Het risico op permanente vestiging: wat bedrijven moeten weten.

Als je medewerkers in een ander land in dienst neemt, heb je misschien wel eens gehoord van 'permanente vestiging' of 'risico van permanente vestiging'. Maar wat is permanente vestiging en waarom is dit relevant voor bedrijven met verspreide teams?

Wat is permanente vestiging?

Permanente vestiging is een belastingconcept waarbij een bedrijf een belastbare onderneming heeft in een ander land. Bij permanente vestiging is een bedrijf mogelijk bedrijfsbelasting verschuldigd en moet het aan de lokale regelgeving voor belastingen en rapportage voldoen.

Bedrijven proberen permanente vestiging doorgaans te vermijden in landen waar ze werknemers hebben, aangezien dit het bedrijf ertoe verplicht vennootschapsbelasting in het land te betalen en aan andere nalevingsnormen te voldoen.

Welke vormen van permanente vestiging zijn er?

De bekendste vormen van permanente vestiging zijn een vaste inrichting van een bedrijf, een vaste inrichting van een bureau, een bouwgerelateerde aanwezigheid en een virtuele of digitale bedrijfsaanwezigheid.

Er zijn verschillende vormen van permanente vestiging waarvan je op de hoogte moet zijn. Je bedrijf valt waarschijnlijk in een van de volgende categorieën: 

Vaste inrichting van een bedrijfsvestiging

Een permanente vestiging met vaste inrichting van een bedrijf ontstaat als een bedrijf een fysieke locatie in een ander land onderhoudt, zoals een kantoor, filiaal, fabriek of werkplaats, die wordt gebruikt voor lopende activiteiten.

Zie ook:Waar betalen remote werknemers belastingen?

De vestiging van een vaste bedrijfsvestiging, zelfs als een vertegenwoordiger van het bedrijf nooit fysiek in het land is geweest, is een van de redenen waarom permanente vestiging zo ingewikkeld kan zijn. Ook op dit gebied behandelen de wetten van verschillende landen de situatie op verschillende manieren. Ga er echter niet vanuit dat het risico van virtuele permanente vestiging makkelijker te vermijden is. In het tijdperk van remote werken worden landen waakzamer als het gaat om het handhaven van wetgeving op het gebied van permanente vestiging.

Permanente vestiging van een bureau

Permanente vestiging van een bureau ontstaat als een persoon of entiteit regelmatig in een ander land namens een bedrijf handelt en de autoriteit heeft om over contracten te onderhandelen of deze af te sluiten.

Het gebruik van een employer of record heeft niet direct invloed op het risico van permanente vestiging en een employer of record-relatie hoeft ook niet te leiden tot co-werkgeverschap. De meeste bedrijven die gebruikmaken van een employer of record hebben geen kantoor in het land en lopen daarom beperkt risico op permanente vestiging.

Wees zeer op je hoede voor employers of record die de regels voor permanente vestiging proberen te omzeilen. Als je bedrijf wordt betrapt op het bewust niet naleven van de regels, kunnen je aanzienlijke boetes en sancties worden opgelegd, waaronder zelfs een verbod om in het land zaken te doen. Als een employer of record bijvoorbeeld aanbiedt je medewerkers in een ander land in dienst te nemen dan het land waar zij daadwerkelijk gaan werken, kun je je bedrijf in groot gevaar brengen.

Bouw- of projectgerelateerde permanente vestiging

Bouwgerelateerde permanente vestiging ontstaat als bouw- of installatieprojecten in een ander land langer duren dan de duur die in de lokale belastingwet of internationale verdragen is vastgesteld.

Virtuele permanente vestiging

Virtuele permanente vestiging betekent dat er belastbare aanwezigheid is door digitale of remote bedrijfsactiviteiten, zelfs wanneer het bedrijf geen traditioneel, fysiek kantoor heeft.

Bedrijven met medewerkers in meerdere landen moeten extra voorzichtig zijn. Alle landen hanteren hun eigen criteria voor permanente vestiging en heffen hun eigen belastingen. Een bedrijf dat het risico van permanente vestiging niet goed beheert, loopt dus het risico dat het uiteindelijk in meerdere landen permanente vestiging heeft.

