Payroll Automatisierung: Was sind Zusatzleistungen, Benefits, Sonderleistungen und wie richten Sie diese ein?

Die Führung von Payroll ist eine der wichtigsten Verantwortlichkeiten für jedes Unternehmen, aber auch eine der zeitaufwendigsten. Von der Berechnung von Gehältern und Abzügen bis hin zur Abgabe von Steuern und der Ausgabe von Gehaltslisten können selbst kleine Fehler zu Rechtskonformität-Risiken, unglücklichen Mitarbeitern und verschwendeten Stunden für Payroll Lead. Für kleine und mittelständische Unternehmen, in denen die Ressourcen oft überfordert sind, kann die manuelle Verwaltung von Payroll schnell überwältigend werden.

Deshalb verändert die Payroll Automation nun das Spiel. Durch den Einsatz eines automatisierten Payroll Systems kann Ihr Unternehmen den gesamten Payroll Prozess rationalisieren, von der Datenerfassung und Payroll Berechnung über die Steuerabrechnung bis hin zur Berichterstattung. Anstatt Tabellen und Fristen zu jonglieren, kann sich Ihr Payroll Team auf gesicherte Software verlassen, um das schwere Heben zu bewältigen, Zeit zu sparen, Kosten zu senken und das Risiko von Fehlern zu reduzieren.

Aber wie?

In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über die Automatisierung von Payroll wissen müssen: was sie ist, wie sie funktioniert, welche Zusatzleistungen, Benefits, Sonderleistungen sie mit sich bringt und wie Sie sie in Ihrem Unternehmen einrichten. Also springen wir direkt rein.

Was ist Payroll Automation?

Payroll Automation ist die Verwendung von Software zur Verwaltung und Straffung von Payroll Aufgaben wie Personaldaten, Payroll Berechnungen, Steuerabrechnungen und Lohnzettel Generierung. Anstatt sich auf Tabellenkalkulationen oder manuelle Prozesse zu verlassen, erledigt ein automatisiertes Payroll System diese Schritte automatisch, wodurch Fehler reduziert, Zeit gespart und die Rechtskonformität verbessert werden.

Dies alles geschieht mit minimalem Aufwand durch Ihr Payroll Team. Und es wird intelligenter: Moderne Payroll Management-Systeme können sogar Zusatzleistungen, Benefits, Sonderleistungen verwalten, Steuern hinterlegen und direkt in allgemeine Buchhaltungsbücher und HR-Tools integriert werden.

Dies macht Payroll Automation zu mehr als nur „Software, die Gehaltsschecks kürzt“. Es ist ein vollständiger Ansatz für Payroll Management, der menschliche Fehler reduziert, Rechtskonformität verbessert und Ihren Finanz- und Personalteams Zeit gibt, sich auf Arbeiten mit höherem Wert zu konzentrieren.

Was sind die Zusatzleistungen, Benefits, Sonderleistungen von Payroll Automation?

Für kleine und mittlere Unternehmen kann sich Payroll wie ein ständiger Spagat anfühlen: Compliance einhalten, Mitarbeiter pünktlich bezahlen und kostspielige Fehler vermeiden.

Die Automatisierungssoftware Payroll nimmt Ihrem Team einen Großteil dieses Gewichts ab und ermöglicht Ihnen:

1. Sparen Sie Zeit bei sich wiederholenden Aufgaben

Manuelle Payroll ist mühsam. Das Sammeln von Stundenplänen, die Lohnberechnung, die Eingabe von Daten und die Abgabe von Steuern kann in jedem Lohnzyklus Stunden dauern. Payroll Automation Software optimiert diese Schritte und ermöglicht es Ihrem Payroll Team, Payroll in Minuten statt in Tagen auszuführen.

2. Kosten senken und Effizienz verbessern

Weniger manuelle Prozesse bedeuten weniger Fehler, weniger Nacharbeit und geringere Gemeinkosten. Indem Sie administrative Aufgaben reduzieren, können Sie die Mitarbeiterzahl Ihres Payroll Teams verringern oder sie freigeben, um sich auf Initiativen mit höherem Wert zu konzentrieren.

Sehen Sie, wie dieses KMU im E-Commerce 60.000 USD an Payroll Kosten gespart und Payroll Aufgaben durch Automatisierung mit Remote um 77% reduziert hat

3. Stärkung Ihrer Payroll Sicherheit

Manuelle Payroll-Prozesse – insbesondere solche, die auf Tabellen laufen – schaffen Möglichkeiten für Betrug, verlorene Dateien oder unberechtigten Zugriff. Automatisierte Systeme wie Remote bieten integrierte Verschlüsselung, Audit-Trails und rollenbasierte Zugriffskontrollen, um sicherzustellen, dass sensible Mitarbeiter:in- und Unternehmensdaten geschützt sind. Wie schützt Remote Payroll Ihre Daten?

