글로벌 급여 관리: 전문가 가이드

급여 관리에는 여러 가지 어려움이 따릅니다.

정확한 금액의 급여가 제때 지급될 수 있도록 해야 하고 관련 데이터가 안전하게 보호되도록 해야 합니다. 또한 세법, 복리후생 요건, 행정 절차의 다양한 변화에 부응해야 합니다. 해외 인력이 있다면 각국에서 규정과 최적 관행을 조절하며 업무를 처리해야 하죠.

바로 이러한 이유로 급여 관리를 완전히 이해하는 것이 매우 중요합니다.

이 글에서는 급여 관리와 관련한 주요 어려움을 살펴보고, 어떻게 하면 해외에서도 규정을 준수하며 원활하고 효율적으로 이 모든 프로세스를 이행할 수 있는 지 알아봅니다.

그럼 본격적으로 시작하겠습니다.

급여 관리란 무엇인가요?

급여 관리는 고용주와 직원 간의 금전적 거래와 관련된 모든 업무를 포함합니다. 물론, 주된 업무는 직원에게 급여를 정확하게 제때에 지급하는 것이죠. 하지만 급여 관리에는 세금 원천징수 및 정확한 기록 유지와 같은 업무도 포함됩니다.

여러 국가에서 직원을 고용한다면 직원에게 급여를 지급하는 일은 이 프로세스의 극히 일부분에 불과합니다. 직원의 세금을 관리하고 각 국가의 특정 노동법도 준수해야 하기 때문이죠. 이 모든 것이 글로벌 급여 관리의 일환입니다.

글로벌 급여를 관리하는 일은 대개 한 국가에 있는 직원들에 대한 급여를 처리하는 것보다 더 복잡합니다. 각 직원이 있는 지역의 규정을 이해하고 준수해야 하기 때문입니다. 해외에서 직원을 채용하고 있거나 그럴 계획이라면 이러한 복잡한 절차를 전 세계적인 차원에서 효율적으로 관리할 수 있도록 준비해야 합니다.

구체적으로 설명하자면, 다음과 같은 업무를 처리해야 합니다.

• 급여 계산

• 급여 정시 지급 보장

• 급여 지급 상태 추적 및 보고

• 급여 명세서 배포

• 올바른 세금 원천징수 및 납부

• 현지 노동법 준수

이러한 업무와 책임을 제대로 수행하지 않으면 기업은 규정 미준수로 인해 과중한 벌금과 처벌을 받을 수 있으며, 직원의 급여 지급 주기에 지장을 초래할 수 있습니다. 이는 높은 직원 이직률과 평판 손상으로 이어질 수 있으며 기업에 재정적인 타격을 줄 수도 있습니다.

우수한 급여 관리가 중요한 이유는 무엇인가요?

직원들은 급여를 받기 위해 일합니다. 만약 급여를 정확하게 또는 제때 지급하지 않으면 HR 관련 불만이 제기되고 우수한 직원을 잃을 위험이 있으며, 고용 계약을 위반할 경우 법적 문제를 겪을 리스크도 있습니다.

그럼 이제 효과적이고 효율적인 급여 관리가 왜 그렇게 중요한지 알아보겠습니다.

규정 준수 및 리스크 관리

기업이 규정을 준수하려면 직원들이 어느 국가에 있든 급여를 받는 방식과 시기에 대한 법률과 규정을 따라야 합니다. 직원의 계좌에 급여를 정확히 입금하지 않으면 기업에 비용이 많이 드는 실수가 발생할 수 있습니다. 이로 인해 처벌을 받게 되거나 소송에 휘말려 HR 부서와 재무 부서가 불필요하게 시간을 할애해야 하는 경우가 생길 수 있습니다.

일반적으로 기업은 급여와 관련해 범한 실수를 시정할 책임이 있습니다. 이러한 실수를 시정하지 않으면 정부로부터 벌금이 부과될 수 있죠.

직원 만족 및 유지

급여 액수가 정확하지 않거나 제때 지급되지 않으면 직원들은 대체로 불만족을 느낍니다. 또한, 불만족한 직원들은 업무에 대한 참여도가 낮고 직장에서 좋은 성과를 내기 위한 동기도 떨어집니다.

