Die globale HR-Plattform für KMU

Mit Payroll-Software für kleine und mittlere Betriebe können auch Betriebe ohne die umfassenden Ressourcen multinationaler Konzerne Mitarbeitende an mehreren Standorten zuverlässig entlöhnen. Der starke Zuwachs an Remote-Arbeit hat bewirkt, dass auch kleinere Firmen, die bislang vorwiegend national tätig waren, Personal im Ausland beschäftigen können. Ob es sich um einzelne Mitarbeitende oder vollständig verteilte Teams handelt, spielt keine Rolle: Die Software muss alle Anforderungen flexibel erfüllen können.

Das Angebot an Payroll-Software ist umfangreich. Die einfachsten Lösungen beschränken sich auf die korrekte und pünktliche Auszahlung von Gehältern. Sobald mehrere Länder ins Spiel kommen, muss die Software Mitarbeitende in verschiedenen Währungen entlöhnen können, gegebenenfalls auch über autorisierte Banken. Umfassendere Payroll-Plattformen wie Remote bieten zahlreiche zusätzliche Funktionen wie die Verwaltung von Benefits und globalen Equity-Programmen.

In den meisten Fällen fehlen kleineren Unternehmen die Ressourcen dafür. KMU haben grundsätzlich drei Optionen, um rechtskonform mit Menschen in anderen Ländern zu arbeiten: eine eigene Niederlassung in jedem Land einzurichten, Mitarbeitende über einen Employer of Record anzustellen oder ausschliesslich mit selbständigen Auftragnehmer:innen zu arbeiten.

Viele Betriebe wählen die letzte Variante, was jedoch schnell zu arbeitsrechtlichen Schwierigkeiten führen kann. Das grösste Risiko ist die Scheinselbstständigkeit: Bei der Falschklassifizierung von De-facto-Angestellten als selbständige Auftragnehmer:innen drohen langwierige Gerichtsverfahren und empfindliche Strafen. Die Zusammenarbeit mit Auftragnehmer:innen im Ausland bietet grosse Vorteile, vorausgesetzt es handelt sich tatsächlich um Selbständige, die in Übereinstimmung mit allen geltenden Gesetzen über eine verlässliche Plattform für internationale Auftragnehmer:innen verwaltet werden.

Immer wieder eröffnen KMU ein oder zwei Niederlassungen im Ausland, meist in Ländern, in denen sie besonders viele Mitarbeitende beschäftigen und engere wirtschaftliche Beziehungen pflegen. Nur sehr wenige KMU gründen jedoch in sämtlichen Ländern, in denen sie Beschäftigte haben, eigene Niederlassungen. Der zeitliche und finanzielle Aufwand wäre schlicht zu gross.

Die schnellste und einfachste Methode, Mitarbeitende im Ausland einzustellen, ist ohne Frage ein Employer of Record. EORs sind ideal für kleine Unternehmen, weil sie alle administrativen Aufgaben übernehmen. Remote ist ein solcher EOR. Über unsere Global-Employment-Plattform können Sie Gehälter, Steuern und Abgaben abrechnen, gesetzliche Zusatzleistungen und freiwillige Benefits verwalten und sämtliche rechtliche Aspekte abdecken.

Die Antwort ist simpel: Es reduziert Kosten. Die meisten kleineren Unternehmen verfügen nicht über die Kapazitäten, um all die vielfältigen HR-Aufgaben zu stemmen: Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Benefits, Einbehaltung und Abfuhr von Steuern und Abgaben, Administration von Equity-Programmen sowie die kontinuierliche Überwachung und Anpassung an relevante Gesetze. Selbst viele Grosskonzerne lagern diese Aufgaben an spezialisierte externe Anbieter aus.

Der Aufwand steigt mit der Zahl der Länder, in denen ein Unternehmen Beschäftigte hat. Remotes Leitfaden für die internationale Gehaltsabrechnung zeigt einige dieser Herausforderungen auf und enthält praktische Hinweise, wie kleine und mittlere Unternehmen sie bewältigen können.

Die Auslagerung der Gehaltsabrechnung bringt kleineren Unternehmen vor allem zwei Vorteile: Sie senkt Kosten und erhöht die Verlässlichkeit für die Mitarbeitenden. Auch in grossen Firmen sind Probleme bei Gehältern und Benefits keine Seltenheit.

