Qdrant Solutions brengt zijn internationale activiteiten in één vloeiende workflow dankzij geïntegreerde EOR- en Contractor Management-oplossingen

Qdrant Solutions is een snelgroeiend softwarebedrijf dat geavanceerde functionaliteit voor vectorzoekopdrachten ontwikkelt om zowel interne als klantgerichte zoekresultaten te verbeteren. Qdrant wil een product van wereldklasse realiseren door het beste talent aan te trekken, ongeacht waar dat talent gevestigd is.

Voor Andre Zayarni betekent dit dat hij een team aanstuurt dat actief is in 15 landen, van Argentinië en de Verenigde Staten tot het Verenigd Koninkrijk. De uiteenlopende juridische en culturele contexten zorgden voor omvangrijke administratieve uitdagingen. Door met Remote samen te werken kon Qdrant zijn internationale operaties centraliseren in één efficiënt werkproces.

De uitdaging? Obstakels bij internationale groei

Nadat Qdrant het aantal zelfstandigen tot meer dan 15 uitbreidde, nam de complexiteit rond internationaal HR sterk toe en werd het een pijnpunt voor het operations-team. Het oprichten van een rechtspersoon in de VS bleek in het bijzonder omslachtig. Belastingexperts en accountants moesten zich een weg banen door lokale arbeidswetten en systemen voor secundaire arbeidsvoorwaarden. Daardoor raakten interne teams hun aandacht voor andere prioriteiten kwijt.

Naast juridische hindernissen voerde het team tijdrovende, repetitieve taken uit, zoals individuele factuurbedragen invoeren in verschillende bankportals. Dat verhoogde het risico op menselijke fouten en liet weinig ruimte over voor wat echt telt: productontwikkeling.

"De gewonnen tijd gaat minder om een concreet uurverlies en meer om het wegvallen van vervelende, herhalende taken die veel energie vergen en medewerkers demotiveren."

Dominik Alberts, Head of Finance and Operations

De oplossing? Eén centraal platform voor je internationale team

Qdrant koos in een vroeg stadium voor een samenwerking met Remote om de internationale werking te vereenvoudigen. Het doel was om verschillende culturele werkmethodes in evenwicht te brengen en tegelijk elk teamlid te ondersteunen met een betrouwbare, lokaal relevante infrastructuur.

"Het feit dat zowel de EOR als het beheer van zelfstandigen op één platform samenkomen, is voor het bedrijf zeer praktisch. Zo kunnen we alles vanuit één systeem regelen."

Dominik Alberts, Head of Finance and Operations

Remote Employer of Record (EOR)

Met de EOR-diensten van Remote kan Qdrant de complexiteit van het aannemen van voltijdse medewerkers beheersen, zonder zelf alle aspecten van juridische naleving en lokale arbeidswetgeving te moeten beheren.

Remote Contractor Management

Voor internationale zelfstandigen verliep het proces meteen vlot. Zij uploaden hun facturen eenvoudig op het Remote-platform. Daardoor behoren handmatige contractregistratie en versnipperde communicatie tot het verleden.

"Het is goed nieuws dat er geen klachten over de loonadministratie zijn. HR-administratie zou eigenlijk saai moeten zijn als de operaties soepel verlopen."

Dominik Alberts, Head of Finance and Operations

De impact? Geconsolideerde processen zonder kopzorgen

De grootste verandering voor Qdrant zat in het consolideren van administratieve taken. In plaats van meer dan 30 aparte overboekingen uit te voeren, maakt het finance-team nu één betalingsbestand aan waarmee iedereen betaald wordt.

Voor medewerkers is de ervaring naadloos. Dankzij de betrouwbaarheid van het platform zijn er geen klachten over de loonadministratie, iets wat Dominik als het ultieme bewijs van succes beschouwt.

"Ik raad andere ondernemingen, zeker starters, aan om een oplossing als Remote te gebruiken. Dat bespaart je veel tijd en kopzorgen rond juridische naleving."

Dominik Alberts, Head of Finance and Operations