So nutzt du einen Employer of Record in Mexiko

Du denkst bei Mexiko vor allem an Sonne und Tequila? Das Land hat viel mehr zu bieten. Mexiko ist die zweitgrößte Volkswirtschaft Lateinamerikas und liegt weltweit auf Rang 15 der Länder mit der größten Wirtschaftsleistung.

Die strategisch gelegene Hauptstadt Mexico City übernimmt eine Brückenfunktion zwischen Latein- und Nordamerika. So ist es nicht weiter verwunderlich, dass Mexiko der drittgrößte Handelspartner der Vereinigten Staaten ist. Dadurch bieten sich zahlreiche Chancen für Unternehmen, die auf ein internationales Team setzen möchten.  

Wer Mitarbeiter:innen in Mexiko einstellen möchte, muss eine eigene Niederlassung im Land gründen. Das ist nicht nur zeitaufwändig, sondern verschlingt auch viele Ressourcen. Zudem sind umfassende Kenntnisse der mexikanischen Arbeitsgesetze erforderlich und man muss sich um alle Aspekte des Einstellungsprozesses wie das Aufsetzen von Verträgen, die Bezahlung oder die Einhaltung lokaler Vorschriften kümmern.

Das hört sich alles recht kompliziert an? Die Lösung ist ein Employer of Record (EOR), der deine Mitarbeiter:innen in Mexiko für dich einstellt. Mit einem Employer-of-Record-Service kannst du in wenigen Wochen Spitzenkräfte aus dem Ausland finden und onboarden – ganz ohne Zeit und Geld in die Gründung einer eigenen Niederlassung im Land zu investieren. 

Und das ist noch nicht alles: Ein Employer of Record sorgt dafür, dass dein Unternehmen stets alle arbeitsrechtlichen Vorschriften in Mexiko einhält und nimmt dir und deinen internationalen Arbeitskräften alle HR- und Verwaltungsaufgaben ab. 

In unserem Artikel erfährst du alles Wichtige über die Verwendung eines Employer of Record in Mexiko, sodass deiner weltweiten Expansion bald nichts mehr im Wege steht.

6 Schritte zur Einstellung von Mitarbeiter:innen in Mexiko über einen Employer of Record

Indem du diese sechs Schritte befolgst, findest du garantiert den richtigen Employer of Record in Mexiko für dich:

1. Erstelle zunächst eine Liste mit den Anforderungen an deinen künftigen EOR in Mexiko. Gehe dann die Leistungen potenzieller Partner durch und vergleiche sie mit deinen Anforderungen, um deine Liste einzugrenzen. Indem du die Vor- und Nachteile der einzelnen Anbieter abwägst, findest du heraus, welche Optionen sich für dein Unternehmen am besten eignen.
2. Achte bei der Überprüfung deiner potenziellen EOR-Partner darauf, dass ihre Leistungen den von dir festgelegten Kriterien entsprechen. Stelle beispielsweise sicher, dass der EOR:

• eine eigene Niederlassung in Mexiko besitzt und nicht auf Drittanbieter angewiesen ist.
• auch eine Lösung für die globale Gehaltsabrechnung anbietet, damit du deine Mitarbeiter:innen einfach bezahlen kannst.
• Aufgaben wie Onboarding, Steuer- und Benefitsverwaltung übernehmen kann.

