Wie funktionieren Lohnzettel in den USA? Definition, Bestandteile und Erstellung von„Pay Stubs“

Die Payroll umfasst weit mehr als reine Gehaltszahlungen. Sie soll deinen Mitarbeiter:innen auch transparent zeigen, wie sich der Betrag berechnet, der am Ende auf ihrem Konto erscheint. Genau das ist die Aufgabe von Lohnzetteln, die in den USA als „Pay Stubs“ bezeichnet werden.

Es handelt sich dabei um offizielle Finanzunterlagen, mit denen Mitarbeiter:innen ihr Einkommen dokumentieren und ihr Gehalt prüfen können.

Es ist daher für Arbeitgeber und Mitarbeiter:innen wichtig das Regelwerk rund um Pay Stubs zu verstehen. Zum Beispiel müssen sie in einigen US-Bundesstaaten ausgestellt werden und in anderen nicht.

In diesem Artikel lernst du die wesentlichen Bestandteile von Lohnzetteln in den USA kennen und erfährst, wie du sie manuell oder mit Online-Tools erstellen kannst.

Was macht einen Lohnzettel in den USA aus?

Ein Lohnzettel bzw. Pay Stub ist eine detaillierte Auflistung der Gehaltselemente von Mitarbeiter:innen in einem bestimmten Zeitraum.

Die einzelnen Positionen sind:

• Bruttogehalt
• Gearbeitete Stunden
• Abzüge (Lohnsteuer, Sozialabgaben usw.)
• Nettogehalt(der tatsächlich ausgezahlte Betrag)

Pay Stubs können je nach Payroll-System in Papierform oder elektronisch ausgestellt werden.

Welche Informationen muss ein US-Lohnzettel enthalten?

Das genaue Format ist je nach Arbeitgeber und Bundesstaat unterschiedlich, aber es gibt einige Gemeinsamkeiten:

• Angaben zur Person: Name, Anschrift, Sozialversicherungsnummer, Mitarbeite:innen-ID
• Angaben zum Arbeitgeber: Name, Anschrift, Kontaktdetails des Unternehmens
• Abrechnungszeitraum: Beginn -und Enddatum des Zeitraums, auf den sich die Zahlung bezieht.
• Bruttogehalt: Bruttogehalt vor Abzügen (Stundenlohn oder Gehalt)
• Gearbeitete Stunden: Reguläre Arbeitsstunden und Überstunden (für Verträge auf Stundenbasis)
• Abzüge Einkommensteuern (Bund, Bundestaat, lokal), Staatliche Sozialabgaben (FICA, für Sozialversicherung und Medicare), Krankenversicherungsbeiträge, Rentenbeiträgeund Lohnpfändungen (gerichtlich verfügter Lohneinbehaltung z. B. für Unterhaltszahlungen oder zur Tilgung von Studienkrediten)
• Nettogehalt: Der tatsächlich ausgezahlte Betrag nach allen Abzügen
• Gesamtbeträge im laufenden Jahr: Kumulierte Bruttogehälter, Abzüge und Nettogehälter

Ein übersichtlicher Pay Stub erleichtert den Mitarbeiter:innen die Überprüfung und Arbeitgebern die korrekte Payroll-Buchhaltung.

Wozu dienen Lohnzettel?

Trotz ihres einfachen Aufbaus sind Pay Stubs wichtige Dokumente für Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber. Sie sind unverzichtbar für transparente, rechtskonforme Finanzverwaltung und Gehaltsabrechnungen.

Ihre wichtigsten Aufgaben sind:

1. Transparenz und Vertrauen

Pay Stubs geben deinen Mitarbeiter:innen einen genauen Überblick darüber, wie sich ihr Gehalt zusammensetzt. Die Aufschlüsselung in Bruttobeträge, Abzüge und Nettobeträge sorgt für Klarheit und Vertrauen in die Richtigkeit der Berechnung. Mitarbeiter:innen auf Stundenbasis können prüfen, dass alle regulären Arbeitsstunden und Überstunden berücksichtigt wurden.

