Checkliste HR-Compliance

Was ist eine HR-Compliance-Checkliste?

Eine HR-Compliance-Checkliste unterstützt Personalverantwortliche, dafür zu sorgen, dass ihre Organisation die relevanten Gesetze und internen Richtlinien im gesamten Personalwesen einhält. Eine strenge HR-Compliance-Checkliste hilft, rechtliche Risiken zu mindern, und fördert ein faires, sicheres und gleichberechtigtes Arbeitsumfeld. 

Als Personalführungskraft möchtest du, dass dein Unternehmen gut aufgestellt ist und alle relevanten Gesetze zur Beschäftigung einhält. Es ist verpflichtend, dass dein Unternehmen alle Gesetze der Länder erfüllt, in denen es tätig ist. 

Um das zu gewährleisten, solltest du die HR-Compliance-Checkliste von Remote durchgehen.

HR-Compliance-Checkliste für wachsende Unternehmen

Einstellung und Recruiting

• Stellenbeschreibungen
  Stelle sicher, dass DIE Stellenbeschreibungen aktuell sind und die wesentlichen Aufgaben und geforderten Qualifikationen genau wiedergeben. Achte darauf, dass deine Stellenbeschreibungen keine diskriminierenden Formulierungen enthalten.

• Equal Opportunity Employer (EEO)
  Befolge die EEO-Richtlinien , um Diskriminierung aufgrund von Ethnie, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, Herkunft, Alter, Behinderung oder Genetik zu vermeiden.

• Hintergrundüberprüfungen
  Wenn du eine Zuverlässigkeitsüberprüfung durchführen musst, stelle sicher, dass diese mit dem Fair Credit Reporting Act (FCRA) übereinstimmt, und hole die entsprechenden Genehmigungen ein.

• Einwanderungsgesetze
  Überprüfe, ob deine Mitarbeiter:innen an bestimmten Standorten arbeiten dürfen. Wenn du Personalverantwortung in einem globalen Unternehmen mit Remote-Mitarbeiter:innen trägst, solltest du vor dem Onboarding eines neuen Teammitglieds dessen Arbeitsberechtigung prüfen.

Mitarbeiterrichtlinien und --handbuch

• Mitarbeiter:in-Handbuch
  Führe ein aktuelles Mitarbeiter:in-Handbuch, das alle wichtigen Richtlinien wie Antidiskriminierung, Belästigung, Anwesenheit und Disziplinarmaßnahmen enthält.

• Empfangsbestätigung
  Stelle sicher, dass alle Mitarbeiter:in eine Empfangsbestätigung unterschreiben, dass sie das Mitarbeiterhandbuch erhalten und verstanden haben.

• Regelmäßige Aktualisierung der Richtlinien
  Überprüfe und aktualisiere die Unternehmensrichtlinien jährlich oder bei Bedarf, um Änderungen in der Gesetzgebung und in der Organisationspraxis zu berücksichtigen.

Gesetze zu Gehältern und Stundenlöhnen

• Fair Labor Standards Act (FLSA)
  Stelle sicher, dass die FLSA-Anforderungen in Bezug auf Mindestlohn, Überstundenvergütung, Aufbewahrung und Kinderarbeit eingehalten werden.

• Staatliche Lohngesetze
  Halte dich in Ländern wie den USA an die bundesstaatlichen Lohn- und Arbeitszeitgesetze, die höhere Mindestlöhne und andere Bestimmungen als die Bundesgesetze vorsehen können.

• Gehaltsabrechnung
  Bezahle Löhne und Gehälter pünktlich und korrekt und halte dich an Vorschriften bezüglich der Dokumentation und Einbehaltung von Steuern und Abgaben.

Gesundheit und Arbeitssicherheit

• Occupational Safety and Health Administration (OSHA):
  Halte die OSHA-Verordnungen genau ein, um die Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz nicht zu gefährden.

• Notfallverfahren
  Erarbeite und kommuniziere klare Notfall- und Evakuierungsverfahren.

• Worker's Compensation
  Zahle pünktlich ein und bearbeite Ansprüche umgehend und fair.

Benefits und Urlaub

• Family and Medical Leave Act (FMLA) 
  Verwalte die FMLA-Urlaubsansprüche für berechtigte Mitarbeiter:innen korrekt.

• Affordable Care Act (ACA)
  Erfülle die ACA-Vorschriften in Bezug auf den Krankenversicherungsschutz von berechtigten Mitarbeiter:innen.

• Freistellungsansprüche
  Verwalte sonstige Freistellungsansprüche (z. B. Militädienst, Geschworenendienst, Trauerfall) gemäß den Gesetzen des Landes.

Datenschutz und Datensicherheit

• Mitarbeiterunterlagen
  Speichere und verwalte Mitarbeiterunterlagen sicher, damit die Privatsphäre gewahrt bleibt und der Zugriff auf die Daten gemäß den einschlägigen Datenschutzgesetzen gesichert ist.

• Vertraulichkeitsvereinbarungen
  Nutze Vertraulichkeitsvereinbarungen, um sensible Informationen zu schützen.

Schutz vor Diskriminierung und Belästigungg

• Schulungsprogramme
  Führe für alle Mitarbeiter:innen regelmäßige Schulungen zur Antidiskriminierungs- und Belästigungsrichtlinie durch.

• Umgang mit Beschwerden
  Erarbeite und kommuniziere klare Verfahren für den Umgang mit Beschwerden über Diskriminierung und Belästigung.

• Untersuchungen
  Führe prompte, gründliche und unparteiische Untersuchungen von Mitarbeiteransprüchen durch.

Kündigung und Offboarding

• Kündigungsverfahren
  Befolge klare, einheitliche und rechtmäßige Verfahren für arbeitnehmer- und arbeitgeberseitige Kündigungen.

• Endvergütung
  Stelle sicher, dass die abschließenden Gehaltsabrechnungen im Einklang mit den Landesgesetzen verarbeitet werden.

• Austrittsgespräch
  Hole Feedback ein undkläre letzte Fragen zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.

Aufbewahrung und Meldung

• Aufbewahrung von Unterlagen
  Bewahre die Unterlagen zur Beschäftigung für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum auf.

• Meldepflichten
  Erfülle alle Meldepflichten in Bezug auf die Beschäftigung. US-Arbeitgeber können zum Beispiel verpflichtet sein, EEO-1-Berichte und OSHA-Protokolle einzureichen.