties het beste bij je bedrijf passen.
2. Check bij het bekijken van je mogelijke EOR-partners ook of ze diensten bieden die passen bij wat je zoekt. Let bijvoorbeeld op het volgende:

• De EOR heeft een eigen juridische entiteit in Mexico en is niet afhankelijk van externe partijen.
• De EOR biedt een global payroll solution, zodat je je medewerkers op hetzelfde moment kunt betalen.
• De EOR regelt onboarding, belastingen en secundaire arbeidsvoorwaarden op de juiste manier.

1. Lees online beoordelingen en testimonials over de EOR om te kijken wat anderen voor ervaring hebben met de EOR. Je kunt de website van het bedrijf of van externe beoordelaars bekijken of uitzoeken wat er in de media wordt genoemd. Zo krijg je inzicht in hoe het bedrijf werkt en wat voor diensten je kunt verwachten.
2. Controleer extra goed of de employer of record service die je overweegt je nieuwe werknemers in Mexico de beste werknemerservaring kan en wil bieden. Hoe wordt er met werknemers omgegaan? Worden ze op tijd betaald? Wordt er snel op vragen van werknemers gereageerd?
3. Bepaal samen met je mogelijke EOR-partner een eerlijk en gelijkwaardig vergoedingspakket om de beste kandidaten aan te trekken en te behouden. Houd er rekening mee dat vergoedingspakketten opgesteld moeten worden met het vaardigheidsniveau, de functie en de individuele ervaring van elke werknemer in het achterhoofd. Ook moet het vergoedingspakket voldoen aan de lokale arbeidswetten.
4. Controleer de veiligheidsmaatregelen van je mogelijke partner om je intellectueel eigendom te beschermen en de gegevensveiligheid voor je bedrijf te behouden. De perfecte EOR moet met strikte hoge normen voor beveiligingscompliance en gegevensbescherming werken.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van een employer of record in Mexico?

Als je samenwerkt met een employer of record in Mexico, is het grootste voordeel dat je het tijdrovende en dure proces van het oprichten van je eigen juridische entiteit in het land niet hoeft te doorlopen. Daarnaast hoef je ook geen juridisch adviseur in het land te vinden, of je zorgen te maken over het uitbesteden van een HR-team.

Je hebt ook het extra voordeel dat je partner arbeidscontracten voor je kan regelen en alle juridische verplichtingen van beide partijen kan specificeren. Dit is vooral belangrijk bij het aannemen van internationale werknemers, omdat in verschillende landen (waaronder Mexico) verschillende wetgeving voor arbeidscontracten geldt.

Een arbeidscontract is een zeer belangrijk onderdeel, omdat het de basis vormt voor de relatie tussen de werkgever en de werknemer. Het specificeert de functie en verantwoordelijkheden van de werknemer en bevat belangrijk details, zoals de werkuren, vergoedingen en secundaire arbeidsvoorwaarden, beëindigingsclausules en -procedures en meer. Het arbeidscontract moet bij het aannemen van werknemers in Mexico doorgaans de volgende details bevatten:

• de volledige identiteit van de werkgever, inclusief werklocatie (indien van toepassing);
• het salaris of loon;
• secundaire arbeidsvoorwaarden en vergoedingen zoals betaald verlof, vakantiedagen, bonussen, en meer;
• de planning (de verwachte uren die de werknemer elke werkweek zal gaan werken);
• de arbeidsduur (bepaalde of onbepaalde tijd); 
• de specifieke functie en algemene verantwoordelijkheden van de werknemer;
• collectieve arbeidsovereenkomsten (cao's), indien van toepassing;
• de startdatum van de arbeidsperiode;
• de opzegtermijn en beëindigingsprocedures.

Houd er rekening mee dat arbeidscontracten in Mexico verplicht zijn. In Mexico kun je een arbeidsovereenkomst niet met onmiddellijke ingang beëindigen. En elke werknemer moet een individuele overeenkomst met de werkgever aangaan waarin de voorwaarden voor de specifieke functie staan. 

Wat kost het om gebruik te maken van een EOR in Mexico?

In het algemeen kost een employer of record service je tussen de $ 599 en $ 2000 dollar (of meer) per werknemer. Het is echter belangrijk om te weten dat de werkelijke kosten variëren en afhankelijk zijn van de aard van de dienst die je bedrijf nodig heeft, net als de locatie en het aantal werknemers dat je wilt aannemen.

EOR-diensten hebben vaak twee soorten tarieven: vaste tarieven en tarieven op basis van een percentage. Het wordt niet aanbevolen om samen te werken met een employer of record service die een percentage van het werknemerssalaris in rekening brengt. Dat komt doordat tarieven op basis van een percentage ertoe kunnen leiden dat bedrijven de salarissen verlagen, om zo de kosten van de externe leverancier te dekken. 

