Plantilla de política de tiempo libre pagado (PTO)

Una política de tiempo libre pagado (PTO) clara y consistente genera confianza, apoya el bienestar de los empleados y ayuda a su empresa a mantenerse conforme a la legalidad transfronteriza. Esta plantilla simple y flexible hace que sea fácil definir el enfoque de su empresa para las vacaciones remuneradas, independientemente de dónde se encuentre su equipo.

Importante: Antes de usar esta plantilla, revise las leyes laborales locales y las normas culturales donde trabajan sus empleados. Los derechos de OTP varían mucho según el país o la región.

Plantilla de política de PTO personalizable

[Su nombre de empresa]
[Dirección de la empresa]
correo electrónico
[Número de teléfono] (opcional)

Fecha de entrada en vigor: [Insertar fecha de inicio] 

1. Finalidad de la política de PTO 

Esta política describe cómo [nombre de la empresa] administra el tiempo libre pagado (PTO) para los empleados elegibles. Detalla quién califica para la licencia, cómo se gana o acumula la PTO, el proceso para solicitar tiempo libre y cómo se maneja el tiempo no utilizado. El objetivo es garantizar la coherencia, la equidad y la claridad operativa entre equipos y ubicaciones.

2. Elegibilidad 

Esta política se aplica a [todos los empleados a tiempo completo / empleados que trabajan más de X horas por semana], según lo definido por los estándares de clasificación de empleo de [Nombre de la Empresa]. La elegibilidad para PTO puede variar en función de factores como el tipo de empleo (por ejemplo, roles de tiempo parcial, temporales o contractuales), la ubicación y las regulaciones locales aplicables. Los derechos específicos deben confirmarse en la carta de oferta o en el contrato de trabajo de cada empleado.

3. Estructura PTO

[Seleccione y personalice una de las siguientes opciones en función de la política de su empresa] 

[Opción A] PTO ilimitado

[Nombre de la Compañía] ofrece una póliza de PTO ilimitada para empleados elegibles. El tiempo libre puede tomarse según sea necesario, sujeto a la aprobación del gerente y cobertura adecuada del equipo. Si bien no hay un límite fijo, se alienta a los empleados a tomarse un mínimo de [X] días al año para apoyar el equilibrio entre la vida laboral y personal y el bienestar.

Esta política se basa en la confianza mutua y la rendición de cuentas, y todas las solicitudes de tiempo libre deben presentarse y registrarse a través de [Plataforma RR. HH. o proceso].

[Opción B] PTO basado en el devengo

Los empleados acumulan tiempo libre remunerado basado en la antigüedad en el servicio y la clasificación del empleo. El calendario normalizado de devengo anual es el siguiente:

• 0–2 años de servicio: 15 días al año
• 3-5 años de servicio: 20 días al año
• 6+ años de servicio: 25 días al año
  
  

Alternativamente, la TDF puede acumularse de la siguiente manera:

Los empleados acumulan [X] horas de toma de fuerza por [mes/período de pago], hasta un máximo de [Y] horas anuales.

La acumulación de PTO comienza en [fecha de inicio del empleado / después de un período de prueba de X días]. Los saldos de vacaciones acumuladas se pueden ver y gestionar a través de [nombre del sistema de recursos humanos].

4. Cómo solicitar tiempo libre

Las solicitudes de toma de fuerza deben presentarse a través de [su Plataforma RR. HH. / a un gerente] con al menos [X días] de antelación.

En su solicitud, incluya:

• Fechas solicitadas
• Cobertura o plan de entrega (si corresponde)
  
  

Los gerentes revisarán y responderán dentro de [X días hábiles], considerando la disponibilidad del equipo y los plazos del proyecto. Si varios empleados solicitan fechas de toma de fuerza superpuestas, la aprobación se basará en una combinación de factores, incluidos:

• Orden en que se recibieron las solicitudes
• Necesidades operativas y empresariales
• Disponibilidad de cobertura dentro del equipo
• Historial de permisos anterior (para garantizar un acceso equitativo al tiempo libre)
  
  

5. Proceso de aprobación de la PTO

Los administradores son responsables de revisar y aprobar las solicitudes de toma de fuerza de manera oportuna, consistente y FAIR. Todas las aprobaciones deben documentarse en la Plataforma RR. HH. designada para garantizar la transparencia, mantener registros precisos y apoyar la supervisión institucional.

6. Prórroga

[Nombre de la empresa] aplica la siguiente política con respecto al tiempo libre remunerado no utilizado (PTO) al final de cada año civil.

[Seleccione la opción apropiada]

• Sin arrastre: La toma de fuerza no utilizada expira el 31 de diciembre de cada año y no se reinvierte al año siguiente.
  
  
• Prórroga limitada: Los empleados pueden transferir hasta [X] días de toma de fuerza no utilizada al siguiente año civil. Cualquier saldo que exceda este límite se perderá.
  
  
• Prórroga ilimitada: Los empleados pueden transferir toda la toma de fuerza no utilizada de año en año sin restricciones.
  
  

Las licencias arrastradas deberán utilizarse a más tardar el [fecha de expiración], si procede. Todos los saldos de las tomas de fuerza y los límites de arrastre se rastrean y gestionan a través de [nombre del sistema/plataforma RRHH].

7. PTO payout on rescisión

Al separarse de la empresa, ya sea por renuncia, despido, u otras circunstancias , los empleados tendrán [derecho / no derecho] a recibir el pago por cualquier toma de fuerza no utilizada, devengada, bajo las leyes y regulaciones locales aplicables.

Los saldos finales de las tomas de fuerza se calcularán a partir del último día hábil del empleado y se procesarán como parte del cheque de pago final. Todo tiempo libre deberá mantenerse actualizado en [nombre del sistema/plataforma AR] para garantizar un cálculo y cumplimiento normativo precisos.

