Werkvisa in Japan: Een werkgeversgids

Het kan voor werkgevers ontmoedigend lijken om op de hoogte te blijven van de ingewikkelde regelgeving voor werkvergunningen en werkvergunningen in Japan. Volgens de Japanse wetgeving moeten werkgevers het juiste werkvisum verkrijgen voordat ze een niet-ingezetene inhuren om elke vorm van betaalde arbeid in Japan te verrichten.

Dit kan ingewikkeld en tijdrovend zijn, dus bedrijven moeten zich op tijd bewust zijn van hun wettelijke verplichtingen. Nalaten aan de immigratiewetgeving in Japan kan leiden tot boetes, straffen of juridische geschillen voor de werkgever.

Daarom is het handig om een deskundige partner aan boord te hebben terwijl je het werkvisumaanvraagproces voor Japan voor internationale werknemers beheert. Met een global HR-service zoals Remote kunt u snel en compliant werknemers in Japan aannemen of naar Japan overplaatsen.

In deze gids leggen we de basis uit van het visumaanvraagproces in Japan, de verschillende stappen die je moet nemen om een Japan werkvisum te verkrijgen en hoe je een EOR gebruikt om het proces soepel en naadloos te laten verlopen.

Werkvisa in Japan: waarom het ertoe doet

Het is vaak illegaal om te werken op een toeristenvisum, vooral in Japan. De overheid handhaaft deze wetgeving steeds strenger, voornamelijk omdat remote werken bij digital nomadssteeds populairder wordt. Als je remote werkt in Japan, heb je mogelijk aanvullende documenten nodig, zoals ingezeten papierwerk om te bewijzen dat je in het land mag werken.

Als werkgevers niet voldoen aan de wetgeving voor vergunningen en arbeidsactiviteiten, kunnen ze te maken krijgen met zware boetes of zelfs een gevangenisstraf, afhankelijk van de toepasselijke wetgeving.

Werkgevers moeten dus voorzichtig te werk gaan en zorgen dat ze altijd aan de immigratiewet- en regelgeving in Japan voldoen.

Wat zijn de benodigde vereisten voor een werkvisum in Japan?

Buitenlandse werknemers moeten een certificaat van geschiktheid van het Japanse ministerie van Justitie verkrijgen om een geldig werkvisum te krijgen. Dit certificaat is het bewijs dat een persoon juridisch gezien in Japan mag verblijven wegens tewerkstelling, familiezaken of een andere legitieme reden.

Je hebt dit document nodig als je het visum zelf aanvraagt, dus zorg dat je dit regelt voordat je de procedure start. De aanvraagprocedure kan verschillen afhankelijk van het type vergunning dat je nodig hebt.

Om een certificaat van geschiktheid te krijgen, moet u namens de werknemer een aanvraag indienen bij de Immigration Services Agency of Japan.

Als je het Certificaat van geschiktheid hebt verkregen, moet je deze naar je werknemer sturen. Die kan vervolgens de aanvraagprocedure voor het werkvisum starten.

Welke typen visums voor de lange termijn zijn er in Japan?

Een aantal typen visa voor de lange termijn in Japan komen standaard met een langer verblijf:

Elk type visum heeft zijn eigen specifieke geschiktheidscriteria op basis van relevante factoren, zoals de rol, ervaring en achtergrond van uw werknemer.

