Erfolgreiche Remote-Meetings_ Leitfaden mit Best Practices

Wie weit würdest du gehen, um einem furchtbaren Remote-Meeting zu entkommen?

Internetprobleme vorschieben? Einen Hustenanfall simulieren? Ein Video von einem Feueralarm abspielen und hoffen, dass sich niemand zu sehr wundert, warum du eine Sirene zu Hause hast?

Unnötige Meetings sind ein Produktivitätskiller. Je mehr Zeit sie verschwenden, desto mehr schaden sie Unternehmen und Team. Bei verteilten Teams sind die potenziellen Herausforderungen noch größer: unterschiedliche Zeitzonen, leere Terminkalender und ja, auch echte technische Probleme.

Unser CEO Job van der Voort bringt es etwas überspitzt auf den Punkt: „Das beste Meeting ist das, das nicht stattfindet.“

Dennoch haben Meetings ihre Daseinsberechtigung. Wenn sie gut organisiert sind, können sie einen wertvollen Beitrag zu Kommunikation und Zusammenarbeit leisten.

Sehen wir uns also an, wie Meetings in eine funktionierende Remote-first-Kultur passen. Danach geht es mit einigen Tipps von Job van der Voort weiter, wie du die Zahl deiner Meetings verringern kannst.

Was ist asynchrone Kommunikation und warum ist sie so wichtig für Remote-Arbeit?

Asynchrone Kommunikation bedeutet, dass wir kommunizieren, ohne sofort eine Antwort zu erwarten.

Ein typisches Beispiel dafür sind E-Mails. Du versendest eine E-Mail und erwartest nicht, dass die andere Person sofort antwortet.

Das ist eine dramatische Abkehr von der traditionellen Bürokultur, in der Meetings an der Tagesordnung sind. Asynchrone Kommunikation ist aber ein notwendiger Pfeiler der modernen Remote-Arbeit. Tatsächlich hängt ein großer Teil des Erfolgs von Remote-Unternehmen davon ab, wie gut die asynchrone Zusammenarbeit funktioniert.

Das ist durchaus logisch, denn Remote-Arbeit hat viele Facetten:

• Mitarbeiter:innen im Homeoffice
• Rund um den Globus verteilte Teammitglieder
• Flexible Arbeitszeiten
• Weit auseinanderliegende Zeitzonen
• Sprachbarrieren und kulturelle Unterschiede

Meetings sind eine tolle Sache, wenn sie funktionieren. Wäre es aber nicht am besten, wenn eine asynchrone Dokumentation ebenso produktiv wäre und du das Meeting dafür ganz ausfallen lassen könntest?

Dokumentation – das Herz der asynchronen Kommunikation

Asynchrones Arbeiten steht und fällt mit der Dokumentation. Sie sorgt dafür, dass Informationen zugänglich, verständlich und einfach zu finden sind. Ohne sie verschwenden die Mitarbeiter:innen Zeit, weil sie nach Antworten suchen oder darauf warten müssen.

Wenn es in deinem Unternehmen bisher viele Meetings gab, kann die asynchrone Dokumentation sich zunächst ungewohnt anfühlen. Kehren wir zurück zu unserem E-Mail-Beispiel. Du kannst deine alten Nachrichten durchsuchen. Der Rest des Teams aber nicht. Damit bist du die Engstelle.

Die Lösung dafür ist Dokumentation. Schreibe alles auf und speichere die Informationen, wo alle sie finden können. Mach Entscheidungen sichtbar. Wenn Informationen offen zugänglich sind, gehen die Dinge schneller voran und die teamübergreifende Zusammenarbeit funktioniert ohne endloses Hin und Her.

Bei Remote dokumentieren wir zum Beispiel fast alles in Notion. Und wir verwenden Slack anders als die meisten Unternehmen: Wir senden kaum Direktnachrichten, sondern markieren andere Personen in öffentlichen Kanälen, wenn wir eine Frage haben. Wir verfolgen sogar das Verhältnis von Direkt- und öffentlichen Nachrichten in unserem Unternehmen, um sicherzugehen, dass unsere Kommunikation standardmäßig für alle transparent ist.

