Gehaltsüberweisungen für deine Mitarbeiter:innen in den USA einrichten

Das Monatsende sollte kein Grund für schlechte Laune sein, weder für dich noch für dein Team. Wenn du immer noch Schecks ausstellst, Überweisungen einzeln anweist oder deine Mitarbeiter:innen fragen musst, ob sie ihr Geld erhalten haben, ist es höchste Zeit für etwas Modernisierung.

Direktüberweisungen auf ein Bankkonto sind der Goldstandard für reibungslose Zahlungen an deine Mitarbeiter:innen. Und sie sind super einfach einzurichten.

In diesem Beitrag zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du die Gehaltsüberweisung für deine US-Mitarbeiter:innen einrichtest. Und wir zeigen dir auch gleich, wie du diesen Prozess mit einer automatisierten Payroll-Plattform schneller, sicherer und absolut rechtssicher machen kannst. Neugierig geworden? Dann lies weiter.

Wie funktionieren Gehaltsüberweisungen in den USA?

In den USA erfolgen Überweisungen über das „Automated Clearing House (ACH) Netzwerk“. Das ist vergleichbar mit der europäischen SEPA-Region. ACH ist ein elektronisches System zur Übertragung von Geldern zwischen Finanzinstituten. Es ermöglicht es Arbeitgebern, ihren Mitarbeiter:innen direkt ihr Gehalt zu überweisen.

Nach Angaben der National Automated Clearing House Association (NACHA) erhalten bereits über 90 % aller US-Beschäftigten ihren Lohn direkt auf ihr Bankkonto – Tendenz steigend.

Siehe auch: Dürfen Arbeitgeber Überweisungen als Methode zur Gehaltszahlung vorschreiben?

Gehaltsüberweisungen in den USA einrichten: Schritt für Schritt

Wenn du bisher einen Anbieter genutzt oder die Payroll manuell verwaltet hast, dann befolge diese Schritte, um Gehaltsüberweisungen einzurichten:

1. Finde einen Payroll-Anbieter oder eine Bank im ACH-System.

Um Gehälter direkt auf Bankkonten zu überweisen, brauchst du Zugang zum ACH-Netzwerk. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:

• Über einen lokalen Payroll-Anbieter
• Über deine Geschäftsbank, sofern sie ACH-Gehaltszahlungen anbietet
• Über eine globale Payroll-Plattform wie Remote

Profi-Tipp: Wenn du planst, dein Unternehmen zu vergrößern und/oder Mitarbeiter:innen in anderen Ländern oder US-Bundesstaaten einzustellen, empfehlen wir eine Plattform wie Remote, die zusätzliche Dienstleistungen wie Steuer- und Zahlungsverwaltung anbietet.

2. Erfasse die Bankdaten deiner Mitarbeiter:innen.

Du bist dafür verantwortlich, sensible Personaldaten zu erfassen und zu schützen. Für die Einrichtung von Gehaltsüberweisungen brauchst du von allen Mitarbeiter:innen:

• den vollen Namen (der zum Bankkonto passen muss)
• den Namen ihrer Bank
• die Bankleitzahl („Routing Number“, 9-stelliger Code der American Bankers Association ABA)
• die Kontonummer
• den Kontotyp („Checking“ oder „Savings“, d. h. Giro- oder Sparkonto)
• das unterzeichnete Ermächtigungsformular für Direktüberweisungen

Um die Daten noch einmal zu prüfen, kannst du deine Mitarbeiter:innen um einen ungültigen Scheck oder ein Bankdokument bitten. Achte unbedingt darauf, die Formulare und Unterlagen sicher zu speichern, und halte dich an die Best Practices für den Datenschutz.

3. Gib die Personaldaten in dein Payroll-System ein.

Wenn du die Bankdaten aller deiner Mitarbeiter:innen hast, musst du sie in dein Payroll-Programm eingeben. Die meisten Lösungen verifizieren die Daten mit einer von zwei Methoden:

• Sofortverifizierung über einen externen Anbieter (wie Plaid oder Trustly)
• Probetransaktionen wenige Tage vor der geplanten Zahlung

Überprüfe die Daten sorgfältig, da bereits eine einzige falsche Ziffer zu Verzögerungen und Fehlüberweisungen führen kann..

4. Plane die Payroll und führe sie aus.

Übermittle die Payroll-Daten entsprechend deines gewählten Zeitplans (wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich). Damit ACH-Überweisungen rechtzeitig abgewickelt werden, muss die Payroll in den meisten Systemen zwei bis drei Bankgeschäftstage vor dem Auszahlungstermin genehmigt werden.

