Organiser des réunions à distance : le guide des bonnes pratiques

Jusqu’où iriez-vous pour échapper à une réunion à distance soporifique ?

Prétendre que votre connexion Internet n’est pas stable ? Simuler une toux ? Faire retentir une alarme incendie en espérant que personne ne se pose de questions ?

Les réunions inefficaces freinent la productivité. Plus le temps est gaspillé, plus l’impact est négatif pour tous, employés comme entreprises. Et quand vos effectifs travaillent à distance, les obstacles se multiplient : fuseaux horaires décalés, absence d’ordre du jour, et, parfois, véritables problèmes techniques.

Voilà pourquoi notre PDG, Job van der Voort, aime à répéter « La réunion la plus efficace… c’est celle que l’on n’organise pas ! »

Mais les réunions ont aussi leur utilité. Et, bien menées, elles favorisent la communication et la collaboration.

Analysons ensemble la juste place des réunions dans les organisations axées sur le travail entièrement à distance. Nous passerons ensuite en revue les conseils avisés de Job pour réduire le nombre de réunions.

Qu’est-ce que la culture asynchrone, et pourquoi elle est indissociable du télétravail ?

La communication asynchrone consiste à échanger sans attendre de réponse immédiate,

comme c’est le cas avec les e-mails ou les SMS. L’expéditeur envoie un message, et le destinataire y répond ultérieurement.

Cette pratique marque une rupture nette avec la culture de bureau traditionnelle, où les réunions sont monnaie courante. Mais dans le télétravail, la collaboration asynchrone est la clé du bon fonctionnement des équipes.

En effet, les organisations travaillant à distance doivent composer avec plusieurs réalités :

• Les employés travaillant depuis leur domicile
• Les équipes réparties aux quatre coins du monde
• Les horaires flexibles
• Les différents fuseaux horaires
• Les manières de communiquer qui varient selon les cultures

Les réunions n’ont de sens que lorsqu’elles sont vraiment utiles. Mais si la documentation asynchrone permet d’obtenir le même résultat tout en gagnant du temps, pourquoi s’en priver ?

Communication asynchrone : pourquoi tout repose sur la documentation ?

La documentation est le socle du travail asynchrone. Elle rend l’information accessible, claire et facile à retrouver. Sans documentation, les équipes perdent un temps fou à chercher des infos ou à attendre des réponses.

Dans les entreprises plus habituées à organiser constamment des réunions, le travail asynchrone peut sembler déroutant. Prenez l’e-mail : vos anciens messages sont bien là, mais personne d’autre n’y a accès. Résultat ? Tout passe par vous, et vous devenez un goulot d’étranglement.

Une vraie culture de la documentation résout ce problème. Gardez une trace écrite en toutes circonstances, enregistrez les documents dans un endroit accessible à tous, et garantissez la transparence des décisions. Quand l’information circule librement, le travail progresse et les équipes restent alignées tout en évitant les échanges interminables.

Chez Remote, nous centralisons la majorité de nos documents sur Notion. Nous utilisons également Slack d’une façon peu commune : en cas de question, plutôt que d’envoyer des messages privés, nous mentionnons les collaborateurs dans des canaux publics. Pour garantir une transparence maximale, nous comparons même le pourcentage de messages privés envoyés par rapport aux mentions dans des canaux publics.

Bonnes pratiques pour animer des réunions à distance

Si vous devez organiser une réunion, assurez-vous qu’elle en vaille la peine. Voici 10 conseils pour organiser des réunions productives dans les entreprises travaillant à distance :

1. Temps de trajet virtuel

Pour remplacer le trajet habituel, invitez les participants à marcher ou à faire quelques exercices avant la réunion. Ils pourront ainsi se préparer mentalement et y assister dans les meilleures conditions.

2. Lancement silencieux

Commencez par prendre quelques minutes pour parcourir l’ordre du jour ou les documents clés en silence. Tous les participants seront ainsi sur la même longueur d’onde et vous éviterez les malentendus.

3. Alternance du responsable de réunion

Confiez la conduite de la réunion à un collaborateur différent à chaque fois pour favoriser l’engagement, développer les compétences de leadership de votre équipe et éviter la monotonie.

4. Emojis : le baromètre de l’humeur

En début de réunion, invitez vos employés à utiliser des emojis pour exprimer rapidement leur humeur ou leur niveau d’énergie du moment. Cette approche décontractée favorise l’empathie et renforce la cohésion d’équipe.

5. Règle des « deux pieds dans la salle »

Instaurez une politique incitant les participants à se consacrer pleinement à la réunion et à ne pas jongler entre les tâches. L’idée est de garder les deux pieds dans la salle, même si la réunion est virtuelle.

