Cómo dirigir reuniones remotas: guía de buenas prácticas

¿Hasta dónde llegarías para escapar de una mala reunión en remoto?

¿Simularías tener problemas de internet? ¿Fingirías una tos? ¿Pondrías un vídeo de una alarma de incendios y esperarías que nadie se preguntase por qué tienes una sirena en casa?

Las reuniones malas paralizan la productividad. Cuanto más tiempo se pierde, más sufre todo el mundo, tanto las empresas como los empleados. Y cuando tu plantilla trabaja en remoto, aparecen desafíos adicionales: problemas como zonas horarias desajustadas, agendas vacías y, sí, también problemas tecnológicos legítimos.

Por eso a nuestro director ejecutivo (CEO), Job van der Voort, le gusta decir: «¡La mejor manera de gestionar reuniones es no tenerlas!»

Pero las reuniones tienen su lugar. Y cuando se gestionan bien, pueden ser catalizadoras de comunicación y colaboración.

Hablemos de cómo encajan las reuniones dentro de una cultura con prioridad remota efectiva. Después, repasaremos algunos consejos de Job para reducir el número de reuniones.

¿Qué es la cultura asíncrona y por qué es vital para el trabajo en remoto?

La comunicación asíncrona es comunicarse sin esperar que la otra persona responda de inmediato.

Piensa en los correos electrónicos o los mensajes de texto. Una persona envía un mensaje y la otra responde, normalmente no de inmediato.

Esto supone un cambio radical respecto a la cultura de oficina tradicional, donde las reuniones eran la norma. Pero lo asíncrono es necesario en un mundo de trabajo en remoto. De hecho, las empresas remotas que tienen éxito dependen de la colaboración asíncrona para funcionar.

Piénsalo. El trabajo en remoto tiene que compensar:

• empleados que trabajan desde casa;
• miembros del equipo repartidos por todo el mundo;
• horarios flexibles del personal;
• zonas horarias desajustadas;
• diferencias culturales en expresiones y señales de comunicación.
  
  

Las reuniones están bien cuando funcionan. Pero si puedes crear documentación asíncrona que sea igual de productiva y así evitar la reunión por completo, ¿no preferirías hacerlo?

La importancia de la documentación en la comunicación asíncrona

La documentación es la columna vertebral del trabajo asíncrono. Mantiene la información accesible, clara y fácil de encontrar. Sin ella, los equipos pierden tiempo buscando respuestas o esperando a que alguien responda.

Si estás acostumbrado a un lugar de trabajo centrado en reuniones, la documentación asíncrona puede parecerte extraña. Toma el correo electrónico, por ejemplo. Puedes encontrar tus mensajes antiguos, pero nadie más puede. Eso te convierte en un cuello de botella.

Una cultura sólida de documentación soluciona esto. Anota las cosas. Guárdalas en un lugar accesible para todos. Haz visibles las decisiones. Cuando la información es abierta y compartida, el trabajo avanza más rápido y los equipos se mantienen alineados sin idas y vueltas interminables.

En Remote, por ejemplo, dependemos de Notion para almacenar la mayor parte de nuestra documentación. También usamos Slack de forma distinta a la mayoría de las empresas. En lugar de enviar mensajes directos, preferimos etiquetar a las personas en canales públicos con preguntas. Incluso controlamos el porcentaje de mensajes enviados dentro de la empresa en mensajes directos (DM) frente a canales públicos para asegurarnos de que predomina la transparencia siempre que sea posible.

Buenas prácticas para dirigir reuniones en remoto

Si tienes que celebrar una reunión, asegúrate de que sea buena. Aquí tienes 10 consejos para dirigir reuniones productivas en entornos remotos:

1. Tiempo de desplazamiento virtual

Anima a los participantes a dar un corto paseo o hacer ejercicio antes de la reunión para sustituir el desplazamiento. Esto ayuda al equipo a prepararse mentalmente y entrar en el estado de ánimo adecuado para la reunión.

2. Inicio en silencio

Empieza con una revisión silenciosa de la agenda o de los documentos clave. Tómate unos cinco minutos para ello. Así te aseguras de que todos están en la misma sintonía, reduciendo la probabilidad de malentendidos.

3. Moderador rotativo

Rota el moderador en cada reunión. Esto fomentará la participación, ofrecerá oportunidades de liderazgo a tu equipo y hará que las reuniones sean más variadas.

4. Registro con emojis

Usa emojis al inicio de la reunión. Los participantes pueden compartir rápidamente su estado de ánimo o nivel de energía. Este enfoque desenfadado puede crear empatía y cohesión de equipo.