1. Verschaffe dir mit Bewertungen und Erfahrungsberichten einen Einblick, wie die Zusammenarbeit mit dem EOR-Anbieter funktioniert. Ob Informationen auf der Unternehmenswebsite, Bewertungen auf Websites von Dritten oder Presseberichte: Versuche, möglichst viel über die Arbeitsweise des potenziellen Partners und die angebotenen Leistungen in Erfahrung zu bringen.
2. Vergewissere dich, dass der von dir berücksichtigte EOR-Anbieter auch für deine neuen Teammitglieder in Mexiko die bestmögliche Option darstellt. Versuche herauszufinden, wie die Mitarbeiter:innen behandelt werden, ob Lohn und Gehalt pünktlich gezahlt und Anfragen von Mitarbeiter:innen zeitnah beantwortet werden.
3. Arbeite mit deinem potenziellen EOR-Partner ein faires, gerechtes Vergütungspaket aus, damit du Top-Talente nicht nur anwerben, sondern auch langfristig binden kannst. Vergiss nicht, dass Benefitspakete das Kompetenzniveau, die Position und die Berufserfahrung der jeweiligen Mitarbeiter:innen berücksichtigen sollten. Eine weitere wichtige Voraussetzung ist, dass Benefitspakete den lokalen Arbeitsgesetzen entsprechen.
4. Informiere dich zuletzt, ob der Employer of Record über geeignete Sicherheitsmaßnahmen verfügt, um den Schutz deines geistigen Eigentums und die Datensicherheit zu gewährleisten. Idealerweise beachtet der EOR hohe Standards im Bereich Security Compliance und Datenschutz.

Welche Vorteile bietet die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record in Mexiko?

Der größte Vorteil einer Partnerschaft mit einem Employer of Record in Mexiko besteht in einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis, da du keine eigene Niederlassung im Land gründen musst. Auch die Suche nach Rechtsberater:innen oder die Auslagerung der HR-Aufgaben entfallen damit.

Im besten Fall kann dein Partner auch rechtssichere Arbeitsverträge für dich aufsetzen, die alle rechtlichen Anforderungen erfüllen – und zwar für beide Seiten. Dies ist bei der Einstellung internationaler Mitarbeiter:innen besonders relevant, da jedes Land seine eigenen gesetzlichen Vorschriften zu Arbeitsverträgen hat. Mexiko bildet da keine Ausnahme.

Der Arbeitsvertrag ist ein entscheidendes Element, denn er bildet die Grundlage des Beschäftigungsverhältnisses. Er enthält nicht nur Angaben zur Position und den Aufgaben von Beschäftigten, sondern legt auch wesentliche Details wie Arbeitszeiten, Vergütung und Benefits, Kündigungsbedingungen oder -verfahren fest. Arbeitsverträge von Mitarbeiter:innen in Mexiko enthalten üblicherweise folgende Angaben:

• Alle personenbezogenen Daten des Arbeitgebers, einschließlich Arbeitsort (falls zutreffend)
• Lohn oder Gehalt
• Benefits und Vergütung für bezahlten Urlaub, Urlaubsanspruch, Boni usw.
• Arbeitszeiten, d. h. die Anzahl der Stunden, die der oder die Mitarbeiter:in jede Woche zu leisten hat
• Beschäftigungsdauer (befristet oder unbefristet) 
• Position und allgemeine Aufgaben der beschäftigten Person
• Kollektivvereinbarungen (falls zutreffend)
• Beginn des Beschäftigungsverhältnisses
• Kündigungsfrist und Kündigungsverfahren

Hinweis: Arbeitsverträge sind in Mexiko zwingend vorgeschrieben. Anders als in den USA existiert in Mexiko das Konzept der „Beschäftigung nach Belieben des Arbeitgebers“ („At-will Employment“) nicht. Arbeitgeber müssen mit allen Beschäftigten einen individuellen Arbeitsvertrag abschließen, in dem die mit der jeweiligen Position verbundenen Bedingungen und Anforderungen festgelegt sind. 

Wie viel kostet die Nutzung eines EOR in Mexiko?

In der Regel kosten Employer-of-Record-Services in Mexiko zwischen 645 € und 2.000 € pro Mitarbeiter:in und Monat, wobei nach oben hin keine Grenzen gesetzt sind. Die tatsächlichen Kosten hängen aber von den Leistungen ab, die dein Unternehmen in Anspruch nimmt. Auch das Land der Einstellung und der Anzahl der eingestellten Mitarbeiter:innen spielen eine Rolle.