Waarom is het voor remote bedrijven belangrijk om te weten wat permanente vestiging inhoudt?

Als remote bedrijven weten wat permanente vestiging inhoudt, kunnen ze voldoen aan internationale belastingverplichtingen, compliant blijven met lokale regelgeving en onverwachte belastingaansprakelijkheden bij internationale bedrijfsactiviteiten vermijden.

Belasting

Door permanente vestiging kunnen verplichtingen tot bedrijfsbelasting ontstaan in het land waar het bedrijf actief is, waardoor bedrijven mogelijk te maken krijgen met extra belastingaangiftes en dubbele belastingrisico's.
Je bedrijf moet bijvoorbeeld mogelijk twee keer belasting betalen over hetzelfde inkomen, in twee verschillende rechtsgebieden.

Compliance met internationale wetgeving

Het is altijd veiliger om met een partner te werken die een eigen lokale rechtspersoon in het land heeft dan met een partner die op derden vertrouwt. Employers of record en andere leveranciers van wereldwijde personeelsdiensten zonder eigen entiteiten moeten hun services uitbesteden aan andere bedrijven. Die bedrijven beschikken mogelijk niet over de benodigde expertise of ervaring om het risico van permanente vestiging juist te beoordelen. Meerdere partners kunnen het voor autoriteiten weliswaar moeilijker maken om permanente vestiging eenvoudig vast te stellen, maar het is veel makkelijker om compliant te blijven via één aanspreekpunt met alle expertise in huis.

Risicobeheer

Door het risico op permanente vestiging te beheren, kunnen bedrijven financiële, juridische en operationele blootstelling verminderen bij een internationale uitbreiding of bij het aannemen van medewerkers in meerdere landen. Je kunt zo ook een plan maken voor een belastingefficiënter en duurzamer internationaal bedrijf.

Uitdagingen bij permanente vestiging waar remote bedrijven tegenaan lopen

Remote bedrijven lopen risico op permanente vestiging doordat verspreide teams, digitale diensten en activiteiten buiten de grenzen onbewust een belastbare aanwezigheid in het buitenland kunnen creëren.
Dit zijn een paar van die risico's:

Risico's door virtuele aanwezigheid vaststellen

Door online diensten, remote werknemers en digitale verkoop kan permanente vestiging ontstaan als de autoriteiten vaststellen dat het bedrijf een wezenlijke aanwezigheid in een land heeft.

Je weg vinden in landspecifieke compliance

Elk land definieert permanente vestiging anders, waardoor compliance lastig is voor internationale bedrijven die lokale belasting- en arbeidsregels moeten achterhalen.
Zelfs een kleine vergissing, zoals een verkeerde classificatie van een remote medewerker, kan al leiden tot grote sancties.

Je vraagt je misschien af wat de beste manier is om de verkeerde classificatie van werknemers te voorkomen. Met de Risicocalculator voor verkeerde classificatie van Remote kun je je risiconiveau controleren.

Aansprakelijkheden voor internationale belasting beheren

Bedrijven die in het buitenland actief zijn, moeten zorgvuldig met hun fiscale positie omgaan. Permanente vestiging kan namelijk betekenen dat je in meerdere rechtsgebieden bedrijfsbelasting moet betalen.
Het beheer van belastingsystemen en -verdragen in meerdere rechtsgebieden kan een ingewikkelde zaak worden. Door deskundig advies in te winnen of samen te werken met een professional als Remote, die is gespecialiseerd in internationale belastingwetgeving, kun je zorgen dat je internationaal compliant blijft en de risico's minimaliseert.

Wat is virtuele permanente vestiging?

Permanente vestiging wordt meestal vastgesteld als er een vaste bedrijfslocatie is, lokaal inkomen wordt gegenereerd of als er vertegenwoordigers zijn die namens het bedrijf zakendoen.
Elk land heeft eigen criteria om te bepalen of een bedrijf op de juiste manier is geclassificeerd. De meeste landen volgen echter vergelijkbare richtlijnen om de status van een bedrijf te bepalen. Bekijk de vragen hieronder voor meer inzicht in de vaststelling van permanente vestiging.