6. Temps dédiés aux retours

Prévoyez des créneaux uniquement dédiés aux retours constructifs pour favoriser la transparence et l’amélioration continue.

7. Liste des points à aborder

Avant la réunion, proposez une liste des sujets à aborder. Les participants pourront ainsi indiquer les points qui les intéressent le plus, et l’organisateur pourra ensuite établir l'ordre du jour en fonction de ces réponses.

8. Quelques minutes sans technologie

Terminez la réunion par quelques minutes de discussion sans outils numériques. Vous pouvez même demander à vos employés de désactiver leurs caméras pour réduire la fatigue visuelle et changer un peu la dynamique.

9. Arrière-plan virtuel

Lors des réunions informelles ou les points avec votre équipe, invitez les participants à utiliser une arrière-plan vidéo autour d’un thème commun. Chacun peut par exemple choisir son lieu de vacances préféré. C'est un excellent moyen de lancer la conversation et de renforcer la cohésion d'équipe, même à distance.

10. Récapitulatif visuel

À la fin de la réunion, utilisez un tableau blanc numérique partagé pour résumer les actions à entreprendre et les responsabilités de chacun. Les synthèses visuelles facilitent la compréhension et l’engagement des collaborateurs.

Comment réduire le nombre de réunions

Dans une culture asynchrone efficace, l’asynchrone est la norme, et les réunions sont organisées en dernier recours, quand aucune alternative n’est possible. Ne vous tournez pas d’emblée vers cette option.

Les réunions sont synchrones. De ce fait, elles mobilisent du temps, souvent au détriment de l’efficacité et de la productivité. Et avouons-le : elles peuvent être franchement ennuyeuses. Combien de fois avez-vous assisté à une réunion qui aurait pu se résumer à un simple e-mail ? En d’autres termes, pour renforcer le travail asynchrone, commencez par limiter les réunions.

Job, cofondateur et PDG de Remote, possède par ailleurs plus de dix ans d’expérience dans la gestion d’équipes internationales travaillant entièrement à distance, dans des environnements à forte croissance. Nous avons rassemblé quelques-uns de ses conseils pratiques pour vous aider à réduire le nombre de réunions au sein de votre équipe.

N’organisez jamais de réunion uniquement pour partager des informations

« Si vous souhaitez partager des informations, faites-le par chat, par e-mail, par message vidéo via des outils comme Loom, par message audio avec Yac, voire par courrier postal si cela permet d’éviter une réunion en présentiel.

Mieux encore : consignez l’information dans une base de données transparente et centralisée comme Notion, puis envoyez le lien accompagné d’un bref message aux parties prenantes concernées. »

Il n’est pas nécessaire de réunir vos effectifs pour communiquer. La transmission d’informations est l’une des pratiques asynchrones les plus accessibles : centralisez les informations dans un espace accessible à tous pour que chacun puisse les consulter à sa convenance, et le tour est joué.

Cela permet de gagner du temps et de réduire la frustration des employés. C’est la raison pour laquelle il existe autant de produits performants pour faciliter le partage d’informations au sein des équipes à distance.

Ne planifiez jamais de nouvelle réunion récurrente

Le meilleur moyen de gérer une réunion récurrente est de supprimer le besoin de la planifier.

« N’instaurez des réunions régulières que si leur utilité se confirme semaine après semaine, et veillez à réévaluer régulièrement la pertinence de chaque réunion récurrente. »

Les réunions récurrentes sont avant tout des habitudes, et chacun sait combien il est difficile de se défaire d’une habitude. Le meilleur moyen d’arrêter de fumer ? Ne jamais commencer. Et il en va de même pour les réunions.

Parfois, certaines réunions récurrentes sont justifiées, mais cela doit rester l’exception, et non la norme. Il est donc important de partir du principe que la réunion en question n’est pas permanente et d’intégrer cette idée dans l’ordre du jour.

Ne commencez jamais une réunion sans ordre du jour

Une réunion virtuelle sans ordre du jour, c’est comme s’aventurer dans un lieu inconnu sans GPS ni téléphone. Vous finirez par arriver à destination, mais le trajet sera plus long et source de stress.

Les réunions sans ordre du jour démarrent lentement, s’éparpillent et n’aboutissent généralement à rien. C’est une perte de temps.

« Préparez toujours un ordre du jour et demandez à chacun d’y contribuer en amont. »

L'ordre du jour doit être affiché dans un lieu public accessible à tous. Ainsi, chaque point pourra être abordé de manière efficace pendant la réunion. Si vous souhaitez aborder un sujet, ajoutez-le à l’ordre du jour.