Je kunt traditionele partners die alleen zakelijke tarieven aanbieden ook beter vermijden, net als partners die verdacht lage tarieven hebben. Bij een model met lage tarieven is de compliance of beveiliging soms minder goed, omdat het bedrijf bezuinigt om de kosten laag te houden. 

Remote werkt met een betaalbaar model met vaste tarieven voor Mexico, waarbij je nog steeds de striktste normen voor compliance en beveiliging ontvangt.

Personeel aannemen in Mexico

Personeel in Mexico wordt beheerd volgens de Mexicaanse grondwet van 1917 en de nationale arbeidswet. Via deze wetten worden in het land de standaard werkuren, het minimumloon, wetten tegen discriminatie, de gezondheid en veiligheid op de werkplek, vakbonden en meer geregeld. Het land past de arbeidswetten echter voortdurend aan om voor alle bedrijven inclusiever te zijn.

Een van de recente aanvullingen van de arbeidswetten in het land vond plaats in 2017. Het Mexicaanse ministerie van werkgelegenheid heeft een op digitale technieken gebaseerd systeem ontwikkeld, waarmee bedrijven zelf compliance met de arbeidswetten kunnen aantonen. Zo worden onderbrekingen in de productiviteit door inspectiebezoeken voorkomen. 

De normale werkuren zijn van 08.00 tot 18.00 uur, zes dagen per week. Maar het ministerie van werkgelegenheid erkent drie standaard diensten: overdag, 's avonds en een combinatie hiervan. Inwoners van Mexico hebben ook recht op zes betaalde vakantiedagen per jaar. Extra dagen voor elk jaar dat ze voor hetzelfde bedrijf werken, worden hierbij opgeteld.

Daarnaast zijn Mexicaanse werkgevers wettelijk verplicht om elk jaar vóór 20 december een kerstbonus uit te keren, ook wel bekend als el aguinaldo.

Arbeidscontracten en -overeenkomsten in Mexico

In Mexico kun je een arbeidsovereenkomst niet met onmiddellijke ingang beëindigen. Arbeidscontracten zijn daardoor voor alle werknemers in het land verplicht.  

De meeste arbeidscontracten in Mexico zijn voor onbepaalde tijd. Contracten voor bepaalde tijd voor tijdelijke functies bestaan wel, maar de duur van de voorwaarden moet uitdrukkelijk in het contract worden vermeld.

Arbeidscontracten in Mexico moeten de volgende informatie bevatten om de arbeidswetten van het land na te leven:

• identificatie van de werkgever en, in sommige gevallen, waar die gevestigd is;
• identificatie van de werknemer, inclusief nationaliteit, burgerlijke staat, btw-nummer, enz.;
• een zeer uitgebreide beschrijving van de specifieke functie en verantwoordelijkheden van de werknemer;
• de start- en einddatum (bij contracten voor bepaalde tijd) van de werkzaamheden;
• de locatie van de werkzaamheden;
• de verwachte werkuren en de overeengekomen planning; 
• het salaris en de wettelijk verplichte secundaire arbeidsvoorwaarden, inclusief ontslagvergoeding;
• de opzegtermijn, proefperiode en standaard beëindigingsprocedures.

Naleving van de arbeidswet in Mexico

De arbeidswetten in Mexico worden strikt beheerd door de Mexicaanse grondwet van 1917 en de nationale arbeidswet. Onder deze wetgeving valt van alles, van werkuren en wettelijke secundaire arbeidsvoorwaarden tot loon, overuren en meer. 

Je merkt al snel dat de werkcultuur in Mexico anders is dan wat je gewend bent. De gemiddelde werkdag kan bijvoorbeeld gesplitst worden in drie delen (overdag, 's avonds en gecombineerd), zolang de werknemer en de werkgever hierover afspraken hebben gemaakt en een bepaald aantal uur niet wordt overschreden. De traditionele siësta van twee uur, die vaak plaatsvond na de lunch, is afgenomen, maar er zijn nog steeds gebieden in het land waar deze als afwezigheid van werk wordt gezien.

Inwoners van Mexico hebben ook recht op acht betaalde officiële feestdagen. En bepaalde maatschappelijke feestdagen en festivals gelden als verlof (maar niet als betaald verlof). Werknemers die verplicht worden om te werken op een betaalde feestdag, moeten drie keer hun dagelijkse loon ontvangen.