Best Practices für Remote-Meetings

Wenn es unbedingt ein Meeting sein muss, dann zumindest ein produktives. Dazu haben wir diese 10 Tipps zusammengestellt:

1. Virtueller Arbeitsweg

Klingt komisch, ist aber effektiv: Ermutige die Teilnehmenden als Ersatz für den Weg zur Arbeit, vor dem Meeting einen Spaziergang zu machen oder eine kurze Trainingseinheit zu absolvieren. Das hilft deinem Team, mit einem freien Kopf in die Besprechung zugehen.

2. Stiller Start

Beginne das Meeting, indem die Teilnehmenden still für sich die Tagesordnung oder wichtige Unterlagen durchgehen. Das sollte ungefähr 5 Minuten dauern. So wissen alle, worum es geht, und es ist weniger wahrscheinlich, dass es zu Missverständnissen kommt.

3. Wechselnder Vorsitz

Vertraue die Leitung der Meetings immer einer anderen Person an. Das stärkt die Motivation und das Engagement, ermöglicht Führungserfahrungen und macht die Meetings abwechslungsreicher.

4. Emojis als Eisbrecher

Bitte die Teilnehmenden zu Beginn, ihre Stimmung oder ihr Energielevel mit einem Emoji auszudrücken. Dieser ungezwungene Einstieg kann helfen, Empathie und Teamgeist zu fördern.

5. Die „Beide Beine“-Regel

Stelle eine Regel auf, dass während des Meetings keine anderen Aufgaben erledigt werden dürfen. Die Anwesenden sollen sinnbildlich nicht nur mit einem Bein im virtuellen Raum sein, sondern mit beiden.

6. Fokussierte Feedbackrunden

Plane ausreichend Zeit für konstruktives Feedback ein, um eine Kultur der Offenheit und ständigen Lernens zu pflegen.

7. Meeting-„Menü“

Übermittle den Teilnehmenden im Vorfeld des Meetings das „Tagesmenü“, aus dem sie die Themen bestellen können, die sie am meisten interessieren. Diese Wünsche sollten dann in der Tagesordnung berücksichtigt werden.

8. Technologiefreie Minuten

Lass am Ende des Meetings ein paar Minuten Zeit für technologiefreie Gespräche, auch ohne Kamera. Das schont die Augen und lockert die Stimmung.

9. Hintergrund-Challenge

Gib für lockere Meetings oder die Vorstellungsrunde ein Thema vor, zu dem die Teilnehmenden einen virtuellen Hintergrund auswählen sollen, z. B. ein Urlaubstraumziel. Auch dieser kleine Kniff ist ein guter Eisbrecher, der das Zusammengehörigkeitsgefühl im virtuellen Team fördert.

10. Visuelles Fazit

Fasse am Ende des Meetings die Takeaways, Aktionspunkte und Zuständigkeiten auf einem virtuellen Whiteboard noch einmal übersichtlich zusammen. So räumst du Unklarheiten aus und schaffst Accountability.

So hältst du weniger Meetings

In einer erfolgreichen Remote-first-Kultur ist asynchrone Kommunikation der Standard. Meetings werden nur dann einberufen, wenn es wirklich keine Alternative gibt. Ein Meeting sollte nie die erste Option sein.

Meetings sind per Definition synchron und niemals die effizienteste oder produktivste Art, die Zeit von Mitarbeiter:innen zu nutzen. Ihr Ruf als reine Zeitverschwendung kommt nicht von ungefähr. Wie oft wurdest du schon für etwas in ein Meeting gerufen, das problemlos in einer E-Mail zu klären gewesen wäre? Der wichtigste Hebel für eine asynchrone Unternehmenskultur liegt also darin, weniger Meetings zu haben.

Job van der Voort ist Mitgründer und CEO von Remote. Darüber hinaus hat er mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Leitung von vollständig remoten globalen Teams in schnell wachsenden Unternehmen. Wir haben ihn um praktische Ratschläge gebeten, wie man die Zahl von Meetings reduzieren kann.

Keine Meetings für Informationen

„Berufe niemals ein Meeting ein, nur um deinem Team etwas mitzuteilen. Dafür gibt es Chats, E-Mails, Videonachrichten mit Tools wie Loom oder auch Sprachnachrichten über Yac. Wenn es nicht anders geht, dann schreib einen Brief. Selbst das ist besser als ein Meeting.

