Les six meilleures applications de numérisation de reçus pour suivre ses dépenses

Qu’est-ce qu’un scanner de reçus ?

Un scanner de reçus, ou plus précisément une application de numérisation de reçus, est un logiciel qui permet de numériser et d’enregistrer des reçus papier. Plusieurs de ces applications utilisent la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire les informations importantes figurant sur le reçu, telles que la date, le nom du prestataire et le montant dépensé.

Quels sont les avantages d’une application de numérisation de reçus ?

Grâce à une application de numérisation de reçus, les utilisateurs peuvent organiser, classer et suivre leurs dépenses de manière numérique. Les applications de numérisation de reçus facilitent la gestion du budget, le suivi des dépenses et la déclaration d’impôts.

Les applications de gestion des reçus peuvent également aider les employés en télétravail à suivre leurs dépenses plus efficacement. Au lieu de leur demander d’envoyer leurs reçus par la poste ou de les remettre en main propre, votre équipe distribuée peut rapidement les scanner et les soumettre pour remboursement.

L’un des principaux avantages des applications de gestion des reçus est qu’elles permettent de respecter les politiques de la société, même lorsque l’on travaille avec des équipes à distance. Par exemple, les reçus intelligents peuvent faciliter la gestion des politiques de dépenses en identifiant les dépenses non conformes sur la base de règles prédéfinies.

Grâce à une application de numérisation des reçus, une piste d’audit de toutes les opérations liées aux dépenses, y compris les validations et les refus, est mise à jour en temps réel. Cela garantit la transparence de vos dépenses et vous permet de rester en conformité avec la réglementation locale.

Les six meilleures applications de numérisation de reçus

Les applications de numérisation de reçus peuvent s’avérer extrêmement utiles pour les membres de votre équipe. Voici les six applications de numérisation de reçus que nous vous recommandons.

1. Gestion des RH Remote : idéale pour les équipes internationales

Si vous souhaitez suivre les dépenses de votre équipe à distance, la Gestion RH de Remote est l’application qu’il vous faut. Vous pouvez gérer l’ensemble de vos équipes internationales depuis une seule et même plateforme, en utilisant plusieurs devises.

En une seule connexion, vous pouvez créer des rôles et des autorisations qui vous aideront à gérer vos paramètres, y compris l’approbation des reçus, le tout depuis un seul et même endroit.

La Gestion RH de Remote comprend des fonctionnalités intégrées de paie et de paiement, une application mobile, ainsi que des outils pour l’intégration et la gestion des départs des employés. Vous pouvez également enregistrer les heures de travail sur la plateforme et gérer les documents ainsi que les informations relatives aux employés.

Elle propose également des notifications instantanées concernant la validation des dépenses après l’importation des reçus, ce qui permet de se tenir plus facilement informé des dernières mises à jour.

La plateforme de Gestion RH est gratuite pour tous.

2. QuickBooks Online : idéale pour les grandes entreprises

Le scanner de reçus QuickBooks vous permet de numériser et d’importer automatiquement des photos de reçus. Vous pouvez également importer vos reçus manuellement pour les ajouter à votre rapport comptable.

Avec QuickBooks, vous pouvez extraire automatiquement les informations relatives au prestataire, au montant, à la date et au mode de paiement, puis les associer à une dépense existante. En plus, vous pouvez classer automatiquement vos dépenses et suivre vos dépenses pour ne jamais passer à côté d’une déduction.

QuickBooks Online permet de numériser automatiquement les reçus et d’associer chaque champ à la dépense correspondante. Tout est centralisé, ce qui facilite la gestion des notes de frais.

De plus, vous pouvez générer automatiquement des états financiers, des rapports fiscaux et d’inventaire, ainsi que des tableaux de flux de trésorerie à partir de vos reçus numérisés.

Les intégrations comprennent Zoho CRM, Zapier, QuickBooks Time, SAP Concur et Zoho Expense.

Les tarifs commencent à 24 USD par mois.

3. Expensify : l'outil idéal pour suivre les frais de déplacement des employés

Expensify vous permet de trier rapidement vos dépenses à l’aide de filtres reposant sur des critères tels que la période, le prestataire, le statut de validation et bien d’autres.

Vous pouvez connecter Expensify aux applications que vous utilisez déjà pour vos déplacements, les ressources humaines et les finances, notamment Uber et Intuit. De plus, cette plateforme vous permet de faire des économies en matière de conservation, puisque tout est stocké dans le cloud.

