Spesen im Griff: Die 6 besten Belegscanner-Apps

Was ist ein Belegscanner?

Ein Belegscanner – oder eigentlich: eine Belegscanner-App – ist eine Software, mit der du Papierbelege erfassen und speichern kannst. Häufig wird dabei die optische Zeichenerkennung (OCR) genutzt. Das ist eine Texterkennung, die wichtige Belegdaten liest, wie etwa Datum, Belegaussteller und ausgegebenen Betrag.

Welche Vorteile hat eine Belegscanner-App?

Mit einer solchen App kannst du deine Ausgaben organisieren, kategorisieren und nachverfolgen. Sie hilft dir etwa bei der Budget-Planung, Spesenerfassung oder Steuererklärung.

Belegscanner-Apps sind zudem praktisch für Remote-Mitarbeiter:innen, um Spesen effizienter nachzuverfolgen. Statt Belege per Post oder persönlich einzureichen, können verteilte Teams einfach schnell ihre Belege scannen und zur Erstattung einreichen.

Ein großer Vorteil von Belegscanner-Apps ist, dass sich damit selbst in Remote-Teams die Unternehmens-Richtlinien leichter einhalten lassen. So können bei der Belegerfassung die Spesenrichtlinien mit vordefinierten Regeln angewendet werden, um Ausgaben zu erkennen, die nicht erstattet werden.

Mit einer Belegscanner-App ist zudem der Audit-Trail für alle Spesen – einschließlich Genehmigungen und Ablehnungen – stets auf dem aktuellen Stand. So bleiben deine Ausgaben transparent, damit du alle lokalen Vorschriften erfüllst.

Die 6 besten Belegscanner-Apps

Belegscanner-Apps können für dein Team sehr praktisch sein. Wir empfehlen folgende Apps zum Scannen von Belegen, wenn du dir das Leben leichter machen willst.

1. Remote HR Management – ideal für internationale Teams

Wenn du die Spesen deines Remote-Teams verfolgen möchtest, ist Remote HR Management die richtige App für dich. Damit kannst du alle Arbeitskräfte im Ausland über eine einzigen Plattform verwalten und in mehreren Währungen abrechnen.

Mit der einmaligen Anmeldung kannst du zentral auf alles zugreifen: Du kannst Rollen und Berechtigungen erstellen, um Einstellungen wie etwa zur Genehmigung von Spesen zu verwalten.

Bei Remote HR Management ist die Gehaltsabrechnung und -auszahlung bereits integriert, ebenso eine mobile App und Funktionen für das On- und Offboarding. Mit dieser Plattform kannst sogar Arbeitsstunden erfassen sowie Dokumente und Personaldaten verwalten.

Außerdem gibt es sofortige Benachrichtigungen bei Spesen-Genehmigungen, wenn Belege hochgeladen wurden. So bleibst du auf dem Laufenden.

Die Nutzung der HR-Management-Plattform ist für alle kostenlos.

2. QuickBooks Online – optimal für große Unternehmen

Mit dem QuickBooks-Belegscanner lassen sich Belegbilder automatisch erfassen und hochladen. Du kannst aber auch Belege manuell hochladen und in den Buchhaltungsbericht aufnehmen.

QuickBooks extrahiert automatisch Belegaussteller:in, Betrag, Datum und Zahlungsmethode und ordnet diese Informationen dann einer vorhandenen Ausgabe zu. Außerdem lassen sich Spesen automatisch sortieren und Ausgaben nachverfolgen, damit dir niemals ein Abzug entgeht.

QuickBooks Online scannt Belege automatisch und ordnet jedes Feld den richtigen Ausgaben zu. Alles befindet sich an einer zentralen Stelle, was die Spesenabrechnung vereinfacht.

Außerdem kannst du aus deinen gescannten Belegen automatisch Finanz-, Steuer- und Bestandsberichte sowie Kapitalfluss-Rechnungen erstellen.

Integrationen gibt es u. a. mit Zoho CRM, Zapier, QuickBooks Time, SAP Concur und Zoho Expense.

Der Grundpreis beginnt bei 24 US-Dollar pro Monat.

3. Expensify – beste Lösung zur Reisekosten-Erfassung

Mit Expensify lassen sich deine Spesen schnell filtern, z. B. nach Datumsbereich, Belegaussteller:in, Genehmigungsstatus und anderen Kriterien.

Expensify kann mit Apps verbunden werden, die du bereits für Reisen, HR und Finanzen nutzt (wie Uber oder Intuit). Außerdem kannst du bei dieser Plattform einfach alles in der Cloud speichern.

