Checkliste für den Start von Remote-Mitarbeiter:innen

So wenden Sie die Onboarding-Checkliste an

Bei der Einstellung eines neuen Teammitglieds ist der Onboarding-Prozess zentral. Ein gelungener Einstieg legt das Fundament für eine belastbare Zusammenarbeit und bestärkt Ihre neuen Mitarbeiter:innen in ihrer Entscheidung. Scheitert der Einstieg, kann dies gegenteilige Folgen haben.

Bei Remote-Personal ist ein sorgfältig gestalteter Onboarding-Prozess besonders wichtig. Weil Sie Personen nicht vor Ort empfangen und ins Umfeld einführen können, sind besondere Sorgfalt und angepasste Abläufe erforderlich.

Eine Onboarding-Checkliste unterstützt dabei. Mit dieser Vorlage garantieren Sie eine konsistente Erfahrung für neu eingestellte Remote-Mitarbeiter:innen und lassen den Prozess wachsen, wenn Ihr Unternehmen expandiert.

Auf Basis unserer langjährigen Erfahrungen mit dem Onboarding von Mitarbeiter:innen präsentieren wir Ihnen im Folgenden zentrale Aufgaben und Abläufe:

Kennenlerngespräche planen

Remote-Mitarbeiter:innen fühlen sich häufig stärker isoliert als Büroangestellte. Daher sollten Sie zusätzliche Anstrengungen unternehmen, um Zugehörigkeit und Teamzusammenhalt zu fördern.

Informelle Gelegenheiten zur Pflege sozialer Kontakte zahlen sich oft aus: Sie erhöhen Engagement, Produktivität und Mitarbeiter:innenbindung. Zudem fühlen sich neue Mitarbeitende dadurch eher willkommen und wissen, wo sie Hilfe finden.

To-do-Liste:

• Vereinbaren Sie persönliche Videoanrufe mit Teamkolleg:innen und funktionsübergreifenden Partnern (oder ermutigen Sie Ihre neuen Mitarbeiter:innen dazu)

• Organisieren Sie informelle, virtuelle Kennenlerngespräche mit dem Team, z. B. Kaffeekränzchen, Happy Hours

  oder Team-Mittagessen

• Bestimmen Sie eine:n Onboarding-Mentor:in, der oder die Ihre neuen Mitarbeiter:innen bei der Eingewöhnung unterstützt

• Diskutieren Sie im Team online über Persönlichkeitsbewertungen oder Umfragen zur Arbeitsweise

• Ermutigen Sie neue Mitarbeiter:innen, ihren Kolleg:innen mehr über sich zu erzählen

Heben Sie die wichtigsten Unternehmensrichtlinien hervor

Geben Sie neuen Mitarbeiter:innen nicht lediglich ein formales Leitbild in die Hand. Konzentrieren Sie sich auf Richtlinien, die für Remote-Beschäftigte relevant sind, etwa Regelungen zu Ferien, Spesen und Ausstattung.

To-do-Liste:

• Stellen Sie Richtlinien, Verhaltenskodizes und Schulungsunterlagen zusammen, die Sie neuen Mitarbeiter:innen zur Verfügung stellen möchten

• Erläutern Sie spezifische Regeln für Remote-Beschäftigte (z. B. die Erstattung von Auslagen für das Homeoffice) in virtuellen Meetings oder per Loom-Video

• Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Richtlinien zu Cybersicherheit und digitalen Assets erklärt werden

• Erläutern Sie die Vorgaben zu Datenschutz und Datensicherheit

• Lassen Sie Raum für asynchrone Diskussionen zur Interpretation der Richtlinien in verteilten Teams

Es ist ratsam, Ressourcen offen zugänglich zu halten, damit neue Mitarbeiter:innen sich asynchron und in ihrem eigenen Tempo einarbeiten können. Erstellen Sie in diesem Fall eine Checkliste, die die Mitarbeitenden eigenständig abarbeiten können.

Erläutern Sie Werkzeuge und Kommunikationsabläufe

Remote-Arbeitskräfte sind stärker auf Software und Tools angewiesen, um zusammenzuarbeiten und Prozesse zu steuern. Da Kollega:innen nicht nebenan sind und Fragen nicht spontan beantwortet werden können, müssen neue Mitarbeiter:innen rasch eigenständig arbeiten können.

Erklären Sie den Zweck der einzelnen Werkzeuge, die genutzt werden. Offene Materialien und Handreichungen sind hierfür in der Regel die richtige Wahl.

To-do-Liste:

• Erstellen Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Anmeldung bei zentralen Systemen und Konten

• Zeigen Sie (gegebenenfalls asynchron), wie verschiedene Tools integriert sind und zusammenarbeiten

• Beschreiben Sie, wie Projektmanagement-Systeme im betreffenden Team verwendet werden (falls zutreffend)

Erläutern Sie zudem, wie Ihre Kommunikationskanäle funktionieren, insbesondere wenn neue Mitarbeiter:innen noch nie im Aussendienst gearbeitet haben.

To-do-Liste:

• Definieren Sie Erwartungen an Online-Zeiten und Erreichbarkeit

• Informieren Sie Mitarbeiter:innen über E-Mail-, Chat- und Meeting-Regeln

• Erklären Sie Regeln zu Reaktionszeiten und zur Nutzung von Video

• Erläutern Sie Praktiken zum Kalendermanagement

Machen Sie deutlich, wer welche Aufgaben übernimmt

Neue Mitarbeiter:innen möchten wissen, welche Aufgaben auf sie zukommen, mit welchen Personen sie zusammenarbeiten und welche konkreten Erwartungen bestehen. Eine klare Abgrenzung der Zuständigkeiten schafft dafür Transparenz.