• Heeft het bedrijf een vaste bedrijfsvestiging in het land? Een vast adres hoeft in dit geval niet een fysiek adres te betekenen. Bepaalde registraties kunnen als vaste bedrijfsvestiging worden beschouwd, net als andere bedrijfsactiviteiten, ook als het bedrijf geen kantoor heeft. In het tijdperk van remote werken kan het een uitdaging zijn om de regels voor vaste bedrijfsvestiging te begrijpen.

 Een vast adres hoeft in dit geval niet een fysiek adres te betekenen. Bepaalde registraties kunnen als vaste inrichting van een bedrijf worden beschouwd, net als andere bedrijfsactiviteiten, ook als het bedrijf geen kantoor heeft. In het tijdperk van remote werken kan het een uitdaging zijn om de regels voor vaste inrichting van een bedrijf te begrijpen.

• Is er iemand die als vertegenwoordiger van het bedrijf regelmatig zakendoet in het land?  

Met andere woorden: is er iemand in het land die namens het bedrijf beslissingsbevoegdheid heeft? Hiermee worden niet alleen leidinggevenden bedoeld die zich bezighouden met zaken als samenwerkingen en investeringen. Permanente vestiging kan ontstaan als verkoopmedewerkers deals sluiten en contracten ondertekenen.

• In hoeverre heeft het bedrijf zeggenschap over de medewerkers in het land?

Hier kan het lastig worden. Bedrijven moeten zich niet alleen bewust zijn van de classificatie van hun zzp'ers, maar ook van de relaties met hun werknemers. Door met een EOR (employer of record) te werken, kunnen bedrijven deze risico's deels beperken, maar bedrijven moeten met wereldwijde arbeidsbemiddelingsorganisaties in het betreffende land overleggen hoe zij zich tegen het risico van permanente vestiging kunnen beschermen.

• Hoe genereert het bedrijf inkomsten in het land? 

Als een bedrijf inkomsten genereert in een land, wil dat land doorgaans een deel van die inkomsten. Belastingverdragen bepalen waar bedrijven belastingplichtig zijn, maar permanente vestiging kan die regels veranderen. Als werknemers in het land direct aan de lopende inkomsten van het bedrijf bijdragen, kunnen deze activiteiten resulteren in permanente vestiging.

• Hoelang doet het bedrijf al zaken in het land?  

Permanente vestiging ontstaat doorgaans niet als een vertegenwoordiger af en toe naar een land reist om een deal te sluiten. Dat betekent echter niet dat bedrijven vrij zaken kunnen doen in het buitenland, alleen omdat hun werknemers reizigers zijn en geen ingezetenen. Hoe langer het bedrijf zakendoet in het land, hoe groter het risico op permanente vestiging wordt en hoe strenger de instanties de organisatie gaan controleren.

• Neemt het bedrijf strategische beslissingen vanuit het land? 

Vergadert de raad van bestuur bijvoorbeeld regelmatig in het land? Een bijeenkomst van leidinggevenden kan een indicator voor permanente vestiging zijn. Als je topmanagers en directieleden aanneemt via een employer of record, moet je goed bedenken waar de bestuursvergaderingen gaan plaatsvinden.

Wat heeft co-werkgeverschap te maken met permanente vestiging?

Co-werkgeverschap bepaalt niet het risico op permanente vestiging. Permanente vestiging hangt in plaats daarvan af van de aanwezigheid van een bedrijf, de besluitvormingsautoriteit en de economische activiteit in het land.

Het gebruik van een employer of record heeft niet direct invloed op het risico op permanente vestiging en een employer of record-relatie hoeft ook niet te leiden tot co-werkgeverschap. Aangezien de meeste bedrijven die gebruikmaken van een EOR geen kantoor in het land hebben, zijn dergelijke bedrijven alleen al om die reden niet heel dicht bij vaste inrichting.

Wees zeer op je hoede voor werkgevers die de regels voor permanente vestiging proberen te omzeilen. Als je bedrijf wordt betrapt op het bewust niet naleven van de regels, kunnen je aanzienlijke boetes en sancties worden opgelegd, waaronder zelfs een verbod om in het land zaken te doen. Als een employer of record bijvoorbeeld aanbiedt je medewerkers in een ander land in dienst te nemen dan in het land waar zij daadwerkelijk gaan werken, kun je je bedrijf in groot gevaar brengen.

