Checkliste zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben

Worum handelt es sich bei einer Checkliste für HR-Rechtskonformität

Eine Checkliste zur Rechtskonformität unterstützt Personalverantwortliche dabei, sicherzustellen, dass ihre Organisation während des gesamten Personalzyklus geltende Gesetze, Vorschriften und interne Vorgaben einhält. Eine robuste HR-Compliance-Checkliste reduziert rechtliche Risiken und fördert einen fairen, sicheren und gerechten Arbeitsplatz.

Als HR-Profi wünschen Sie sich, dass Ihr Unternehmen umfassend aufgestellt ist und sämtliche relevanten Arbeitsgesetze erfüllt.

Beachten Sie, dass die nachfolgende Checkliste zur HR-Rechtskonformität für Unternehmen in den USA erstellt wurde; der Ablauf kann in anderen Ländern ähnlich sein, jedoch unterscheiden sich konkrete Gesetze und zuständige Behörden.

Checkliste zur HR-Rechtskonformität für expandierende Unternehmen

Anwerbung und Einstellung

• StellenbeschreibungenStellen Sie sicher, dass alle Stellenbeschreibungen auf dem neuesten Stand sind und die zentralen Aufgaben sowie die erforderlichen Qualifikationen jeder Position korrekt widerspiegeln. Verwenden Sie dabei eine diskriminierungsfreie Sprache.

• Pflichten des Arbeitgebers zur Gewährleistung von ChancengleichheitHalten Sie sich an die Leitlinien der Europäischen Nachbarschaftsorganisation, um Diskriminierungen wegen Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, nationaler Herkunft, Alter, Behinderung oder genetischer Informationen vorzubeugen.

• HintergrundüberprüfungenFalls Sie Hintergrundüberprüfungen durchführen, sorgen Sie dafür, dass diese dem Fair Credit Reporting Act (FCRA) entsprechen und holen Sie die erforderlichen Zustimmungen ein.

• Einhaltung des EinwanderungsrechtsPrüfen Sie die Arbeitsberechtigung von Mitarbeiter:innen an den jeweiligen Standorten. Arbeiten Sie in einem globalen Unternehmen mit Remote-Mitarbeiter:innen, führen Sie vor dem Onboarding einer neuen Einstellung eine Recht-auf-Arbeit-Prüfung durch.

Mitarbeiter:innen und Handbuch

• Mitarbeiter:innenhandbuchFühren und stellen Sie ein aktuelles Mitarbeiter:innenhandbuch zur Verfügung, das alle wesentlichen Richtlinien enthält – etwa zu Antidiskriminierung, Belästigung, Anwesenheit und disziplinarischen Verfahren.

• EmpfangsbestätigungSorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter:innen eine Empfangsbestätigung unterschreiben, mit der sie den Erhalt und das Verständnis des Mitarbeiter:innenhandbuchs bestätigen.

• Regelmäßige Aktualisierungen der RichtlinienÜberprüfen und aktualisieren Sie Richtlinien mindestens einmal jährlich beziehungsweise bei Bedarf, damit Änderungen in Gesetzgebung und Organisationspraxis berücksichtigt werden.

Gesetze zu Lohn und Arbeitszeit

• Fair Labor Standards Act (FLSA)Stellen Sie die Einhaltung der FLSA-Anforderungen in Bezug auf Mindestlohn, Überstundenregelungen, Aufzeichnungen und Kinderarbeit sicher.

• Bundesstaatliche Lohn- und ArbeitszeitgesetzeIn Staaten wie den USA beachten Sie die bundesstaatlichen Lohn- und Arbeitszeitgesetze, da diese mitunter höhere Mindestlöhne oder zusätzliche Regelungen über die föderalen Vorgaben hinaus vorsehen.

• LohnverrechnungRichten Sie präzise und fristgerechte Lohnverrechnungsprozesse ein, inklusive korrekter Abzüge und vollständiger Dokumentation.

Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz

• Einhaltung von Arbeitsschutz- und Gesundheitsvorschriften (OSHA): Sicherstellen, dass OSHA-Vorschriften eingehalten werden, um einen sicheren und gesunden Arbeitsplatz zu gewährleisten.