Legen Sie zudem Regeln zu Reaktionszeiten, Meetingfrequenz und Verfügbarkeit fest. Beispielsweise starten Mitarbeitende in den USA oft später in den Arbeitstag als in Europa. Arbeiten Ihre Mitarbeitenden eng mit Personen in verschiedenen Zeitzonen zusammen, müssen sie wissen, wie die Zusammenarbeit organisiert wird.

To-do-Liste:

• Skizzieren Sie regionale und zentrale Zuständigkeiten

• Fassen Sie Erwartungen zu Reaktionszeiten und Meetings zusammen und nehmen Sie sie in Ihr Handbuch sowie Ihre Begrüssungsmails auf

• Stellen Sie Informationen zu wichtigen regionalen Kontakten und Stakeholdern bereit

Transportieren Sie Ihre Unternehmenskultur

Für Remote-Beschäftigte sind kulturelle Nuancen – ungeschriebene Regeln, Insider-Witze und Arbeitsrituale – oft schwerer zu erkennen. Sorgen Sie dafür, dass neue Mitarbeiter:innen von Beginn weg eingebunden werden.

To-do-Liste:

• Senden Sie neuen Mitarbeiter:innen ein Handbuch, das Kultur, Werte und Arbeitsumfeld erklärt

• Erklären Sie firmenspezifische Terminologie, Akronyme und Traditionen

• Versenden Sie an Remote-Mitarbeiter:innen Willkommenspakete wie T-Shirts mit Slogans oder Wertebotschaften

  Denken Sie über den ersten Arbeitstag hinaus

  Remote-Mitarbeiter:innen erhalten weniger unterstützende Impulse aus der Umgebung und weniger spontane Kontaktpunkte als Büroangestellte. Darum braucht ihr Onboarding einen strukturierten Ansatz mit häufigeren Gesprächen.

  Organische Lernformen wie das Mithören von Gesprächen oder spontane Austausche mit Kolleg:innen entfallen für Remote-Beschäftigte; ein durchdachter Onboarding-Prozess kompensiert diese Lücke.

To-do-Liste:

• Definieren Sie 30-, 60- und 90-Tage-Meilensteine sowie Leistungsziele, die neuen Mitarbeiter:innen ermöglichen, ihre Entwicklung aktiv zu steuern

• Planen Sie regelmässige Gespräche, um Fortschritte und Hürden zu besprechen

• Bieten Sie Schulungen an, damit neue Mitarbeiter:innen die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse, inklusive Produktwissen, für ihre Rolle erwerben

• Weisen Sie neuen Mitarbeiter:innen eine:n Mentor:in zu, mit dem sie Fortschritt, Stärken und Entwicklungsbereiche besprechen können

• Führen Sie regelmässig Zufriedenheitsumfragen zum Engagement und Onboarding durch

Daten nutzen

Ohne persönliche Interaktion sind nonverbale Hinweise und Stimmungen schwerer zu erkennen. Das macht es schwierig einzuschätzen, ob die Chemie im Onboarding bei Remote-Beschäftigten stimmt. Remote-Manager:innen können ohne verlässliche Daten eher fehlinterpretieren. Daten liefern objektive Informationen und schaffen damit wichtige Klarheit.

To-do-Liste:

• Versenden Sie wöchentliche Umfragen zu Erfahrungen, Herausforderungen und Bedürfnissen

• Nutzen Sie Lernmanagementsysteme (LMS), um nachzuverfolgen, wie viele Mitarbeiter:innen Schulungen abschliessen

• Ermitteln Sie, wie viel Zeit neu eingestellte Mitarbeiter:innen benötigen, bis sie in ihrer Rolle voll produktiv sind

• Sammeln Sie Feedback zu den bevorzugten Kommunikationsmethoden neuer Mitarbeiter:innen

Daten schliessen die Lücken, die durch Remote-Arbeit entstehen, und stellen sicher, dass Ihr Onboarding-Prozess die Bedürfnisse neuer Mitarbeiter:innen abdeckt, die Sie nicht persönlich kennenlernen.

Warum spielt der Onboarding-Prozess eine so zentrale Rolle?

Ein auf die Person abgestimmter und sorgfältig geplanter Onboarding-Prozess verleiht neuen Mitarbeiter:innen in vielerlei Hinsicht das Gefühl, dazuzugehören.

Ein erfolgreiches Programm geht über ein Willkommenspaket oder einige Werbegeschenke hinaus. Ein wirkungsvolles Onboarding-Programm kann:

• persönliche Arbeitsbeziehungen aufbauen, die das Engagement erhöhen

• bei neuen Mitarbeiter:innen ein ausgeprägtes Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen schaffen und ihnen helfen, sich den Unternehmenszielen verbunden zu fühlen

• neue Mitarbeiter:innen für Ihre Mission und Vision begeistern und sie dazu ermuntern, Initiative zu zeigen, statt nur Anweisungen zu befolgen

Onboarding von Remote-Mitarbeiter:innen mit Remote

Um ein konsistentes, positives Onboarding sicherzustellen, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem etablierten globalen HR-Partner wie Remote.

Wir übernehmen sämtliche administrativen Aspekte des Onboarding-Prozesses, und über unsere Self-Service-Plattform können Ihre Teammitglieder alles Notwendige schnell und unkompliziert abrufen und einreichen. So können Sie sich darauf konzentrieren, neue Mitarbeiter:innen in die Unternehmenskultur einzuführen und deren rasche Einarbeitung zu begleiten.Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir den Onboarding-Prozess vereinfachen und Ihr Team verwalten und bezahlen können sprich noch heute mit unseren kompetenten Expert:innen.