In den meisten Fällen bieten EOR entweder ein Festpreismodell oder eine auf einem prozentualen Anteil des Gehalts beruhende Preisgestaltung an. Wir raten davon ab, eine Partnerschaft mit einem Employer of Record einzugehen, der einen Prozentsatz des Gehalts der Mitarbeiter:innen verrechnet. Unternehmen werden in so einem Fall nämlich gerne dazu verleitet, ihren Mitarbeiter:innen weniger zu zahlen, damit die Kosten von Drittanbietern niedrig bleiben. 

Auch um Partner, die lediglich unternehmensweite Tarife anbieten oder mit besonders niedrigen Preisen werben, solltest du besser einen Bogen machen. Wer besonders günstige Preise anbietet, spart möglicherweise bei Compliance oder Sicherheit, um die eigenen Kosten niedrig zu halten. 

Remote setzt für EOR-Services in Mexiko auf ein erschwingliches Festpreismodell und gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung strenger Standards bei Compliance und Sicherheit.

Beschäftigung in Mexiko

Die Rechte und Pflichten von Arbeitnehmer:innen in Mexiko sind in der mexikanischen Verfassung von 1917 und im Bundesarbeitsgesetz verankert. Neben Standardarbeitszeiten und dem Mindestlohn regeln die beiden Gesetze auch Aspekte wie das Antidiskriminierungsrecht, Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz oder Gewerkschaften. Zur Verbesserung der Bedingungen für Unternehmen passt das Land seine Arbeitsgesetze allerdings kontinuierlich an.

So hat das mexikanische Arbeitsministerium beispielsweise 2017 ein elektronisches Meldesystem eingeführt, damit Unternehmen die Einhaltung der Arbeitsgesetze eigenständig nachweisen und Produktionsunterbrechungen wegen Inspektionen vermeiden können. 

Die Standardarbeitszeit ist von 8–18 Uhr sechs Tage die Woche, doch auch Schichtarbeit (Tagschicht, Nachtschicht, gemischte Schicht) ist zulässig. Außerdem haben mexikanische Staatsbürger:innen Anspruch auf sechs bezahlte Urlaubstage pro Jahr. Dieser Urlaubsanspruch steigt mit jedem Jahr der Betriebszugehörigkeit im selben Unternehmen.

Zusätzlich dazu haben Mitarbeiter:innen einen gesetzlichen Anspruch auf Weihnachtsgeld, in Mexiko aguinaldo genannt, das bis zum 20. Dezember jedes Jahres vom Arbeitgeber auszuzahlen ist.

Arbeitsverträge und -vereinbarungen in Mexiko

Anders als in den USA existiert in Mexiko das Konzept der „Beschäftigung nach Belieben des Arbeitgebers“ („At-will Employment“) nicht. Das bedeutet, dass Arbeitsverträge für alle Mitarbeiter:innen im Land gesetzlich vorgeschrieben sind.  

Zudem sind unbefristete Arbeitsverhältnisse in Mexiko Standard. Der Abschluss befristeter Verträge für temporäre Stellen ist jedoch möglich, sofern die Dauer des Arbeitsverhältnisses vertraglich ausdrücklich festgelegt ist.

Damit sie den lokalen arbeitsrechtlichen Vorschriften entsprechen, müssen Arbeitsverträge in Mexiko folgende Angaben enthalten:

• Personenbezogene Daten des Arbeitgebers und in manchen Fällen seinen Wohnsitz
• Personenbezogene Daten der beschäftigten Person, darunter Staatsbürgerschaft, Personenstand, Steuernummer usw.
• Detaillierte Beschreibung der Stelle und der damit verbundenen Aufgaben
• Datum des Arbeitsantritts und (bei befristeten Arbeitsverträgen) des letzten Arbeitstages
• Arbeitsort
• Vereinbarte Arbeitszeiten 
• Gehalt und gesetzlich vorgeschriebene Benefits, darunter die Abfindung
• Kündigungsfristen, Probezeit und Standardverfahren für die Kündigung

Einhaltung der mexikanischen Arbeitsgesetze

Die arbeitsrechtlichen Vorschriften des Landes, unter anderem zu Arbeitszeiten, gesetzlichen Benefits, Mindestlöhnen und Überstunden, sind in der mexikanischen Verfassung von 1917 und im Bundesarbeitsgesetz verankert.  