• NotfallverfahrenPflegen Sie klare Notfall- und Evakuierungsabläufe und sorgen Sie für deren verständliche Kommunikation.

• Arbeitnehmer:innenentschädigungVerwalten Sie die Arbeitnehmer:innenentschädigungsversicherung gewissenhaft und bearbeiten Sie Ansprüche zügig sowie fair.

Leistungen und Urlaubsregelungen

• Familien- und Medizinurlaubsgesetz (FMLA)Verwalten Sie FMLA-Urlaubsansprüche für anspruchsberechtigte Mitarbeiter:innen korrekt.

• Erschwingliche Pflege (ACA)Erfüllen Sie die Bestimmungen zur Gesundheitsversorgung nach dem ACA für anspruchsberechtigte Arbeitnehmer:innen.

• Gesetze zum Urlaub für Mitarbeiter:innenVerwalten Sie weitere Urlaubsarten – zum Beispiel Militärurlaub, Gerichtsdienste oder Trauerfallurlaub – gemäß den jeweiligen Landesvorschriften.

Datenschutz und Sicherheit

• Mitarbeiter:innenSichere Speicherung und Handhabung von Mitarbeiter:innen-Daten unter Wahrung der Privatsphäre und mit eingeschränktem Zugriff gemäß den einschlägigen Datenschutzgesetzen.

• VertraulichkeitsvereinbarungenSetzen Sie bei Bedarf Vertraulichkeitsvereinbarungen ein, um sensible Informationen zu schützen.

Antidiskriminierung und Belästigung

• SchulungsprogrammeFühren Sie regelmäßige Schulungen zur Antidiskriminierungs- und Belästigungsprävention für alle Mitarbeiter:innen durch.

• BeschwerdeverfahrenBewahren und kommunizieren Sie klare Abläufe zur Behandlung von Diskriminierungs- und Belästigungsvorwürfen.

• UntersuchungenLeiten Sie unverzüglich gründliche und unparteiische Untersuchungen zu Vorfällen unter Mitarbeiter:innen ein.

Beendigung und Offboarding

• Kündigungs- und BeendigungsverfahrenWenden Sie klare, kohärente und rechtlich einwandfreie Abläufe für freiwillige wie unfreiwillige Beendigungen an.

• AbschlusszahlungenSorgen Sie dafür, dass Abschlusslöhne im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen des jeweiligen Landes ausgezahlt werden.

• AusstiegsgesprächeFühren Sie Ausstiegsgespräche durch, um Rückmeldungen zu sammeln und abschließende beschäftigungsbezogene Fragen zu klären.

Aufzeichnungen und Berichterstattung

• Aufbewahrung von AufzeichnungenBewahren Sie gesetzlich vorgeschriebene Beschäftigungsunterlagen für die vorgeschriebene Frist auf.

• BerichtspflichtenStellen Sie die Erfüllung sämtlicher erforderlicher Beschäftigungsberichte sicher. Beispielsweise können US-Arbeitgeber EEO-1-Berichte und OSHA-Protokolle einreichen müssen.

Rechtskonformität mit Remote HRIS

Eine umfassende Compliance-Checkliste unterstützt Personalverantwortliche darin, die Organisation innerhalb gesetzlicher Rahmen zu halten und sowohl das Unternehmen als auch die Belegschaft zu schützen.

Remote HRISRemote HRIS hebt die globale HR-Compliance auf ein neues Niveau. Mit Echtzeit-Benachrichtigungen über lokale Gesetzesänderungen unterstützt Remote Ihren Personalbetrieb dabei, jederzeit internationalen Vorgaben gerecht zu werden. Speichern Sie Verträge und Mitarbeiter:innendaten sicher, verwalten Sie Urlaubs- und Zeiterfassung und reduzieren Sie Compliance-Risiken mithilfe länderspezifischer, rollenbasierter und beschäftigungsbezogener Workflows.Unabhängig davon, ob Sie Mitarbeiter:innen, Auftragnehmer:innen oder Employer of Records einstellen, unterstützt Sie Remote HRIS dabei, Ihr Unternehmen konform zu halten – alles in einer einheitlichen Plattform.

Bleiben Sie noch heute über die globale HR-Rechtskonformität mit Remote HRIS auf dem Laufenden.