Mais, cette section n’est-elle pas censée donner des conseils pour éviter les réunions ? Cela ressemble plutôt à des recommandations pour des réunions plus efficaces.

Le deuxième conseil de Job à ce sujet est de s’appuyer sur l'ordre du jour pour que les réunions durent moins longtemps. Un ordre du jour vide indique que la réunion n’est pas nécessaire.

Si rien n’est prévu à l’ordre du jour quelques minutes avant votre réunion, annulez-la !

« Bonjour à tous, je ne vois rien à l’ordre du jour, j’annule donc la réunion. »

Et voilà comment diminuer le nombre de réunions.

Voir aussi : si vous souhaitez obtenir des recommandations plus spécifiques, consultez notre article consacré aux bonnes pratiques en matière de réunions à distance.

Définissez systématiquement une durée de réunion

Les réunions sans contrainte de temps peuvent s’éterniser. Or, le temps de vos équipes est précieux. Définissez une durée, et, de préférence, la plus courte possible.

« Privilégiez des réunions de 25 minutes maximum, avec l’objectif de finir plus tôt. Utilisez les cinq minutes restantes pour souffler entre deux réunions. »

Refusez de participer aux réunions externes

Si vous êtes à l’aise avec l’asynchrone et avez réussi à limiter vos réunions au strict nécessaire,

toutes les organisations n’en sont pas encore là. Certains interlocuteurs externes vous inviteront à participer à des réunions. Pour rester fidèle à votre culture axée sur l’asynchrone et le travail entièrement à distance, il vous faudra parfois refuser sans froisser vos interlocuteurs,

d’où l’importance d’accompagner ce refus d’une explication claire.

« Prévoyez un message type pour refuser poliment les réunions externes, par exemple :

Chez @remote, nos équipes sont très sollicitées et nous privilégions les échanges asynchrones. Nous pourrons bien sûr organiser une réunion si cela s’avère nécessaire au fil de nos échanges, mais la communication asynchrone devrait suffire. »

Supprimez progressivement les réunions existantes

Si votre agenda déborde déjà de réunions, ce n’est pas une fatalité.

Prenez les choses en main et cherchez des moyens de réduire progressivement le nombre de réunions pour l’ensemble de votre équipe. Vous pouvez impulser le changement vers des pratiques de travail exclusivement à distance plus efficaces.

« Fixez-vous pour objectif de supprimer les réunions existantes. Vos collègues vous remercieront. Lors de votre prochaine réunion, ajoutez un point à l’ordre du jour :

• Comment supprimer le besoin d’organiser cette réunion ?

Et répétez l’exercice jusqu’à ce que la réunion ne soit plus nécessaire.

Expérimentez le sans-réunion

Faites preuve de curiosité et explorez de nouvelles façons de fonctionner sans réunions.

« Remplacez les réunions par des expérimentations, par exemple :

• La vidéo asynchrone
• L’audio asynchrone
• Les échanges par e-mail
• Slack Standup

Vous pourrez toujours revenir aux réunions, mais comment savoir si les alternatives fonctionnent si vous ne les testez pas ? »

Vous avez tout à y gagner. Peut-être amorcerez-vous une véritable révolution de la communication à distance !

Limitez votre disponibilité

Remplissez votre agenda de tâches prioritaires pour ne plus avoir de créneau pour les réunions. Si vous n’avez pas le temps, les réunions disparaîtront d’elles-mêmes.

« Prévoyez des créneaux pour vos tâches prioritaires et n’acceptez aucune réunion à ces moments-là. La fonction « Indisponible » de Google Agenda s’en charge automatiquement. »

Distinguez les échanges professionnels des conversations personnelles

Bien sûr, les réunions ont l’avantage de favoriser les échanges et les moments de partage, même virtuellement sur Zoom ou toute autre plateforme. Mais la frontière entre vie professionnelle et vie privée

peut vite devenir floue. Les entreprises les plus prospères savent combiner les deux. Alors, prévoyez les deux : des réunions pour parler travail, et des discussions informelles pour… discuter, tout simplement !

« Autre conseil d’un employé de Remote : évitez les « discussions autour d'un café » sans ordre du jour, qui sont en fait des réunions déguisées.

Prévoyez plutôt des créneaux précis pour les réunions avec un ordre du jour, ou des moments de détente informels autour d’un café.

Tirez le meilleur parti de vos réunions à distance

Les réunions à distance peuvent être un moteur ou un frein à la productivité.

En appliquant ces bonnes pratiques et les recommandations de notre PDG pour éviter les réunions superflues, vous serez bien armés pour travailler plus efficacement.

Remote est une plateforme RH multipays. Nous aidons les entreprises à embaucher, gérer et payer l’ensemble de leurs équipes.

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