Elle vous permet également d’importer vos transactions par carte bancaire et d’importer automatiquement vos reçus provenant de services tels qu’Uber et Airbnb. Vous pouvez associer Expensify au capteur GPS de votre téléphone pour gérer le suivi de vos frais kilométriques.

Les intégrations comprennent NetSuite, QuickBooks Online et Gusto.

Leur formule la plus populaire coûte 5 USD par utilisateur et par mois.

4. FreshBooks : le meilleur choix pour les freelances

FreshBooks est principalement conçu pour la comptabilité, la facturation et le suivi du temps de travail. Sa fonctionnalité de numérisation des reçus rationalise le suivi des dépenses et permet de maintenir une base de données des dépenses à jour.

FreshBooks est idéale pour les freelances, car elle vous permet de saisir facilement vos reçus depuis votre appareil mobile, de classer vos dépenses et de les associer aux factures correspondantes.

FreshBooks propose des fonctionnalités de facturation automatisée et de suivi du temps. Vous pouvez également vous connecter à plusieurs sous-traitants de paiement, notamment PayPal et Stripe. De plus, FreshBooks prend en charge la facturation automatique et la saisie des heures, et vous permet de calculer vos frais kilométriques.

Les intégrations comprennent Slack, Asana, Basecamp, Shopify, Gusto et HubSpot Marketing Hub.

FreshBooks propose plusieurs formules, mais sa formule la plus populaire coûte 17 USD par mois.

5. Zoho Expense : La meilleure solution logicielle de numérisation de reçus dans le cloud

Zoho Expense est conçue pour automatiser la gestion des déplacements et des dépenses. Grâce à sa fonction de numérisation automatique, vous pouvez générer et envoyer des images de reçus immédiatement, même lorsque vous êtes en déplacement.

Les reçus numérisés sont importés dans le cloud, où ils sont traités et stockés en toute sécurité.

Zoho Expense offre des fonctionnalités avancées de création de rapports, la numérisation et la conservation illimités des reçus, ainsi qu’un accès via le cloud. Dotée d’une application mobile, cette plateforme est idéale pour la validation des frais de déplacement.

Zoho Expense est évolutive et s’intègre parfaitement aux autres logiciels Zoho. De plus, elle détecte les doublons parmi les reçus en analysant la date, la devise et le montant.

La fonctionnalité avancée de numérisation automatique de Zoho Expense permet de numériser des reçus dans 14 langues différentes, ce qui vous offre de nombreuses possibilités, notamment si vos employés sont répartis dans le monde entier.

Zoho Expense propose une formule gratuite pouvant accueillir jusqu’à trois utilisateurs. Ensuite, son tarif est d’environ 5 USD par utilisateur actif et par mois, facturé annuellement.

6. Wave : la meilleure solution freemium

La fonctionnalité de reçus mobiles de Wave vous permet de gérer facilement vos dépenses.

Vous pouvez envoyer vos reçus papier ou électroniques directement à Wave par e-mail. Vous pouvez également prendre une photo d’un reçu et l’importer depuis votre appareil mobile.

Wave Accounting offre des fonctionnalités illimitées de numérisation de reçus avec un accès via le cloud. Vous pouvez également joindre des justificatifs à une note de frais.

Wave Accounting dispose de fonctionnalités hors ligne permettant de numériser des reçus, ce qui vous permet de numériser plusieurs reçus à la fois. Des comptables sont également à votre disposition pour vous aider si vous avez besoin d’un coup de main en matière de comptabilité.

L’offre de base de Wave est gratuite. La formule professionnelle coûte 16 USD, facturés mensuellement.

Optimisez le suivi de vos dépenses grâce à la Gestion RH de Remote

La saisie manuelle des dépenses peut augmenter le risque d’erreurs. Les applications de gestion des reçus permettent d’améliorer la précision et de réduire le risque d’erreurs en numérisant directement les reçus d’achat. C’est un moyen simple et rapide de sauvegarder des documents importants et de suivre vos dépenses en ligne.

Grâce à la Gestion RH de Remote, vos employés peuvent importer leurs reçus et de gérer leurs dépenses, ce qui vous permet d’approuver rapidement leurs remboursements.

Pour découvrir comment Remote peut vous aider à gérer les dépenses de votre équipe internationale, contactez-nous dès aujourd’hui par messagerie instantanée.