Remote meetings hosten: gids met best practices

Hoever zou jij gaan om onder een slechte remote meeting uit te komen?

Zou je doen alsof je internetproblemen hebt? Doen alsof je je niet lekker voelt? Een video van een brandalarm afspelen en hopen dat niemand zich afvraagt waarom je een sirene in je huis hebt?

Slechte meetings zijn niet goed voor de productiviteit. Hoe meer tijd er wordt verspild, hoe meer iedereen daar last van heeft. En dat geldt voor zowel bedrijven als werknemers. Als je bedrijf remote werkt, ontstaan er nog meer uitdagingen. Denk aan problemen met tijdzones die niet overeenkomen, lege agenda's en, ja, zelfs échte problemen met de technologie.

Daarom zegt onze CEO Job van der Voort altijd maar: "De beste manier om meetings te managen is door ze niet te houden."

Maar meetings zijn soms nodig. En als je ze goed opzet, kunnen ze ontzettend goed zijn voor de communicatie en samenwerking.

Laten we het hebben over hoe meetings in een effectieve remote-first cultuur passen. Daarna bekijken we wat deskundig advies van Job over hoe je het aantal meetings kunt verminderen.

Wat is een asynchrone cultuur, en waarom is die bij remote werken belangrijk?

Asynchrone communicatie houdt in dat je communiceert zonder direct een reactie van de ander te verwachten.

Denk aan e-mails of sms-berichten. Iemand stuurt een bericht, en de ander reageert. Maar dat gebeurt meestal niet direct.

Dit is een grote verschuiving van de traditionele bedrijfscultuur, waar meetings de standaard vormden. Maar async is nodig is een remote werkwereld. Succesvolle remote bedrijven vertrouwen zelfs op asynchrone samenwerkingen om te functioneren.

Denk er maar eens over na. Remote werken moet compenseren voor:

• werknemers die thuiswerken.
• teamleden die over de wereld verspreid zijn.
• flexibele personeelsplanningen.
• tijdzones die niet overeenkomen.
• verschillen in de unieke aspecten van elke cultuur.

Meetings zijn leuk als ze werken, maar wat als je asynchrone documentatie kunt maken die net zo productief is, en de hele meeting kunt overslaan? Zou je dat dan niet liever doen?

Waarom documentatie bij asynchrone communicatie belangrijk is

Documentatie vormt de ruggengraat van asynchroon werken. Hierdoor blijft informatie toegankelijk, duidelijk en eenvoudig te vinden. Zonder documentatie verspillen teams tijd met zoeken naar antwoorden of wachten op reacties.

Als je aan een werkplek met veel meetings bent gewend, kan asynchrone documentatie onwennig voelen. Neem bijvoorbeeld e-mail. Jij kunt je oude berichten terugvinden, maar anderen niet. Daardoor ontstaat een knelpunt.

Een cultuur met sterke documentatie lost dat op. Schrijf dingen op. Sla ze op een plek op waar iedereen bij kan. Maak beslissingen zichtbaar. Als informatie open is en wordt gedeeld, werk je sneller en blijven teams op één lijn zonder eindeloos heen en weer te mailen.

Remote vertrouwt bijvoorbeeld op Notion om de meeste documentatie op te slaan. We gebruiken Slack ook anders dan de meeste bedrijven. In plaats van privéberichten te sturen, taggen we mensen bij vragen in openbare kanalen. We houden zelfs het percentage aan berichten bij dat binnen het bedrijf in privéberichten is verstuurd versus in openbare kanalen, om te zorgen dat we zoveel mogelijk transparant zijn.

De best practices om remote meetings te hosten

Als er wel een meeting moet worden gehouden, zorg dan dat het een goede is. Hier vind je 10 tips om productieve meetings te hosten in een remote werkomgeving:

1. Virtuele reistijd

Stimuleer deelnemers om voor de meeting een korte wandeling te maken of wat aan lichaamsbeweging te doen 'in plaats van' de normale reistijd. Zo kan je team zich mentaal voorbereiden en in de juiste mindset voor de meeting komen.

2. Een stille start

Begint met een stil overzicht van de agenda voor de meeting, of de belangrijkste documenten die moeten worden besproken. Trek hier ongeveer vijf minuten voor uit. Zo zorg je dat iedereen op één lijn zit en is de kans kleiner dat er misverstanden ontstaan.

3. Wissel van voorzitter

Zorg dat er elke meeting een ander teamlid voorzitter is. Zo bevorder je de betrokkenheid en bied je je teamleden leiderschapskansen, waardoor je meetings waardevoller worden. 

4. Een check-in met emoji's

Werk aan het begin van de meeting met emoji's. Deelnemers kunnen zo snel hun gemoedstoestand of energieniveau delen. Deze luchtige aanpak kan zorgen voor empathie en teamspirit.

5. Eén regel: geen afleiding

Zorg voor een beleid dat deelnemers motiveert om hun aandacht volledig bij de meeting te houden en niet te multitasken. Dit kan je symboliseren door met alle aandacht in de ruimte te zijn, ook al is die virtueel.