Auch Kreditkarten-Transaktionen lassen sich importieren. Bei Services wie Uber oder Airbnb funktioniert der Import sogar automatisch. Du kannst Expensify zudem mit dem GPS-Sensor deines Smartphones verbinden und gefahrene Kilometer erfassen.

Zu den Integrationen gehören NetSuite, QuickBooks Online und Gusto.

Der beliebteste Tarif kostet 5 US-Dollar pro Benutzer:in im Monat.

4. FreshBooks – erste Wahl für Freelancer:innen

FreshBooks ist hauptsächlich für die Buchhaltung, Rechnungsstellung und Arbeitszeiterfassung gedacht. Die Belegscanner-Funktion vereinfacht die Spesenabrechnung und Pflege einer aktuellen Datenbank mit allen Spesenabrechnungen.

FreshBooks ist ideal für Freelancer:innen: Belege lassen sich einfach mit dem Smartphone oder Tablet erfassen. Ausgaben kannst du kategorisieren und den entsprechenden Rechnungen zuordnen.

FreshBooks bietet Funktionen für automatische Rechnungserstellung und Arbeitszeiterfassung. Zudem lassen sich verschiedene Zahlungsanbieter wie PayPal oder Stripe integrieren. FreshBooks unterstützt außerdem die automatisierte Rechnungsstellung und Arbeitszeiterfassung und hilft bei der Kilometergeld-Berechnung.

Integrationen gibt es u. a. mit Slack, Asana, Basecamp, Shopify, Gusto und HubSpot Marketing Hub.

FreshBooks bietet verschiedene Tarife an, wobei der beliebteste 17 US-Dollar im Monat kostet.

5. Zoho Expense – die beste Cloud-Software zum Scannen von Belegen

Zoho Expense ist eine gute Wahl, wenn du Reisekosten und Spesen automatisieren willst. Mit der automatischen Scan-Funktion kannst du Belegbilder sofort erstellen und hochladen – auch von unterwegs.

Die erfassten Belege werden dann zur sicheren Verarbeitung und Speicherung in die Cloud hochgeladen.

Der Zugriff ist ebenfalls cloudbasiert. Zudem bietet Zoho Expense erweiterte Berichts-Funktionen. Du kannst beliebig viele Belege einscannen und speichern. Mit der mobilen App eignet sich die Plattform bestens zur Genehmigung von Reisekosten-Abrechnungen.

Zoho Expense ist skalierbar und lässt sich nahtlos in andere Zoho-Software integrieren. Doppelte Belege werden bei der Analyse von Datum, Währung und Betrag erkannt.

Mit der fortschrittlichen automatischen Scan-Funktion von Zoho Expense lassen sich Belege in 14 Sprachen erfassen – ideal bei weltweit verteilten Teams.

Von Zoho Expense gibt es eine Gratis-Version für bis zu drei Benutzer:innen. Für jedes weitere Teammitglied werden dann monatlich 5 US-Dollar pro Benutzer:in fällig. Abgerechnet wird jährlich.

6. Wave – die beste Freemium-Lösung

Die mobile Belegfunktion von Wave macht deine Spesenverwaltung einfach.

Du kannst Belege (auch elektronische) direkt per E-Mail an Wave senden. Oder du fotografierst den Beleg einfach und lädst ihn mit dem Mobilgerät hoch.

Wave Accounting bietet unbegrenzte Möglichkeiten zum Scannen von Belegen. Der Cloud-Zugriff gehört immer dazu. Belege lassen sich auch in Spesenabrechnungen einbinden.

Mit der Offline-Funktion von Wave Accounting kannst du mehrere Belege gleichzeitig scannen. Und bei Buchhaltungsfragen steht dir über den Support ein Buchhalter zur Verfügung.

Der Einstiegstarif von Wave ist kostenlos, für die Pro-Version zahlst du 16 US-Dollar bei monatlicher Abrechnung.

Spesenabrechnung mit Remote HR Management optimieren

Die manuelle Eingabe von Spesen kann leicht zu Fehlern führen. Belegscanner-Apps tragen zu einer korrekteren Erfassung bei und machen Fehler unwahrscheinlicher, da Kaufbelege direkt erfasst werden. So kannst du wichtige Dokumente mühelos speichern und deine Ausgaben digital verwalten.

Mit Remote HR Management können Mitarbeiter:innen Belege hochladen und Spesen verwalten, damit du schneller die Erstattung genehmigen kannst.

Neugierig, wie Remote dir bei der Verwaltung von Ausgaben für dein globales Team helfen kann? Chatte jetzt mit uns.