Checkliste zur Rechtskonformität

Was ist eine Checkliste für HR Rechtskonformität

Eine Checkliste zur Rechtskonformität hilft Personalfachleuten sicherzustellen, dass ihre Organisation während ihres gesamten Personalbetriebs relevante Gesetze, Vorschriften und interne Richtlinien einhält. Eine starke Checkliste zur Rechtskonformität im Personalwesen trägt zur Minderung von Rechtsrisiken bei und fördert einen fairen, sicheren und gerechten Arbeitsplatz. 

Als HR-Profi möchten Sie, dass Ihr Unternehmen rund ist und alle relevanten Gesetze zur Beschäftigung erfüllt. Es ist obligatorisch, dass Ihr Unternehmen alle lokalen Gesetze einhält, in denen Ihr Unternehmen tätig ist. 

Beachten Sie, dass die untenstehende Checkliste zur Rechtskonformität von Personal für Unternehmen in den USA konzipiert ist. Der Prozess kann in anderen Ländern ähnlich sein, obwohl spezifische Gesetze und Regierungsbehörden unterschiedlich sind.

Checkliste zur HR Rechtskonformität für wachsende Unternehmen

• Stellenbeschreibungen
  Stellen Sie sicherstellen, dass alle Stellenbeschreibungen aktuell sind und die wesentlichen Pflichten und Qualifikationen jeder Position genau widerspiegeln. Achten Sie darauf, dass Ihre Stellenbeschreibungen keine diskriminierende Sprache enthalten.

• Rechtskonformität des Arbeitgebers für Chancengleichheit
  Befolgen Sie die Leitlinien der Europäischen Nachbarschaftsorganisation, um Diskriminierungen aufgrund von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, nationaler Herkunft, Alter, Behinderung oder genetischen Informationen zu verhindern.

• Hintergrundkontrollen
  Wenn Sie eine Hintergrundüberprüfung durchführen müssen, stellen Sie sicher, dass die Hintergrundüberprüfungen dem Fair Credit Reporting Act (FCRA) entsprechen, und holen Sie sich entsprechende Genehmigungen ein.

• Rechtskonformität des Einwanderungsrechts
  Überprüfen Sie die Berechtigung der Mitarbeiter:innen, an bestimmten Standorten zu arbeiten. Wenn Sie ein Personalprofi in einem globalen Unternehmen mit Remote-Mitarbeitern sind, führen Sie vor der Onboarding einer Neueinstellung eine Recht-auf-Arbeit-Prüfung durch.

• Mitarbeiter:in Handbuch
  Pflegen und teilen Sie ein aktuelles Mitarbeiter:in Handbuch, das alle wichtigen Richtlinien wie Antidiskriminierung, Belästigung, Anwesenheit und Disziplinarverfahren enthält.

• Eingangsbestätigung
  Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter(innen) eine Bestätigung unterschreiben, dass sie das Mitarbeiterhandbuch erhalten haben und verstehen.

• Regelmäßige Aktualisierungen der Richtlinien
  Überprüfen und aktualisieren Sie Richtlinien jährlich oder bei Bedarf, um Änderungen im Recht und in der Organisationspraxis Rechnung zu tragen.

• Fair Labor Standards Act (FLSA)
  Rechtskonformität der FLSA-Anforderungen in Bezug auf Mindestlohn, Überstunden, Buchführung und Kinderarbeit sicherstellen.

• Staatliche Lohngesetze
  Für Länder wie die USA sollten Sie sich an staatsspezifische Lohn- und Stundengesetze halten, die höhere Mindestlohnsätze und andere Bestimmungen jenseits der Bundesanforderungen enthalten können.

• Payroll
  Implementieren Sie genaue und zeitnahe Payroll Prozesse, einschließlich ordnungsgemäßer Einbehaltung und Dokumentation.

• Arbeitsschutz und Gesundheitsschutz (OSHA) Compliance: OSHA-Vorschriften erfüllen, konform sind mit dem Ziel, einen sicheren und gesunden Arbeitsplatz zu schaffen.

• Notfallverfahren
  Pflegen und teilen Sie klare, gut kommunizierte Notfall- und Evakuierungsverfahren.

• Arbeitnehmerentschädigung
  Verwalten und pflegen Sie die Arbeitnehmerentschädigungsversicherung und wickeln Sie Ansprüche zeitnah und fair ab.

• Familien- und Medizinurlaubsgesetz (FMLA) 
  FMLA-Urlaubsansprüche für berechtigte Mitarbeiter korrekt verwalten.

• Erschwingliche Pflege (ACA)
  die Bestimmungen des Rechnungshofs über den Krankenversicherungsschutz für berechtigte Arbeitnehmer erfüllen, konform sind mit diesen.

• Mitarbeiter:innen Urlaub Gesetze
  Verwalten Sie andere Arten von Urlaub (z.B. Militärurlaub, Geschworenenpflicht, Trauerfall) gemäß den Landesvorschriften.

• Mitarbeiter:innen
  Sichere speichern und Handhabung von Mitarbeiter:in unter Wahrung der Privatsphäre und des eingeschränkten Zugangs gemäß den einschlägigen Datenschutzgesetzen.

• Vertraulichkeitsvereinbarungen
  Verwenden Sie gegebenenfalls Vertraulichkeitsvereinbarungen, um sensible Informationen zu schützen.

• Schulungsprogramme
  Durchführung regelmäßiger Schulungen zu Antidiskriminierungs- und Belästigungsmaßnahmen für alle Mitarbeiter.

• Beschwerdeverfahren
  Klare Verfahren für die Behandlung von Diskriminierungs- und Belästigungsklagen beibehalten und gemeinsam nutzen.

• Untersuchungen
  Führen Sie umgehende, gründliche und unparteiische Untersuchungen von Mitarbeiter:in durch.

• Beendigungsverfahren
  Befolgen Sie klare, kohärente und rechtmäßige Verfahren für freiwillige und unfreiwillige Kündigungen.

• Endzahlung
  Sicherstellung der abschließenden Lohnschecks gemäß den Landesgesetzen.

• Ausstiegsgespräche
  Durchführung von Ausstiegsgesprächen, um Feedback einzuholen und Fragen der endgültigen Beschäftigung zu behandeln.

• Aufzeichnung Aufbewahrung
  Führen Sie gesetzliche Aufzeichnungen über Beschäftigung für den vorgeschriebenen Zeitraum.

• Berichtspflichten
  erfüllen, konform sein mit aller erforderlichen Beschäftigung Berichte. Beispielsweise können US-Arbeitgeber EEO-1-Berichte und OSHA-Protokolle einreichen müssen.