Das Onboarding eines Remote-Mitarbeiters unterscheidet sich grundlegend vom Onboarding eines Mitarbeiters im Büro - deshalb ist eine Checkliste sehr hilfreich. So stellst du sicher, dass alle deine Teammitglieder ein einheitliches Onboarding-Erlebnis haben und die Wahrscheinlichkeit, dass du etwas vergisst, sinkt.
Aus unserer eigenen Erfahrung bei Remote wissen wir, worauf es dabei ankommt.
Erstelle eine 90-Tage-Roadmap
Plane einen 90-Tage-Fahrplan, der die wichtigsten Ziele, Meilensteine und Aktivitäten enthält, die du abdecken musst. Er sollte für die Rolle und die Abteilung des neuen Mitarbeiters relevant sein.
Dein Fahrplan könnte folgendermaßen aufgebaut sein:
☐ Woche 1: Orientierung, Überblick über das Unternehmen und erste Schulungen ☐ Wochen 2-4: Vertiefung der berufsspezifischen Ausbildung, virtuelle Hospitation und Zielfindung ☐ Woche 5-8: Fortlaufende unternehmensweite Schulungen, regelmäßige Check-Ins und Gespräche zur Leistungsbewertung ☐ Wochen 9-12: mehr Autonomie, stärkere Einbindung in Team-Projekte und ausführliche Gespräche über die berufliche Entwicklung
Du kannst das natürlich flexibel handhaben; je nach Aufgabe kannst du den Zeitrahmen verkürzen oder sogar verlängern. Arbeite mit dem zuständigen Teamleiter zusammen und versuche, den Fahrplan so genau wie möglich auf die Position deines neuen Mitarbeiters abzustimmen.
Verschicke ein Willkommenspaket
Dein Willkommenspaket sollte nützliche Informationen und Ressourcen für dein neues Teammitglied enthalten, wie z. B:
☐ Ein Begrüßungsschreiben des Geschäftsführers ☐ Eine Informationsbroschüre , die einen Überblick über die Geschichte, den Auftrag, die Werte und die Organisationsstruktur des Unternehmens gibt ☐ Anweisungen für den ersten Tag des Mitarbeiters:in, einschließlich Zeitangaben ☐ Ein Mitarbeiter:in-Handbuch mit den wichtigsten Prozessen, Richtlinien und Ansprechpartnern ☐ Zugangsdaten , einschließlich Logins und Passwörter (stelle sicher, dass diese sicher bereitgestellt werden) Das Willkommenspaket kann physisch oder digital verteilt werden, sollte aber vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters verteilt werden. Wenn möglich, kannst du auch ein paar Markenartikel oder Geschenke einpacken, um ein stärkeres Zugehörigkeitsgefühl zu schaffen.
Konten und Zugänge einrichten
Arbeite mit deinem IT Team zusammen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Konten und Zugänge eingerichtet sind. Dazu gehören Unternehmens-E-Mails, Anmeldedaten für relevante Tools und die Einrichtung von Konten für Kommunikationskanäle (wie Slack). Diese sollten vor dem ersten Arbeitstag deines Mitarbeiters einsatzbereit sein.
Kommunikationsmethoden klären
Wenn du es noch nicht getan hast, kläre, wie die Kommunikation in deinem Unternehmen funktioniert. Dies kann durch Dokumentation, aufgezeichnete Schulungsvideos oder synchrone Anleitung geschehen.
Erkläre, welche Kanäle du zu welchem Zweck nutzt, und stelle bei Bedarf Benutzer:inen zur Verfügung. Dazu gehören auch gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche, abteilungsspezifische Tools und Projektmanagementsoftware.
Planen Sie ihren ersten Tag
Achte besonders auf den ersten Tag deines Mitarbeiters. Sie sollten wissen, was genau sie tun sollen, was sie ausfüllen müssen und mit wem sie sprechen müssen. Es ist ratsam, einen Videoanruf zu vereinbaren (zu einem Zeitpunkt, der für deinen Mitarbeiter:in günstig ist), um sicherzustellen, dass er sich zurechtfindet.
Es ist auch eine gute Idee, einen "Kumpel" als Ansprechpartner zu bestimmen. Idealerweise sollte diese Person in der gleichen Zeitzone wie dein Mitarbeiter sein.
Organisiere ein virtuelles Treffen
Sobald sich dein Mitarbeiter:in eingelebt hat, bereite ein virtuelles Team-Meeting vor, um ihn vorzustellen. Du kannst sie bitten, sich persönlich mitzuteilen oder eine Gruppenaktivität als Eisbrecher vorbereiten.