Diese Transparenz bildet eine einfache, aber sehr effektive Grundlage für eine vertrauensvolle Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in. Sie beugt Missverständnissen vor und fördert die Motivation von Arbeitskräften.

2. Persönliches Finanzmanagement für Mitarbeiter:innen

Lohnzettel dienen als offizieller Beleg für Hypotheken, Kredite und Mieten, für die häufig ein regelmäßiges Einkommen nachgewiesen werden muss.

Sie sind auch hilfreich bei der jährlichen Steuererklärung. Mitarbeiter:innen können damit Formulare wie Form W-2 und geleistete Sozialbeiträge und Steuern prüfen.

Viele Mitarbeiter:innen nutzen ihre Pay Stubs auch direkt für ihre monatliche Planung von Einnahmen und Ausgaben.

3. Compliance und Rechtsschutz für Arbeitgeber

Unternehmen können Pay Stubs als Tool für Compliance und Rechtssicherheit nutzen. In einigen US-Bundesstaaten müssen sie auch ausgestellt werden, um die lokalen Arbeitsgesetze einzuhalten.

Sie bieten außerdem Schutz bei Rechtsstreitigkeiten. Sollten Mitarbeiter:innen Nachzahlungen fordern, können Arbeitgeber mit Pay Stubs beweisen, welches Grundgehalt, welche Abgaben und welche Benefits sie bezahlt haben. Lohnzettel sind offizielle Payroll-Unterlagen, die bei Steuer- oder Betriebsprüfungen vorzulegen sind.

4. Payroll und Buchhaltung

Lohnzettel sind wichtig zur Kontrolle der Gehaltsabrechnung. Payroll-Teams nutzen sie gerne zur Kontrolle von Gehältern, Steuern und Sozialbeiträgen und um die Korrektheit von Stundenabrechnungen, Arbeitsverträgen und Steuererklärungen sicherzustellen.

Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen unterstützt eine zuverlässige Dokumentation die reibungslose Finanzbuchhaltung und eine bessere langfristige Planung.

5. Service für Mitarbeiter:innen

Nicht zuletzt bitten Mitarbeiter:innen häufig um ihre Lohnzettel, weil sie auch abseits des Arbeitsplatzes eine wichtige Belegfunktion haben, z. B. als Einkommensnachweis für Visa- und Einwanderungsverfahren, zur Beantragung von staatlichen Leistungen oder auch als Beschäftigungsnachweis bei einem Jobwechsel.

Wenn du deinen Mitarbeiter:innen einfachen Zugang zu ihren Lohnzetteln bietest – in Papierform oder elektronisch –, kannst du die Effizienz deiner Personalverwaltung und die Zufriedenheit deines Teams steigern.

Sind Lohnzettel dasselbe wie Gehaltszahlungen?

Nein. Auch wenn „Pay Stub“ und „Payceck“ ähnlich klingen, sind es zwei völlig unterschiedliche Dinge.

Der Paycheck ist die Bezeichnung für die eigentliche Gehaltsüberweisung an die Mitarbeiter:innen. Das muss nicht unbedingt ein klassischer Scheck sein. Mittlerweile ist es auch in den USA üblich, dass Löhne und Gehälter per Banküberweisung oder auf einem anderen elektronischen Weg bezahlt werden. Ein Gehaltsscheck dient folglich ausschließlich dazu, das vereinbarte Gehalt auszuzahlen.

Der Pay Stub ist hingegen der Beleg für die Gehaltszahlung, der aufschlüsselt, wie der Nettobetrag zustande kommt.

Die meisten modernen Unternehmen geben keine Papierschecks mehr aus, sondern zahlen ihre Mitarbeiter:innen einfach elektronisch. Selbst bei Überweisungen erhalten die Mitarbeiter:innen aber einen elektronischen Pay Stub als Referenz.

