リモート従業員オンボーディングチェックリスト

従業員オンボーディング・チェックリストが必要な理由

リモート従業員のオンボーディングは、オフィス内の従業員のオンボーディングとは大きく異なります。だからこそ、チェックリストがあると便利なのです。チームメンバー全員が一貫したオンボーディングを体験でき、忘れ物をする可能性も低くなります。

新採用者にはそれぞれのニーズや状況があるだろうが、チェックリストは大まかな道筋を示してくれる。必要なのは、毎回テンプレートに従って、必要に応じて微調整を加えることだけだ。

Remoteでの経験に基づき、重要なチェックポイントをご紹介します。

90日間のロードマップを作成する

主な目標、マイルストーン、保険適用対象の活動をまとめた90日間のロードマップを計画する。新雇用者の役割と部署に関連したものでなければならない。

ロードマップは次のような構成になるかもしれない：

第1週：オリエンテーション、会社概要、初期研修
2～4週目：職種別研修の深掘り、バーチャル「シャドーイング」、目標設定
5～8週目：継続的な全社研修、定期的なチェックイン、パフォーマンス・フィードバック・ディスカッション
9～12週目：自主性の向上、チームプロジェクトへの参画、キャリア開発に関する詳細な話し合い

もちろん、役割に応じてスケジュールを短縮したり、あるいは延長したりと、柔軟に対応することができる。関連するチーム担当者と協力し、できるだけ新雇用者のポジションに合わせたロードマップを作成することを目指しましょう。

ウェルカムキットを送る

ウェルカム・キットは、新メンバーに役立つ情報やリソースを提供するものです：

CEOからのウェルカムレター
会社の歴史、使命、価値観、組織構造 などの主要な概要を記載した会社案内冊子。
従業員の初日に関する説明書。
主要なプロセス、ポリシー、連絡先が 記載された従業員ハンドブック
ログインとパスワードを含むアクセス詳細 （安全に提供されることを確認すること）

ウェルカムキットは、物理的または電子的に配布することができますが、採用者は初日までに 受け取る必要があります。可能であれば、ブランドのグッズやプレゼントも添えると、より強い帰属意識が生まれる。

アカウントとアクセスの設定

ITチームと協力して、関連するすべてのアカウントとアクセスが設定されていることを確認する。これには、会社のEメール、関連ツールのログイン情報、コミュニケーションチャンネル（Slackなど）のアカウント設定などが含まれる。雇い入れの初日までに、これらを完了させておく必要がある。

コミュニケーション方法の明確化

もしまだなら、あなたの会社でコミュニケーションがどのように機能しているかを明確にしましょう。これは、文書化、録画済みトレーニング・ビデオ、同期的なガイダンスなどを通じて行うことができる。

どのチャンネルをどのような目的で使用しているかを説明し、必要に応じてユーザーガイドを提供する。これには、共有ワークスペース、部門固有のツール、プロジェクト管理ソフトウェアも含まれるはずだ。

初日の計画を立てる

雇う初日には特に注意を払うこと。彼らは具体的に何をすべきか、何を完成させるべきか、誰に話すべきかを知っていなければならない。従業員の都合のよい時間帯に）ビデオ通話を設定し、従業員の状況を確認することをお勧めします。

また、連絡窓口となる "バディ "を決めておくのもいい。雇う人と同じ時間帯にいる人が理想的だ。

バーチャル懇親会の取引

従業員が落ち着いたら、バーチャル・チーム・ミーティングを設定し、彼らを紹介する。個人的な分かち合いをしてもらったり、グループでアイスブレイクをしたりすることもできる。

この懇親会は非公式なものであるべきだが、最初から強力で協力的なリモートワーク文化を築くために利用することができる。

製品トレーニングの設定

オンボーディングの初期段階では、特に製品や業界がニッチであったり複雑であったりする場合は、教育セッションを実施することをお勧めします。これは、採用した人材が顧客と接する職務に就く場合は特に重要です。

これは、製品の主な特徴についての非公式な概要かもしれないし、専門家による長期間にわたる詳細なトレーニングかもしれない。正式な査定もあるかもしれない。

定期的なチェックインの実施

リモートワークの主な福利厚生のひとつは自律性だが、雇う側の自主性に完全に任せてはいけない。彼らと継続的に連絡を取り合い、彼らがあなたのロードマップの予定通りに進んでいることを確認する。 

チェックイン・ミーティングの流れと内容についてアジェンダを設定し、集中した話し合いを続ける。雇う側にもフィードバックする時間を与え、懸念事項を伝える。

リモート従業員のオンボーディングのベストプラクティス

雇う拠点がどこであろうと、ゴールは同じであることを忘れないでください：会社の主要なポリシーを理解させ、チームに溶け込ませ、自分の職責を理解させることです。リモートワーク特有の課題を考えると、以下のベストプラクティスも検討する価値がある。

技術的な問題を避ける

可能であれば、雇い入れ初日までに、必要な機器、ソフトウェア、アクセスをすべて備えておく。何か問題が発生しても、従業員が出勤する前に解決する時間があるため、オンボーディング・プロセスがスムーズになり、イライラすることも減る。

ウォータークーラー」を再現する

新入社員が同僚と交流できるコミュニケーション・チャネルを確立し、1対1の非公式な「コーヒー」チャットを設定するよう奨励する。対面での接触がすでに制限されている環境において、独自のEメールに頼ることは、コミュニケーションの行き違いや、一刻を争う問題への対応の遅れ、さらには孤立感を招く可能性がある。

このコンタクトも維持するように。たとえ20分の通話でも、仕事に関係ない話題で盛り上がれば、リモート従業員の気分は大きく変わる。

文化的規範を尊重する

リモート採用の場合、時差や文化的な違いといったニュアンスも考慮する必要があります。このような相違をどのように管理するかを検討し、必要であれば地元の雇用の専門家に相談する。また、雇う際に便宜を図ってもらえる可能性があれば相談することもできる。

明確な期待値を設定する

従業員一人ひとりに、具体的で期限付きの目標を設定する。これは、エンゲージメントとパフォーマンスを向上させ、士気と生産性にプラスの影響を与える。 

指針がなければ、従業員は短期的には方向性を見失い、長期的には過小評価されていると感じるかもしれない。採用後90日間は定期的なチェックを行い、彼らが直面している障害を克服するよう努める。