급여 문제가 계속 있으면 우수한 직원을 잃을 수도 있습니다. 최고의 인재를 잃고 직원 몰입도가 저하되면 기업이 큰 타격을 받을 뿐만 아니라, 신규 직원 한 명을 채용하는 데 평균적으로 약 $4,700에 달하는 비용이 들기 때문에 재정적으로도 큰 손실을 입을 수 있습니다.

게다가 급여를 제대로 처리하지 않으면 회사의 평판이 나빠질 수 있으며, 이는 향후 우수한 인재를 채용하는 것을 어렵게 만들 수 있습니다.

비용 관리 및 효율성

급여 관리 프로세스가 비효율적이면 HR 팀과 재무 팀은 여러 시스템에서 많은 시간을 낭비하고 에너지를 쏟아야 하며, 이로 인해 실수가 발생할 수 있습니다. 만약 복잡한 급여 소프트웨어를 사용 중이라면 제때 모든 업무를 이행하기 위해 HR 팀 및 재무 팀에 더 많은 직원을 고용해야 할 수도 있습니다. 또한 비효율적인 시스템에서는 데이터를 추출하는 것이 어려울 수 있습니다.

글로벌 급여 관리의 경우, 각 국가의 법률과 규정, 통화, 언어를 고려해야 하므로 더욱 어려울 수 있습니다.

글로벌 급여 운영에서 가장 어려운 점은 무엇일까요?

급여를 효과적으로 관리하려면 먼저 해결해야 할 주요 문제가 무엇인지 이해해야 합니다. 아래에서 급여 관리의 주요 장애물을 확인하실 수 있습니다.

국제 세법 및 노동법

전 세계에서 직원을 고용하는 경우, 글로벌 급여와 관련해 가장 큰 어려움 하나는 직원을 채용하는 각 국가의 다양한 세법과 노동법을 이해하는 것입니다. 그러지 않으면 기업이 벌금, 처벌, 평판 손상, 그리고 잠재적인 법적 소송과 관련해 상당한 법적 책임을 지게 됩니다.

이 규정들이 얼마나 복잡한지에 따라 현지 세금 전문가나 컨설턴트를 찾아 고용해야 할 수도 있으며, 이 과정은 비용과 시간이 많이 소요될 수 있습니다.

또한, 각 국가마다 고용에 대한 규정 준수 요구사항이 다르기 때문에 현지 법률 자문을 구해야 할 수도 있습니다.

부담스럽게 느껴지는 이 모든 업무를 Remote를 이용하면 간단하게 처리할 수 있습니다. Remote의 글로벌 급여 서비스는 급여 계산 및 지급 프로세스를 자동화하여 전 세계 직원들에게 합법적이고 정확하게 급여를 지급할 수 있게 해줍니다.

세법과 노동법의 변화

다양한 국가의 세법과 노동법을 이해하는 것 자체도 어렵지만, 이러한 법률이 계속해서 변하고 있다는 점을 고려하면 그 어려움은 더욱 커집니다.

이러한 변화에 대한 최신 정보를 파악해야 할 뿐만 아니라 급여 시스템 내에서 이를 업데이트하고, 동시에 데이터의 정확성과 무결성을 유지해야 하죠. 이 작업에는 많은 시간이 소요될 수 있으며 여러 팀의 협력이 필요합니다.

내부 HR, 재무, 법률 비용

급여를 효과적으로 관리하려면 직원 채용 및 교육, 다양한 지급 시스템 설정(국가별로 설정할 수 있어야 함), 효율적이고 정확한 데이터 관리와 관련한 내부 비즈니스 비용도 고려해야 합니다.

예를 들어, 월간 급여 처리 프로세스만 보더라도 다음과 같은 비용이 수반됩니다.

• 사내 급여 전문가 인건비

• 환전 및 송금 수수료(해당되는 경우)

• 비즈니스 뱅킹 수수료

• 여러 국가에서 발생하는 법적 비용(해당되는 경우)

• 데이터 보안 및 보호 비용

중소기업의 경우, 이러한 비용은 크게 증가할 수 있죠.

