Checkliste: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Wozu braucht es eine HR-Compliance-Checkliste?

Eine Compliance-Checkliste unterstützt die Personalabteilung dabei, während aller HR-Abläufe geltende Gesetze, Vorschriften und interne Vorgaben einzuhalten. Eine sorgfältig erstellte HR-Checkliste vermindert rechtliche Risiken und trägt zu einem fairen, sicheren und gerechten Arbeitsplatz bei.

Als HR-Verantwortliche:r wollen Sie, dass Ihr Unternehmen vollständig konform arbeitet und alle relevanten Arbeitsgesetze einhält. Ihr Unternehmen muss die lokalen Vorschriften in den Ländern respektieren, in denen es tätig ist.

Beachten Sie, dass die folgende Checkliste auf Unternehmen in den USA ausgerichtet ist. In anderen Staaten kann der Ablauf vergleichbar sein, die konkreten Regelungen und zuständigen Behörden unterscheiden sich jedoch.

Checkliste für die HR-Compliance wachsender Unternehmen

Rekrutierung und Einstellung

• StellenprofilePrüfen Sie regelmässig, dass alle Stellenprofile aktuell sind und die zentralen Aufgaben sowie die erforderlichen Qualifikationen korrekt wiedergeben. Vermeiden Sie Formulierungen, die diskriminierend wirken.

• Rechtskonformität des Arbeitgebers bei ChancengleichheitHaltenSie sich an die Vorgabender zuständigen europäischen Stellen, um Diskriminierung wegen Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, nationaler Herkunft, Alter, Behinderung oder genetischer Information zu verhindern.

• HintergrundkontrollenFalls Sie Background-Checks durchführen, stellen Sie sicher, dass diese dem Fair Credit Reporting Act (FCRA) entsprechen, und holen Sie die erforderlichen Einwilligungen ein.

• Einhaltung der EinwanderungsbestimmungenÜberprüfen Sie die Arbeitserlaubnis der Mitarbeiter:innen für den jeweiligen Einsatzort. Als HR-Verantwortliche:r in einem internationalen Unternehmen mit Remote-Mitarbeiter:innen sollten Sie vor dem Onboarding neuer Stellen eine Rechts-auf-Arbeit-Prüfung durchführen.

Mitarbeiter:innen und Richtlinienhandbuch

• Handbuch für Mitarbeiter:innenPflegen und stellen Sie ein aktuelles Handbuch für Mitarbeiter:innen zur Verfügung, das zentrale Richtlinien wie Antidiskriminierung, Belästigung, Anwesenheit und Disziplinarverfahren enthält.

• EmpfangsbestätigungSorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter:innen eine Empfangsbestätigung unterzeichnen, mit der sie den Erhalt und das Verständnis des Handbuchs bestätigen.

• Regelmässige Aktualisierungen von RichtlinienPrüfen und aktualisieren Sie die Richtlinien mindestens einmal jährlich oder bei Bedarf, damit Änderungen im Recht und in der Organisationspraxis berücksichtigt werden.

Lohn- und Arbeitszeitgesetze

• Fair Labor Standards Act (FLSA)Sichern Sie die Einhaltung der FLSA-Vorgaben hinsichtlich Mindestlohn, Ueberstunden, Aufzeichnungen und Kinderarbeit.

• Staatliche LohnregelungenIn Staaten wie den USA ist es wichtig, die staatsspezifischen Vorschriften zu Lohn und Arbeitszeit zu beachten, da diese höhere Mindestlöhne oder weitergehende Regelungen über die Bundesanforderungen hinaus vorsehen können.

• PayrollImplementieren Sie genaue und fristgerechte Payroll-Prozesse mit korrekten Abzügen und vollständiger Dokumentation.

Gesundheit und Sicherheit

• Einhaltung der Arbeitsschutz- und Gesundheitsschutzvorschriften (OSHA): Setzen Sie die OSHA-Regelungen um, damit am Arbeitsplatz Sicherheit und Gesundheit gewährleistet sind.

• NotfallverfahrenBehalten und kommunizieren Sie klar definierte Notfall- und Evakuationsabläufe und sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter:innen diese kennen.

