Checkliste für das Remote-Onboarding neuer Mitarbeiter:innen

Warum Sie eine Checkliste für das Onboarding von Mitarbeiter:innen benötigen

Das Onboarding einer Remote-Mitarbeiter:in unterscheidet sich deutlich vom Einarbeiten im Büro – deshalb ist eine strukturierte Checkliste sehr nützlich. So stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder ein konsistentes Onboarding erleben und die Wahrscheinlichkeit, dass etwas übersehen wird, sinkt.

Auch wenn jede neue Mitarbeiter:in individuelle Bedürfnisse und Rahmenbedingungen mitbringt, bietet eine Checkliste eine verlässliche Grundlage. Folgen Sie der Vorlage und passen Sie sie bei Bedarf punktuell an.

Bei Remote haben wir eigene Erfahrung und wissen genau, worauf es dabei ankommt.

Erstellen Sie eine 90-Tage-Roadmap

Planen Sie einen 90-Tage-Fahrplan mit den wichtigsten Zielen, Meilensteinen und Aktivitäten, die abgedeckt werden müssen. Dieser sollte auf die Rolle und die Abteilung der neuen Mitarbeiter:in abgestimmt sein.

Ihr Fahrplan könnte etwa so aussehen:

☐ Woche 1: Orientierung, Unternehmensüberblick und erste Schulungen☐ Wochen 2 – 4: Vertiefende fachliche Einarbeitung, virtuelle Hospitation und Zieldefinition☐ Woche 5 – 8: Fortlaufende unternehmensweite Schulungen, regelmässige Check-ins und Gespräche zur Leistungsbeurteilung☐ Wochen 9 – 12: Mehr Autonomie, stärkere Einbindung in Teamprojekte und ausführliche Gespräche zur beruflichen Weiterentwicklung

Sie können den Zeitrahmen selbstverständlich flexibel handhaben; je nach Aufgabe lässt sich die Dauer verkürzen oder verlängern. Arbeiten Sie mit der zuständigen Teamleitung zusammen und stimmen Sie den Fahrplan so präzis wie möglich auf die Position Ihrer neuen Mitarbeiter:in ab.

Versenden Sie ein Willkommenspaket

Ihr Willkommenspaket sollte nützliche Informationen und Ressourcen für das neue Teammitglied enthalten, zum Beispiel:

☐ Ein Begruessungsschreiben des Geschäftsführers☐ Eine Informationsbroschüre, die einen Überblick über die Geschichte, den Auftrag, die Werte und die Organisationsstruktur des Unternehmens bietet☐ Anweisungen für den ersten Arbeitstag der Mitarbeiter:in, inklusive Zeitangaben☐ Ein Mitarbeiter:in-Handbuch mit den wichtigsten Prozessen, Richtlinien und Kontaktpersonen☐ Zugangsdaten , einschliesslich Logins und Passwörter (stellen Sie sicher, dass diese sicher übermittelt werden)Das Willkommenspaket kann physisch oder digital versendet werden, sollte jedoch vor dem ersten Arbeitstag der neuen Mitarbeiter:in eintreffen. Wenn möglich, können Sie auch Markensouvenirs oder kleine Geschenke beilegen, um ein stärkeres Zugehörigkeitsgefühl zu fördern.

Konten und Zugänge einrichten

Arbeiten Sie mit Ihrem IT-Team zusammen, damit alle relevanten Konten und Zugänge eingerichtet sind. Dazu zählen Unternehmens-E-Mails, Anmeldedaten für relevante Tools und die Anlage von Konten für Kommunikationskanäle (wie Slack).Diese sollten vor dem ersten Arbeitstag Ihrer Mitarbeiter:in einsatzbereit sein.

Kommunikationsmethoden klären

Falls noch nicht geschehen, legen Sie fest, wie die Kommunikation in Ihrem Unternehmen abläuft. Das kann über Dokumentation, aufgezeichnete Schulungsvideos oder synchrone Anleitungen erfolgen.

Erklären Sie, welche Kanäle für welche Zwecke genutzt werden, und richten Sie bei Bedarf Benutzer:innen ein. Dazu zählen geteilte Arbeitsbereiche, abteilungsspezifische Tools und Projektmanagement-Software.

Planen Sie Ihren ersten Tag

Achten Sie besonders auf den ersten Arbeitstag Ihrer Mitarbeiter:in. Diese sollte genau wissen, welche Aufgaben anstehen, welche Formulare ausgefüllt werden müssen und welche Ansprechpartner:innen relevant sind. Es empfiehlt sich, einen Videoanruf zu planen (zu einem Zeitpunkt, der für die Mitarbeiter:in passt), um die Orientierung zu erleichtern.

Es ist ebenfalls sinnvoll, eine Ansprechperson als "Buddy" zu bestimmen. Idealerweise befindet sich diese Person in derselben Zeitzone wie die Mitarbeiter:in.