Bist du gesetzlich verpflichtet, deinen Mitarbeiter:innen einen Pay Stub zur Verfügung zu stellen?

Das hängt in erster Linie davon ab, in welchem Bundesstaat dein Unternehmen angesiedelt ist.

Das US-amerikanische Arbeitsministerium (Department of Labor, DOL) schreibt Pay Stubs nicht vor. Nach dem Fair Labor Standards Act (FLSA) müssen Unternehmen aber die geleisteten Stunden und ausgezahlten Gehälter genau dokumentieren.

Auf bundesstaatlicher Ebene gibt es unterschiedliche Vorschriften:

Access States

In diesen Bundesstaaten müssen Arbeitgeber ihren Mitarbeiter:innen Zugang zu ihren Gehaltsinformationen geben, entweder elektronisch oder in Papierform:

• Alaska​
• Arizona​
• Idaho​
• Illinois​
• Indiana​
• Kansas​
• Kentucky​
• Maryland​
• Michigan​
• Missouri​
• Montana​
• Nebraska​
• Nevada​
• New Hampshire​
• New Jersey​
• New York​
• North Dakota​
• Oklahoma​
• Pennsylvania​
• Rhode Island​
• South Carolina​
• Utah​
• Virginia​
• West Virginia​
• Wisconsin​
• Wyoming

Beachte, dass du als Arbeitgeber den Pay Stub elektronisch bereitstellen darfst, deinen Mitarbeiter:innen aber die Möglichkeit geben musst, auf ihn zuzugreifen und ihn auszudrucken.

Access/Print States

In diesen Bundesstaaten muss der Arbeitgeber schriftliche oder gedruckte Lohnzettel zur Verfügung stellen. Elektronische Pay Stubs sind zulässig, solange Mitarbeiter:innen sie ausdrucken können:

• Kalifornien​
• Colorado​
• Connecticut​
• Iowa​
• Maine​
• Massachusetts​
• New Mexico​
• North Carolina​
• Texas​
• Vermont​
• Washington
  
  

Opt-out States

In diesen Bundesstaaten dürfen Arbeitgeber elektronische Pay Stubs zur Verfügung stellen. Mitarbeiter:innen haben jedoch das Recht, die Ausstellung in Papierform zu verlangen:​

• Delaware​
• Minnesota​
• Oregon​
  
  

Opt-in States

In diesen Bundesstaaten müssen Arbeitnehmer:innen dem elektronischen Pay Stub explizit zustimmen. Ohne Einwilligung müssen sie in Papierform ausgestellt werden:

• Hawaii
  
  

Bundesstaaten ohne Lohnzettelpflicht

In diesen Bundesstaaten sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, ihren Mitarbeiter:innen einen Pay Stub zur Verfügung zu stellen:

• Alabama​
• Arkansas​
• Florida
• Georgia​
• Louisiana​
• Mississippi​
• Ohio​
• South Dakota​
• Tennessee​

Auch ohne gesetzliche Verpflichtung ist es dennoch eine Best Practice, Pay Stubs auszustellen, da sie Transparenz fördern und die Dokumentation erleichtern.

Möchtest du mehr über die Vorschriften einzelnen US-Bundesstaaten für Beschäftigung und Personalwesen erfahren? Dann sieh dir unseren kostenlosen US State Explorer an.

Wie lange müssen Lohnzettel aufbewahrt werden?

Wie erwähnt, müssen Arbeitgeber genaue Aufzeichnungen über ihre Gehaltsabrechnung führen. Dazu zählen auch Lohnzettel. Auf nationaler Ebene gilt schreibt der FLSA vor, dass Gehaltsunterlagen mindestens drei Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Halte diesen Aufbewahrungszeitraum ein, um auf eventuelle Prüfungen, Klagen von Arbeitnehmer:innen und behördliche Inspektionen vorbereitet zu sein.

