6 beste apps om bonnetjes te scannen en je onkosten te registreren

Wat is een bonnetjesscanner?

Een bonnetjesscanner, een app waarmee je bonnetjes kunt scannen, is software waarmee je papieren bonnetjes kunt scannen en opslaan. Een aantal van dit soort applicaties gebruikt technologie voor optische tekenherkenning (OCR) om belangrijke details van het bonnetje te scannen, zoals de datum, de verkoper en het bedrag.

Wat zijn de voordelen van een app om bonnetjes te scannen?

Met zo'n app kunnen gebruikers hun uitgaven digitaal organiseren, categoriseren en registreren. Met apps om bonnetjes te scannen worden budgetteren, onkostenregistratie en de belastingaangifte een stuk eenvoudiger.

Remote werknemers kunnen bonnetjesapps gebruiken om hun onkosten efficiënter bij te houden. Je verspreide team hoeft bonnetjes niet meer fysiek te mailen of in te dienen, maar kan ze snel scannen en indienen voor terugbetaling.

Een groot voordeel van apps voor bonnetjes is dat ze zorgen dat het bedrijfsbeleid wordt gevolgd, ook als je met remote teams werkt. Met een slimme app kun je bijvoorbeeld je onkostenbeleid volgen door niet-toegestane onkosten op basis van vooraf ingestelde regels te identificeren.

Met een app om bonnetjes te scannen blijft het auditspoor van alle uitgavengerelateerde acties up-to-date, inclusief goedkeuringen en afwijzingen. Zo houd je je onkosten transparant en blijf jij compliant met de lokale regelgeving.

6 beste apps om bonnetjes te scannen

Apps om bonnetjes te scannen kunnen voor je teamleden ontzettend handig zijn. Dit zijn zes apps die wij aanraden.

1. Beste voor internationale teams: Remote HR Management

Als je de onkosten van je remote team wil bijhouden, is Remote HR Management de app voor jou. Je kunt je hele globale team via één platform en met meerdere valuta beheren.

Met slechts één keer aanmelden kun je rollen en toestemmingen toekennen om je instellingen te beheren, zoals voor het goedkeuren van bonnetjes, allemaal op één plek.

Remote HR Management heeft geïntegreerde payroll en betalingen, een mobiele app en onboardings- en offboardingsmogelijkheden voor werknemers. Je kunt op het platform ook uren registreren en documenten en werknemersgegevens beheren.

Je kunt direct meldingen over goed te keuren onkosten ontvangen, nadat bonnetjes zijn geüpload, zodat je makkelijker van nieuwe updates op de hoogte blijft.

Iedereen kan het HR Management-platform kosteloos gebruiken.

2. Beste voor grote bedrijven: QuickBooks Online

Met de bonnetjesscanner van QuickBooks kun je automatisch foto's van bonnetjes maken en uploaden. Je kunt je bonnetjes ook handmatig uploaden en ze aan je financiële rapportage toevoegen.

QuickBooks extraheert automatisch de verkoper, het bedrag, de datum en de betalingsmethode en koppelt deze gegevens aan een onkostenpost. En dat niet alleen. Je kunt onkosten ook automatisch sorteren en je uitgaven bijhouden, zodat je nooit aftrekposten mist.

QuickBooks Online kan bonnetjes automatisch scannen en alle velden aan de juiste onkostenposten koppelen. Alles bevindt zich op een centrale plek, waardoor onkostenrapportage een eitje wordt.

Daarnaast kun je automatisch een financiële verklaring, belasting- en voorraadrapporten en kasstroomoverzichten laten opstellen.

Je kunt de app integreren met onder meer Zoho CRM, Zapier, QuickBooks Time, SAP Concur en Zoho Expense.

Het starttarief is 24 USD per maand.

3. Beste voor de registratie van zakelijke reiskosten: Expensify

Met Expensify sorteer je eenvoudig je onkosten met filters voor datumbereik, verkoper/aanbieder, goedkeuringsstatus en andere criteria.

Je kunt Expensify koppelen aan apps die je al voor reizen, HR en finance gebruikt, zoals Uber en Intuit. Het platform helpt je ook besparen op opslag, doordat alles in de cloud wordt opgeslagen.

