원격 직원 온보딩 체크리스트

직원 온보딩 체크리스트가 필요한 이유

원격 직원을 온보딩하는 것은 사무실에 있는 직원을 온보딩하는 것과는 크게 다르므로 체크리스트를 작성하는 것이 매우 유용합니다. 모든 팀원이 일관된 온보딩 경험을 할 수 있도록 도와주며, 잊어버릴 가능성을 줄여줍니다.

새로 고용하는 사람마다 각자의 필요와 상황이 다르겠지만 체크리스트는 광범위한 경로를 제공합니다. 매번 템플릿을 따라 필요에 따라 약간만 수정하기만 하면 됩니다.

Remote의 경험을 바탕으로 지원자 관리 시스템(ATS)에서 체크해야 할 주요 항목은 다음과 같습니다.

90일 로드맵 만들기

90일 로드맵을 계획하여 주요 목표, 마일스톤, 다루어야 할 활동을 간략하게 설명하세요. 새로 고용하는 사람의 역할 및 부서와 관련이 있어야 합니다.

로드맵은 다음과 같은 방식으로 구성할 수 있습니다:

1주차: 오리엔테이션, 회사 개요 및 초기 교육
2~4주차: 직무별 교육, 가상 '섀도잉', 목표 설정 에 대한 심층 분석
5-8주차: 지속적인 전사적 교육, 정기적인 체크인 및 성과 피드백 토론
9~12주차: 자율성 확대, 팀 프로젝트 참여 확대, 심층적인 경력 개발 논의

물론 역할에 따라 타임라인을 줄이거나 연장하는 등 유연하게 대처할 수 있습니다. 관련 팀 관리자와 협력하여 로드맵을 최대한 신규 고용하는 사람의 직급에 맞게 조정하세요.

웰컴 키트 보내기

환영 키트에는 새 팀원에게 다음과 같은 유용한 정보와 리소스가 포함되어야 합니다:

☐ CEO의 환영 편지
☐ 회사의 역사, 사명, 가치, 조직 구조에 대한 주요 개요를 제공하는 회사 정보 책자
☐ 출근 시간을 포함한 직원의 첫 날 지침
☐ 주요 프로세스, 정책 및 연락 창구가 포함된 직원 핸드북
☐ 로그인 및 비밀번호를 포함한 액세스 세부 정보 (안전하게 제공되어야 함)

웰컴 키트는 실물 또는 디지털 방식으로 배포할 수 있지만, 고용하는 직원은 첫날 전에 받아야 합니다. 가능하다면 브랜드 스웩이나 선물을 포함시켜 소속감을 강화할 수도 있습니다.

계정 및 액세스 설정

IT 팀과 협력하여 모든 관련 계정과 액세스 권한이 설정되었는지 확인하세요. 여기에는 회사 이메일, 관련 도구의 로그인 정보, 커뮤니케이션 채널(예: Slack)의 계정 설정이 포함됩니다.
고용한 직원의 첫날이 되기 전에 준비해 두면 좋습니다.

커뮤니케이션 방법 명확화

아직 하지 않았다면 회사에서 커뮤니케이션이 어떻게 이루어지는지 명확히 하세요. 이는 문서, 사전 녹화된 교육 동영상 또는 동기식 지침을 통해 수행할 수 있습니다.

어떤 채널을 어떤 목적으로 사용하는지 설명하고 필요한 경우 사용자 가이드를 제공합니다. 여기에는 공유 작업 공간, 부서별 도구, 프로젝트 관리 소프트웨어도 포함되어야 합니다.

첫날 계획 세우기

고용한 직원의 첫날에 특히 주의를 기울이세요. 직원들은 정확히 무엇을 해야 하는지, 무엇을 완료해야 하는지, 누구와 이야기해야 하는지 알아야 합니다. 화상 통화(직원이 편리한 시간대)를 설정하여 지원자가 잘 적응하고 있는지 확인하는 것이 좋습니다.