제한적인 레거시 시스템

급여 관리에는 레거시 급여 시스템을 관리하는 일이 포함되는 경우가 종종 있습니다. 이러한 레거시 시스템이 제대로 통합되지 않거나 데이터 입력이 부정확하면 혼란과 비효율성 문제를 초래할 수 있습니다.

예를 들어, 레거시 시스템은 규정이 변경됨에 따라 빠르게 구식이 될 수 있으며, 이는 빈번한 업그레이드나 교체가 필요하게 만듭니다. 이러한 시스템은 대부분 은행 거래 명세서를 여러 다른 통화로 조정하는 등의 수작업을 요구하기도 하며, 이로 인해 비용이 많이 드는 실수를 저지를 수 있습니다.

레거시 급여 시스템은 데이터 개인정보 보호 및 보안 문제를 일으킬 수 있어 재정적 및 평판 손상이라는 결과를 초래할 수 있습니다.

다른 HR 시스템과의 불일치

레거시 시스템뿐만 아니라, 다른 HR 도구와 데이터 전송을 어떻게 관리할지도 생각해야 합니다. 플랫폼 간의 불일치나 누락된 데이터는 불명확한 상황을 초래할 수 있으며, 이는 잠재적인 규정 준수 문제를 일으키고 운영에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다.

그뿐만 아니라 이는 보고 및 분석 과정에 영향을 미쳐 회사의 의사 결정 과정에서 취약점으로 작용할 수 있습니다.

급여 지급 오류

급여 시스템이 여러 개 있는 경우에는 급여 지급 오류를 일으킬 수도 있습니다. 특히 해외 급여 지급의 복잡성을 고려할 때 이러한 오류는 더욱 발생하기 쉽습니다. 이러한 오류는 수동 입력 실수, 잘못된 급여 세금, 예기치 않은 환율 변동 등으로 인해 발생하는 경우가 많습니다.

이는 기업에 여러 가지 문제를 일으킬 수 있죠. 잠재적인 법적 문제 및 규정 준수 문제뿐만 아니라, 급여 지급이 지연되거나 부정확하면 직원들의 불만이 커질 수 있으며, 급여 지급 오류가 여러 번 발생하는 경우 일부 직원들은 회사를 떠날 수도 있습니다.

또한, 급여 지급 오류는 다음과 같은 문제를 일으킬 수도 있습니다.

• 일부 국가에서 처벌, 벌금, 이자 부과를 초래할 수 있음

• 잠재적 채용 인력, 고객 및 기타 이해관계자들에게 회사의 평판을 손상시킬 수 있음

• 실수를 시정하는 데 드는 인건비와 같이 추가 비용이 들 수 있음

• 회사의 확장 능력을 상당히 저하시킬 수 있음

데이터 보안

데이터 보안은 기업이 해결해야 할 매우 큰 과제입니다. 직원들의 민감한 데이터(예: 주민등록번호)를 보호하기 위해서는 암호화, 액세스 제어, 멀웨어 방지 등 엄격한 보안 프로토콜과 절차를 마련해야 하죠.

글로벌 급여 관리 시스템을 사용할 때는 유럽연합 국가들의 개인정보보호규정(GDPR) 및 미국 내 다양한 주별 규정과 같은 여러 데이터 개인정보 보호 법규 요건을 완전히 준수해야 합니다.

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글로벌 급여 관리에 관한 3가지 모범 사례

이러한 해결 과제를 고려했을 때, 급여를 효율적이고 효과적으로 관리하기 위해 채택할 수 있는 여러 모범 관행이 있습니다. 아래에 정리한 주요 단계를 살펴보시기 바랍니다.

1. 견고한 보안 시스템 구축하기

앞서 살펴본 것처럼, 사이버 보안은 주민등록번호와 같은 민감한 데이터를 처리하는 모든 기업에게 최우선 과제가 되어야 합니다. 이를 효과적으로 수행하려면 다음을 따르세요.

