Checklist de conformité des RH

Qu'est-ce qu'une checklist de conformité des RH ?

Une checklist de conformité des RH aide les professionnels des ressources humaines à s'assurer que leur organisation respecte les lois, les réglementations et les politiques internes pertinentes tout au long de ses opérations de ressources humaines. Une checklist de conformité des RH solide permet d'atténuer les risques juridiques et de promouvoir un lieu de travail équitable et sûr. 

En tant que professionnel des ressources humaines, vous souhaitez que votre organisation soit harmonieuse et respecte toutes les lois en vigueur en matière d'emploi. Votre organisation doit impérativement se conformer à toutes les lois locales du pays dans lequel elle opère. 

Pour une conformité internationale, consultez la checklist de conformité des RH de Remote ci-dessous.

Checklist de conformité des RH pour les entreprises en croissance

Embauche et recrutement

• Descriptions des postes
  Assurez-vous que toutes les descriptions de postes sont à jour et qu'elles reflètent avec précision les fonctions et les qualifications essentielles de chaque poste. Assurez-vous que vos descriptions de postes ne contiennent pas de langage discriminatoire dans vos descriptions d'emploi.

• Lois sur l'égalité des chances en matière d'emploi (Equal Opportunity Employer, EEO)
  Suivez les directives EEO pour prévenir toute discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l'origine nationale, l'âge, le handicap ou le patrimoine génétique

• Vérification des antécédents
  Lorsque vous devez procéder à une vérification des antécédents, assurez-vous qu'elle est conforme à la loi sur les rapports de crédit équitables (Fair Credit Reporting Act, FCRA) et obtenez les autorisations nécessaires.

• Conformité à la législation sur l'immigration
  Vérifiez l'éligibilité des employés à travailler dans certains lieux. Si vous êtes un professionnel des RH dans une entreprise internationale employant des télétravailleurs, procédez à des vérifications du droit au travail avant d'intégrer un nouvel embauché.

Politiques et manuel des employés

• Manuel des employés
  Documentez et partagez un manuel des employés à jour qui comprend toutes les politiques essentielles, comme celles qui concernent la lutte contre la discrimination, la lutte contre le harcèlement, les heures de présence et les procédures disciplinaires.

• Accusé de réception
  Assurez-vous que tous les employés signent un accusé de réception attestant qu'ils ont reçu et compris le manuel des employés.

• Mises à jour régulières des politiques
  Révisez et mettez à jour les politiques chaque année ou lorsque c'est nécessaire pour refléter les changements dans la loi et les pratiques organisationnelles.

Lois sur les salaires et les heures de travail

• Loi sur les normes équitables du travail (Fair Labor Standards Act, FLSA)
  Veillez au respect des exigences du FLSA en matière de salaire minimum, de paiement des heures supplémentaires, de tenue de registres et de travail des enfants.

• Lois sur les salaires des différents États
  Pour les pays comme les États-Unis, respectez les lois sur les salaires et les heures de travail spécifiques aux différents États, qui peuvent inclure des taux de salaire minimum plus élevés et d'autres dispositions allant au-delà des exigences fédérales.

• Gestion de la paie
  Mettez en œuvre des processus de paie précis et opportuns, notamment en ce qui concerne le prélèvement à la source et la documentation.

Santé et sécurité

• Conformité à l'Occupational Safety and Health Administration (OSHA)
  Conformez-vous aux réglementations de l'OSHA afin de fournir un lieu de travail sûr et sain.

• Procédures d'urgence
  Documentez et partagez des procédures d'urgence et d'évacuation claires et bien communiquées.

• Rémunération des travailleurs
  Gérez et maintenez l'assurance des accidents du travail de vos collaborateurs, et traitez les demandes d'indemnisation rapidement et équitablement.

Avantages sociaux et congés

• Loi sur le congé familial et médical (Family and Medical Leave Act, FMLA) 
  Administrez correctement les droits au congé au titre du FMLA pour les employés éligibles.

• Loi sur les soins abordables (Affordable Care Act, ACA)
  Conformez-vous aux dispositions de l'ACA concernant la couverture d'assurance maladie des employés éligibles.

• Législation sur les congés des employés
  Gérez les autres types de congés (par exemple, congé pour service militaire, fonction de juré, deuil) conformément aux réglementations nationales.

Confidentialité et sécurité des données

• Dossiers des employés
  Stockez et traitez de manière sécurisée les dossiers des employés, en garantissant la confidentialité et en limitant l'accès conformément aux lois sur la protection des données.

• Contrats de confidentialité
  Utilisez des contrats de confidentialité pour protéger les informations sensibles si nécessaire.

Lutte contre la discrimination et le harcèlement

• Programmes de formation
  Mettez en place des formations régulières sur les politiques de lutte contre la discrimination et le harcèlement pour tous les employés.

• Procédures de plainte
  Documentez et partagez des procédures claires pour le traitement des plaintes pour discrimination et harcèlement.

• Enquêtes
  Menez des enquêtes rapides, approfondies et impartiales sur les réclamations des employés.

Licenciement et gestion des départs

• Procédures de cessation d'emploi
  Suivez des procédures claires, cohérentes et légales pour les cessations d'emploi volontaires et involontaires.

• Salaires finaux
  Assurez-vous que les salaires sont traités conformément à la législation nationale.

• Entretiens de départ
  Menez des entretiens pour recueillir des commentaires et traiter les questions liées à la fin du poste.

Tenue de registres et rapports

• Conservation des dossiers
  Conservez les dossiers d'emploi pendant la période requise par la loi.

• Exigences en matière de rapports
  Fournissez tous les rapports en matière d'emploi requis. Par exemple, les employeurs américains peuvent être tenus de tenir des rapports EEO-1 et des registres OSHA.