• ArbeitnehmerentschädigungFühren und verwalten Sie die Arbeitnehmerentschädigungsversicherung gewissenhaft und bearbeiten Sie Ansprüche zügig und gerecht.

Sozialleistungen und Ferien

• Familien- und Medizinurlaubsgesetz (FMLA)Verwalten Sie FMLA-Freistellungsansprüche ordnungsgemäss für anspruchsberechtigte Mitarbeiter:innen.

• Erschwingliche Pflege (ACA)Setzen Sie die Vorschriften zum Krankenversicherungsschutz für anspruchsberechtigte Arbeitnehmer um.Stellen Sie sicher, dass Sie diesen Anforderungen genügen.

• Gesetze zu Ferienanspruechen für Mitarbeiter:innenRegeln Sie andere Freistellungsarten (z. B. Militärdienst, Geschworenenpflicht, Todesfall) gemäss den landesspezifischen Vorschriften.

Datenschutz und Sicherheit

• Mitarbeiter:innendatenSpeichern und behandeln Sie Mitarbeiter:innendaten sicher, wahren Sie die Privatsphäre und beschränken Sie den Zugang entsprechend den geltenden Datenschutzgesetzen.

• VertraulichkeitsvereinbarungenNutzen Sie bei Bedarf Vertraulichkeitsvereinbarungen, um sensible Informationen zu schuetzen.

Antidiskriminierung und Belästigung

• SchulungenFühren Sie regelmässige Trainings zu Antidiskriminierung und Belästigung für alle Mitarbeiter:innen durch.

• BeschwerdeverfahrenHalten und kommunizieren Sie transparente Verfahren zur Bearbeitung von Diskriminierungs- und Belästigungsvorwürfen.

• UntersuchungenLeiten Sie sofort gründliche und neutrale Untersuchungen bei Vorfällen mit Mitarbeiter:innen ein.

Beendigung und Offboarding

• BeendigungsverfahrenBefolgen Sie klare, konsistente und rechtmässige Abläufe für freiwillige sowie unfreiwillige Beendigungen.

• AbschlusszahlungSorgen Sie dafür, dass Abschlusslohnzahlungen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben des Landes ausgezahlt werden.

• AusstiegsgesprächeFühren Sie Ausstiegsgespräche, um Feedback zu sammeln und offene Fragen zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu klären.Ausstiegsgespräche, um Feedback zu sammeln und offene Fragen zur Beendigung des Arbeitsverhaeltnisses zu klären.

Aufzeichnungen und Berichterstattung

• Aufbewahrung von UnterlagenBewahren Sie die gesetzlich vorgeschriebenen Beschäftigungsunterlagen für die vorgeschriebene Frist auf.

• BerichtspflichtenSichern Sie die fristgerechte Abgabe aller verlangten Beschäftigungsberichte. Beispielsweise sind US-Arbeitgeber EEO-1-Berichte und OSHA-Protokolle einreichen müssen.

Rechtskonformität mit Remote HRIS

Eine umfassende Compliance-Checkliste hilft HR-Verantwortlichen, sicherzustellen, dass ihre Organisation innerhalb gesetzlicher Vorgaben arbeitet und sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter:innen schützt.

Remote HRISbringt die globale Rechtskonformität der HR-Abteilung auf ein neues Niveau. Mit Echtzeit-Hinweisen zu lokalen Gesetzesänderungen unterstützt Remote Ihren HR-Betrieb dabei, internationale Vorgaben kontinuierlich einzuhalten. Speichern Sie Verträge und Mitarbeiter:innendaten sicher, verwalten Sie Ferien- und Zeiterfassung und reduzieren Sie Compliance-Risiken mit Workflows, die nach Land, Rolle und Art der Beschäftigung zugeschnitten sind.Unabhängig davon, ob Sie Mitarbeiter:innen, Auftragnehmer:innen oder Employer of Records beschäftigen, hilft Ihnen Remote HRIS dabei, Ihr Unternehmen konform zu halten – alles gebündelt auf einer einzigen Plattform.

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