• 기밀 데이터를 온라인에서 처리할 때 강력한 비밀번호, 암호화, 2단계 인증 방식 사용

• 확립된 보안 표준 채택

• 개인 정보를 다루는 팀이 사이버 보안 프로토콜에 대한 정기적인 교육을 받도록 함

• 회사 IT 장비의 액세스 제어 및 수용 가능 사용에 관한 포괄적인 정책 수립

이러한 조치를 취하면 기업을 잠재적인 위협으로부터 보호할 수 있으며, 직원들에게는 개인정보가 보호된다는 안심을 줄 수 있습니다.

2. 최대한 모든 분야에서 자동화 구현하기

글로벌 급여 프로세스를 자동화하면 운영을 간소화하고, 오류를 최소화하며, 행정 업무에 소요되는 시간을 절약할 수 있습니다. 하지만 자동화를 시작하기 전에 다음을 수행해야 합니다.

• 기존 HR 프로세스가 제대로 갖춰져 있는지 확인하세요. 자동화는 절차가 잘 정의되고 표준화된 경우에 가장 효과적으로 작동합니다.

• 공급업체별로 제공된 비용 효율성, 확장성, 보안 조치를 분석하여 어떤 급여 소프트웨어가 가장 적합한지 평가하세요. 가능하다면, 전사적으로 도입하기 전에 소규모 직원 그룹을 대상으로 솔루션을 테스트하세요.

• 급여 프로세스에 사용되는 새로운 시스템과 도구에 대해 직원들이 익숙해지도록 하여 필요한 사항이 무엇인지 파악할 수 있도록 하세요.

3. 국가 간 급여 차이 파악하기

다양한 국가에서 직원을 고용할 때는 차이를 반영하여 국가 간 급여를 조정해야 합니다. 생활비, 노동 시장 상황, 세금 규정과 같은 요소들이 글로벌 급여에 어떤 영향을 미치는지 이해하는 것이 중요하죠.

예를 들어, 해외 직원에게 보상 패키지를 부여할 때는 환율 변동을 고려해야 할 수 있습니다. 이는 해당 통화에 따라 현지 직원의 급여에 비해 현저한 차이를 만들 수 있습니다.

각 국가마다 고유한 소득세율이 있으며, 이는 공제 후 직원의 실급여액에 영향을 미칠 수 있습니다. 법률에 따라 높은 세율이 설정된 지역에서는 소득세 공제를 상쇄할 수 있는 보상 패키지를 고려해 보세요.

이 모든 차이를 미리 파악해 두면 세금 및 법적 의무를 준수하면서 모든 국가에서 공정하고 경쟁력 있는 급여를 보장할 수 있습니다.

글로벌 급여 관리 시스템이 귀사에 어떻게 도움이 될 수 있을까요?

이러한 모든 어려움을 해결하고 모범 관행을 채택하는 것은 부담스러울 수 있습니다. 특히 예산과 자원이 부족하다면 부담이 가중되죠. 그렇기 때문에 신뢰할 수 있고 입증이 된 글로벌 급여 관리 제공업체에 아웃소싱하는 것을 적극 권장합니다.

글로벌 급여 관리 시스템이 귀사에 어떤 도움을 줄 수 있는지 아래에서 살펴보시기 바랍니다.

데이터 보안 보장

급여 소프트웨어는 민감한 직원 정보(예: 주민등록번호, 급여액, 급여 세금 및 은행 계좌 정보)를 보유하고 있으므로 보안 시스템을 반드시 갖춰야 합니다.

일반적으로, 글로벌 급여 관리 시스템은 Excel이나 Google Sheets와 같이 직원에게 지급할 급여를 계산하는 데 사용할 수 있는 다른 도구보다 데이터에 더 안전하도록 설계됩니다.

또한, Excel 파일을 다른 소프트웨어로 가져오는 대신 하나의 시스템에서 정보를 쉽게 전송할 수 있습니다. 전 세계적으로 직원을 고용한다면 이와 같은 데이터 보안이 특히 중요합니다.

급여 프로세스 자동화

모든 급여 관련 업무를 하나의 시스템에서 수행할 수 있다면 HR 팀과 재무 팀은 여러 시스템을 배우고 동기화할 필요가 없으므로 부담이 줄어듭니다. 또한, 직원 정보를 빠르고 정확하게 입력할 수 있어 더 수월하게 신규 직원을 온보딩하고 교육할 수 있습니다.