Du erhältst eine Bestätigung, dass die Zahlungen erfolgreich abgewickelt wurden. Vergiss nicht, dass du gesetzlich verpflichtet bist, die Payroll-Belege für eine bestimmte Dauer aufzubewahren.

5. Halte dich an lokale Gesetze und Vorschriften.

Obwohl Gehaltsüberweisungen in allen 50 US-Bundesstaaten erlaubt sind, verbieten es einige, Banküberweisung als einzige Zahlungsmethode vorzuschreiben. Beispiel:

• In Kalifornien müssen Mitarbeiter:innen Gehaltszahlungen per Banküberweisung zustimmen.
• In einigen Bundesstaaten muss der Arbeitgeber mindestens eine weitere Zahlungsmethode anbieten.

Prüfe immer sorgfältig die lokalen Gesetze und passe dein Payroll-Setup danach an.

Einfache Einrichtung mit Remote Payroll

Wenn du die Gehaltsabrechnung selbst übernimmst oder einen lokalen Steuerberater damit beauftragst, werden viele Schritte manuell ausgeführt. Das ist aufwendig und kostet Zeit.

Eine automatisierte Plattform wie Remote Payroll kann den Prozess hingegen einfach und schnell abwickeln.

Remote unterstützt ACH-Lastschriftmandate. Wir ziehen automatisch den jeweiligen Betrag von deinem Firmenkonto ein und überweisen die Gehälter auf die Bankkonten deiner Mitarbeiter:innen. Keine manuellen Uploads, kein Aufwand für Überweisungen.

Nur um dir einen Eindruck zu geben, wie schnell Gehaltszahlungen bei Remote eingerichtet sind:

1. Du loggst dich in deinem Remote-Konto ein und wählst für deine US-Entität die Option „Zahlungsmethode hinzufügen“ aus. Jetzt wählst du „ACH-Gehaltsüberweisung“ aus, die Standardmethode in den USA.
2. Du kannst dein Geschäftskonto in Sekundenschnelle über Trustly verifizieren. Du kannst diesen Schritt aber auch manuell ausführen, indem du deine Routing- und Kontonummer eingibst. Die manuelle Verifizierung kann allerdings bis zu zwei Werktage dauern.
3. Nach der Verifizierung musst du nur noch Remote dazu ermächtigen, die Gehaltszahlungen von deinem Konto einzuziehen. Ab jetzt werden alle Gehälter pünktlich und vollständig automatisiert überwiesen.

Das war's auch schon. Mit Überweisungen stellst du sicher, dass deine Mitarbeiter:innen ihr Gehalt pünktlich und zuverlässig direkt auf ihr Bankkonto erhalten.

Eine schrittweise Anleitung für die Einrichtung in Remote findest du in unseremSupport-Leitfaden.

Wie lange brauchen Gehaltsüberweisungen in den USA?

In der Regel dauert es ein bis zwei Werktage, bis die Gehaltszahlung auf dem Empfängerkonto erscheint. Damit keine Verzögerungen entstehen, weist Remote die Auszahlung immer schon kurz vor dem Stichtag an.

Kann ich dieses System auch zur Bezahlung von US-Freelancer:innen verwenden?

Ja, das ist möglich. Allerdings gilt zu beachten, dass solche Zahlungen anderen Steuerkriterien unterworfen sind als Gehälter (z. B. kein Steuerabzug, keine W-2-Meldungen). Mit Remote kannst du Mitarbeiter:innen und Freelancer:innen mühelos über ein und dasselbe Dashboard bezahlen.

Was passiert, wenn ein Teammitglied die Bank wechselt?

Bei einem Bankwechsel kann dein Teammitglied seine Bankverbindung ganz einfach selbst in Remote ändern. Du erhältst eine Benachrichtigung und Remote prüft die neuen Angaben, bevor die nächste Zahlung verarbeitet wird.

Was kann Remote sonst noch für dein Unternehmen leisten?

Die einfache Einrichtung von Gehaltsüberweisungen ist bei Weitem nicht der einzige Vorteil, den dir eine zentralisierte Payroll-Plattform wie Remote bieten kann.

Darüber hinaus bekommst du:

• Automatisierte Berechnungen, deutlich geringere Fehleranfälligkeit und garantiert richtige Beträge
• Volle Rechtssicherheit mit garantierter Einhaltung aller relevanten lokalen und nationalen Gesetze, selbst wenn sie sich ändern
• Eine skalierbare Infrastruktur, mit der dein Unternehmen ohne zusätzliche Komplexität über Bundesstaatsgrenzen hinweg wachsen kann
• Sicherheit auf Bankenniveau für deine Personal- und Finanzdaten

Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie du deine Payroll vereinfachen kannst, vereinbare jetzt einen Gesprächstermin mit unseren kompetenten Berater:innen.