4. Verbessern Sie die Erfahrung Ihrer Mitarbeiter

Die Arbeitnehmer legen Wert auf Transparenz und einfachen Zugang zu ihren Gehaltsinformationen. Mit einem Self-Service-Portal für Mitarbeiter:in können Mitarbeiter Gehaltslisten herunterladen, persönliche Daten aktualisieren und Steuerdokumente einsehen, ohne sich an HR wenden zu müssen. Dies verringert administrative Engpässe und verbessert die allgemeine Zufriedenheit.

5. Genauigkeit und Rechtskonformität sicherstellen

Fehler bei der Berechnung der Payroll können zu Unzufriedenheit der Mitarbeiter:innen, Rechtskonformität und finanziellen Sanktionen führen. Automatisierte Systeme minimieren diese Risiken, indem sie Steueraktualisierungen automatisch anwenden, genaue Abzüge sicherstellen und Zusatzleistungen, Benefits, Sonderleistungen verwalten.

Siehe auch: Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten für Lohnfehler?

6. Straffen Sie Ihre Steuereinreichung und Berichterstattung

Die Automatisierung von Payroll stellt sicher, dass Steuern korrekt und pünktlich hinterlegt werden. Viele Systeme integrieren sich direkt in staatliche Stellen, um Payroll Steuern automatisch einzureichen, wodurch Risiken hinsichtlich der Rechtskonformität reduziert und Unternehmen kostspielige Gebühren oder Audits erspart werden.

7. Integrieren Sie Payroll in Ihr Unternehmen

Moderne Payroll Management Systeme synchronisieren sich direkt mit allgemeinen Buchhaltungsbüchern, Personalsoftware und Zusatzleistungen, Benefits, Sonderleistungen. Dies eliminiert doppelte Dateneingaben, verbessert die Berichtsgenauigkeit und gibt Ihnen ein klareres Bild Ihrer Mitarbeiterkosten.

Manuelle Payroll vs. automatisierte Payroll Software: Ein Vergleich

Wie genau funktioniert also die Automatisierung von Payroll?

Die meisten automatisierten Payroll Systeme funktionieren, indem manuelle Payroll Prozesse durch Software ersetzt werden, die jeden Schritt automatisch abwickelt. Anstatt dass Personal- oder Finanzteams Daten eingeben und Berechnungen von Hand ausführen, sammelt das System Informationen, verarbeitet Zahlungen und gewährleistet Rechtskonformität – alles mit minimalem Überblick.

So funktioniert das in der Praxis:

1. Datenerfassung
   Die Angaben Ihrer Mitarbeiter (z. B. Arbeitszeiten, Gehälter, Überstunden, Zusatzleistungen, Benefits, Sonderleistungen und Steuerinformationen) werden im Payroll System gespeichert. Diese Daten werden oft direkt aus Zeiterfassungstools, HR-Software oder Self-Service-Portalen synchronisiert, wo Ihre Mitarbeiter ihre eigenen Informationen aktualisieren können.
2. Gehaltsabrechnungen
   Auf der Grundlage dieser Informationen berechnet die Software automatisch für jeden Mitarbeiter:in Bruttogehalt, Abzüge (d. h. Steuern, Versicherungen und Pensionsbeiträge) und Nettogehalt. Dies spart nicht nur Zeit, sondern senkt auch das Risiko menschlicher Fehler und trägt dazu bei, dass die Belegschaft präzise Payroll verarbeitet.
3. Payroll verarbeiten und Gehaltslisten
   Sobald die Berechnungen abgeschlossen sind, stellt das System Direkteinzahlungen aus und generiert digitale Gehaltslisten. Mitarbeiter:innen können jederzeit über das Self-Service-Portal der Mitarbeiter auf diese Dokumente zugreifen, was die Transparenz verbessert und administrative Anfragen reduziert.
4. Steuerhinterlegung und Rechtskonformität
   Die beste Payroll Software bleibt auf dem neuesten Stand der Steuervorschriften und reicht Payroll Steuern bei den zuständigen Behörden in Ihrem Namen ein. Dies hilft Ihrem Unternehmen, konform zu bleiben und Strafen zu vermeiden. Wie hält Remote Payroll Sie auf dem Laufenden?
5. Integration mit Buchhaltungs- und Personalsystemen
   Wie erwähnt, integrieren sich die meisten Payroll Systeme in allgemeine Buchhaltungsbücher und Personalplattformen, wodurch sichergestellt wird, dass Payroll Daten nahtlos im gesamten Unternehmen abfließen. Diese Integration reduziert Doppelarbeit und verbessert die Genauigkeit der Rechnungslegung.