6. Tijd voor gerichte feedback

Reserveer tijd voor het geven van constructieve feedback, om een open bedrijfscultuur en doorlopende verbetering te stimuleren.

7. Het 'meetingmenu'

Geef voor de meeting een 'menu' aan onderwerpen die aan bod kunnen komen. Deelnemers kunnen de onderwerpen 'bestellen' die ze het meest interessant vinden. De host kan de prioriteiten van de agenda op deze keuzes afstemmen.

8. Tijd zonder tech

Besteed de laatste minuten van de meeting aan een gesprek zonder gebruik te maken van technologie. Je kunt je team zelfs de camera's uit laten zetten om schermvermoeidheid te voorkomen en het onderwerp van het gesprek te veranderen.

9. Challenge: virtuele achtergrond

Voor check-ins met het team of minder serieuze meetings kun je deelnemers een video-achtergrond laten gebruiken, die gerelateerd is aan een gedeeld thema. Dit kan bijvoorbeeld 'favoriete vakantieplekken' zijn. Zo breng je een gesprek op gang en ontstaat er meer verbinding in je virtuele team.

10. Visuele samenvatting

Gebruik een gedeeld digitaal whiteboard om aan het einde van de meeting actie-items en verantwoordelijkheden samen te vatten. Visuele samenvattingen zijn ideaal voor duidelijkheid en verantwoordelijkheid.

Hoe kun je zorgen dat er minder meetings nodig zijn?

Een succesvolle asynchrone cultuur betekent dat er asynchroon wordt gewerkt. Meetings zijn dan een laatste mogelijkheid, als er geen asynchroon alternatief is. Ze mogen niet de eerste optie zijn.

Meetings zijn synchroon en daarom zijn ze niet de meest efficiënte of productieve manier om je tijd te gebruiken. Ze zijn daarnaast zeer irritant. Hoe vaak heb je niet een meeting gehad die makkelijk in een e-mail verstuurd kon worden? Een belangrijke manier om je asynchrone bedrijfscultuur te verbeteren is dus: minder meetings.

Job is medeoprichter en CEO van Remote. Hij heeft toevallig ook meer dan tien jaar ervaring in het leiden en managen van volledig remote, globale teams in een snelgroeiende werkomgeving. We hebben hem om wat praktisch advies gevraagd, zodat je leert hoe je het aantal meetings voor je teamleden kunt verminderen.

Organiseer nooit een meeting om alleen maar informatie te delen

"Houd nooit een meeting alleen maar om informatie te delen. Dat doe je via chat, e-mail, een videobericht met een tool als Loom, een audiobericht via Yac of gebruik bij wijze van spreken briefpost, zolang je een persoonlijke meeting maar kunt voorkomen. 

Of, wat nog beter is: noteer de informatie op een centrale plek binnen een transparante database zoals Notion en verwijs naar die plek met een melding voor relevante stakeholders."

Je hoeft niet iedereen bij elkaar te hebben, alleen maar om iets te leren. Informatie delen is een van de eenvoudigste asynchrone werkwijzen die er is. Deel de informatie op een plek waar iedereen er in z'n eigen tijd bij kan. En klaar!

Zo bespaar je tijd en ervaart je team minder frustratie. Daarom zijn er zoveel kwaliteitsproducten om remote teams te helpen bij het delen van informatie.

Organiseer nooit een terugkerende meeting

De beste manier om de planning van een terugkerende meeting bij te werken of te beginnen is om ervoor te zorgen dat deze niet meer nodig is.

"Houd alleen terugkerende meetings als je echt denkt dat ze elke week nodig zijn. Zorg dat je de noodzaak voor de terugkerende meeting regelmatig blijft checken."

Een terugkerende meeting is eigenlijk net een gewoonte. En we weten allemaal hoe moeilijk het is om een gewoonte af te leren. De beste manier om te stoppen met roken is om überhaupt niet te beginnen. Hetzelfde geldt voor meetings.

Ja, soms zijn terugkerende meetings nodig. Maar ze moeten de uitzondering op de regel zijn. En je kunt de informatie dat deze meeting niet 'voor altijd' is het beste inbouwen in de kern van de meeting: de agenda.

Zorg altijd voor een agenda, en houd je eraan

Een virtuele meeting zonder agenda is als zonder je telefoon of navigatie naar een nieuwe plek rijden. Je komt er uiteindelijk wel, maar het duurt een stuk langer en levert misschien onderweg de nodige stress op. 

Meetings zonder agenda beginnen langzaam, schieten niet op en er wordt vaak niets bereikt. Het is zonde van de synchrone tijd.

"Zorg dat je altijd een agenda voor je meeting hebt, en laat iedereen er van tevoren aan bijdragen."

De agenda kan zich het beste op een openbare plek bevinden, waar iedereen bij kan. Zo kun je in de meeting alle kwesties efficiënt bespreken. Als je ergens over wilt praten, zet het dan op de agenda.

Maar dit is toch een artikel over hoe je geen meetings meer hoeft te houden? Het klinkt meer als een manier om betere meetings te organiseren. 