In einigen Bundesstaaten sind die Aufbewahrungszeiträume jedoch länger. In Kalifornien sind es beispielsweise vier Jahre und New York empfiehlt sogar sechs.

Arbeitnehmer:innen wird empfohlen, ihre Pay Stubs mindestens ein Jahr lang aufzubewahren bzw. bis sie ihren Steuerbescheid erhalten. Es ist aber sinnvoll, sie länger zu behalten, etwa für Kredit- oder Visumsanträge, für die ein Einkommensnachweis über einen bestimmten Zeitraum hinweg nötig sein kann.

Für Unternehmen jeder Größe ist die sorgfältige Führung akkurater Gehaltsunterlagen nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch eine praktische Schutzmaßnahme. Digitale Payroll-Systeme wie Remote vereinfachen die Aufbewahrung und den Zugriff auf solche Unterlagen und schützen sie vor Verlust und Beschädigung.

So erstellst du einen Lohnzettel

Korrekte Lohnzettel sind wichtig für Compliance und das Vertrauen deiner Mitarbeiter:innen. Die Art der Erstellung hängt unter anderem von der Unternehmensgröße und den verfügbaren Ressourcen ab.

Payroll-Software

Eine Payroll-Software ist die zuverlässigste Methode für kleine und mittelständische Unternehmen. Die meisten modernen Payroll-Plattformen generieren automatisch elektronische Lohnzettel für den jeweiligen Abrechnungszeitraum. Sie vermeiden menschliche Fehler, sind rechtskonform und bieten den Mitarbeiter:innen sicheren Zugang zu ihren Unterlagen.

Sie sind zweifellos die schnellste und einfachste Option, da alle Berechnungen und Abzüge automatisch die jeweiligen bundesstaatlichen Vorschriften einbeziehen. Das gilt besonders für größere Unternehmen, die Mitarbeiter:innen in mehreren Bundesstaaten beschäftigen. Mehr dazu erfährst du hier.

Pay-Stub-Generatoren

Für Kleinunternehmen und Einzelunternehmer:innen sind auch einfache Online-Tools eine Option. Allerdings musst du hier selbst die Personaldaten, das Gehalt und die Abzüge eingeben. Daraus erstellt das Tool dann einen formatierten Pay Stub.

Aber Vorsicht. Es gibt keine Garantie, dass diese Tools alle lokalen gesetzlichen Vorschriften einhalten. Außerdem besteht die Gefahr von Eingabefehlern. Für sehr kleine Teams können sie praktisch sein, aber sie sind nicht skalierbar und keine zuverlässige langfristige Lösung.

Manuelle Erstellung

In manchen Unternehmen werden Pay Stubs noch manuell mithilfe von Kalkulationstabellen oder Vorlagen erstellt. Diese Arbeitsweise ist fehleranfällig und bietet nicht den Schutz von automatisierten Systemen. Manuell erstellte Pays Stubs bieten auch wenig Rechtssicherheit, vor allem wenn du Mitarbeiter:innen in verschiedenen Bundesstaaten hast.

Du möchtest deine Pay Stubs trotzdem selbst erstellen? Nutze dafür unsere kostenlose Vorlage.

Wie Remote helfen kann

Lohnzettel sind zentrale Dokumente der Gehaltsabrechnung, von dem Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber profitieren. Auch wenn sie in den USA auf Bundesebene nicht vorgeschrieben sind, müssen Unternehmen dennoch die Regelungen der jeweiligen Bundesstaats einhalten.

Die manuelle Erstellung von Pay Stubs ist enorm zeit- und ressourcenaufwendig, besonders wenn du mehrere Mitarbeiter:innen hast. Daher empfehlen sich automatisierte Payroll-Lösungen wie Remote, die dir den gesamten Aufwand abnehmen.

Wenn du erfahren möchtest, was Remote leisten kann und wie wir dir die Payroll abnehmen können, sprich mit unseren freundlichen und kompetenten Expert:innen.