Las 6 mejores aplicaciones para escanear recibos y controlar gastos

¿Qué es un escáner de recibos?

Un escáner de recibos (o, más concretamente, una aplicación para escanear recibos) es un software que te permite digitalizar y guardar recibos en papel. Muchas de estas aplicaciones utilizan tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para capturar datos importantes del recibo, como la fecha, el proveedor o el importe.

¿Cuáles son las ventajas de usar una aplicación para escanear recibos?

Con una app de este tipo, puedes organizar, clasificar y hacer seguimiento de tus gastos en formato digital. Estas aplicaciones hacen que te sea más fácil elaborar presupuestos, controlar gastos y declarar impuestos.

También ayudan a los empleados remotos a gestionar mejor sus gastos. En vez de tener que enviar o entregar recibos físicos, tu equipo distribuido puede escanearlos y enviarlos rápidamente para que se los reembolsen.

Otra gran ventaja que tienen es que ayudan a cumplir las políticas de la empresa aunque se trabaje con equipos remotos. Por ejemplo, los recibos inteligentes pueden aplicar políticas de gastos al detectar automáticamente aquellos que no se ajustan a las normas preestablecidas.

Además, mantienen un historial de auditoría actualizado de todas las acciones relacionadas con los gastos, como las aprobaciones y los rechazos. Así, te aseguras de que los gastos sean transparentes y de que cumples la normativa local.

Las 6 mejores aplicaciones para escanear recibos

Este tipo de aplicaciones pueden ser extremadamente útiles para tu equipo, así que aquí van las seis que recomendamos.

1. Gestión de RR. HH. de Remote: la mejor opción para equipos internacionales

Si quieres controlar los gastos de tu equipo remoto, la Gestión de RR. HH. de Remote es la solución ideal. Gestiona a todo tu personal global desde una única plataforma y en un montón de divisas.

Con un solo acceso, puedes configurar roles y permisos para gestionar ajustes, incluidas las aprobaciones de recibos, desde un único lugar.

El servicio de Gestión de RR. HH. de Remote incluye nóminas y pagos integrados, una app móvil y funcionalidades de gestión de integración y salida de empleados. También puedes registrar horas y gestionar documentos e información de los empleados.

Además, ofrece notificaciones instantáneas sobre aprobaciones de gastos tras subir los recibos, lo que te facilita estar al tanto de las novedades.

La plataforma de Gestión de RR. HH. es gratuita para todo el mundo.

2. QuickBooks Online: la mejor opción para grandes empresas

El escáner de recibos de QuickBooks te permite hacer fotos a los recibos y subirlos automáticamente. También puedes subirlos manualmente para añadirlos a tus informes de cuentas.

QuickBooks extrae automáticamente datos como el proveedor, el importe, la fecha y el método de pago, y los vincula a los gastos actuales. Además, clasifica los gastos y les hace seguimiento para que no te pierdas ninguna deducción.

QuickBooks Online incluye escaneo de recibos automático y asignación de datos a los gastos correspondientes. Todo se centraliza, lo que facilita la declaración de gastos.

También puedes generar automáticamente estados de cuentas, informes fiscales, de inventario y de flujo de caja a partir de los recibos.

Integraciones: Zoho CRM, Zapier, QuickBooks Time, SAP Concur y Zoho Expense.

Precio: a partir de 24 USD al mes.

3. Expensify: la mejor opción para los gastos de viaje de los empleados

Expensify te permite organizar gastos rápidamente filtrando por fecha, proveedor, estado de aprobación y otros criterios.

Puedes integrar esta aplicación con herramientas que ya uses para viajes, RR. HH. o finanzas, como Uber o Intuit. Además, como todo se almacena en la nube, ocupas menos almacenamiento local.

También puedes importar transacciones de tarjetas y recibos automáticamente desde servicios como Uber o Airbnb. También puedes usar el GPS del móvil para gestionar el kilometraje.

Integraciones: NetSuite, QuickBooks Online y Gusto.

Precio: su plan más popular cuesta 5 USD al mes por usuario.

4. FreshBooks: la mejor opción para autónomos

FreshBooks está pensada principalmente para contabilidad, facturación y control del tiempo. Su función de escaneo de recibos agiliza el control de gastos y mantiene la base de datos actualizada.

FreshBooks es ideal para autónomos, ya que puedes hacer foto a los recibos desde el móvil, clasificar los gastos y vincularlos a las facturas pertinentes.

FreshBooks incluye facturación automática y control del tiempo. También puedes conectarla con pasarelas de pago como PayPal y Stripe. También permite facturación automática, registro de tiempo y cálculo de kilometraje.

Integraciones: Slack, Asana, Basecamp, Shopify, Gusto y HubSpot Marketing Hub.

Precio: FreshBooks ofrece varios planes, pero el más popular cuesta 17 USD al mes.

5. Zoho Expense: el mejor software en la nube para escanear recibos

Zoho Expense automatiza la gestión de viajes y gastos. Con el escaneo automático, puedes generar y enviar recibos al instante, incluso sobre la marcha.

Los recibos se suben a la nube, donde se procesan y almacenan de forma segura.

Zoho Expense ofrece funciones avanzadas e ilimitadas de declaración, escaneo y almacenamiento de recibos, y acceso en la nube. Gracias a su app móvil, esta plataforma es ideal para aprobar gastos de viaje.

Zoho Expense es expansible y se integra fácilmente con otros productos de Zoho. Además, analiza la fecha, la moneda y el importe de los recibos para detectar duplicidades.

La función avanzada de escaneo automático de Zoho Expense escanea recibos en 14 idiomas diferentes, lo cual te ofrece numerosas opciones, sobre todo si tus empleados se encuentran repartidos por todo el mundo.

Zoho Expense ofrece un plan gratuito para un máximo de tres usuarios. A partir de ahí, el coste es de unos 5 USD por usuario activo al mes, con facturación anual.

6. Wave: la mejor opción freemium

Wave permite gestionar gastos fácilmente desde el móvil.

Puedes enviar recibos físicos o electrónicos por email directamente a la plataforma. También puedes hacerles una foto y subirlos desde el móvil.

Wave Accounting ofrece opciones ilimitadas de escaneo de recibos con acceso desde la nube. Aparte, puedes incluir los recibos en informes de gastos.

Wave Accounting cuenta con funciones sin conexión para escanear recibos; así, podrás escanear varios a la vez. También tienen gente que puede ayudarte si necesitas ayuda con la contabilidad.

El plan básico de Wave es gratuito. El plan Pro cuesta 16 USD y se factura al mes.

Optimiza el control de los gastos con la Gestión de RR. HH. de Remote

Si metes gastos a mano, te expones a cometer más errores. Las aplicaciones de recibos mejoran la precisión, ya que registran directamente la información de las compras. Son una forma rápida y sencilla de guardar documentos importantes y controlar el gasto digitalmente.

La Gestión de RR. HH. de Remote permite a tus empleados subir recibos y gestionar gastos para que puedas aprobar cualquier prestación rápidamente.

Si quieres descubrir cómo puede ayudarte Remote a gestionar los gastos de tu equipo global, habla con nosotros hoy mismo.