人事コンプライアンス・チェックリスト

人事コンプライアンス・チェックリストとは

人事コンプライアンス・チェックリストは、人事担当者が人事業務を通じて、自社が関連法規と社内ポリシーを遵守しているかどうかを確認するのに役立ちます。しっかりした人事コンプライアンス・チェックリストがあれば、法的リスクを軽減し、公正、安全で公平な職場を促進することができます。 

人事担当者は、優れた人材で構成され、関連するすべての雇用法を遵守する組織を望みます。貴社が事業を展開する地域の法律を遵守することは必須です。 

グローバル人事コンプライアンスについては、以下のRemoteの人事コンプライアンス・チェックリストをご覧ください。

成長企業のための人事コンプライアンス・チェックリスト

雇い入れと採用

• 職務記述書
  すべての職務記述書が最新であり、各役職の必須職務と資格を正確に反映していることを確認します。職務記述書に差別的な表現がないことを確認してください。

• 雇用機会均等（EEO）の遵守
  人種、肌の色、宗教、性別、国籍、年齢、障害、遺伝情報に基づく差別を防止するため、EEOガイドラインに従ってください。

• 身元調査
  身元調査が必要な場合は、身元調査が公正信用報告法（FAIR）を遵守していることを確認し、適切な承認を得てください。

• 移民法の遵守
  特定の場所で働く従業員の資格を確認してください。あなたがリモート従業員を抱えるグローバル企業の人事担当者である場合は、新入社員をオンボーディングする前に就労権チェックを行ってください。

従業員ポリシーとハンドブック

• 従業員ハンドブック
  差別撤廃、ハラスメント禁止、勤怠管理、懲戒手続きなど、重要なポリシーがすべて記載された最新の従業員ハンドブックを維持・共有します。

• 受領確認
  従業員全員に従業員ハンドブックを配布し、内容を理解した旨の確認書に署名させます。

• ポリシーの定期的な更新
  法改正および組織慣行の変更を反映するため、毎年または必要に応じてポリシーを見直し、更新します。

賃金および時間給に関する法律

• 公正労働基準法（FLSA
  最低賃金、時間外勤務手当、記録管理、児童労働に関するFLSAの要求事項の遵守を徹底させます。

• 州賃金法
  米国などの国では、州独自の賃金・労働時間法を遵守してください。これらの州法には、連邦の要件を上回る最低賃金その他の規定が含まれる場合があります。

• 給与
  適切な源泉徴収や書類作成を含め、正確かつ時宜を得た給与処理プロセスを実施してください。

安全・衛生

• 労働安全衛生局（OSHA) の規則遵守：
  安全で衛生的な職場を提供するため、OSHA規則を遵守してください。

• 緊急時手順
  明確な緊急時手順および避難手順を周知徹底させ、維持・共有してください。

• 労働者の報酬
  労災保険を管理・維持し、請求を迅速かつ公正に処理します。

福利厚生と休暇

• 家族・医療休暇法（FMLA） 
  対象となる従業員のFMLAに基づく休暇取得権を適正に管理します。

• 患者保護ならびに医療費負担適正化法（ACA）
  対象となる従業員の医療保険に関するACAの規定を遵守します。

• 従業員の休暇に関する法律
  その他の休暇（兵役休暇、陪審員義務、忌引など）を国の規則に従って管理します。

データのプライバシーとセキュリティ

• 従業員の記録
  従業員の記録を安全に保管・処理し、関連するデータ保護法に従ってプライバシーとアクセス制限を確保します。

• 秘密保持契約
  必要に応じて、機密情報を保護するために契約書を使用してください。

差別とハラスメントの禁止

• 研修プログラム
  全従業員を対象に、差別・ハラスメント禁止ポリシーに関する定期研修を実施します。

• 申し立て処理手順
  差別およびハラスメントの申し立てを処理するための明確な手順を維持し、共有します。

• 調査
  従業員からの申し立てを速やかに、徹底的に、公平に調査します。

解雇とオフボーディング

• 解雇手続き
  自己都合による退職および会社都合による退職については、明確で一貫性のある合法的手続きを踏んでください。

• 最終給与
  最終給与が国の法律に従って処理されていることを確認します。

• 退職前面接
  フィードバックを収集し、雇用の最終的な問題に対処するために実施します。

記録と報告

• 記録の保存
  雇用記録を法律で定められた期間にわたって保存します。

• 報告要件
  雇用に関して義務付けられているすべての報告を遵守します。例えば、米国の雇用主はEEO-1報告書およびOSHA記録の提出を求められることがあります。