Als je iemand wil aannemen in Mexico, is het zeer belangrijk om op de hoogte te blijven van de veranderende arbeidswetten in Mexico. Daarom kun je het beste samenwerken met een employer of record die zorgt dat je bedrijf altijd compliant blijft. Een betrouwbare EOR regelt alles: arbeidscontracten, internationale onboarding, secundaire arbeidsvoorwaarden en vergoedingen, belastingen en payroll. Zo hoef jij je geen zorgen te maken over de naleving van de arbeidswetten van het land. 

Payroll en payrollbelasting in Mexico

Als je compliant wilt blijven met de wetten voor payroll en payrollbelasting in Mexico, moet je goed weten hoe de payroll in het land werkt.

De officiële valuta in Mexico is de Mexicaanse peso, en de Mexicaanse payrollcyclus is tweewekelijks. Dat betekent dat werknemers meestal op de 15e en de laatste dag van de maand worden betaald. Er is ook een dertiende maand salaris, die vóór 20 december van elk jaar als bonus moet worden uitgekeerd (el aguinaldo). 

De payrollbelasting in Mexico wordt op staatsniveau geregeld. De belastingstarieven variëren van 1 tot 3% van het werknemerssalaris en worden door de werkgever ingehouden. Mexico heeft een progressief belastingsysteem, waarbij werknemers bij een hoger inkomen een hoger percentage betalen. Het maximale percentage is 35%.

De pensioenbijdragen in Mexico zijn ingewikkeld. Deze worden geregeld door de Mexican Administrator of Retirement Funds (AFOREs), die ook de woningbouw voor werknemers regelt. Als een werknemer het AFORE-accounttype niet binnen één werkjaar kiest, maakt de overheid de keuze voor de werknemer. 

Je EOR in Mexico zoekt op basis van de Mexicaanse wetten de juiste payroll-inhoudingen uit en houdt het juiste percentage van het loon van je Mexicaanse werknemers in.

Secundaire arbeidsvoorwaarden en vergoedingen in Mexico

Als het aankomt op het onderhandelen over de voorwaarden van een arbeidscontract met een mogelijke kandidaat in Mexico, moet je de wettelijk verplichte vergoedingen en secundaire arbeidsvoorwaarden in je achterhoofd houden.

Inwoners van Mexico hebben bijvoorbeeld recht op zes betaalde vakantiedagen per jaar, nadat ze één jaar in dienst zijn. Per aanvullend jaar dienstverband worden de betaalde vakantiedagen met twee verhoogd tot iemand vier jaar in dienst is. Daarna worden ze elke vijf jaar met twee dagen verhoogd. Veel werkgevers geven echter meer vakantiedagen en senior werknemers ontvangen jaarlijks wel 15 dagen of meer.

De betaling voor ziekteverlof is volledig afhankelijk van de overeenkomst tussen de werkgever en de werknemer. In de meeste gevallen kunnen werknemers gebruikmaken van een fonds van de overheid als ze ziek worden (als de ziekte niet werkgerelateerd is). Hieruit ontvangen ze op basis van een doktersbriefje tot 60% van hun loon. Bij werkgerelateerd ziekteverlof ontvangen werknemers hun volledige loon.

De overheid heeft ook een dekking voor zwangerschapsverlof (12 weken) en vaderschapsverlof (vijf dagen). De limiet is hierbij 2500% van het minimumloon.

Remote zet zich in om ervoor te zorgen dat alle internationale werknemers op globale schaal eerlijk en concurrerend worden betaald, zodat jij een concurrentievoordeel hebt bij het aantrekken en behouden van talent. Hieronder vallen ook secundaire arbeidsvoorwaarden voor internationale zzp'ers.

In onze gids over secundaire arbeidsvoorwaarden in Mexico vind je meer informatie over de wettelijk verplichte secundaire arbeidsvoorwaarden die je bedrijf kan aanbieden.

Ontslagvergoedingen en beëindigingen van het dienstverband in Mexico

Volgens de nationale arbeidswet moeten werkgevers in Mexico gerechtvaardigde redenen hebben om werknemers te ontslaan, zoals:

• oneerlijkheid of insubordinatie;
• onjuiste vertegenwoordiging van de functiekwalificaties;
• gewelddadig, seksueel overschrijdend of dreigend gedrag;
• schade die is ontstaan aan een eigendom van de werkgever, bewust of door nalatigheid;
• meer dan drie keer in 30 dagen zonder toestemming afwezig zijn op het werk;
• de veiligheid van de werkplek in gevaar brengen of nalaten aan veiligheidsprocedures te voldoen;
• handelsgeheimen of andere vertrouwelijke informatie prijsgeven;
• werken onder invloed van alcohol of andere verdovende middelen;
• veroordeeld worden voor een misdrijf.

