Checklist pour l'intégration des employés à distance

Pourquoi avez-vous besoin d'une checklist pour l'intégration de vos employés ?

L'intégration d'un employé à distance est radicalement différente de celle d'un employé en poste. C'est pourquoi il est très utile de disposer d'une checklist. Cela permet de garantir que tous les membres de votre équipe bénéficient d'une expérience d'intégration cohérente et de réduire les risques d'oubli.

Bien que chaque nouvel embauché ait ses propres besoins et circonstances, une checklist permet de tracer une voie générale. Il vous suffit de suivre le modèle à chaque fois, en y apportant des modifications mineures si nécessaire.

Sur la base de notre propre expérience à Remote, voici les principales cases à cocher.

Créez une feuille de route de 90 jours

Établissez une feuille de route de 90 jours décrivant les principaux objectifs, étapes et activités que vous devrez couvrir. Il doit être en rapport avec le rôle et le service du nouvel embauché.

Votre feuille de route peut être structurée de la manière suivante :

Semaine 1 : orientation, présentation de l'entreprise et formation initiale
Semaines 2 à 4 : approfondissement de la formation spécifique à l'emploi, observation virtuelle et définition des objectifs
Semaines 5 à 8 : formation continue à l'échelle de l'entreprise, contrôles réguliers et discussions sur le retour d'information sur les performances
Semaines 9 à 12 : autonomie accrue, plus grande implication dans les projets d'équipe et discussions approfondies sur le développement de carrière.

Vous pouvez bien sûr faire preuve de souplesse à cet égard ; vous pouvez réduire le délai ou même l'allonger, en fonction du rôle. Travaillez avec le chef d'équipe concerné et essayez de conformer la feuille de route au poste de votre nouvel embauché, dans la mesure du possible.

Envoyez un kit de bienvenue

Votre kit de bienvenue doit contenir des informations et des ressources utiles pour le nouveau membre de l'équipe, telles que

☐ Une lettre de bienvenue du PDG
☐ Une brochure d'information sur l'entreprise fournissant un aperçu de l'histoire, de la mission, des valeurs et de la structure organisationnelle de l'entreprise.
☐ des instructions pour le premier jour de l'employé, y compris les horaires
☐ un manuel de l'employé contenant les principaux processus, politiques et points de contact
☐ les détails d'accès , y compris les identifiants et les mots de passe (garantissez que ces informations sont fournies de manière sécurisée)

Un kit de bienvenue peut être distribué physiquement ou numériquement, mais votre embauché doit le recevoir avant son premier jour. Si possible, vous pouvez également inclure des cadeaux ou des articles de marque pour renforcer le sentiment d'appartenance.

Création de comptes et d'accès

Travaillez avec votre équipe informatique pour garantir que tous les comptes et accès pertinents ont été configurés. Cela inclut les courriels de l'entreprise, les détails de connexion aux outils pertinents et les configurations de compte pour les canaux de communication (tels que Slack).
Elles devraient être prêtes avant le premier jour de travail de votre embauché.

Clarifier les méthodes de communication

Si vous ne l'avez pas encore fait, clarifiez le fonctionnement de la communication dans votre entreprise. Cela peut se faire par le biais de la documentation, de vidéos de formation préenregistrées ou de conseils synchrone.

Expliquez quels canaux vous utilisez et dans quel but, et fournissez des guides d'utilisation si nécessaire. Cela devrait également inclure les espaces de travail partagés, les outils propres à chaque service et les logiciels de gestion de projet.

Planifiez leur première journée

Accordez une attention particulière au premier jour de votre embauché. Ils doivent savoir exactement ce qu'ils sont censés faire, ce qu'ils doivent compléter et à qui ils doivent s'adresser. Il est conseillé d'organiser un appel vidéo (à un moment qui convient à votre employé), pour faire le point et garantir qu'il a ses repères.

Il est également conseillé de désigner un "copain" qui servira de point de contact. Idéalement, cette personne devrait se trouver dans le même fuseau horaire que votre embauché.

Arrangez une rencontre virtuelle

Une fois votre employé installé, organisez une réunion d'équipe virtuelle pour le présenter. Vous pouvez leur demander de faire un partage personnel ou organiser une activité de groupe pour briser la glace.

Cette rencontre doit être informelle, mais vous pouvez l'utiliser pour instaurer dès le départ une culture du télétravail solide et favorable.

Mettre en place une formation sur les produits

Au cours des premières étapes de l'intégration, il est judicieux d'organiser des séances de formation, surtout si votre produit ou votre secteur d'activité est une niche ou un domaine complexe. C'est particulièrement important si votre embauché occupe un poste en contact avec la clientèle.

Il peut s'agir d'une présentation informelle des principales caractéristiques du produit ou d'une formation approfondie dispensée sur une longue période par un spécialiste. Il peut même y avoir une évaluation formelle.

Effectuer des contrôles réguliers

L'un des principaux avantages du travail télétravail est l'autonomie, mais ne laissez pas votre embauché livré à lui-même. Contrôlez-les en permanence et garantissez qu'ils respectent votre feuille de route. 

Établissez un ordre du jour pour le déroulement et le contenu de vos réunions de contrôle, et veillez à ce que ces discussions restent ciblées. Donnez à votre embauché le temps de donner son avis et d'exprimer ses préoccupations éventuelles.

Meilleures pratiques pour l'onboarding des employés à distance

N'oubliez pas que, quel que soit le lieu d'affectation de votre embauché, l'objectif est le même : garantir qu'il comprend les principales politiques de l'entreprise, qu'il s'intègre dans son équipe et qu'il connaît les responsabilités de son poste. Compte tenu des difficultés propres au travail télétravail, il convient de prendre en considération certaines des meilleures pratiques suivantes.

Éviter les problèmes techniques

Dans la mesure du possible, garantissez que vos nouveaux embauchés disposent de tous les équipements, logiciels et accès nécessaires avant leur premier jour. En cas de problème, vous avez le temps de le résoudre avant que votre employé ne prenne son poste, ce qui rend le processus d'intégration plus fluide et moins frustrant.

Reproduire le "refroidisseur d'eau

Établissez des canaux de communication permettant aux nouveaux employés d'interagir avec leurs collègues et encouragez-les à organiser des discussions informelles en tête-à-tête. Faire appel uniquement au courriel - dans un environnement où les contacts en face à face sont déjà limités - peut entraîner des erreurs de communication, des réponses tardives à des problèmes urgents, voire un sentiment d'isolement.

Veillez également à maintenir ce contact. Même un appel de 20 minutes pour parler de sujets non liés au travail peut faire une grande différence dans la façon dont un employé télétravailleur se sent.

Respecter les normes culturelles

Dans le cas de certains recrutements à distance, vous devrez peut-être tenir compte de nuances supplémentaires, telles que les différences de fuseaux horaires et les observations culturelles. Réfléchissez à la manière dont vous allez gérer ces différences et consultez un expert local en matière d'emploi si nécessaire. Vous pouvez également discuter des aménagements possibles avec votre embauché.

Fixer des attentes claires

Établir des objectifs spécifiques et liés à un calendrier pour chaque employé. Cela peut améliorer l'engagement et les performances, et avoir un impact positif sur le moral et la productivité. 

En l'absence de conseils, vos employés risquent de se sentir désorientés à court terme et sous-estimés à long terme. Effectuez des contrôles réguliers au cours des 90 premiers jours de votre embauché et efforcez-vous de surmonter les obstacles auxquels il est confronté.