Diese Zusammenkunft sollte informell sein, aber du kannst sie nutzen, um von Anfang an eine starke und unterstützende Unternehmenskultur für Remote-Arbeit aufzubauen.
Produktschulung einrichten
In der Anfangsphase des Onboarding ist es eine gute Idee, Sitzungen zu veranstalten, vor allem, wenn dein Produkt oder deine Branche eine Nische oder komplex ist. Das ist besonders wichtig, wenn du eine Stelle mit Kundenkontakt antrittst.
Das kann ein informeller Überblick über die wichtigsten Funktionen des Produkts sein oder eine ausführliche Schulung, die über einen längeren Zeitraum von einem Spezialisten durchgeführt wird. Vielleicht gibt es sogar eine formale Bewertung.
Regelmäßige Kontrollbesuche durchführen
Einer der wichtigsten Zusatzleistungen, Sonderleistungen, Remote-Arbeit ist die Autonomie, aber überlasse deinen Mitarbeiter nicht völlig sich selbst. Melde dich immer wieder bei ihnen und stelle sicher, dass sie sich an deinen Zeitplan halten.
Lege eine Agenda für den Ablauf und den Inhalt deiner Check-in-Treffen fest und halte diese Diskussionen konzentriert. Gib deinen Mitarbeitern Zeit, ihr Feedback zu geben und ihre Bedenken zu äußern.
Denk daran, dass das Ziel immer dasselbe ist: sicherzustellen, dass die neuen Mitarbeiter die wichtigsten Richtlinien des Unternehmens verstehen, sich in ihr Team integrieren und ihre Aufgaben kennen. Angesichts der besonderen Herausforderungen, die Remote-Arbeit mit sich bringt, lohnt es sich, einige der folgenden Best Practices zu berücksichtigen.
Stelle sicher, dass deine neuen Mitarbeiter nach Möglichkeit schon vor ihrem ersten Arbeitstag mit allen notwendigen Geräten, Software und Zugangsmöglichkeiten ausgestattet sind. Wenn etwas schief läuft, hast du genug Zeit, das Problem zu lösen, bevor dein Mitarbeiter:in im Einsatz ist, was den Onboarding-Prozess reibungsloser und weniger frustrierend macht.
Richte Kommunikationskanäle ein, über die neue Mitarbeiter:innen mit ihren Kolleg:innen in Kontakt treten können, und ermutige sie zu informellen "Kaffee"-Gesprächen unter vier Augen. Sich allein auf E-Mails zu stützen - in einem Umfeld, in dem der persönliche Kontakt ohnehin schon beschränkt ist - kann zu Missverständnissen, verzögerten Antworten auf zeitkritische Fragen und sogar zu Gefühlen der Isolation führen.
Stelle sicher, dass du diesen Kontakt auch aufrechterhältst. Selbst ein 20-minütiges Telefonat, in dem wir uns über Themen unterhalten, die nichts mit der Arbeit zu tun haben, kann einen großen Einfluss darauf haben, wie sich ein Remote-Mitarbeiter:in fühlt.
Bei einigen Remote-Mitarbeitern musst du möglicherweise zusätzliche Nuancen wie Zeitzonenunterschiede und kulturelle Besonderheiten berücksichtigen. Überlege dir, wie du mit solchen Unterschieden umgehen willst, und konsultiere bei Bedarf einen Experten für Beschäftigung vor Ort. Du kannst auch mit deinem Arbeitgeber über mögliche Anpassungen sprechen.
Festlegung konkreter und zeitlich begrenzter Ziele für jeden Mitarbeiter:in. Das kann das Engagement und die Leistung verbessern und sich positiv auf die Arbeitsmoral und Produktivität auswirken.
Ohne Orientierung können sich deine Mitarbeiter:in kurzfristig orientierungslos und langfristig unterbewertet fühlen. Überprüfe regelmäßig die ersten 90 Tage deines neuen Mitarbeiters und arbeite daran, alle Hindernisse zu überwinden, mit denen er konfrontiert ist.
Diese Checkliste soll dir helfen, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter:in fair und konsequent behandelt wird. Es trägt dazu bei, das Gemeinschaftsgefühl und die Zugehörigkeit innerhalb deines Remote-Teams zu fördern, und zwar gleich zu Beginn der Arbeit.
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