Noch besser ist es, Informationen an einem zentralen Ort in einer von allen einsehbaren Datenbank wie Notion abzulegen und die relevanten Stakeholder einfach mit einem FYI zu verlinken.“

Es gibt absolut keinen Grund, dass alle gleichzeitig an einem Ort sein müssen, nur um etwas zu erfahren. Die Weitergabe von Informationen ist das Erste, was mühelos asynchron passieren kann. Speichere sie einfach irgendwo, wo alle sie finden können, wenn sie die Zeit dafür haben. Erledigt.

Das spart Zeit und Frust. Das ist auch der Grund, warum es so viele gute Lösungen für den Informationsaustausch in Remote-Teams gibt.

Keine neuen regelmäßigen Meetings

Die beste Methode, den Zeitplan für regelmäßige Meetings zu überarbeiten, ist es, den Grund dafür zu eliminieren.

„Regelmäßige Meetings sollte es nur geben, wenn du feststellst, dass es wirklich nötig ist, sich Woche für Woche zu sehen. Bewerte regelmäßig, ob dieses Meeting wirklich immer wieder stattfinden muss.“

Regelmäßige Meetings sind im Grunde eine Gewohnheit. Und Gewohnheiten sind notorisch schwierig zu ändern. Die beste Art, mit dem Rauchen aufzuhören, ist niemals damit anzufangen. Dasselbe gilt für Meetings.

Und ja, manchmal sind regelmäßige Meetings nötig. Aber das sollte die Ausnahme und nicht die Regel sein. Wenn ein Meeting stattfinden muss, mache von Anfang an klar, dass es ein Ende haben wird. Dein Bestes Tool dafür? Die Tagesordnung.

Kein Meeting ohne Tagesordnung

Ein Online-Meeting ohne Tagesordnung ist wie Autofahren ohne Navi. Du kommst irgendwann ans Ziel, aber wahrscheinlich nicht sehr schnell und ganz sicher nicht stressfrei.

Meetings ohne klare Tagesordnung beginnen langsam, drehen sich um sich selbst und enden meist im Nichts. Eine absolute Verschwendung synchroner Zeit.

„Verfasse für jedes Meeting eine Tagesordnung und verlange, dass die Teilnehmenden im Vorfeld dazu beitragen.“

Veröffentliche die Tagesordnung an einem für alle zugänglichen Ort. Dann können alle Punkte im Meeting effizient abgearbeitet werden. Wenn du etwas besprechen willst, setze es auf die Tagesordnung.

Moment! Sollten das nicht Tipps sein, wie man Meetings vermeidet? Das klingt eher nach Empfehlungen für bessere Meetings.

Jobs zweite Empfehlung zum Thema Tagesordnung lautet, sie zu nutzen, um weniger Meetings zu haben. Eine leere Agenda verrät einiges. Sie sagt dir zum Beispiel, dass ein Meeting nicht notwendig ist.

Wenn bis kurz vor dem Meeting immer noch nichts auf der Tagesordnung steht, sage es ab.

„Hallo an alle, die Tagesordnung ist immer noch leer. Das Meeting ist abgesagt.“

Voila, ein Meeting weniger.

Wenn du genauere Ratschläge möchtest, findest du weiterführende Informationen in einem eigenen Artikel über effektive Meetings in einem Remote-first-Umfeld.

Kein Meeting ohne Zeitlimit

Meetings ohne Zeitlimit können sich endlos hinziehen. Dafür haben weder du noch deine Teammitglieder Zeit. Lege ein Zeitlimit fest und halte es so knapp wie möglich.

„Setze maximal 25 Minuten für ein Meeting an und versuche, es noch früher zu beenden. Die 5 fehlenden Minuten auf die halbe Stunde sind ein Puffer, falls danach noch ein Meeting ansteht.“

Keine externen Meetings

Vielleicht hast du in deinem Unternehmen schon asynchrone Arbeit eingeführt und die Zahl deiner Meetings auf das Wesentliche reduziert.

Aber nicht alle Unternehmen sind schon so weit. Es wird Zulieferer, Kunden und andere externe Partner geben, die sich mit deinem Team treffen wollen. Dann musst du nein sagen können, ohne sie zu kränken, um deine asynchrone Unternehmenskultur als Standard festzulegen.

Du brauchst also eine Erklärung für dein Nein.