Ook kun je creditcardtransacties importeren en worden bonnetjes van diensten zoals Uber en Airbnb automatisch geïmporteerd. Je kunt Expensify integreren in de gps-sensor van je telefoon om je kilometers te beheren.

Je kunt de app integreren met onder meer NetSuite, QuickBooks Online en Gusto.

Hun populairste pakket kost 5 USD per gebruiker per maand.

4. Beste voor zzp'ers: FreshBooks

FreshBooks is vooral gemaakt voor boekhouding, facturering en tijdsregistratie. De functie om bonnetjes te scannen stroomlijnt onkostenregistratie en helpt je een up-to-date onkostendatabase bij te houden.

FreshBooks is ideaal voor zzp'ers, omdat je met je mobiele apparaat eenvoudig bonnetjes kunt fotograferen, onkosten kunt categoriseren en de onkosten aan de juiste facturen kunt koppelen.

FreshBooks heeft geautomatiseerde opties voor facturering en tijdsregistratie. Je kunt de app ook koppelen aan verschillende betalingsverwerkers, zoals PayPal en Stripe. Daarnaast ondersteunt FreshBooks automatische facturering en tijdsregistratie, en kun je berekeningen voor je kilometers maken.

Je kunt de app integreren met onder meer Slack, Asana, Basecamp, Shopify, Gusto en HubSpot Marketing Hub.

FreshBooks heeft meerdere pakketten. Het populairste pakket kost 17 USD per maand.

5. Beste cloudgebaseerde software-oplossing om bonnetjes te scannen: Zoho Expense

Zoho Expense is gemaakt om reis- en onkostenbeheer te automatiseren. Met de functie om automatisch te scannen kun je afbeeldingen van bonnetjes direct genereren en indienen, zelfs als je onderweg bent.

De gescande bonnetjes worden naar de cloud geüpload, waar ze veilig worden verwerkt en opgeslagen.

Met Zoho Expense kun je geavanceerde rapporteren, onbeperkt bonnetjes scannen en opslaan, en heb je cloudgebaseerde toegang. Er is ook een mobiele app, dus het platform is geweldig voor het goedkeuren van zakelijke reiskosten.

Zoho Expense is schaalbaar en integreert naadloos met andere software van Zoho. Ook herkent de app dubbele bonnetjes door de datum, valuta en het bedrag te analyseren.

De geavanceerde functie in Zoho Expense om automatisch te scannen kan bonnetjes in 14 verschillende talen scannen, wat je enorm veel opties geeft (vooral als je werknemers wereldwijd verspreid zijn).

Zoho Expense heeft een gratis pakket voor maximaal drie gebruikers. Daarna zijn de kosten 5 USD per actieve gebruiker per maand, met jaarlijkse betaling.

6. Beste freemium solution: Wave

Met de mobiele bonnetjesfunctie van Wave kun je je onkosten eenvoudig beheren.

Je kunt je bonnetjes of elektronische facturen rechtstreeks per e-mail naar Wave versturen. Je kunt ook een foto nemen van een bonnetje en die via je mobiele apparaat uploaden.

Wave Accounting heeft onbeperkte mogelijkheden om bonnetjes te scannen, met cloudgebaseerde toegang. Je kunt bonnetjes ook integreren in een onkostendeclaratie.

Wave Accounting heeft offline functies om bonnetjes te scannen, dus je kunt meerdere bonnetjes tegelijk scannen. Er zijn ook accounts beschikbaar voor ondersteuning als je hulp nodig hebt met de boekhouding.

Het basispakket van Wave is kosteloos te gebruiken. Het pro-pakket kost 16 USD per maand, met maandelijkse betaling.

Je onkostenregistratie optimaliseren met Remote HR Management

Onkosten handmatig invoeren kan het risico op fouten verhogen. Apps voor bonnetjes kunnen zorgen voor meer nauwkeurigheid en verkleinen de kans op fouten doordat je bonnetjes meteen kunt opslaan. Ze bieden een snelle en eenvoudige manier om belangrijke documenten op te slaan en digitaal je uitgaven in de gaten te houden.

Met Remote HR Management kunnen je werknemers bonnetjes uploaden en onkosten beheren, zodat jij de kostenposten snel kunt goedkeuren.

Als je wilt zien hoe Remote je kan helpen bij het onkostenbeheer van je globale team, neem dan vandaag nog contact met ons op.