연락 담당자로 '버디'를 지정하는 것도 좋은 방법입니다. 이 사람은 고용하는 사람과 같은 시간대에 있는 것이 이상적입니다.

가상 모임 계약하기

직원이 자리를 잡으면 가상 팀 회의를 설정하여 직원을 소개합니다. 개인 공유를 요청하거나 그룹 아이스 브레이커 활동을 설정할 수 있습니다.

이 모임은 비공식적이어야 하지만 처음부터 강력하고 서로를 지지하는 원격 근무 문화를 구축하는 데 활용할 수 있습니다.

제품 교육 설정

온보딩 초기 단계에서는 특히 제품이나 업종이 틈새시장이거나 복잡한 경우 교육 세션을 진행하는 것이 좋습니다. 이는 고용하는 사람이 고객 대면 업무를 맡을 경우 특히 중요합니다.

이는 제품의 주요 기능에 대한 비공식적인 개요일 수도 있고, 전문가가 장기간에 걸쳐 진행하는 심층 교육일 수도 있습니다. 공식적인 평가가 있을 수도 있습니다.

정기 체크인 실시

원격 근무의 주요 복리후생 중 하나는 자율성이지만, 고용한 직원을 전적으로 자신의 기기에 맡겨두면 안 됩니다. 로드맵에 따라 일정대로 진행되고 있는지 지속적으로 확인하고 확인합니다. 

체크인 회의의 흐름과 내용에 대한 의제를 설정하고 집중적인 토론이 이루어지도록 하세요. 고용한 직원에게도 피드백을 제공할 수 있는 시간을 주고 우려되는 점이 있으면 표현하세요.

원격 직원 온보딩을 위한 모범 사례

어디에 고용하든 회사의 주요 정책을 이해하고 팀에 융화되며 자신의 직무를 숙지하도록 하는 목표는 동일하다는 점을 기억하세요. 원격 근무의 고유한 문제를 고려할 때 다음과 같은 모범 사례도 고려해 볼 가치가 있습니다.

기술적 문제 방지

가능하다면 신규 고용하는 사람이 근무 첫날 전에 필요한 모든 장비, 소프트웨어, 액세스 권한을 갖출 수 있도록 하세요. 문제가 발생하면 직원이 근무하기 전에 해결할 수 있는 시간이 확보되어 온보딩 프로세스가 더 원활하고 덜 답답해집니다.

'워터 쿨러' 복제

신입 직원이 동료들과 교류할 수 있는 커뮤니케이션 채널을 구축하고 비공식적인 일대일 '커피' 채팅을 설정하도록 장려하세요. 이미 대면 접촉이 제한되어 있는 환경에서 전적으로 이메일에만 의존하면 잘못된 커뮤니케이션, 시간에 민감한 문제에 대한 응답 지연, 심지어 고립감으로 이어질 수 있습니다.

이 연락처도 유지해야 합니다. 업무와 관련 없는 주제로 20분만 통화해도 원격 근무 직원의 기분에 큰 변화를 가져올 수 있습니다.

문화적 규범 존중

일부 Remote 고용하는 경우 시차 및 문화적 차이와 같은 추가적인 뉘앙스를 고려해야 할 수 있습니다. 이러한 차이를 어떻게 관리할지 고려하고, 필요한 경우 현지 채용 전문가와 상담하세요. 고용하는 직원과 잠재적인 편의 사항에 대해 논의할 수도 있습니다.

명확한 기대치 설정

각 직원을 위한 구체적이고 시간 제한적인 목표를 설정합니다. 이를 통해 참여도와 성과를 개선하고 사기와 생산성에 긍정적인 영향을 줄 수 있습니다. 

지침이 없으면 직원들은 단기적으로는 방향성을 잃고 장기적으로는 저평가된 느낌을 받을 수 있습니다. 고용한 직원의 첫 90일 동안 정기적인 체크인을 실시하고, 그들이 직면한 장애물을 극복하기 위해 노력하세요.