„Bereite eine Vorlage vor, mit der du externe Meetings leicht ablehnen kannst, zum Beispiel:

‚Wir haben gerade viel zu tun bei@remote, ich würde das Thema lieber asynchron besprechen. Wir können gern ein kurzes Meeting, wenn wir nach einigen Nachrichten glauben, dass es nötig ist. Ich denke aber, dass wir das auch ohne persönliches Treffen hinbekommen.‘“

Abschaffung bestehender Meetings

Wenn du zu viele Meetings hast, ist das kein Grund zur Verzweiflung.

Setze dich aktiv dafür ein, einen Weg zu finden, die Zahl von Meetings schrittweise für alle im Team zu reduzieren. Du kannst den entscheidenden Anstoß geben für eine neue Remote-first-Kultur.

„Mach es dir zum Ziel, bestehende Meetings abzuschaffen. Davon werden alle begeistert sein. Beginne damit, indem du beim nächsten Meeting einen neuen Punkt auf die Tagesordnung setzt:

• ‚Ideen zur Abschaffung dieses Meetings’.

Behalte ihn so lange auf der Agenda, bis es das Meeting nicht mehr gibt.“

Experimente ohne Meetings

Werde kreativ und suche nach Möglichkeiten, eine Zeit lang ganz ohne Meetings auszukommen.

„Statt eines Meetings solltest du etwas Neues ausprobieren. Experimentiere mit:

• Videonachrichten
• Audionachrichten
• einer guten alten E-Mail
• einem Stand-up in Slack.

Falls nichts davon funktioniert, kannst du immer noch zu Meetings zurückkehren. Aber wenn du es nicht probierst, wirst du es nicht wissen.“

Es gibt nichts zu verlieren, aber viel zu gewinnen. Und wer weiß? Vielleicht startest du ja eine Kommunikationsrevolution in deinem Unternehmen.

Begrenze deine Verfügbarkeit

Fülle deine Zeit mit wichtigen Aufgaben, sodass keine Lücken für Meetings bleiben. Wenn du aufhörst, das Meetingmonster zu füttern, wird es irgendwann von allein weggehen.

„Definiere feste Zeiten für konzentriertes Arbeiten oder andere Dinge und lass ausnahmslos niemals zu, dass in diesen Zeiten ein Meeting stattfindet. Die Abwesenheitsfunktion im Google-Kalender funktioniert gut, weil sie auch sämtliche Events automatisch ablehnt.“

Trennung von Arbeit und Freizeit

Natürlich ist einer der großen Vorteile von Meetings, dass man sich persönlich trifft und plaudern kann, selbst über Zoom oder andere Online-Plattformen. Aber dann verschwimmen schnell die Grenzen.

Arbeit vermischt sich mit Freizeit und Privates mit der Arbeit. An guten Arbeitsplätzen gibt es Platz für beides. Aber du musst ihn schaffen. Setze getrennte Meetings an, eins für die Arbeit und andere für ungezwungenen Austausch.

„Von jemandem aus unserem Team kam dieser sinnvolle Vorschlag: ‚Vermeide Arbeitsmeetings, die sich als Gespräch beim Kaffeeholen verkleiden und keine Tagesordnung haben.’

Halte stattdessen eine strikte Trennung ein: strukturierte Meetings (mit Tagesordnung) auf der einen Seite und zwanglosen sozialen Austausch auf der anderen.”

Ziehe maximalen Nutzen aus deinen Remote-Meetings

Remote-Meetings können die Produktivität in zwei Richtungen beeinflussen. Entweder steigern sie die Produktivität oder sie kosten nur Energie.

Mit diesen Best Practices für die Organisation von Meetings und Jobs Tipps, wie du unnötige vermeidest, hast du schon den ersten Schritt hin zu mehr Produktivität gemacht.

Remote ist eine Global HR Platform. Wir helfen Unternehmen, ihre Teams einzustellen, zu verwalten und zu bezahlen.

In unserem Blog veröffentlichen wir regelmäßig Interessantes und Wissenswertes über moderne Formen der Arbeit. Du kannst auch einen Telefontermin mit unserem erfahrenen Team vereinbaren, um mehr darüber zu erfahren, wie wir dein Unternehmen unterstützen können.

Auch in deinem Unternehmen ist die Zeit reif für Remote.