Medewerkers moeten binnen een maand na de gebeurtenis die het ontslag rechtvaardigt schriftelijk op de hoogte worden gebracht van de ontslagreden. Gebeurt dit niet, dan wordt de reden als ongerechtvaardigd beschouwd. Mexicaanse werknemers die op basis van een gerechtvaardigde reden worden ontslagen, blijven recht houden op al het verdiende loon en de opgebouwde secundaire arbeidsvoorwaarden.

Werknemers die zonder gerechtvaardigde reden worden ontslagen, hebben recht op een ontslagvergoeding van drie maanden aan regulier loon. Ze hebben ook recht op 20 dagen extra dagelijkse betaling per dienstverbandjaar, en een senioriteitspremie van 12 dagen betaling per dienstverbandjaar.

Het kan lastig zijn om op de hoogte te blijven van de lokale regelgeving in Mexico. De beste manier om te zorgen dat je compliant blijft met de arbeidswetten van het land als je werknemers in Mexico in dienst neemt, is samen te werken met een betrouwbare EOR-leverancier. Een EOR neemt de juridische verantwoordelijkheid van global HR op zich en bespaart jou de moeite om voortdurend de lokale arbeidsregelgeving in de gaten te houden.

Wat zijn de risico's van verkeerde classificatie van een werknemer in Mexico?

Elk land heeft een andere definitie voor wat een werknemer of wat een zzp'er is, zo ook Mexico.

Volgens de nationale arbeidswet van Mexico is een werknemer gebonden aan een arbeidscontract en voert die diensten uit als ondergeschikte van de werkgever, in ruil voor betaling of een regulier loon. Een zzp'er is een zelfstandige individu of entiteit waarvan de werkprestaties, het werkschema en de werklocatie niet door de werkgever worden bepaald. 

De werkgever is verantwoordelijk voor het betalen van lokale payrollbelastingen aan werknemers, in tegenstelling tot zzp'ers die zelf hun inkomstenbelasting betalen. Payroll en aangiftes worden op een andere manier geregeld voor werknemers en zzp'ers. Werkgevers moeten hun medewerkers dus op de juiste manier classificeren. Als een werkgever schuldig wordt bevonden aan een verkeerde classificatie van de werknemers, loopt die het risico op boetes, straffen, terugbetalingen van loon en secundaire arbeidsvoorwaarden, en kan er een rechtszaak worden aangespannen.

Als je niet voldoende kennis hebt van de arbeidsregelgeving in Mexico, kan het lastig zijn om de risico's op verkeerde classificatie te voorkomen en juridisch compliant te blijven. Een EOR in Mexico heeft de lokale kennis en expertise om je medewerkers op de juiste manier te classificeren, zodat jij je geen zorgen hoeft te maken over de gevaren van verkeerde classificatie. 

Met een EOR in Mexico aan de slag gaan

Het is zeer belangrijk om te vertrouwen op een betrouwbare EOR, die het zware werk voor je regelt als je het beste talent in Mexico wilt aannemen en onboarden. Samen met je EOR-partner kun je internationaal personeel aannemen zonder dat je je werkzaamheden fysiek naar Mexico hoeft uit te breiden. Hiermee bespaar je een heleboel tijd, geld en middelen.

Global HR hoeft geen ingewikkelde en tijdrovende activiteit te zijn. Met de global HR-diensten van Remote kun je medewerkers in Mexico (en verder) efficiënt aannemen, onboarden en betalen. Op ons global HR-platform kun je al je administratie beheren terwijl je altijd compliant blijft met de arbeidswetten van Mexico. Remote kan je het volgende bieden:

• Een intuïtief platform waarmee je je werknemers in Mexico kunt bekijken en beheren, en met ze kunt communiceren.
• HR-diensten die het hele wervings- en onboardingsproces in goede banen leiden, inclusief arbeidscontracten, secundaire arbeidsvoorwaarden en naleving van de arbeidswetten.
• Een juridisch team dat ervoor kan zorgen dat je compliant blijft met veranderende wetten en lokale regelgeving.
• Een reeks tools waarmee je alles kunt regelen dat met global HR te maken heeft, zoals payroll, belastingen en het bijbehorende papierwerk.
• Een uitstekende beveiligingsoplossing waarmee je intellectueel eigendom en gegevens veilig zijn.

Wil je de voordelen van global HR zelf ontdekken? Ontdek meer over hoe je snel en compliant internationale werknemers kunt aannemen in Mexico. Als je er klaar voor bent om werknemers in Mexico te gaan onboarden, meld je dan nu aan bij Remote en ga binnen een paar minuten aan de slag.