8. Días festivos

Los días festivos se observan por separado de la toma de fuerza y no cuentan con el saldo de la toma de fuerza de un empleado.

La elegibilidad para los días festivos pagados se determina en función del lugar de trabajo principal del empleado y el calendario de días festivos nacional o regional aplicable. [Nombre de la empresa] mantiene una lista de días festivos observados para cada lugar apoyado, que es accesible para los empleados a través de [nombre del sistema de recursos humanos / plataforma].

Los empleados que trabajan en países con días festivos variables o específicos de cada lugar seguirán el horario alineado con su jurisdicción.

9. Licencia por enfermedad y otros tipos de licencia

La PTO no se aplica a otras formas de licencia, como licencia por enfermedad, permiso parental o licencia por duelo. Estos tipos de ausencias se rigen por políticas separadas y pueden estar sujetas a leyes locales específicas y requisitos de elegibilidad.

10. Cumplimiento normativo legal

Esta política de toma de fuerza tiene la intención de ser un marco general y puede adaptarse para cumplir con las leyes laborales aplicables en cada jurisdicción donde opera [Nombre de la Compañía]. En caso de conflicto entre esta política y los requisitos legales locales, prevalecerán las disposiciones de la legislación local pertinente.

Cómo construir una política de PTO que funcione   

Una política de toma de fuerza sólida es más que un documento de beneficios: es una base para la confianza, claridad y consistencia en su organización. Ya sea que estés creando tu primera póliza o revisando una existente, ten en cuenta estas mejores prácticas:

1. Comience con cumplimiento normativo

Entienda las leyes laborales en cada jurisdicción donde emplea personas. Esto incluye:

• Vacaciones mínimas reglamentario/a/s o derechos de licencia
• Requisitos de días festivos pagados
• Límites de arrastre y plazos de vencimiento
• Obligaciones de pago de la PTO por rescisión
  
  

Tenga en cuenta que las leyes pueden variar no solo por país, sino también por estado, provincia o región.

2. Elija una estructura de políticas que se adapte a su organización

Seleccione un modelo de toma de fuerza que se alinee con las obligaciones de cultura, estructura de equipo y cumplimiento normativo su empresa. Por ejemplo, 

• La toma de fuerza ilimitada puede funcionar bien en entornos basados en resultados, pero requiere expectativas claras y un seguimiento constante.
• La toma de fuerza basada en el devengo proporciona transparencia y previsibilidad, y puede ser necesaria en algunos lugares.
  
  

También son posibles enfoques híbridos (por ejemplo, una base mínima y días flexibles adicionales).

3. Definir procedimientos claros

Detalle cómo los empleados deben solicitar tiempo libre, cuánto aviso se requiere y cómo se toman las decisiones. Asegúrate de que tus direcciones de política de PTO:

• Cómo se realiza el seguimiento y la notificación de la PTO
• Quién aprueba las solicitudes y en qué plazo
• ¿Qué sucede si varios empleados solicitan fechas superpuestas?

La documentación clara evita malentendidos y garantiza la equidad y la confianza entre los equipos.

4. Transferencia de direcciones, decomiso y pago

Informe a los empleados qué sucede con las vacaciones no utilizadas al final del año:

• ¿Existe un número máximo de días que puedan llevar adelante?
• ¿Pierden la toma de fuerza si no se usan en un plazo determinado?
• ¿Se les pagará por vacaciones no utilizadas cuando dejen la empresa?

Estas reglas deben ser consistentes con los requisitos legales locales y fáciles de entender para los empleados.

5. Apoyar una cultura de tiempo libre saludable

Anime a los empleados a tomarse su tiempo libre regularmente, no solo cuando sea necesario. Considere:

• Establecimiento de directrices mínimas de uso
• Predicando con el ejemplo a nivel de liderazgo
• Comprobación de los datos de uso de la toma de fuerza para detectar riesgos de agotamiento o uso insuficiente

Un enfoque reflexivo del tiempo libre ayuda a proteger el bienestar de los empleados y mejora la retención.

6. Revisa y actualiza tu política regularmente

Las expectativas de la OTP evolucionan, al igual que las regulaciones y las necesidades de la fuerza laboral. Revisa tu póliza al menos una vez al año para asegurarte de que:

• Sigue conforme a la legalidad
• Se alinea con sus realidades operativas
• Refleja tus valores y cultura
  
  

Invite a los empleados a compartir sus comentarios sobre la política de PTO: qué está funcionando bien, qué no está claro y cómo se podría mejorar. Su opinión puede ayudarte a construir una política que realmente apoye a todo el equipo.

Gestión de tomas de fuerza sin esfuerzo con Remote HRIS

Gestionar la toma de fuerza entre equipos e incluso países puede convertirse en un desafío, y construir un administrador manual. Una plataforma centralizada como Remote HRIS puede automatizar el seguimiento de valores devengados, configurar políticas específicas de cada región y garantizar una gestión coherente y conforme a la legalidad de las tomas de fuerza en toda su organización.

Con Remote HRIS, puede:

• Cree políticas de toma de fuerza adaptado/a/s para diferentes equipos, roles o países
• Automatice los flujos de trabajo de devengo, arrastre y aprobación basados en las normas regionales
• Manténgase conforme a la legalidad con las leyes laborales locales y los requisitos regulatorios
• Centralice el seguimiento de permisos en un panel intuitivo para una visibilidad completa
• Capacite a los empleados con herramientas de autoservicio para solicitar, revisar y planificar su tiempo libre
  
  

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Aviso legal: Esta plantilla es solo para fines informativos y no constituye asesoramiento legal.