Wie andere Länder auch hat Mexiko seine eigene Arbeitskultur. Ein normaler Arbeitstag kann beispielsweise in drei Schichten (Tagschicht, Nachtschicht, gemischte Schicht) unterteilt werden, die eine gewisse Anzahl an Stunden nicht überschreiten dürfen. Die genauen Zeiten werden zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter:in vereinbart. Die traditionelle zweistündige Siesta nach der Mittagspause ist zwar nicht mehr so verbreitet, in einigen ländlichen Gegenden wird sie aber weiterhin eingehalten.

Mexikanische Staatsbürger:innen haben Anspruch auf acht bezahlte gesetzliche Feiertage. Zusätzlich dazu wird den Mitarbeiter:innen anlässlich einiger Feier- und Festtage unbezahlter Urlaub gewährt. Mitarbeiter:innen, die an bezahlten Urlaubstagen zur Arbeit erscheinen müssen, haben Anspruch auf den dreifachen Tageslohn.

Wenn du Mitarbeiter:innen in Mexiko einstellen möchtest, solltest du Veränderungen bei den Arbeitsgesetzen unbedingt im Auge behalten. Ein zuverlässiger Employer of Record kann deinem Unternehmen dabei helfen, stets alle arbeitsrechtlichen Vorschriften einzuhalten, indem er die wichtigsten Aufgaben für dich übernimmt: Aufsetzen von Arbeitsverträgen, weltweites Onboarding, Benefits und Vergütung, Steuerabgaben und Gehaltsabrechnung. So musst du dir darüber keine Gedanken mehr machen. 

Gehaltsabrechnung und Lohnsteuer in Mexiko

Wer die Payroll- und Lohnsteuergesetze in Mexiko einhalten will, muss eine umfassende Kenntnis der einschlägigen Verfahren besitzen.

Die offizielle Währung Mexikos ist der mexikanische Peso und die Gehälter werden nach einem zweiwöchigen Payroll-Zyklus ausgezahlt, üblicherweise am 15. und am letzten Tag des Monats. Außerdem gibt es ein 13. Monatsgehalt, das jedes Jahr zum 20. Dezember als Weihnachtsgeld (aguinaldo) zu zahlen ist. 

Die Lohnsteuern in Mexiko werden auf Bundesebene erhoben. Die Steuer beläuft sich auf 1–3 % des Gehalts der Mitarbeiter:innen und wird vom Arbeitgeber einbehalten. Für Mitarbeiter:innen gilt ein progressives Steuersystem. Das bedeutet, dass der Steuersatz mit dem Einkommen bis auf maximal 35 % ansteigt.

Die Altersvorsorge in Mexiko ist äußerst komplex. Die Beiträge werden von der mexikanischen Rentenkasse (AFORE) verwaltet, die auch einen speziellen Immobiliensparfonds umfasst. Sollte ein:e Mitarbeiter:in ein Jahr nach Arbeitsantritt noch kein AFORE-Konto ausgewählt haben, wird automatisch eines zugewiesen. 

Dein EOR in Mexiko stellt sicher, dass die Abzüge im Rahmen der Gehaltsabrechnung gemäß den mexikanischen Gesetzen erfolgen und der richtige Prozentsatz für deine Mitarbeiter:innen einbehalten wird.

Vergütung und Benefits mexikanischer Mitarbeiter:innen

Bei der Verhandlung eines Arbeitsvertrags mit potenziellen neuen Teammitgliedern in Mexiko musst du auch die gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich Vergütung und Benefits beachten.