5. Regla de «con los dos pies dentro»

Adopta una norma que anime a los participantes a implicarse plenamente en la reunión sin hacer varias cosas a la vez. Se puede simbolizar como tener los dos pies en la sala, aunque sea virtual.

6. Tiempo para feedback centrado

Reserva un tiempo específico solo para feedback constructivo, para fomentar una cultura de apertura y mejora continua.

7. Menú de temas a tratar

Antes de la reunión, ofrece un «menú» de temas a tratar. Los participantes pueden elegir los puntos que más les interesen. Luego, el anfitrión podrá priorizar la agenda en función de esas preferencias.

8. Minutos sin tecnología

Dedica los últimos minutos de la reunión a una conversación sin tecnología. Incluso puedes pedir al equipo que apague las cámaras para reducir la fatiga de pantalla y cambiar el tipo de conversación.

9. Reto de fondos virtuales

Para reuniones informales o registros de equipo, anima a los participantes a usar un fondo de vídeo relacionado con un tema común, como su destino de vacaciones favorito. Es una gran forma de iniciar conversaciones y conectar como equipo virtual.

10. Resumen visual

Usa una pizarra digital compartida para resumir las acciones y responsabilidades al final de la reunión. Los resúmenes visuales son excelentes para la claridad y la rendición de cuentas.

Cómo tener menos reuniones

Una cultura asíncrona exitosa da prioridad a lo asíncrono y convierte las reuniones en una opción de último recurso cuando no encuentras prácticas asíncronas válidas como sustituto. No deberían ser tu primera respuesta.

Las reuniones son síncronas. Y como tales, no son el uso más eficiente ni productivo del tiempo de nadie. Además, son notoriamente molestas. ¿Cuántas veces has visto pasar por tu feed una reunión que podría haber sido un correo electrónico? Una forma importante de mejorar tu cultura asíncrona es tener menos reuniones.

Job es cofundador y director ejecutivo (CEO) de Remote, y acumula más de una década de experiencia liderando y gestionando equipos totalmente remotos y globales en entornos de alto crecimiento. Hemos recopilado algunos consejos prácticos de él para ayudarte a reducir el número de reuniones para los miembros de tu equipo.

Nunca reúnas a la gente solo para compartir información

«Nunca organices una reunión solo para compartir información. Hazlo por chat, correo electrónico, mensaje de vídeo con una herramienta como Loom, graba un mensaje de audio mediante Yac, o incluso recurre al correo postal si puedes evitar una reunión presencial!»

«Mejor aún: escribe la información en un lugar central dentro de una base de datos transparente como Notion y simplemente enlázalo con una nota para tu información (FYI) para las partes interesadas relevantes.»

No hay razón para que todos tengan que sincronizarse solo para enterarse de algo. Compartir información es una de las prácticas asíncronas más fáciles de dominar. Toma la información y ponla en un lugar donde todos puedan accederla en su propio tiempo. ¡Listo!

Esto ahorra tiempo y reduce la frustración del equipo. Por eso encontrarás tantos productos de calidad que ayudan a los equipos remotos a compartir información.

Nunca inicies una nueva reunión recurrente

La mejor forma de actualizar o iniciar la programación de una reunión recurrente es eliminar la necesidad de hacerlo.

«Solo haz reuniones recurrentes si ves semana tras semana que necesitas tener esa reunión. Procura reevaluar la necesidad de esa reunión recurrente de forma periódica.»

Una reunión recurrente es esencialmente un hábito. Y todos sabemos lo difícil que es romper un hábito. La mejor forma de dejar de fumar no es empezar en primer lugar. Y lo mismo aplica a las reuniones.

Sí, a veces necesitas una reunión recurrente, pero estas deberían ser la excepción y no la regla. Y deberías incluir la premisa de que esa reunión no es indefinida en la propia reunión: en la agenda.

Siempre ten y utiliza una agenda

Una reunión virtual sin agenda es como conducir hacia un lugar nuevo sin tu teléfono o un navegador. Puede que llegues, pero te va a llevar mucho más tiempo y puedes estresarte un poco en el camino.

Las reuniones sin agenda comienzan despacio, divagan y a menudo no logran nada. Es un mal uso del tiempo síncrono.

«Ten siempre una agenda para la reunión y exige que todos contribuyan a ella por adelantado.»

La agenda debe estar en un lugar público al que todos tengan acceso. Así todas las preocupaciones se tratarán de forma eficiente en la reunión. Si quieres hablar de algo, ponlo en la agenda.

¿Pero esto no es una lista sobre cómo no tener reuniones? Esto suena como una forma de lograr mejores reuniones.