• Werkvisum: Dit type visum voor de lange termijn is voor iedereen die het land binnenkomt voor een baan en normaal gesproken een tewerkstelling nodig heeft. Japan biedt verschillende categorieën werkvisa afhankelijk van het type tewerkstelling. Veel voorkomende categorieën zijn visa voor hoogopgeleide professionals, ingenieurs, onderzoekers, bedrijfsleiders en taalinstructeurs. Elke categorie heeft zijn eigen toelatingseisen en voorwaarden voor verlenging. Het kiezen van de juiste visumcategorie is de eerste stap naar legaal werken en verblijven in Japan.
• Algemeen visum: Dit visum is bedoeld voor een middellang tot lang verblijf (langer dan 90 dagen) en moet meestal gesponsord worden of een duidelijk doel hebben, zoals een studie, training of culturele activiteit.
• Hooggekwalificeerd beroepsvisum: Dit type visum is voor personen met vaardigheden en kwalificaties waar veel vraag naar is. Het is vijf jaar geldig. Houd er rekening mee dat de toelatingsvereisten voor dit visum afhankelijk zijn van een reeks factoren, zoals salaris, ervaring en de nationaliteit van je teamlid.
• Gespecificeerd visum: Een specifieker verblijf voor de lange termijn. Dit is alleen geldig bij bepaalde activiteiten, zoals onderzoek, een buitenlands studieprogramma, enz. Je hebt, voordat je met dit visum in het land kunt verblijven, ook aanvullend papierwerk nodig van relevante organisaties in je veld of sector om de aanvraag goedgekeurd te krijgen.
• Startvisum: Dit is een aantrekkelijke stimulans, vooral voor degenen die een eigen bedrijf in Japan willen opzetten. Zij biedt wijdverbreide toegang tot elke industrieruimte in plaats van slechts één sector die onder andere visumtypen is gespecificeerd. Met dit visum kom je in aanmerking voor subsidies, aanwinstgaranties en andere mogelijkheden, terwijl je in Japan verblijft.
• Visum voor binnen het bedrijf overgeplaatste personen: Dit visum is voor werknemers die internationaal worden overgeplaatst naar de Japanse tak van je bedrijf. Dit type visum is perfect als je een bestaande werknemer wilt overplaatsen.
  
  

U kunt een volledige lijst van geldige werkvisa voor buitenlandse werknemers bekijken op de website van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (MFA).

Vereisten voor een verblijfskaart in Japan

Bij toekenning van een werkvisum ontvangen buitenlanders ook een verblijfskaart (Zairyu Card) bij aankomst in Japan. Deze kaart is een officiële vorm van identificatie die de visumstatus, geschiktheid voor werk en verblijfsduur bevestigt. Werknemers moeten hun verblijfskaart te allen tijde bij zich hebben en bijwerken bij verandering van adres of werkgever. Werkgevers zijn er verantwoordelijk voor dat buitenlands personeel een geldige verblijfskaart behoudt om compliant te blijven met de Japanse immigratiewetten.

Hoe een Japan werkvisum aanvragen?

Als je het Certificaat van geschiktheid hebt verkregen en hebt vastgesteld welk type visum het beste past, kan je teamlid beginnen met de aanvraagprocedure.

Hiervoor moeten ze zich aanmelden bij de Japanse ambassade of het Japanse consulaat in het huidige verblijfsland. De aanvraag moet bestaan uit de volgende documenten:

• Het certificaat van geschiktheid
• Een ingevuld visumaanvraagformulier.
• Een paspoort en fotokopieën
• Pasfoto's
• Het arbeidscontract (en andere ondersteunende documenten)
• Relevante kwalificatiecertificaten
  
  

Er kan ook aan je teamlid worden gevraagd om aanvullende documenten in te dienen, afhankelijk van de functie.

Wie heeft een werkvergunning in Japan nodig?

Japanse staatsburgers hebben standaard het recht om in Japan te werken (ook als ze momenteel in het buitenland wonen), net als de volgende groepen:

• Permanente inwoners
• Langdurige ingezetenen
• Partners of kinderen van Japanse staatsburgers
• Echtgenoten of kinderen van Japanse permanent ingezetenen
  
  

Als je teamleden niet onder een van bovenstaande groepen vallen, moeten ze een geldige werkvergunning hebben.

Remote zet zich in om de Werkvergunning procedure voor werknemers die naar Japan verhuizen zo duidelijk en snel mogelijk te maken. Via ons online platform kunnen we al het papierwerk elektronisch beheren en veilig delen met HR-teams of derde partijen, indien nodig. We voeren een uitgebreid onderzoek uit naar de rechten en kwalificaties van een werknemer, waarbij we snel toestemming verlenen als ze voldoen aan de criteria van de lokale regelgeving.

Hebben niet-burgers een werkvisum nodig in Japan?