Organisieren Sie ein virtuelles Treffen

Sobald sich die Mitarbeiter:in eingelebt hat, organisieren Sie ein virtuelles Teammeeting zur Vorstellung. Bitten Sie die Person, sich kurz vorzustellen, oder planen Sie eine Gruppenaktivität als Eisbrecher.

Das Treffen sollte informell sein, dennoch können Sie es nutzen, um von Anfang an eine starke und unterstützende Unternehmenskultur für Remote-Arbeit zu fördern.

Produktschulung einrichten

In der Anfangsphase des Onboardings empfiehlt es sich, Schulungssitzungen anzubieten, insbesondere wenn Ihr Produkt oder Ihre Branche spezialisiert oder komplex ist. Das gilt besonders für Positionen mit Kundenkontakt.

Das kann ein kurzer Überblick über zentrale Produktfunktionen sein oder eine detaillierte Schulung, die über einen längeren Zeitraum von einer Fachperson durchgeführt wird. Gegebenenfalls ist auch eine formale Leistungsüberprüfung angebracht.

Regelmässige Kontrollgespräche führen

Einer der wichtigsten Vorteile der Remote-Arbeit ist die Autonomie; dennoch sollten Sie Ihre Mitarbeiter:in nicht völlig auf sich allein gestellt lassen. Nehmen Sie regelmässig Kontakt auf und prüfen Sie, ob die Arbeit im vorgesehenen Zeitrahmen erledigt wird.

Definieren Sie eine Agenda für Ablauf und Inhalte Ihrer Check-in-Treffen und halten Sie die Gespräche fokussiert. Geben Sie den Mitarbeiter:innen Raum für Feedback und zur Äusserung von Anliegen.

Best Practices für das Onboarding von Remote-Mitarbeiter:innen

Behalten Sie das Ziel im Blick: Sicherstellen, dass neue Mitarbeiter:innen die wichtigsten Unternehmensrichtlinien kennen, sich ins Team integrieren und ihre Aufgaben verstehen. Angesichts der speziellen Herausforderungen der Remote-Arbeit lohnt es sich, die folgenden Best Practices zu beachten.

Technische Probleme vermeiden

Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeiter:innen möglichst bereits vor dem ersten Arbeitstag mit allen nötigen Geräten, der Software und den Zugangsdaten versorgt sind. Sollte etwas nicht funktionieren, bleibt genügend Zeit zur Behebung, bevor die Mitarbeiter:in einsatzbereit ist, was den Onboarding-Prozess reibungsloser und weniger frustrierend macht.

Den "Wasserkühler" nachbilden

Richten Sie Kommunikationskanäle ein, über die neue Mitarbeiter:innen mit Kolleg:innen in Kontakt treten können, und fördern Sie informelle "Kaffee"-Gespräche im kleinen Rahmen. Sich ausschliesslich auf E-Mails zu verlassen – in einem Umfeld mit ohnehin eingeschränktem persönlichem Kontakt – kann zu Missverständnissen, verzögerten Antworten bei zeitkritischen Fragen und sogar zu Gefühlen von Isolation führen.

Stellen Sie sicher, dass dieser Kontakt aufrechterhalten wird. Selbst ein 20-minütiges Telefonat über nicht arbeitsbezogene Themen kann erheblich beeinflussen, wie sich eine Remote-Mitarbeiter:in fühlt.

Kulturelle Normen beachten

Bei einigen Remote-Mitarbeiter:innen müssen Sie möglicherweise zusätzliche Aspekte wie Zeitzonenunterschiede und kulturelle Besonderheiten berücksichtigen. Überlegen Sie sich Strategien für den Umgang mit solchen Unterschieden und ziehen Sie bei Bedarf lokale Beschäftigungsexpert:innen hinzu. Sie können auch Anpassungen mit Ihrem Arbeitgeber besprechen.

Klare Erwartungen formulieren

Formulieren Sie konkrete, zeitlich begrenzte Ziele für jede Mitarbeiter:in. Das kann das Engagement und die Leistung steigern und sich positiv auf Arbeitsmoral und Produktivität auswirken.

Ohne klare Orientierung können sich Mitarbeiter:innen kurzfristig verloren und langfristig unterbewertet fühlen. Überprüfen Sie die ersten 90 Tage der neuen Mitarbeiter:in regelmässig und arbeiten Sie daran, auftretende Hindernisse zu beseitigen.

Onboarding mit Remote

Diese Checkliste soll Ihnen helfen, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass jede Mitarbeiter:in fair und konsequent behandelt wird. Sie trägt dazu bei, das Gemeinschaftsgefühl und die Zugehörigkeit im Remote-Team bereits zu Beginn der Zusammenarbeit zu stärken.

Mit Remote können Sie Talente schnell und sicher von jedem Ort der Welt aus anwerben. Unsere erfahrenen Experten erledigen den gesamten Papierkram, die Berechnungen und das juristische Aufheben für Sie – so können Sie sich auf die Schritte in dieser Checkliste konzentrieren.

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