So haben mexikanische Staatsbürger:innen nach dem ersten Beschäftigungsjahr Anspruch auf sechs Tage bezahlten Urlaub. Bis zum vierten Beschäftigungsjahr steigt der Urlaubsanspruch dann jedes Jahr um zwei Tage an, danach werden alle fünf Jahre zwei zusätzliche Tage gewährt. Viele Arbeitgeber bieten ihren Mitarbeiter:innen aber mehr bezahlten Urlaub an und Führungskräfte erhalten häufig mindestens 15 Urlaubstage pro Jahr.

Die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall hingegen kann frei zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen vereinbart werden. Bei den meisten nicht arbeitsbedingten Krankheiten erhalten die Mitarbeiter:innen nach Vorlage eines ärztlichen Attests bis zu 60 % ihres Lohns aus einer staatlichen Krankenkasse. Im Falle von arbeitsbedingten Krankheiten haben Mitarbeiter:innen Anspruch auf 100 % Lohnfortzahlung.

Weitere staatliche Leistungen sind der bezahlte Mutterschaftsurlaub (12 Wochen) und der bezahlte Vaterschaftsurlaub (fünf Tage), wobei das Elterngeld mit 2.500 % des Mindestlohns gedeckelt ist.

Remote ist es ein Anliegen, dass internationale Arbeitskräfte eine gerechte, wettbewerbsfähige Vergütung erhalten, damit du dir mit attraktiven Angeboten einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und Top-Talente langfristig binden kannst. Dazu zählt auch, internationalen Auftragnehmer:innen Benefits anzubieten.

Weitere Informationen zu gesetzlich vorgeschriebenen und optionalen Benefits für Mitarbeiter:innen in Mexiko findest du in unserem Leitfaden.

Kündigungen und Abfindungen in Mexiko

Gemäß dem Bundesarbeitsgesetz dürfen Arbeitgeber Mitarbeiter:innen nur aus triftigen Gründen entlassen. Dazu gehören beispielsweise:

• Unredlichkeit oder Arbeitsverweigerung
• Falschdarstellung beruflicher Qualifikationen
• Gewalt, sexuelle Belästigung oder Drohungen
• Vorsätzliche oder fahrlässige Beschädigung des Eigentums des Arbeitgebers
• Dreimaliges unerlaubtes Fernbleiben vom Arbeitsplatz innerhalb von 30 Tagen
• Gefährdung der Sicherheit am Arbeitsplatz oder Nichtbefolgung von Sicherheitsverfahren
• Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen
• Erscheinen zur Arbeit unter Alkohol- oder Drogeneinfluss
• Verurteilung wegen einer Straftat

Mitarbeiter:innen müssen binnen eines Monats nach dem Ereignis, das den triftigen Grund für die Entlassung darstellt, über den Entlassungsgrund informiert werden. Andernfalls wird der triftige Grund nicht anerkannt. Auch bei einer Entlassung aus triftigem Grund haben mexikanische Mitarbeiter:innen Anspruch auf Bezahlung aller geleisteten Arbeitsstunden und angesammelten Benefits.

Ohne triftigen Grund entlassene Mitarbeiter:innen haben Anspruch auf eine Abfindung in Höhe von drei regulären Monatsgehältern. Zusätzlich dazu stehen ihnen 20 Tagesentgelte pro Beschäftigungsjahr sowie ein Betriebszugehörigkeitsbonus von zwölf Tagesgehältern pro Jahr zu.

Es ist gar nicht so einfach, sich über die Vorschriften in Mexiko auf dem Laufenden zu halten. Wenn du sichergehen möchtest, dass du bei der Beschäftigung von Mitarbeiter:innen in Mexiko alle arbeitsrechtlichen Vorschriften einhältst, solltest du dich am besten an einen vertrauenswürdigen EOR-Anbieter wenden. Ein EOR übernimmt die rechtliche Verantwortung für die weltweite Personaleinstellung und behält den Überblick über lokale Gesetze, sodass du dich nicht selbst darum kümmern musst.