In einem KMU trägt jede einzelne Mitarbeiter:in massgeblich zum Unternehmenserfolg bei. Fehler bei der Gehaltsabrechnung können daher gravierende Folgen haben und das Vertrauen nachhaltig beschädigen.

Das Outsourcing der Payroll vermindert das Fehlerpotenzial und spart zusätzlich Zeit sowie administrativen Aufwand. Die pünktliche, korrekte und zuverlässige Bezahlung ist die Grundlage jedes Beschäftigungsverhältnisses.

In kleineren Unternehmen mit begrenzten Ressourcen sind hundertprozentig fehlerfreie Abläufe in der internen Gehaltsabrechnung nur schwer zu erreichen. Die Auslagerung an einen professionellen Anbieter schafft Verlässlichkeit und Vertrauen.

Startups arbeiten unter anderen Rahmenbedingungen und haben oft andere Erwartungen als etablierte KMU. Sie erleben mitunter Phasen sehr schnellen Wachstums, auf die sie rasch reagieren müssen. KMU wachsen ebenfalls, meist jedoch in geordneteren Bahnen.

Beide benötigen jedoch eine zuverlässige und flexible Payroll-Lösung. Ein KMU verfügt meist nicht über die gleichen finanzstarken Investoren wie ein Startup und muss seine Kosten über den Verkauf von Produkten und Dienstleistungen decken. Deshalb ist es wichtig, Anbieter mit versteckten Gebühren und unvorhersehbaren Kosten zu vermeiden.

Ein KMU sollte vor der Vertragsunterzeichnung mit einem Payroll-Anbieter unbedingt die richtigen Fragen stellen.

Die Kosten einer Payroll-Lösung variieren je nachdem, wo Ihre Mitarbeiter:innen wohnen und arbeiten, welche Benefits Sie anbieten und wie hoch die Gehälter sind. In der Regel sind die Gebühren für einfache Payroll-Services in kleineren, lokalen Teams überschaubar.

Für verteilte Teams in mehreren Ländern steigen die Kosten zwar an, dafür umfasst der Service zusätzliche Leistungen: die Verwaltung gesetzlicher Zusatzleistungen und freiwilliger Benefits, die Einbehaltung und Abfuhr von Steuern und Abgaben sowie die Einhaltung aller arbeitsrechtlichen Vorschriften.

Langfristig sind diese Ausgaben oft eine Investition, die Einsparungen ermöglichen kann, etwa wenn Sie Stellen mit hochqualifizierten Kandidat:innen besetzen können, statt monatelang im Inland zu suchen. Weitere Informationen zu den Kosten der länderübergreifenden Gehaltsabrechnung finden Sie in der unserer Preisübersicht.

Lange Zeit galten Employer of Record (EOR) vorwiegend als Lösung für Grosskonzerne mit grossen Budgets. Mit dem Aufkommen der Remote-Arbeit sind die Preise für EOR-Dienstleistungen jedoch gesunken, sodass Auslandseinstellungen auch für kleinere Betriebe interessant geworden sind.

Kleine und mittlere Unternehmen, die sich für eine EOR-Lösung interessieren, sollten sich vor der Auswahl eines Anbieters unbedingt folgende Fragen stellen:

• Betreibt der Anbieter eigene Niederlassungen in allen Ländern seines Programms, oder lagert er Dienstleistungen in einzelnen Ländern an Dritte aus?

• Welche Mechanismen setzt der Anbieter ein, um Erfinderrechte und geistiges Eigentum zu schützen?

• Wie zuverlässig schützt der Anbieter die sensiblen personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeiter:innen?

• Falls Ihr Unternehmen ein Equity-Programm für Mitarbeiter:innen hat: Kann der Anbieter dieses ins Ausland übertragen und steuerlich korrekt behandeln?

• Benötigen Sie zwei getrennte Plattformen für Angestellte und selbständige Auftragnehmer:innen?

• Existieren versteckte, nachträgliche Kosten, die in den einzelnen Ländern unterschiedlich ausfallen?

• Gewährt der Anbieter Rabatte für Startups oder gemeinnützige Organisationen?