Iedereen uit het buitenland die in Japan wil gaan werken, moet de vereisten van zijn immigratiewet- en regelgeving vervullen. De meest gangbare manier voor buitenlandse staatsburgers is om een op punten gebaseerd visum te verkrijgen of een visum voor hun sector aan te vragen.

In beide gevallen heb je een werkgever in Japan nodig die je aanvraag voor een Werkvergunning sponsort en ondersteunt. Dit kan een uitdaging zijn als het de eerste keer is dat je de Japanse markt betreedt.

Heeft Japan een visum voor digital nomads?

In april 2024 heeft Japan een digital nomad Visa geïntroduceerd voor Remote werknemers die minimaal tien miljoen yen per jaar verdienen. Met dit visum kunnen in aanmerking komende personen maximaal zes maanden remote werken in Japan. Vervolgens moeten ze zes maanden wachten voordat ze dit visum opnieuw kunnen aanvragen. Het biedt een waardevolle mogelijkheid voor professionals om Japan te ervaren terwijl ze hun remote werken voortzetten.

Bekijk Japan's Immigration Services Agency voor meer informatie.

Om in Japan te kunnen werken, heb je een sponsor nodig — meestal je werkgever. Deze persoon moet namens jou een aanvraag voor een Certificaat van geschiktheid indienen (zoals hierboven uitgelegd) bij het lokale immigratiekantoor. Het kan helaas wel drie maanden duren voordat het certificaat wordt goedgekeurd, waarna het nog eens drie maanden geldig is.

Het bedrijf dat je sponsort moet verschillende dingen hebben klaarstaan voordat ze de aanvraag indienen:

• Garantiebrieven
• Uitnodigingen die specifiek zijn uitgegeven voor mogelijke werknemers
• Een lijst van in aanmerking komende personen die worden overwogen, met belangrijke details over hun bedrijfswerkzaamheden in Japan
• Een planning met de specifieke datums waarop de persoon in Japan verblijft

Afhankelijk van welk type visum u aanvraagt, kunnen de benodigde documenten variëren. Als alle benodigde documenten zijn verzameld, kan de sponsor vervolgens hun formele aanvraag indienen bij een geschikt immigratiekantoor of ambassade in het buitenland.

In plaats van zelf al het administratieve werk te regelen, waarom bespaar je jezelf niet de inspanning en laat Remote het Japan werkvisum van de werknemer voor je sponsoren? Remote's overplaatsing diensten kunnen het proces van werknemers werkvisum sponsoring naadloos maken.

Waarom zou je een employer of record (EOR) gebruiken om personeel aan te nemen in Japan?

Zelfs als werknemers in aanmerking komen om in Japan te werken, moet je bedrijf ze daar compliant kunnen aannemen en betalen. Je moet dus ofwel je eigen juridische entiteit oprichten in het land, ofwel gebruikmaken van een EOR om teamleden namens jou aan te nemen.

Bespaar jezelf tijd en moeite door te vertrouwen op een betrouwbare EOR om het zware werk voor je uit te voeren. Ontdek meer over hoe je makkelijk internationale werknemers aanneemt met een EOR.

Je weg vinden in visum en werkvergunningen in Japan

Het uitzoeken van relevante werkvergunningen en compliant te blijven met de immigratiewetgeving in Japan terwijl je werknemers aanneemt in het land is geen geringe prestatie. En, zoals je ziet, is er veel administratief werk bij betrokken. En dan hebben we het nog niet over de naleving en permanente vestiging risico's die je in de problemen kunnen brengen.

Remote helpt u niet alleen bij het beheren van de onboarding, belastingen, voordelen en salarisadministratie van het team in Japan, maar kan u ook ondersteunen bij het relocatieproces van de werknemers. Onze uitgebreide overplaatsings diensten omvatten:

• Visumbegeleiding en sponsoring
• Begeleiding bij immigratie en belastingen
• Ondersteuning bij overplaatsing en vestiging
• Voortdurende naleving van arbeid wetten en belasting regelgeving.
  
  

Download Remote's Overplaatsing Gids voor inzichten in hoe je je teamleden succesvol kunt overplaatsen. Of plan een gesprek met ons team en begin vandaag nog met het proces.