Durch die Automatisierung dieser Schritte verbringt Ihr Payroll Team weniger Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben und mehr Zeit mit strategischer Arbeit, während Mitarbeiter schnelleren Zugriff auf genaue Gehaltsinformationen erhalten.

Wie Sie Ihre Payroll automatisieren

Der Übergang von einem manuellen Payroll System zu einem automatisierten muss nicht kompliziert sein. Durch einen strukturierten Prozess können Sie einen reibungslosen Übergang durchführen und gleichzeitig Störungen für Ihr Team minimieren.

Hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Bewertung Ihres aktuellen Payroll Prozesses

Beginnen Sie damit, herauszufinden, wie Sie derzeit Payroll führen. Identifizieren Sie Engpässe, sich wiederholende Aufgaben und Bereiche, in denen häufig Fehler auftreten, wie z. B. Payroll Berechnungen, Steuereinreichungen oder die Verwaltung von Gehaltslisten. So verstehen Sie, wo Automatisierung die größten Auswirkungen haben kann.

2. Wählen Sie die richtige Payroll Software

Bevor du einen Anbieter auswählst, prüfe sorgfältig deine Due Diligence und entscheide dich für einen vertrauenswürdigen und zuverlässigen Partner, der deine Unternehmensgröße, dein Budget und deine Bedürfnisse erfüllen kann.

Diese Funktionen sind bei der Automatisierung besonders wichtig:

• Automatisierte Steueraktualisierung und -ablage
• Gehaltsüberweisung und Lohnzettel
• Ein Mitarbeiter-SB-Portal
• Integration in Buchhaltungsbücher und HR-Tools
• Strenge Datensicherheitsmaßnahmen (wie Verschlüsselung und Zugangskontrollen)

Ihr Payroll Softwareanbieter sollte zudem skalierbar, kosteneffizient und jederzeit über ein robustes Supportsystem von Experten verfügen.

Und wenn Sie Mitarbeiter an verschiedenen Standorten haben (oder haben wollen), ist globale Expertise ein Muss.

3. Migrieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen und Unternehmensdaten

Geben Sie Ihre Mitarbeiter:innen Payroll Records, Gehaltsangaben, Steuerinformationen und Zusatzleistungen, Benefits, Sonderleistungen in Ihr neues Payroll System ein. Wie erleichtert Remote das Umschalten?

4. Integration in Ihre Personal- und Buchhaltungssoftware

Stellen Sie sicher, dass sich Ihre Payroll Software mit Ihren vorhandenen HRIS und Buchhaltungsplattformen verbindet. Diese Integration beseitigt doppelte Dateneingaben und verbessert die Genauigkeit der Finanzberichterstattung.

Beachten Sie, dass Sie mit Remote alle Ihre Einstellungs-, Payroll- und Personalanforderungen in einem zentralen System verwalten können, unabhängig davon, wo Sie einstellen. Mehr erfahren.

5. Lassen Sie die Payroll Software Rechtskonformität und Steuereinreichungsfunktionen behandeln

Die Software wird die Steuereinreichung handhaben und Payroll Steuern fristgerecht berechnen, einbehalten und einreichen, wodurch die Rechtskonformität verringert und Sanktionen vermieden werden.

6. Schulung Ihres Payroll Teams und Ihrer Mitarbeiter

Auch bei Automatisierung ist menschliche Aufsicht unerlässlich. Trainieren Sie Ihr Payroll Team darin, wie das System verwaltet, Berichte ausgeführt und Ausnahmen behandelt werden.

Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern anschließend, wie Sie Gehaltslisten herunterladen, ihre persönlichen Daten aktualisieren und auf Steuerformulare zugreifen können, ohne HR zu kontaktieren. Dies verbessert die Effizienz, spart Ressourcen und steigert die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen.

8. Überwachen und optimieren

Schließlich einige Payroll Zyklen durchführen und die Ergebnisse überwachen. Prüfen Sie auf Unstimmigkeiten, überprüfen Sie die eingesparte Zeit und sammeln Sie Feedback von Ihren Mitarbeitern. Diese Erkenntnisse können Sie dann nutzen, um Ihr Payroll System im Laufe der Zeit zu verfeinern.

Was kann Remote für dein Unternehmen leisten?

Remote Payroll ist auf all dies ausgelegt. Unsere proprietäre Payroll Engine und unsere zentrale Plattform übernehmen für Sie alle schweren Aufgaben, unabhängig davon, wo Sie anstellen (oder anheuern möchten) und sparen Ihnen Zeit, Ressourcen und Geld.

Wenn du mehr darüber lernen möchtest, wie du von der Automatisierung der globalen Gehaltsabrechnung profitieren kannst, wende dich noch heute an unsere Expert:innen.