Je kunt het risico op permanente vestiging vermijden en je toch aan de regels houden. Het verdient altijd de voorkeur om binnen het systeem te werken en de wet na te leven in plaats van de wet te overtreden en te hopen dat dit niet wordt ontdekt.

Wat gebeurt er met bedrijven met permanente vestiging?

Als permanente vestiging wordt vastgesteld, moeten bedrijven mogelijk bedrijfsbelasting betalen in dat land en voldoen aan aanvullende rapportage en regelgevende vereisten.
Andere aspecten kunnen ook een rol spelen, zoals nieuwe regelgeving voor bedrijven die in het land actief zijn, maar permanente vestiging is primair een kwestie van belastingheffing.

Bedrijven moeten ervoor zorgen dat zij niet in twee verschillende landen worden belast over dezelfde inkomsten. In sommige gevallen kan het moeilijk zijn om dubbele betaling te vermijden als eenmaal is bepaald dat van permanente vestiging sprake is. Daarom is het essentieel om vanaf het begin het risico van permanente vestiging te begrijpen en vaste inrichting te plannen. Als permanente vestiging onvermijdelijk is, kunnen duidelijke prijsafspraken helpen om te bepalen welke inkomstenstromen in het land worden gegenereerd.

Bedrijven met werknemers in meerdere landen moeten extra voorzichtig zijn. Alle landen hanteren hun eigen criteria voor permanente vestiging en heffen hun eigen belastingen. Een bedrijf dat het risico op permanente vestiging niet goed beheert, loopt dus het risico dat het uiteindelijk in meerdere landen als permanente vestiging wordt beschouwd.

Wat moeten bedrijven doen om het risico van permanente vestiging te vermijden?

Bedrijven kunnen het risico op permanente vestiging verminderen door op de hoogte te blijven van belastingverdragen, hun global HR zorgvuldig te structureren en door met internationale HR-partners samen te werken. Er bestaat geen pasklare oplossing om het risico op permanente vestiging te beperken.

Beoordelingen van wat permanente vestiging inhoudt, veranderen voortdurend. Deze beoordelingen zijn gebaseerd op feiten en zijn niet subjectief. Lokale overheden kunnen hun criteria op elk moment aanpassen, zodat bedrijven niet een eenmalige oplossing kunnen toepassen.

Het is altijd veiliger om met een partner te werken die een eigen lokale juridische entiteit in het land heeft dan met een partner die op derden vertrouwt. Employers of record en andere leveranciers van global employment solutions zonder eigen entiteiten moeten hun diensten aan andere bedrijven uitbesteden. Die bedrijven beschikken mogelijk niet over de benodigde expertise of ervaring om het risico op permanente vestiging juist te beoordelen. Meerdere partners kunnen het voor autoriteiten weliswaar moeilijker maken om permanente vestiging eenvoudig vast te stellen, maar het is veel makkelijker om compliant te blijven via één aanspreekpunt met alle expertise in huis.

Zie ook: Global HR via een eigen entiteit versus partnerafhankelijke global HR

Bedrijven moeten vooral altijd inzicht hebben in de belastingverdragen die gelden tussen hun eigen land en het land waar ze zaken willen doen. De beste manier om de belastingverdragen na te leven is door te zorgen dat je je eigen juridische vertegenwoordiging in het land hebt of door te werken met een global employment solution met een entiteit in dat land.

Medewerkers in dienst nemen in andere landen zonder permanente vestiging

Met employer of record services kunnen bedrijven medewerkers internationaal aannemen en tegelijk het risico op permanente vestiging in buitenlandse rechtsgebieden verminderen.

Dankzij tientallen lokale entiteiten in landen over de hele wereld en ons streven naar de hoogste nalevingsnormen, is Remote de steun en toeverlaat voor al je behoeften op het gebied van global HR. Wij zijn de experts op het gebied van permanente vestiging in landen over de hele wereld en kunnen je helpen de slimste financiële beslissingen te nemen bij de uitbreiding van je globale team.

Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over de oplossingen van Remote voor employer of record, payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden en Contractor Management. Als je er klaar voor bent, kun je je aanmelden en direct werknemers gaan aannemen via het Remote-platform.