Checklist onboarding werknemer op afstand

Waarom je een checklist voor onboarding van werknemers nodig hebt

Onboarding van een werknemer op afstand is heel anders dan onboarding van een werknemer op kantoor - daarom is het zo handig om een checklist te hebben. Het zorgt ervoor dat al je teamleden een consistente onboarding-ervaring hebben en verkleint de kans dat je iets vergeet.

Hoewel elke nieuwe aanwinst zijn eigen behoeften en omstandigheden heeft, biedt een checklist een breed pad. Het enige wat je hoeft te doen is elke keer de template volgen en waar nodig kleine aanpassingen maken.

Op basis van onze eigen ervaring hier bij Remote, zijn dit de belangrijkste vakjes die je moet aanvinken.

Maak een 90-dagen stappenplan

Maak een 90-dagen stappenplan waarin de belangrijkste doelstellingen, mijlpalen en activiteiten beschreven staan die je moet afhandelen. Het moet relevant zijn voor de rol en de afdeling van de nieuwe aan te nemen persoon.

Je stappenplan kan als volgt worden gestructureerd:

☐ Week 1: oriëntatie, bedrijfsoverzicht en eerste training
☐ Weken 2-4: dieper ingaan op functiespecifieke training, virtueel "schaduwen" en doelen stellen
☐ Weken 5-8: doorlopende bedrijfsbrede training, regelmatige check-ins en feedbackgesprekken over prestaties
☐ Weken 9-12: meer autonomie, meer betrokkenheid bij teamprojecten en diepgaande gesprekken over loopbaanontwikkeling

Je kunt hier natuurlijk flexibel mee zijn; misschien wil je de tijdlijn verkorten of zelfs verlengen, afhankelijk van de rol. Werk samen met de relevante teammanager en probeer het stappenplan zo goed mogelijk af te stemmen op de functie van je nieuwe aanwinst.

Stuur een welkomstpakket

Je welkomstpakket moet nuttige informatie en middelen bevatten voor je nieuwe teamlid, zoals:

☐ Een welkomstbrief van de CEO
☐ Een bedrijfsinformatieboekje met een belangrijk overzicht van de geschiedenis, missie, waarden en organisatiestructuur van het bedrijf.
 ☐ Instructies voor de eerste dag van de werknemer, inclusief tijdschema's
 ☐ Een werknemershandboek met de belangrijkste processen, beleidsregels en contactpunten
☐ Toegangsgegevens inclusief logins en wachtwoorden (zorg dat deze veilig worden verstrekt)

Een welkomstpakket kan fysiek of digitaal worden verspreid, maar je aangenomen werknemer zou het vóór zijn eerste dag moeten ontvangen. Als het mogelijk is, kun je ook wat merkspullen of cadeautjes toevoegen om een sterker saamhorigheidsgevoel te creëren.

Accounts en toegang instellen

Werk samen met je IT-team om ervoor te zorgen dat alle relevante accounts en toegang zijn ingesteld. Hieronder vallen bedrijfsemails, inloggegevens voor relevante tools en accountinstellingen voor communicatiekanalen (zoals Slack).
Deze moeten klaar zijn voor de eerste dag dat je iemand aanneemt.

Communicatiemethoden verduidelijken

Als je dat nog niet hebt gedaan, maak dan duidelijk hoe de communicatie in jouw bedrijf werkt. Dit kan door middel van documentatie, vooraf opgenomen trainingsvideo's of synchroon begeleiding.

Leg uit welke kanalen je gebruikt en waarvoor, en geef indien nodig gebruikershandleidingen. Hieronder vallen ook gedeelde werkplekken, afdelingsspecifieke tools en software voor project management.

Plan hun eerste dag

Besteed vooral aandacht aan de eerste dag van je aannemen. Ze moeten weten wat ze precies moeten doen, wat ze moeten invullen en met wie ze moeten praten. Het is aan te raden om een videogesprek te organiseren (op een tijdstip dat je werknemer goed uitkomt), om in te checken en ervoor te zorgen dat ze zich goed oriënteren.