Het tweede deel van Jobs advies hierover is om de agenda te gebruiken om te zorgen dat je meetings minder lang duren. Een lege agenda laat je iets weten. Een lege agenda geeft namelijk aan wanneer je een meeting het beste kan annuleren.

Als er een paar minuten voordat de meeting begint niets op de agenda staat: annuleer 'm!

"Hallo allen, ik zie dat er niets op de agenda staat, dus ik annuleer de meeting".

En voilà: minder meetings.

Zie ook: Als je specifieker advies wilt ontvangen, kun je ook ons artikel over effectieve remote-first practices voor meetings eens bekijken.

Zorg altijd voor een tijdslimiet

Een meeting zonder tijdslimiet kan eeuwig duren. Maar je kunt de tijd van je teamleden niet verdoen. Stel dus een tijdslimiet in. Maak de tijdslimiet zo klein mogelijk.

"Zorg dat je meetings maximaal 25 minuten duren en probeer alsnog eerder klaar te zijn. De vijf extra minuten zijn een buffer, voor als je erna nog een meeting hebt."

Laat externe meetings aan je voorbijgaan

Jij voelt je misschien comfortabel bij asynchroon werken en stroomlijnt je schema voor meetings tot slechts de meeste belangrijke, 

maar niet alle mensen en bedrijven zijn al zover. En sommige van die externe medewerkers willen een meeting met je. Je moet dit dan op een beleefde manier weigeren volgens de remote-first asynchrone cultuur van je bedrijf.

Zorg dus dat je een argument hebt voor je weigering.

"Maak een template met redenen waarom je geen meetings houdt met externe mensen, zodat je eenvoudig nee kunt zeggen. Bijvoorbeeld:

'Het is ontzettend druk bij @remote, dus ik pak dit liever asynchroon op. Ik houd graag een meeting als dat na een paar e-mails nodig blijkt te zijn, maar ik denk dat het zo wel moet lukken.'"

Bouw bestaande meetings geleidelijk af

Als je al te veel meetings hebt, maak je dan geen zorgen!

Wees proactief, neem de verantwoordelijkheid en vind een manier om het aantal meetings voor iedereen in je team langzaamaan te verminderen. Je kunt degene zijn die de eerste stappen zet voor de verschuiving naar een effectief remote-first beleid.

"Laat het een doel zijn om met bestaande meetings te gaan stoppen. Dat vindt iedereen top. Voeg voor de volgende meeting een nieuw punt toe aan de agenda:

• Hoe zorgen we dat deze meeting niet meer nodig is?

Doe dat totdat de meeting er ook werkelijk niet meer is."

Probeer experimenten zonder meetings

Wees creatief en ontdek nieuwe manieren om geen meetings te houden.

"Vervang meetings door experimenten:

• probeer asynchrone video's
• probeer asynchrone audio
• stuur elkaar eens een e-mail
• houd een stand-up via Slack

Je kunt altijd weer terug naar de meeting, maar je weet nooit of iets anders ook werkt als je het niet probeert.

Je hebt niets te verliezen en alles te winnen. En wie weet? Misschien start je wel een revolutie in remote communicatie.

Beperk je beschikbaarheid

Zorg dat je planning bestaat uit de dingen die je moet doen, zodat meetings er niet stiekem tussenkomen. Als je meetings geen aandacht meer geeft, verdwijnen ze uiteindelijk vanzelf.

"Blokkeer tijd voor specifieke en overige taken en zorg dat je in die tijd nooit meetings hebt. De out of office-functie van Google Agenda werkt hier goed voor, omdat die evenementen tijdens deze periodes automatisch afwijst.

Houd professionele communicatie en gezelligheid gescheiden.

Het grote voordeel van meetings is natuurlijk dat je met elkaar kunt kletsen en chatten, zelfs als het virtueel via Zoom of een ander platform is. Maar dan wordt het rommelig. 

Werk heeft invloed op gezelligheid en vice versa. Een succesvolle werkplek heeft ze allebei, dus plan ze ook allebei in. Bij zakelijke meetings praat je over zaken en bij kletsmomenten... klets je.

"Nog een tip, van een andere Remote-werknemer: voorkom 'koffiegesprekken' zonder agenda als het eigenlijk zakelijke gesprekken moeten zijn. 

Maak in plaats daarvan tijd vrij voor een gestructureerd gesprek (met agenda), of stel een bepaalde tijd in voor een relaxt koffiegesprekje om te ontspannen en sociaal bezig te zijn."

Haal het meeste uit je remote meetings

Je ziet nu beide kanten van remote meetings: hoe ze de productiviteit kunnen stimuleren of juist een halt toeroepen. 

Met deze best practices om meetings te houden en de tips van onze CEO om de onnodige meetings eruit te gooien, ben je al goed op weg naar een betere werkomgeving.

Bij Remote zijn we een global HR-platform. We helpen bedrijven met het aannemen, beheren en betalen van hun hele team. 

Bekijk onze blog voor meer inzichten in modern werken. Je kunt ook een gesprek boeken met een van onze vriendelijke experts om meer te weten te komen over hoe we jouw team kunnen helpen.

Begin vandaag nog met Remote.