La segunda parte del consejo de Job en este punto es usar la agenda para reducir la duración de tus reuniones. Una agenda vacía te da una información diferente: te dice cuándo cancelar una reunión.

Si no hay nada en la agenda unos minutos antes de la reunión, ¡cancélala!

«Hola a todos, no veo nada en la agenda, así que voy a cancelar la reunión»

Y ya está. Menos reuniones.

También: si quieres consejos más específicos, tenemos un artículo dedicado que te guía por las prácticas efectivas de reuniones con prioridad remota.

Siempre establece límites de tiempo

Las reuniones sin límites de tiempo podrían durar para siempre. No puedes permitirte desperdiciar el tiempo de los miembros de tu equipo. Establece un límite de tiempo. Y haz esos límites lo más cortos posible.

«Limita tus reuniones a un máximo de 25 minutos y procura acabar antes. Los cinco minutos extra sirven de margen por si tienes otra reunión después.»

Di no a las reuniones externas

Puede que tengas confianza en el trabajo asíncrono y hayas simplificado con éxito tu calendario de reuniones hasta quedarte solo con las esenciales.

Pero no todas las personas y empresas se han puesto al día. Y algunos colaboradores externos querrán reunirse contigo. Y necesitas saber decir no sin ofenderles para mantener la cultura asíncrona con prioridad remota de tu empresa.

Así que prepárate con una explicación para acompañar tu 'no'.

Ten una plantilla para rechazar reuniones con personas externas, para poder decir no fácilmente. Por ejemplo:

«Estamos super ocupados en @remote, así que prefiero hacerlo de forma asíncrona. Encantado de organizar una reunión si vemos que hace falta tras intercambiar unos mensajes, pero creo que deberíamos poder cubrir lo que necesitamos.»

Elimina progresivamente las reuniones existentes

Si ya tienes demasiadas reuniones, ¡no desesperes!

Sé proactivo, toma responsabilidad y encuentra una forma de reducir gradualmente el volumen de reuniones para todos en tu equipo. Puedes ser el catalizador del cambio hacia políticas efectivas con prioridad remota.

«Propón como objetivo eliminar las reuniones existentes. A todo el mundo le encantará eso. En la próxima reunión, añade un punto a la agenda:»

• ¿Cómo podemos deshacernos de esta reunión?
  
  

Haz eso hasta que la reunión desaparezca.

Prueba experimentos sin reuniones

Sé curioso y averigua nuevas formas de prescindir de las reuniones.

«Sustituye las reuniones por experimentos:"

• probar vídeo asíncrono;
• probar audio asíncrono;
• probar enviarse correos electrónicos;
• probar hacer un standup en Slack.
  
  

Siempre puedes volver a convocar una reunión, pero no sabrás si la alternativa funciona hasta que la pruebes.

No tienes nada que perder y todo por ganar. ¿Y quién sabe? Podrías iniciar una revolución en la comunicación remota.

Limita tu disponibilidad

Llena tu calendario con tareas que necesitas hacer para que las reuniones no tengan cabida. Si las dejas sin espacio, desaparecerán.

«Reserva bloques de tiempo para trabajo en profundidad (focus time) u otras tareas y no permitas reuniones en esos huecos. La función Fuera de la oficina (OOO) de Google Calendar funciona bien para esto, ya que rechaza automáticamente cualquier evento en ese horario.»

Separa las conversaciones de trabajo de las de ocio

Claro, una gran ventaja de las reuniones es poder hablar entre vosotros, quedar y charlar, aunque sea virtualmente en Zoom u otra plataforma. Pero entonces las cosas se mezclan.

El trabajo se infiltra en lo lúdico y lo lúdico se infiltra en el trabajo. Los lugares de trabajo exitosos tienen ambas cosas. Así que prográmalas por separado: reuniones de trabajo para hablar de trabajo y charlas para, ya sabes, charlar.

«Otro consejo de un miembro de Remote: evita los 'coffee chats' sin agenda que en realidad son conversaciones de trabajo.»

En su lugar, reserva tiempo dedicado para tener una conversación estructurada (con agenda), o aparta tiempo para un coffee chat no estructurado para relajarte y socializar.

Saca el máximo partido a tus reuniones en remoto

Ahora ves los dos lados de las reuniones en remoto: cómo pueden impulsar o agotar la productividad.

Con estas buenas prácticas para dirigir reuniones y los consejos de nuestro CEO para evitar las innecesarias, vas por buen camino hacia un trabajo mejor.

En Remote, somos una Plataforma RR. HH. global. Ayudamos a las empresas a contratar, gestionar y pagar a todo su equipo.

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