Lista de control para la gestión de integración de empleados remotos

Por qué necesitas una lista de control para la gestión de integración de empleados

La gestión de integración de empleados remotos es muy distinta a la de los empleados en plantilla, por eso es tan útil tener una lista de control. Ayuda a garantizar que todos los miembros de tu equipo tengan una experiencia de integración coherente, y reduce las posibilidades de que te olvides de algo.

Aunque cada nuevo contratado tendrá sus propias necesidades y circunstancias, una lista de comprobación proporciona un camino amplio. Todo lo que tienes que hacer es seguir la plantilla cada vez, haciendo pequeños ajustes según sea necesario.

Basándonos en nuestra propia experiencia en Remote, estas son las casillas clave que hay que marcar.

Crea una hoja de ruta de 90 días

Planifica una hoja de ruta de 90 días que describa los objetivos clave, los hitos y las actividades que tendrás que cubrir. Debe ser relevante para la función y el departamento del recién contratado.

Tu hoja de ruta podría estructurarse de la siguiente manera:

☐ Semana 1: orientación, visión general de la empresa y formación inicial
☐ Semanas 2-4 : profundización en la formación específica del puesto , "seguimiento" virtual y fijación de objetivos ☐ Semanas 5-8: formación continua en toda la empresa, revisiones periódicas y discusiones sobre el rendimiento. ☐ Semanas 9-12: mayor autonomía, mayor participación en proyectos de equipo y debates en profundidad sobre el desarrollo de la carrera profesional.

Puedes ser flexible con esto, por supuesto; puede que quieras reducir el plazo, o incluso ampliarlo, dependiendo del papel. Trabaja con el jefe de equipo pertinente y procura adaptar la hoja de ruta al puesto de tu nuevo contratado lo máximo posible.

Envía un kit de bienvenida

Tu kit de bienvenida debe proporcionar información y recursos útiles para el nuevo miembro de tu equipo, como:

☐ Una carta de bienvenida del director general
☐ Un folleto informativo de la empresa que proporcione una visión general clave de la historia, la misión, los valores y la estructura organizativa de la empresa
☐ Instrucciones para el primer día del empleado, incluidos los horarios
☐ Un manual del empleado que contenga los principales procesos, políticas y puntos de contacto
☐ Datos de acceso , incluidos nombres de usuario y contraseñas (asegúrate de que se facilitan de forma segura)

Un kit de bienvenida puede distribuirse física o digitalmente, aunque tu contratado debe recibirlo antes de su primer día. Si es posible, también puedes incluir algún botín o regalo de la marca para crear un mayor sentimiento de pertenencia.

Configurar cuentas y accesos

Trabaja con tu equipo informático para asegurarte de que se han configurado todas las cuentas y accesos pertinentes. Esto incluye los correos electrónicos de la empresa, los datos de acceso a las herramientas pertinentes y la configuración de las cuentas de los canales de comunicación (como Slack).
Deberían estar listos antes del primer día de tu empleado.

Aclarar los métodos de comunicación

Si aún no lo has hecho, aclara cómo funciona la comunicación en tu empresa. Esto puede hacerse mediante documentación, vídeos de formación pregrabados u orientación síncrona.

Explica qué canales utilizas y para qué, y proporciona guías de usuario si es necesario. También debe incluir los espacios de trabajo compartidos, las herramientas específicas de cada departamento y el software de gestión de proyectos.

Planifica su primer día

Presta especial atención al primer día de tu contratación. Deben saber qué deben hacer exactamente, qué deben completar y con quién deben hablar. Es aconsejable concertar una videollamada (a una hora que convenga a tu empleado), para comprobar y asegurarte de que se orienta.

También es buena idea asignar un "compañero" designado como punto de contacto. Lo ideal es que esta persona esté en la misma zona horaria que tu contratado.

Organiza una reunión virtual

Una vez que tu empleado esté instalado, organiza una reunión virtual del equipo para presentarlo. Puedes pedirles que hagan una puesta en común personal, o preparar una actividad grupal para romper el hielo.

Esta reunión debe ser informal, pero puedes utilizarla para crear una cultura de trabajo remoto sólida y solidaria desde el principio.

Establecer la formación sobre productos

Durante las primeras fases de la gestión de integración de empleados, es buena idea realizar sesiones educativas, sobre todo si tu producto o sector es especializado o complejo. Esto es especialmente importante si la persona que contratas va a trabajar de cara al cliente.

Puede tratarse de una visión general informal de las características clave del producto, o de una formación en profundidad impartida durante un periodo prolongado por un especialista. Incluso puede haber una evaluación formal.

Realiza controles periódicos

Una de las principales prestaciones del trabajo remoto es la autonomía, pero no abandones por completo a tu empleado a su suerte. Comprueba continuamente con ellos y asegúrate de que se ajustan a tu hoja de ruta. 

Establece una agenda para el flujo y el contenido de tus reuniones de control, y mantén centradas estas discusiones. Dale tiempo a tu contratado para que te dé su opinión y exprese cualquier preocupación que pueda tener.

Buenas prácticas para la gestión de integración de empleados a distancia

Recuerda que, sea cual sea el lugar de destino de tu contratado, el objetivo es el mismo: asegurarte de que comprende las principales políticas de la empresa, se integra en su equipo y conoce sus responsabilidades laborales. Dados los retos únicos del trabajo remoto, merece la pena considerar también algunas de las siguientes buenas prácticas.

Evita problemas técnicos

En la medida de lo posible, asegúrate de que los recién contratados disponen de todo el equipo, el software y el acceso necesarios antes de su primer día. Si algo va mal, hay tiempo para solucionarlo antes de que el empleado empiece a trabajar, lo que hace que el proceso de integración sea más fluido y menos frustrante.

Replica el "enfriador de agua

Establece canales de comunicación para que los nuevos empleados interactúen con sus colegas, y anímales a organizar charlas informales "de café". Depender únicamente del correo electrónico -en un entorno en el que el contacto cara a cara ya es limitado- puede dar lugar a errores de comunicación, retrasos en las respuestas a cuestiones urgentes e incluso sentimientos de aislamiento.

Asegúrate también de mantener este contacto. Incluso una llamada de 20 minutos para hablar de temas no relacionados con el trabajo puede marcar una gran diferencia en cómo se siente un empleado a distancia.

Respeta las normas culturales

Con algunas contrataciones a distancia, puede que tengas que tener en cuenta matices adicionales, como las diferencias horarias y las observaciones culturales. Piensa cómo vas a gestionar esas diferencias, y consulta con un experto local en empleo si es necesario. También puedes hablar de las posibles adaptaciones con tu contratante.

Establece expectativas claras

Establecer objetivos específicos y sujetos a plazos para cada empleado. Esto puede mejorar el compromiso y el rendimiento, e influir positivamente en la moral y la productividad. 

Sin orientación, tus empleados pueden sentirse sin dirección a corto plazo e infravalorados a largo plazo. Realiza comprobaciones periódicas durante los primeros 90 días de tu empleado, y trabaja para superar cualquier obstáculo al que se enfrente.