Welche Risiken birgt die Falschklassifizierung von Mitarbeiter:innen in Mexiko?

Wie andere Länder hat auch Mexiko seine eigene Definition der Begriffe „Mitarbeiter:in“ und „Auftragnehmer:in“.

Laut dem mexikanischen Bundesarbeitsgesetz sind Mitarbeiter:innen durch einen Arbeitsvertrag gebunden und erbringen ihre Leistungen im Gegenzug für die Zahlung eines regelmäßigen Entgelts für einen Arbeitgeber. Freelancer:innen hingegen sind selbstständig tätige, natürliche oder juristische Personen, deren Leistung, Arbeitszeiten und Arbeitsort nicht durch den Arbeitgeber bestimmt werden. 

Die Abführung der Lohnsteuer für Mitarbeiter:innen obliegt dem Arbeitgeber, Freelancer:innen hingegen haben ihre Einkommensteuern selbst abzuführen. Da für Mitarbeiter:innen und Freelancer:innen hinsichtlich Payroll und Reporting andere Vorschriften gelten, ist es unerlässlich, die Beschäftigten richtig zu klassifizieren. Wird eine Falschklassifizierung von Beschäftigten festgestellt, müssen Arbeitgeber nicht nur die ausstehenden Gehälter und Benefits nachzahlen, sondern auch mit empfindlichen Bußgeldern und Strafen rechnen. Auch Klagen sind nicht ausgeschlossen.

Wenn du die mexikanischen Arbeitsgesetze nicht im Detail kennst, kann es eine ziemliche Herausforderung sein, Beschäftigte richtig einzustufen und alle Vorschriften einzuhalten. Ein EOR verfügt über das nötige Fachwissen über die mexikanischen Gesetze, damit du dir keine Sorgen mehr um die Folgen der Scheinselbstständigkeit machen musst. 

Erste Schritte mit einem Employer of Record in Mexiko

Du willst Top-Talente in Mexiko einstellen und erfolgreich onboarden? Am einfachsten ist das mit einem verlässlichen EOR,der dir alle komplexen Aufgaben abnimmt. Außerdem musst du bei der Zusammenarbeit mit einem EOR keine eigene Niederlassung im Land gründen, wodurch du viel Zeit, Geld und Ressourcen sparst.

Weltweite Beschäftigung muss weder zeitaufwändig noch kompliziert sein. Die globalen Personaldienstleistungen von Remote erleichtern die Einstellung, das Onboarding und die Bezahlung von Mitarbeiter:innen in Mexiko und überall auf der Welt. Unsere globale HR-Plattform hilft dir nicht nur bei der Verwaltung, sondern sorgt auch dafür, dass du stets alle mexikanischen Arbeitsgesetze einhältst. Remote bietet:

• Eine intuitive Plattform für die Verwaltung von und Kommunikation mit deinen Mitarbeiter:innen in Mexiko
• Umfassende Personaldienstleistungen, die den gesamten Einstellungs- und Onboardingprozess abdecken, darunter Arbeitsverträge, Benefits und arbeitsrechtliche Compliance
• Unterstützung durch Rechtsexpert:innen, die den Überblick über lokale Gesetze und Vorschriften behalten
• Verschiedene Tools, die dir die weltweite Personaleinstellung und alle damit verbundenen Aufgaben wie Payroll, Steuern und die Einreichung von Unterlagen erleichtern
• Erstklassige Sicherheitslösungen, mit denen dein geistiges Eigentum und deine Daten maximalen Schutz genießen

Du willst auch von den Vorteilen der globalen Beschäftigung profitieren? Hier erfährst du, wie du in Mexiko schnell und rechtssicher internationale Mitarbeiter:innen einstellen kannst. Du bist schon bereit für das Onboarding? Dann registriere dich bei Remote und lege in wenigen Minuten los!