효과적인 급여 관리 시스템을 사용하면 한때 수동으로 처리하던 업무들을 소프트웨어를 통해 자동으로 수행할 수 있습니다. 예를 들어, 급여 지급 일정을 수립한 후 직원에게 급여를 지급하는 작업을 자동으로 처리할 수 있습니다.

Remote를 이용하면 데이터를 중복 입력할 필요 없이 모든 급여 입력을 효율적으로 기록 및 추적하고 승인할 수 있습니다. 또한, 급여 비용에 대한 개괄적인 개요를 쉽게 확인할 수 있어 회사가 필요한 현금 흐름을 예측하는 데 도움이 될 수 있습니다.

손쉬운 해외 급여 관리

고품질의 글로벌 급여 관리 시스템은 모든 데이터를 확인할 수 있는 표준화된 방식을 제공할 수 있으므로, 직원들이 거주하는 국가의 법적 요건을 훨씬 더 쉽게 파악하고 준수할 수 있습니다. 이 시스템은 직원들이 제때 정확하게 적절한 통화로 급여를 받을 수 있도록 보장합니다. 무엇보다도 급여 시스템을 이용하면 규정을 쉽게 준수할 수 있으므로 안심할 수 있습니다.

일반적으로, 급여 서비스 제공업체는 전체 소유 모델과 집합 모델이라는 두 가지 범주로 나눌 수 있습니다.

전체 소유 모델

전체 소유 글로벌 급여 제공업체는 하나의 독립적인 법인입니다. 데이터 수집부터 급여 지급에 이르기까지 여러 국가에서 급여를 관리하는 데 필요한 모든 서비스를 제공합니다.

이 모델은 고객에게 단일 연락 지점을 제공하며 모든 국가에서 일관된 서비스를 제공합니다. 대개, 중앙 집중화된 플랫폼을 사용하므로 다양한 시장에서 급여 지급 및 규정 준수 요건을 보다 쉽게 추적할 수 있습니다. 또한, 직원 정보나 급여율 업데이트와 같은 다른 관련 프로세스를 간소화할 수도 있습니다.

전체 소유 모델 제공업체는 기술 및 보안 관련 작업을 모두 담당하는 잘 구축된 기술 인프라를 갖추고 있습니다.

집합 모델

집합 글로벌 급여 제공업체는 각 국가에서 서비스를 제공하기 위해 현지 파트너를 이용합니다.

이 접근 방식 덕분에 이러한 업체는 단일 연락 지점을 제공하는 동시에 파트너의 전문 지식과 자원을 활용할 수 있습니다. 일반적으로, 이러한 제공업체는 각 국가의 규정 및 준수 요건에 정통한 파트너로 구성된 광범위한 네트워크를 보유합니다.

그러나 이러한 서비스는 아웃소싱되기 때문에 대개 더 높은 비용이 발생합니다. 또한, 많은 작업이 고객이 알지 못하는 제3자에 의해 수행됩니다.

가장 적합한 모델은 무엇인가요?

전체 소유 모델은 Remote와 같은 글로벌 급여 제공업체에서 자주 사용됩니다. 이 모델은 모든 작업이 제3자에게 아웃소싱되지 않고 사내에서 처리되도록 보장합니다. 이 접근 방식은 고객에게 더 비용 효율적이면서도, 동일한 수준의 현지 국가의 지식과 전문성을 유지합니다.

Remote를 이용한 글로벌 급여 관리

Remote는 글로벌 급여 관리를 믿고 맡길 수 있는 최적의 파트너입니다. Remote는 위에서 설명한 어려움을 해결할 수 있는 솔루션을 제공하며 특히 아래와 같은 이점을 안겨드립니다.

• 직원을 고용하는 모든 국가에서 사내 현지 세금 전문가 직접 이용 가능

• 법률 변경에 맞춰 지속적인 급여 프로세스 업데이트

• 전 세계 어디서나 이용할 수 있는 중앙 집중화된 단일 급여 시스템(다양한 통화로 급여 지급 가능)

• 여러 HR 플랫폼과의 원활한 통합(및 API 액세스 제공)

• 견고하고 안전한 인프라

• 행정 업무 자동화로 수많은 시간 절약

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