Het is ook een goed idee om een "buddy" aan te wijzen als contactpersoon. Idealiter bevindt deze persoon zich in dezelfde tijdzone als je aanneemt.

Organiseer een virtuele bijeenkomst

Zodra je werknemer is geïnstalleerd, organiseer je een virtuele teamvergadering om hem of haar voor te stellen. Je kunt ze vragen om een persoonlijk deel te doen, of een ijsbrekeractiviteit voor de groep opzetten.

Deze bijeenkomst moet informeel zijn, maar je kunt het gebruiken om vanaf het begin een sterke en ondersteunende cultuur van remote werken op te bouwen.

Producttraining opzetten

Tijdens de eerste stadia van onboarding is het een goed idee om educatieve sessies te houden, vooral als je product of bedrijfstak niche of complex is. Dit is vooral belangrijk als je iemand aanneemt in een klantgerichte rol.

Dit kan een informeel overzicht zijn van de belangrijkste functies van het product, of een diepgaande training die gedurende een langere periode wordt gegeven door een specialist. Er kan zelfs een formele beoordeling plaatsvinden.

Regelmatig controleren

Een van de belangrijkste secundaire arbeidsvoorwaarden van remote werken is autonomie, maar laat je personeel niet helemaal aan zijn lot over. Neem voortdurend contact met ze op en zorg dat ze op schema blijven met je stappenplan. 

Stel een agenda op voor het verloop en de inhoud van je incheckbijeenkomsten en houd deze gesprekken doelgericht. Geef je aannemen ook de tijd om feedback te geven en eventuele zorgen te uiten.

Beste werkwijzen voor onboarding van werknemers op afstand

Onthoud dat, waar je aanneemt, het doel hetzelfde is: ervoor zorgen dat ze de belangrijkste beleidsregels van het bedrijf begrijpen, in hun team worden geïntegreerd en hun verantwoordelijkheden kennen. Gezien de unieke uitdagingen van remote werken, is het de moeite waard om een aantal van de volgende best practices in overweging te nemen.

Vermijd technische problemen

Waar mogelijk, zorg ervoor dat je nieuwe aannamen al voor hun eerste dag zijn uitgerust met alle benodigde apparatuur, software en toegang. Als er iets misgaat, betekent dit dat er tijd is om het op te lossen voordat je werknemer aan het werk is, waardoor het onboardingsproces soepeler en minder frustrerend verloopt.

De 'waterkoeler' nabootsen

Zet communicatiekanalen op voor nieuwe werknemers om met hun collega's te communiceren en moedig hen aan om informele één-op-één "koffie"-gesprekken te voeren. Uitsluitend vertrouwen op e-mail - in een omgeving waar face-to-face contact toch al beperkt is - kan leiden tot miscommunicatie, vertraagde reacties op tijdgevoelige problemen en zelfs gevoelens van isolement.

Zorg ervoor dat je dit contact ook onderhoudt. Zelfs een gesprek van 20 minuten om te praten over niet-werkgerelateerde onderwerpen kan een groot verschil maken voor hoe een werknemer op afstand zich voelt.

Respecteer culturele normen

Bij sommige remote hires moet je misschien rekening houden met extra nuances zoals verschillen in tijdzone en culturele observaties. Bedenk hoe je met dergelijke verschillen omgaat en raadpleeg zo nodig een lokale arbeidsdeskundige. Je kunt ook eventuele aanpassingen met je aannemen bespreken.

Duidelijke verwachtingen stellen

Specifieke en tijdgebonden doelen vaststellen voor elke werknemer. Dit kan de betrokkenheid en prestaties verbeteren en het moreel en de productiviteit positief beïnvloeden. 

Zonder begeleiding kunnen je werknemers zich op korte termijn richtingloos voelen en op lange termijn ondergewaardeerd. Voer regelmatig controles uit tijdens de eerste 90 dagen van je aan te nemen collega's en probeer eventuele obstakels uit de weg te ruimen.